李蓉蓉

摘 要：檔案資源伴隨單位發(fā)展的全過程，是單位各項工作開展中信息資源的集合體。新形勢下，如何科學(xué)高效地對檔案資源進行管理，滿足檔案需求主體多元化、個性化的檔案需求，處理海量檔案信息資源給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，是當(dāng)前單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深思的一個問題。鑒于過一段時間內(nèi)部分單位檔案管理方式滯后、內(nèi)容單一的問題，文章重點就檔案管理創(chuàng)新展開探討，闡述自己關(guān)于檔案管理創(chuàng)新的建議，旨在進一步為相關(guān)單位提供更科學(xué)高效的檔案管理方式，切實提升單位整體檔案管理效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;挑戰(zhàn);信息技術(shù);檔案管理

1 檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)實意義

1.1 應(yīng)對挑戰(zhàn)，促進單位可持續(xù)發(fā)展

現(xiàn)階段，單位各項工作中所產(chǎn)生的信息資源的種類不斷增多，各種信息資源撲面而來，勢必會使得檔案資源數(shù)量和種類也隨之增加。因此，單位必須要推動檔案管理創(chuàng)新，解決檔案管理中存在的不足，優(yōu)化檔案管理的內(nèi)容、流程以及工作目標(biāo)，更好地提升檔案管理效率和質(zhì)量，應(yīng)對檔案管理工作面臨的全新挑戰(zhàn)。除此之外，檔案資源具有很強的憑證價值、信息決策價值以及信息參考價值，能夠幫助檔案需求主體了解過去一段時間內(nèi)某項工作，提升單位下一階段決策的水平[1]?？傮w而言，新形勢下，單位只有堅持檔案管理創(chuàng)新，將檔案管理創(chuàng)新作為一項根本性、長期性以及基礎(chǔ)性的工作來抓，才能更好地推動檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化以及高效化的目標(biāo)前進，提升檔案管理工作在單位各項工作中的地位。

1.2 提升檔案資源管理效率和利用效率

檔案管理與檔案利用是發(fā)揮檔案資源價值的基礎(chǔ)。只有做好檔案管理以及檔案利用工作，才能挖掘檔案資源中各項信息資源的價值，減少檔案管理工作所耗費的成本。第一，單位做好檔案管理創(chuàng)新工作，從技術(shù)層面、檔案管理機制層面、人力資源建設(shè)層面對檔案管理工作予以優(yōu)化，能夠更好地提升資源配置效率，減少檔案管理成

本[2]。第二，單位做好檔案管理創(chuàng)新工作，緊跟時代發(fā)展趨勢，能夠進一步提升檔案管理工作質(zhì)量，提升檔案需求主體對檔案管理與檔案服務(wù)工作的評價，贏得單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認(rèn)可和支持。

2 檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，檔案管理機制不健全

現(xiàn)階段，部分單位缺乏系統(tǒng)化、全面化以及科學(xué)化的檔案管理機制，對于檔案管理的流程、內(nèi)容、工作職責(zé)、工作目標(biāo)缺乏具體的規(guī)定，難以為檔案管理提供指明工作方向，影響了檔案管理效率的提升。第一，部分單位尚未明確檔案管理中檔案管理人員與具體業(yè)務(wù)部門工作人員之間的職責(zé)，容易產(chǎn)生重復(fù)勞動的問題，難以節(jié)約檔案管理成本。同時，由于對職責(zé)分工不明確，容易導(dǎo)致責(zé)任推諉等狀況的發(fā)生，不利于檔案管理責(zé)任的落實。第二，部分單位尚未對紙質(zhì)檔案管理以及電子檔案管理工作進行明確的規(guī)定，沒有出臺相應(yīng)的規(guī)章制度。同時，部分單位也沒有根據(jù)檔案的種類來擬定規(guī)章制度，不利于推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2.2 信息技術(shù)與檔案管理融合不高，檔案創(chuàng)新動力不足

現(xiàn)階段，我國部分單位并沒有將信息化技術(shù)全面融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，與當(dāng)前信息時代脫軌。第一，部分單位主要是依托計算機以及簡單的檔案管理軟件對檔案資源進行管理，難以延伸檔案資源的價值。同時，部分單位檔案管理系統(tǒng)功能單一，只能實現(xiàn)對檔案資源進行簡單管理，不利于后期的檔案資源開發(fā)與利用工作。第二，部分單位對于大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、云計算技術(shù)、云儲存技術(shù)的認(rèn)識和應(yīng)用不足，導(dǎo)致自身在檔案專題編研、檔案安全管理、檔案共享建設(shè)領(lǐng)域滯后，難以跟上檔案現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。第三，部分單位在檔案創(chuàng)新領(lǐng)域投入的人力、物力以及財力資源不足，內(nèi)部創(chuàng)新動力不足，缺乏良好的創(chuàng)新環(huán)境。

