逯關(guān)萍

摘 要：文書檔案管理是檔案管理體系當中的核心部分，同時也是學(xué)校穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的重要保障措施。文書檔案管理工作的提升是學(xué)校發(fā)展過程中的必經(jīng)之路，通過文書檔案管理工作力度的加強，能夠全方位反映學(xué)校的發(fā)展狀況，幫助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)校的發(fā)展關(guān)鍵節(jié)點當中做出正確的決策。本文筆者結(jié)合校園管理工作發(fā)展的實際狀況，通過相關(guān)的理論分析，對加強學(xué)校文書檔案管理的具體措施進行詳細的論述分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 學(xué)校 具體措施

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

引言

從性質(zhì)上來看，文書檔案管理工作指的是對相關(guān)文件生命周期的處理全流程，是檔案管理工作的基礎(chǔ)之所在。在相當長的一段時間里，學(xué)校相關(guān)部門及工作人員對文書檔案管理的重視程度不足，在發(fā)展過程中產(chǎn)生了各種各樣的問題，給學(xué)校的發(fā)展工作帶來了非常大的阻礙?，F(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代文書體系的發(fā)展，業(yè)內(nèi)相關(guān)人員對學(xué)校文書檔案管理工作的重視程度日益提升，在一定程度上為學(xué)校的發(fā)展掃清了障礙。鑒于這種形勢，學(xué)校相關(guān)部門及工作人員要深化學(xué)校文書檔案管理工作的重視程度，全面發(fā)揮學(xué)校的職能，最終實現(xiàn)學(xué)校在教育改革進程當中的可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理工作與文書處理工作之間的關(guān)聯(lián)性

文書處理工作和檔案管理工作可以說是不可分割的整體，學(xué)校若想實現(xiàn)檔案管理工作的縱深化發(fā)展，就要正確認識二者之間的關(guān)系，使二者在學(xué)校的日常管理工作當中協(xié)調(diào)發(fā)展，提升學(xué)校管理工作的水平。從具體層面上來看，學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作與文書處理工作之間的關(guān)聯(lián)性主要有以下幾點。

1.文書處理工作與檔案管理工作存在先后關(guān)系

從工作對象上來看，文書處理工作主要是負責學(xué)校相關(guān)文件的收發(fā)、傳遞以及對應(yīng)的處理工作。而檔案管理工作主要是負責對學(xué)校相關(guān)文件的分類收集、編制以及鑒定工作。從某種方向上來看，文件是檔案管理工作的基礎(chǔ)，而檔案則是文件的最終流向，文書處理工作是檔案管理工作開展的重要前提，而檔案管理工作則是對文書處理工作的進一步深化和發(fā)展。

2.檔案管理工作與文書處理工作之間存在相互促進的關(guān)系

文書處理工作的質(zhì)量直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量，而檔案管理工作的質(zhì)量反過來又會對文書處理工作的后續(xù)處理流程產(chǎn)生直接的影響，如果學(xué)校在管理工作中存在相關(guān)文書缺失的情況，那么檔案管理工作也就無從開展，優(yōu)質(zhì)化的檔案管理工作能夠?qū)W(xué)校相關(guān)文書進行進一步的處理，為學(xué)校的長遠發(fā)展提供強大的信息保障。通過上述分析我們可以看出，文書處理工作和檔案管理工作是不可分割的有機整體，在發(fā)展過程中二者呈現(xiàn)相互促進的關(guān)系[1]。因此學(xué)校在文書檔案管理體系的建設(shè)工作當中要從這兩個方面同時入手，實現(xiàn)文書檔案管理工作的體系化發(fā)展。

