摘 要：檔案收集是檔案工作的起點(diǎn)，但是“收集難”一直困擾很多檔案工作人員的難題。本文通過分析檔案收集工作難以開展的原因進(jìn)行探討和提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案收集;看法;建議

檔案工作之所以能不斷發(fā)展和進(jìn)步，與學(xué)校檔案收集的高效率是分不開的。檔案收集是檔案部門積累檔案的一種手段，是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。收集是檔案工作的起點(diǎn)，也是難點(diǎn)，因此，做好檔案的收集工作是關(guān)鍵。

1 檔案的收集應(yīng)遵循以下原則

1）保證檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。凡在教育教學(xué)、管理、科研等活動(dòng)過程中形成的對(duì)國(guó)家和學(xué)校具有保存利用價(jià)值的文件材料都應(yīng)盡可能收集歸檔，尤其是學(xué)校在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的重要文件以及相關(guān)材料必須收集齊全，以反映出學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的基本面貌。

2）收集需體現(xiàn)學(xué)校檔案室藏及特色。學(xué)校檔案室藏特色，即學(xué)校收集歸檔的檔案中最能反映本校教育教學(xué)活動(dòng)的專有內(nèi)容和檔案形式工。特色檔案的重點(diǎn)應(yīng)在本校的教學(xué)檔案方面，例如：本校的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，主體專業(yè)建設(shè)、精品課程、教育教學(xué)改革材料，優(yōu)秀老師及名人檔案、優(yōu)秀學(xué)生論文、優(yōu)秀畢業(yè)生材料等等。建立一個(gè)成分和結(jié)構(gòu)合理的室藏體系。

2 學(xué)校檔案的收集方法

檔案收集工作是廣角度、多層次的。要重視現(xiàn)行文件材料的歸檔，學(xué)校檔案收集的方式主要有以下幾種：

1）及時(shí)收集。在部署工作時(shí)，同時(shí)安排對(duì)文件資料的歸檔要求，逐步形成良好的工作習(xí)慣，對(duì)于基建檔案、照片檔案、榮譽(yù)檔案等帽在項(xiàng)目完成后應(yīng)隨時(shí)收集。

2）制度歸檔。歸檔制度是使文件材料流向檔案管理部門的規(guī)程，是為文件材料的收集所作的制度保證。根據(jù)學(xué)校文件材料的形成規(guī)律，在開展各項(xiàng)工作是，同時(shí)關(guān)注文件材料的及時(shí)收集歸檔。

3）主動(dòng)征集、上門收集。檔案部門一是發(fā)揮工作的主動(dòng)性，多說服動(dòng)員，努力把該歸檔的文件材料收集齊全。二是采取主動(dòng)上門征求的辦法進(jìn)行收集，彌補(bǔ)某些重要材料的空白。

4）接受捐贈(zèng)。校內(nèi)校外的校友所作的捐贈(zèng)。

3 收集的重點(diǎn)環(huán)節(jié)

1）重視做好日常歸檔工作。（1）收發(fā)文件及時(shí)登記，不管是其他機(jī)關(guān)、單位通過何種渠道給學(xué)校的外來收文，還是學(xué)校自身印制的文件，都應(yīng)分別進(jìn)行收文、發(fā)文登記。收、發(fā)文登記是文件出入的必經(jīng)關(guān)口，做好收、發(fā)文的登記，是清楚地把握文件的流向，保證文件材料歸檔的重要措施之一。（2）文件用鑒后歸檔關(guān)。由于絕大多數(shù)上傳下達(dá)的文件材料最后都是要經(jīng)過文書處理的印鑒環(huán)節(jié)。把好用鑒歸檔關(guān)，就是在文件用印后，隨即留下歸檔的文件。這樣，在很大程度上就避免了文件材料的散失，比起事后收集，能收到事半功倍的效果。由于各校的管理體制不同，所以工作分工也不同。很多學(xué)校的檔案部門是隸屬學(xué)校行政辦公室的，與文書處理部門的關(guān)系就密切性，上述有的環(huán)節(jié)甚至是檔案部門的工作任務(wù)之一，就容易把握或控制。

2）明確重點(diǎn)收集項(xiàng)目。要使文件材料收集齊全完整，收集工作中，需要重點(diǎn)把關(guān)。在收集或劃分保管期限時(shí)，對(duì)下列文件資料要重點(diǎn)收集和特別強(qiáng)調(diào)：（1）關(guān)系到學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益或經(jīng)濟(jì)利益的文件資料。（2）涉及學(xué)校的征地、擴(kuò)建、規(guī)劃、搬遷，地籍紅線、房屋產(chǎn)權(quán)，水、電、網(wǎng)絡(luò)等管線方面設(shè)計(jì)及建設(shè)圖，相關(guān)的合同、協(xié)議。（3）有關(guān)學(xué)校組織機(jī)構(gòu)資質(zhì)、章程、編制批復(fù)。（4）學(xué)校利益及教職員工個(gè)人利益方面的憑證性文件材料，比如：人事任免、獎(jiǎng)懲，人事錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、考核以及停薪留職、辭職、離退休、死亡民、撫恤，職工租賃事項(xiàng)的合同、協(xié)議和手續(xù)等。（5）重點(diǎn)項(xiàng)目、重要事件、重要人物的檔案。