2.3 檔案管理人員創(chuàng)新能力不足

隨之檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜化、繁瑣化，單位檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)也不斷加劇[3]。與此同時，部分單位檔案管理人員創(chuàng)新能力不足的問題逐漸凸顯，導(dǎo)致檔案管理無法實現(xiàn)創(chuàng)新化、科學(xué)化的目標(biāo)。部分單位人才培訓(xùn)模式欠缺科學(xué)性，重視對檔案管理人員進行理論教育，忽視從實踐層面以及創(chuàng)新層面對檔案管理人員進行培訓(xùn)。

3 檔案管理創(chuàng)新的有效策略

3.1 健全檔案管理機制，夯實檔案管理基礎(chǔ)

一個系統(tǒng)、完整、規(guī)范的檔案管理機制，不僅能夠提升檔案管理的規(guī)范性和效率，而且能夠減少檔案管理中存在的偏差，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。為此，單位有必要健全檔案管理機制，明確檔案管理的流程、內(nèi)容、工作職責(zé)、工作目標(biāo)。第一，單位要明確的檔案管理中的職責(zé)分工，探索形成分工協(xié)作的模塊化管理以及專業(yè)化管理機制。一方面，按照檔案種類、檔案資源數(shù)量對檔案人員的職責(zé)進行分工，明確人事檔案、財會檔案、辦公文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等不同類型檔案的管理專責(zé)。另一方面，明確業(yè)務(wù)部門在檔案資源收集領(lǐng)域的職責(zé)，又業(yè)務(wù)部門相關(guān)工作人員整理信息資源后歸檔至檔案管理部門，避免重復(fù)勞動問題的產(chǎn)生，節(jié)約檔案管理中的人力、物力以及財力。第二，單位要立足現(xiàn)階段檔案管理法律法規(guī)以及單位實際狀況，及時出臺相應(yīng)的規(guī)章制度。明確紙質(zhì)檔案以及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理規(guī)范，統(tǒng)一管理格式。同時，單位可以針對不同類型檔案的特點出臺不同的規(guī)章制度，確保檔案管理工作的有序推進。

3.2 深化信息技術(shù)與檔案管理的深度融合，實現(xiàn)改革創(chuàng)新

新形勢下，單位管理者以及檔案管理人員要立足于信息化社會的特點，以創(chuàng)新性的思維來開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新。第一，單位檔案管理人員要加強檔案管理需求以及檔案服務(wù)需求調(diào)研，根據(jù)本單位的需求來加強與檔案管理系統(tǒng)服務(wù)商的溝通，不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，真正提升檔案管理的科學(xué)化水平。第二，單位檔案管理人員要進一步將大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、云計算技術(shù)、云儲存技術(shù)融入將到檔案管理與檔案服務(wù)領(lǐng)域，借鑒其他單位在檔案創(chuàng)新領(lǐng)域的經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案管理升級。第三，單位管理者要進一步重視檔案創(chuàng)新工作，投入相應(yīng)的人力、物力以及財力資源開展檔案創(chuàng)新工作，不斷為單位檔案管理創(chuàng)新提供資源支持。

3.3 提升檔案管理人員創(chuàng)新能力

單位人才建設(shè)是一項以點帶面的工作，是檔案創(chuàng)新的重要條件。為此，單位要抓好人才培訓(xùn)工作，從實踐層面以及創(chuàng)新層面對檔案管理人員進行教育，豐富檔案管理人員在實際工作中的經(jīng)驗和技巧。例如，單位可以開展以“檔案創(chuàng)新”為主體的教育活動和交流活動，在經(jīng)驗與思想的碰撞中提升檔案管理人員的思維廣度。

4 結(jié)束語

就現(xiàn)階段辦公環(huán)境以及社會環(huán)境的發(fā)展情況來看，檔案資源在單位發(fā)展中的作用會愈發(fā)的突出和明顯，單位管理者以及決策者對于檔案資源的需求也會發(fā)生變化。為了更好地對檔案資源進行管理和利用，挖掘潛藏在檔案資源內(nèi)部的價值，發(fā)揮檔案資源在服務(wù)業(yè)務(wù)工作領(lǐng)域的效用，必須要抓好單位檔案資源建設(shè)工作。一方面，檔案管理人員要樹立檔案創(chuàng)新意識，立足于現(xiàn)階段可供利用的信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，促進檔案管理變革，提升檔案管理實效。另一方面，單位要從人力、物力以及財力層面來支持檔案創(chuàng)新工作，營造良好的檔案管理環(huán)境，推動檔案管理工作改革創(chuàng)新。

參考文獻

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[2]李廣冬.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究[J].中外企業(yè)家，2019（27）：100.

[3]方愛明.大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機遇與挑戰(zhàn)探究[J].中國管理信息化，2019，22（18）：179-180.