文/李靜云
隨著事業(yè)單位改革的日漸深入, 人事檔案管理的諸多問題開始暴露出來,如何發(fā)揮人事檔案材料精準(zhǔn)的識人用人功能?這也是事業(yè)單位人事檔案管理工作需要面臨和解決的新問題
從黨的十四大提出事業(yè)單位分類改革的目標(biāo)算起,中國特有的事業(yè)單位改革已經(jīng)走過了26年歷程。隨著事業(yè)單位改革的深入,人事檔案管理工作成為一項非常重要的內(nèi)容,人事檔案管理方面雖然積累了一定經(jīng)驗,但也暴露出諸多問題。所以,解決存在問題、革除管理弊端、讓事業(yè)單位人事檔案更好地發(fā)揮作用,是擺在我國事業(yè)單位人事檔案工作面前的一項重要任務(wù)。
人事檔案管理的系統(tǒng)性和復(fù)雜性,要求事業(yè)單位必須建立完善的管理制度。科、教、文、衛(wèi)、體等不同事業(yè)單位,要根據(jù)自己的實際現(xiàn)狀,認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī),依照標(biāo)準(zhǔn)建立本單位人事檔案管理制度,制度中必須提及責(zé)任追究制度和考核制度。人事檔案工作主要涉及了搜集、整理、建檔、查閱和調(diào)用等內(nèi)容,牽涉的每一個環(huán)節(jié)都必須用制度進行規(guī)范,制度中要明確檔案搜集整理范圍、建檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求,同時要嚴(yán)格用制度對查閱、調(diào)用環(huán)節(jié)進行制約,保證檔案的真實性、完整性。在制度的執(zhí)行過程中,人事檔案管理人員要嚴(yán)格要求自己,必須將制度落到實處。在制度完善的基礎(chǔ)上,還要積極宣傳檔案工作的重要性,有條件的單位可以將人事檔案實行集中統(tǒng)一管理和納入到責(zé)任考核,從側(cè)面對檔案管理人員以激勵,使他們在強化專業(yè)知識的同時,樹立責(zé)任感、使命感和主人翁意識,為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
人事檔案管理人員都是檔案原始材料的第一位接觸者,對他們加強檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)的同時,更要進行職業(yè)道德教育,使他們養(yǎng)成“不敢造假、不能造假、不想造假”的職業(yè)習(xí)慣。各事業(yè)單位要建立人事檔案借閱、調(diào)用相關(guān)制度,設(shè)置《人事檔案查閱審批表》,每一個借閱人或調(diào)檔人要履行相關(guān)手續(xù)并及時歸還。在人事檔案利用過程中要做到“四不借”和“三不轉(zhuǎn)”。即:未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的不借,非特殊需要的不借,手續(xù)不全的不借,親屬檔案不借。個人帶檔不轉(zhuǎn),沒有調(diào)令不轉(zhuǎn),材料不全不轉(zhuǎn)。對干部檔案收集、鑒別、保管、查借閱、復(fù)印、傳遞、歸檔等相關(guān)手續(xù)與程序進行全面規(guī)范,為人事檔案的使用建立良性循環(huán)機制。
對事業(yè)單位人事檔案進行全面審核不難發(fā)現(xiàn),大量人事檔案材料缺件情況比較嚴(yán)重,尤其是一些關(guān)鍵性材料,出現(xiàn)有材料重復(fù)、數(shù)據(jù)前后不一、履歷不接續(xù)等問題。比如2017年我市開展對干部職工“三齡兩歷”認(rèn)定工作時,我單位部分職工的人事檔案中存在多個出生時間、工作時間和學(xué)歷無依據(jù)等情況,作為檔案審核人員,我們?nèi)ブ鞴芫趾褪形M織部,找到了《干部人事檔案專項審核資料匯編(2015)》,對人事檔案中不確定項進行了逐一核實,單位一名職工在“三齡兩歷”認(rèn)定表上對他的出生時間提出質(zhì)疑,并向市上多方反映,為了澄清事實,我們向職工的出生地、入伍地、求學(xué)地、工作地發(fā)出了多封調(diào)查函,還派專人到我市所屬兩個縣的公安部門進行了實地調(diào)查核實,最終認(rèn)定的出生時間令這位職工心服口服。
通過此事,我認(rèn)為人事檔案管理工作不僅僅是檔案整理部門的事情,還要和單位的其他部門,如人事部門、綜合辦公室、紀(jì)檢監(jiān)察室、黨群部等相關(guān)部門定期交流和溝通,把有價值的原始材料及時收集起來。對于事業(yè)單位來說,工資調(diào)整、年度考核、表彰獎勵、干部調(diào)動任免、個人學(xué)歷變動、參加培訓(xùn)等生活和工作中產(chǎn)生的材料信息都是人事檔案所要收集的內(nèi)容,檔案管理人員要按照中組部《關(guān)于干部檔案材料收集歸檔的暫行規(guī)定》中的要求,將屬于歸檔的十七類材料進行有效收集。同時,還要參照組織部門制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》等文件,對相關(guān)部門應(yīng)移交的材料范圍進行明確,以此來保證各種人事檔案材料的齊全完整。
在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時代,為了高效利用人力資源,事業(yè)單位需在人事檔案管理信息化建設(shè)上不斷下功夫。一是把現(xiàn)代化設(shè)備如計算機、掃描儀等利用起來,對人事檔案進行數(shù)字化、信息化識別;二是請相關(guān)部門設(shè)計特定的人事檔案管理軟件,系統(tǒng)存儲這部分信息;三是將相應(yīng)的檢索服務(wù)系統(tǒng)配備齊全,方便管理人員對檔案信息進行查閱,提高管理效率,實現(xiàn)人事檔案資源現(xiàn)代化,更好地服務(wù)于事業(yè)單位的改革和發(fā)展。