高衛(wèi)清　申文宏

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息流通越來(lái)越快速，信息量也越來(lái)越大，這使得檔案管理部門(mén)工作量也不斷增加。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們對(duì)檔案管理的要求了，因此，電子檔案信息管理勢(shì)在必行，然而在實(shí)際的應(yīng)用中，電子檔案信息管理還是存在許多不足的，本文就這種情況進(jìn)行簡(jiǎn)要分析并提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 電子檔案信息管理 存在的問(wèn)題 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）11-00-01

當(dāng)前的社會(huì)處在一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)都在積極的迎接挑戰(zhàn)和機(jī)遇，構(gòu)建信息化平臺(tái)。電子檔案信息管理有利于提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，然而實(shí)際管理工作中，由于各種原因，檔案管理工作仍存在不少問(wèn)題，找出并解決這些問(wèn)題，才能更好的推進(jìn)電子檔案信息管理工作的高效進(jìn)行。

一、電子檔案信息管理的重要性

傳統(tǒng)檔案管理工作大都采用紙質(zhì)形式對(duì)檔案進(jìn)行保存，這使得檔案管理工作量很大，又不利于保管。火災(zāi)、受潮和蟲(chóng)害都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成破壞，為了確保檔案能正常使用，這就需要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理和保存，增加了人力和財(cái)力的負(fù)擔(dān)。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在使用上不夠方便，查閱難度大。電子檔案信息的出現(xiàn)，不僅可以解決檔案資料存放的問(wèn)題，提升檔案的安全性，還能方便人們進(jìn)行檢索、查閱資料、提升檔案的利用率，突出檔案資料的作用[1]。因此，在大數(shù)據(jù)背景下做好電子檔案信息管理具有重要意義。

二、電子檔案信息管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，缺乏服務(wù)意識(shí)

很多情況下，人們并不重視檔案管理工作，在一定程度上影響了電子檔案信息的有效發(fā)展，導(dǎo)致文件丟失率偏高，檔案資料得不到合理利用。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案信息繁多紛雜，這些信息都是要經(jīng)過(guò)技術(shù)化處理再保存的，如果檔案管理意識(shí)薄弱，不僅影響管理效率還會(huì)造成資源的浪費(fèi)，影響檔案管理工作的開(kāi)展。當(dāng)前許多檔案管理部門(mén)的服務(wù)意識(shí)薄弱，都是被動(dòng)的服務(wù)，沒(méi)有積極主動(dòng)的服務(wù)客戶(hù)，客戶(hù)不問(wèn)絕不會(huì)多說(shuō)一句話(huà)，這也是制約電子檔案信息有效發(fā)展的重要原因之一。

2.檔案管理軟件不能通用

雖然目前電子檔案信息管理有了很大的進(jìn)步，但新型的檔案管理軟件還是存在著一些問(wèn)題，影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。比如檔案管理軟件之間不能通用，電腦型號(hào)不一樣，軟件就不能兼容，直接影響了檔案資源的貢獻(xiàn)，給電子檔案信息管理工作的有序開(kāi)展造成不利影響。

3.缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子檔案信息管理

標(biāo)準(zhǔn)化的管理有利于保證檔案信息庫(kù)中的信息真實(shí)性，有利于提升檔案信息管理的安全性。然而目前的檔案管理中，由于各種原因，如工作領(lǐng)域、部門(mén)和機(jī)構(gòu)間的工作差異等，檔案管理部門(mén)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行編制，影響信息庫(kù)的真實(shí)性，從而造成電子檔案信息管理工作的開(kāi)展緩慢[2]。

4.電子檔案信息存在安全隱患

為了方便員工操作，電子檔案管理系統(tǒng)一般都是采用驗(yàn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)，這種方法萬(wàn)一密碼泄露，被心懷不軌的人登入系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行惡意的篡改、偽造，直接威脅到檔案資料使用的安全性。另外，電子檔案信息具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息多樣的特點(diǎn)，如果電腦系統(tǒng)崩潰或者病毒入侵，會(huì)造成無(wú)法挽回的損失。