二、提升學(xué)校文書檔案管理工作水平的具體措施

1.全面創(chuàng)新文書檔案管理工作

現(xiàn)階段，在學(xué)校的文書檔案管理工作研究當中，研究的成果依然局限在傳統(tǒng)的模式之下，缺少必要的創(chuàng)新性。因此學(xué)校在未來文書檔案管理體系的建設(shè)和發(fā)展過程中，要重點提升文書檔案管理體制的創(chuàng)新層次。在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作當中存在著嚴重的形式化現(xiàn)象，這樣一來就導(dǎo)致文書檔案管理工作的實際效用無法最大限度的發(fā)揮。在實際工作當中，學(xué)校相關(guān)部門及工作人員要在思想層面上對文書檔案管理體系進行系統(tǒng)的優(yōu)化和創(chuàng)新，沖破傳統(tǒng)管理理念的束縛，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，將文書檔案錄入到學(xué)校內(nèi)部的溫電弧檔案管理系統(tǒng)當中，并通過相應(yīng)的技術(shù)手段完善數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在制度方面，相關(guān)部門及工作人員要對文書檔案的管理規(guī)章制度進行全面的修訂，并將相關(guān)的規(guī)章制度落實到實際工作當中，從根源上提升學(xué)校文書檔案管理工作的質(zhì)量。

2.探索文書檔案的整理方式

在傳統(tǒng)的文書檔案整理工作當中，由于紙質(zhì)文書檔案的數(shù)量非常大，整理過程相對較為繁瑣，因此各個學(xué)校在文書檔案的整理工作當中都引進了計算機技術(shù)，利用計算機的強大信息處理能力對大批量的文書檔案進行編排整理，這樣能夠節(jié)省大量的時間，全面提升工作效率。在人工立卷的過程中，工作人員要提升自身對文書檔案整理工作的理解層次，并通過自身的科學(xué)理解進行分類整理。但是這種模式在文書檔案的數(shù)量不斷提升的情況下，對立卷質(zhì)量會產(chǎn)生一定的影響。鑒于這種情況，相關(guān)部門要根據(jù)工作人員在進行文書檔案整理工作當中的大致思路，制定出科學(xué)合理的分類標準，這樣一來就使得文書檔案整理工作進一步正規(guī)化，使工作效率得到全面性的提升。

3.全面實施文檔一體化管理戰(zhàn)略

文檔一體化指的是將文書處理工作和檔案管理工作進行深度整合，最終實現(xiàn)在一個系統(tǒng)當中完成處理。在文檔管理系統(tǒng)建立的過程中，工作人員要按照統(tǒng)一的規(guī)范流程，依據(jù)系統(tǒng)工程當中的分類理念，將系統(tǒng)分成若干個子系統(tǒng)，通過各個子系統(tǒng)之間的連接，使學(xué)校當中繁雜的文檔在系統(tǒng)當中實現(xiàn)共享，從而提升文書檔案的時效性[2]。從目前的文書檔案管理工作的狀態(tài)來看，文書檔案管理的對象需要從傳統(tǒng)的文書檔案收集整理工作向多層次的電子檔案收集工作進行轉(zhuǎn)變。在電子文書檔案收集整理的過程中，工作人員同樣要重視紙質(zhì)版文書檔案的管理工作，做到紙質(zhì)版和電子版的文書檔案協(xié)同管理，將工作重點由傳統(tǒng)的文檔管理向信息的深度挖掘進行轉(zhuǎn)移。

4.提升文書檔案管理人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)

文書檔案的管理工作存在一定的枯燥性和復(fù)雜性，這就需要文書檔案管理的工作人員具有強大的愛崗敬業(yè)精神，在工作當中不斷探索，積極創(chuàng)新，充分發(fā)揮自身的主觀能動作用，使學(xué)校的文書檔案管理工作得到長效的發(fā)展[3]。從學(xué)校的角度來看，相關(guān)部門要定期組織文書檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，力求成為綜合性的文書檔案管理人才。

總結(jié)

本文當中筆者結(jié)合具體情況，對檔案管理工作和文書處理工作之間的相互關(guān)系進行了論述，并提出了加強學(xué)校文書檔案管理工作水平的具體措施，望相關(guān)部門及工作人員能夠結(jié)合自身的實際情況，進行有效應(yīng)用。

參考文獻

[1]蒙桂英. 加強文書檔案管理工作的措施[J]. 現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技， 2011（13）：354-355.

[2]譚斯文. 加強文書檔案管理的具體措施[J]. 科學(xué)中國人， 2015（3）.56-57.

[3]劉曉. 加強學(xué)校檔案管理工作的幾點建議[J]. 內(nèi)蒙古教育（職教版）， 2013（3）：11.