4 檔案收集難的主要原因

1）檔案意識(shí)薄弱。一些部門責(zé)任專不強(qiáng)，檔案意識(shí)薄弱，沒有及時(shí)把該歸檔的資料收集、保存，沒有意識(shí)要將資料移交給檔案局歸檔，以至于遺失，直接影響了檔案收集的齊全性、完整性;有些兼職檔案員工作拖沓，往往不整理，或不按時(shí)移交檔案和資料，延誤全校檔案統(tǒng)一收集、整理歸檔的時(shí)間，導(dǎo)致檔案收集工作時(shí)間拉長(zhǎng)，效率降低。

2）檔案資料繁雜。檔案是學(xué)校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。我校有黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、出版、財(cái)會(huì)等類別的檔案。所以，在收集檔案時(shí)，檔案人員既要收集反映學(xué)校黨政活動(dòng)的文書檔案，也要收集科技檔案等專門檔案;既要收集紙質(zhì)文件，也要收集包括照片、光盤等特殊載體的檔案。這些資料分散在學(xué)校各個(gè)職能部門，業(yè)務(wù)的調(diào)整，機(jī)構(gòu)的變動(dòng)，檔案收集對(duì)象和范圍都要隨之調(diào)整，收集難度大。

3）收集方式過于傳統(tǒng)。檔案收集方式一般是檔案管理部門制定歸檔計(jì)劃，下達(dá)收集通知后坐等各部門將檔案送上門或是到了時(shí)間到部門去收。但這種方式，不能及時(shí)得到各部門的響應(yīng)，在最后期限草草交上幾件應(yīng)付了事，因此，傳統(tǒng)的檔案收集方式不但不能及時(shí)收集齊全，而且檔案的質(zhì)量也難以保障。

4）歸檔質(zhì)量存在問題。（1）檔案的殘缺不全。歸檔的文件材料缺頁(yè)少附件;發(fā)文沒底稿，成文年月日不完整;會(huì)議講話材料沒標(biāo)明講話人的姓名、職務(wù)及時(shí)間、在什么會(huì)議主講等。（2）檔案材料破損，比較陳舊。檔案得不到科學(xué)的管理、保護(hù)，造成檔案紙張生霉菌、發(fā)潮、泛黃、容易破損，不利檔案的長(zhǎng)期、永久保存。（3）檔案打印、書寫不符合歸檔要求，涂改嚴(yán)重，歸檔的材料數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，不完整。這些因素都會(huì)直接地影響收集工作，同時(shí)也給以后檔案的利用帶來極大的麻煩。

5 解決檔案收集難的對(duì)策

1）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案意識(shí)。（1）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。做好檔案的收集和歸檔工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視和強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，能夠使得大家從思想上提高認(rèn)識(shí)，更好地履行學(xué)校有關(guān)的檔案規(guī)章制度，促進(jìn)檔案收集工作的開展。（2）加強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)。通過各種渠道和多種形式向教職工宣傳檔案和檔案工作，使大家充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的作用，積極爭(zhēng)取他們對(duì)檔案工作的理解和支持。尤其重視對(duì)部門兼職檔案員的培訓(xùn)和溝通。（3）積極提供檔案利用服務(wù)以促進(jìn)檔案收集工作。收集和提供利用是相輔相成的兩個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案人員一方面圍繞學(xué)校的中心工作，編輯各種編研材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，另一方面，將有關(guān)檔案信息及時(shí)甚至超前提供給業(yè)務(wù)部門，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，加深他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解。

2）制定檔案收集的規(guī)章制度和目標(biāo)計(jì)劃。（1）嚴(yán)格執(zhí)行檔案規(guī)章制度，保障收集質(zhì)量。結(jié)合本校實(shí)際工作的需要和特點(diǎn)，建立一套比較完善的收集歸檔制度，其中包括：歸檔制度、歸檔范圍，收文、發(fā)文、傳閱文件登記制度、獎(jiǎng)懲考核制度等等。（2）制定收集計(jì)劃，明確收集重點(diǎn)。根據(jù)學(xué)校的工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，檔案部門制定常規(guī)的收集工作的方案和重點(diǎn)收集工作的目標(biāo)，明確具體歸檔材料，提前介入，主動(dòng)參與，有計(jì)劃、有層次地收集和整理相關(guān)的檔案。

3）適當(dāng)引入督查催辦制度。督查催辦制度就是為了進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)校各部門的全局觀念，規(guī)范管理，有效地提高工作效率而制定的監(jiān)督約束機(jī)制。對(duì)于學(xué)校檔案部門而言，就是通過督查催辦制度，促進(jìn)檔案法規(guī)的實(shí)施，督促不能按時(shí)移交的檔案能順利收集。

總之，加強(qiáng)和提高檔案的收集質(zhì)量，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案管理人員要樹立科學(xué)的發(fā)展觀，對(duì)檔案收集工作予以高度重視，不斷改進(jìn)管理方法，采取靈活多樣的方式，為整個(gè)檔案工作打好基礎(chǔ)，使高校的檔案收集工作早日實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，為廣大的檔案利用者服務(wù)，為學(xué)校的改革發(fā)展服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

潘曉梅（1972-），女，漢，湖南邵陽人，本科，館員，研究方向：檔案學(xué)。