5.相關(guān)法律法規(guī)不完善

當(dāng)前有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)大都是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式，大數(shù)據(jù)背景下要求法律法規(guī)要跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，定期頒布與電子檔案信息管理相關(guān)的法律法規(guī)，為促進(jìn)電子檔案信息工作的發(fā)展提供法律依據(jù)。

二、促進(jìn)電子檔案信息管理工作發(fā)展的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變管理理念，提升服務(wù)意識(shí)

電子檔案信息管理要想進(jìn)行的順利、進(jìn)行的徹底，首先要轉(zhuǎn)變管理理念。把傳統(tǒng)的管理理念和互聯(lián)網(wǎng)思維結(jié)合起來(lái)，優(yōu)化管理手段，提升服務(wù)意識(shí)，重視對(duì)檔案的管理，提高管理效率，使檔案信息更加真實(shí)，更加全面。改變被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)，檔案管理員通過(guò)整理收集，在不違反保密性的前提下，把檔案資料整理成各類(lèi)報(bào)告進(jìn)行公示，方便大家進(jìn)行查閱，提高檔案資料的利用率。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案軟件通用

電子檔案信息管理的目的是為了檔案資源的共享，加強(qiáng)信息化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案軟件的通用，最大限度的發(fā)揮檔案資源的作用。因此，檔案館管理部門(mén)要注重對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的引進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，提高檔案的檢索、利用。例如可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)管理軟件進(jìn)行編程，實(shí)現(xiàn)軟件的兼容。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸檔案資料，可以不受時(shí)間、空間的進(jìn)行共享，還能避免檔案資料不易保存的問(wèn)題。

3.統(tǒng)一規(guī)范電子檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

建立健全的管理體系，形成統(tǒng)一性原則的電子檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案信息管理具有重要的意義。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)檔案的管理手段和管理水平也在不斷的進(jìn)步，建立統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，有利于系統(tǒng)軟件之間的通用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高檔案信息管理效率和質(zhì)量。

4.有效提高電子檔案信息管理的安全性

檔案資源是信息資源中重要的一環(huán)，為我國(guó)的政治建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供信息基礎(chǔ)，發(fā)揮著重要的作用。因此，在電子檔案信息管理過(guò)程中，要提高檔案管理的保密性和安全性，建立完善的安全保障機(jī)制。首先，要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，提高警惕，主動(dòng)采取有效的措施預(yù)防不法分子的入侵。其次，管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的信息管理，密切監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，經(jīng)常進(jìn)行殺毒，隔離計(jì)算機(jī)的內(nèi)網(wǎng)和外圍，確保檔案信息的安全[3]。

5.建立完善的法律法規(guī)

我國(guó)是法制國(guó)家，建立完善的法律法規(guī)，能為電子檔案信息管理提供堅(jiān)實(shí)的保障，做到有法可依，有章可循，為電子檔案信息的未來(lái)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，定期進(jìn)行交流培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而更好的為讀者服務(wù)，為數(shù)據(jù)庫(kù)的安全運(yùn)營(yíng)出一份力。

結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，加強(qiáng)電子檔案信息管理工作的建設(shè)，對(duì)可持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。要跟隨時(shí)代的腳步，抓住機(jī)遇，通過(guò)對(duì)檔案管理設(shè)備的更新、人員的培訓(xùn)，在保證檔案安全的前提下，解決面臨的問(wèn)題，推動(dòng)電子檔案信息管理工作的開(kāi)展，從而充分發(fā)揮檔案資料的實(shí)際作用。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)卉.加強(qiáng)電子檔案信息安全管理工作[J].信息通信，2019（01）：184-185.

[2]劉曉慧.電子檔案信息安全管理和技術(shù)措施分析[J].東方企業(yè)文化，2018（S2）：94.

[3]陳思寧.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（17）：233