文·杜俊河

自2018年下半年始，從中央到地方的機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革大幕拉開。為做好機(jī)構(gòu)改革中的檔案處置與管理工作，各級(jí)黨委、政府都公布了機(jī)構(gòu)改革方案（或?qū)嵤┮庖姡?，其中都提到了檔案的處置原則。2019年初區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革開始進(jìn)行，檔案處置工作作為機(jī)構(gòu)改革中的一項(xiàng)重要工作，必須與機(jī)構(gòu)改革單位調(diào)整、人員變動(dòng)同步進(jìn)行，做到思想不亂、隊(duì)伍不散、工作不斷。筆者結(jié)合工作實(shí)際，就機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革中檔案處置與管理中應(yīng)注意的問題和解決對(duì)策，談一談自己的淺見。

一、機(jī)構(gòu)改革中檔案處置與管理應(yīng)注意的問題

（一）檔案部門要提高工作主動(dòng)性。要做好涉改單位檔案工作，檔案部門必須摒棄自己是弱勢部門的思想，爭取成為全區(qū)深化機(jī)構(gòu)改革協(xié)調(diào)小組的成員，預(yù)先了解機(jī)構(gòu)改革動(dòng)向，及時(shí)掌握不再保留、納入重新組建機(jī)構(gòu)的部門和單位的情況，新組建機(jī)構(gòu)的情況，保留原機(jī)構(gòu)名稱、優(yōu)化職能或部分職責(zé)發(fā)生變化的單位情況，以及僅涉及更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制的機(jī)構(gòu)情況，為提前做好檔案處置提供依據(jù)，為跟蹤指導(dǎo)后續(xù)工作做好準(zhǔn)備。

（二）使涉改單位快速弄清檔案局、檔案館的職責(zé)分工。本次機(jī)構(gòu)改革中，檔案局和檔案館分開，在區(qū)（縣）級(jí)機(jī)構(gòu)改革中，原檔案館承擔(dān)的行政職能劃入?yún)^(qū)委辦公室，區(qū)委辦對(duì)外加掛檔案局牌子，檔案館仍作為區(qū)委直屬正處級(jí)事業(yè)單位。使涉改單位及時(shí)了解檔案局、檔案館的職責(zé)區(qū)分，對(duì)于做好機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作也十分必要。

（三）涉改單位要明確職責(zé)，避免檔案人員過早撤離。在機(jī)關(guān)日常檔案工作中，有一部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作職責(zé)梳理不清，認(rèn)為檔案工作只是辦公室的事情，作為主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該干什么、主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該管什么不清楚，辦公室和各科室都應(yīng)該做哪些工作分不清楚，致使單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作履職不到位。而在本次機(jī)構(gòu)改革中，有的單位合并，有的單位拆分，有的單位職能劃走，這不可避免地引起人員的變動(dòng)，所以更要提前明確職責(zé)，避免出現(xiàn)人員過早撤離而檔案工作無人問津的現(xiàn)象。

（四）有的單位檔案人員業(yè)務(wù)不熟，影響檔案處置工作進(jìn)度。檔案工作不僅是一項(xiàng)管理工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要檔案人員熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，懂得文件材料收集的原則、整理的標(biāo)準(zhǔn)、歸檔的要求等，同時(shí)還必須熟悉檔案歸檔軟件的使用，這樣才能做到檔案處置工作及時(shí)推進(jìn)，收放自如。

（五）避免檔案處置混亂和管理丟、漏、失情況發(fā)生。機(jī)構(gòu)改革職責(zé)調(diào)整單位由于涉及人員變動(dòng)，會(huì)造成人心不穩(wěn)。在這種情況下更要做到檔案工作不斷、不亂，涉改單位要根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案科學(xué)處置，有效避免檔案丟、漏、失等問題發(fā)生。

（六）避免檔案利用出現(xiàn)矛盾。檔案工作可以簡明地概括為 “收、管、存、用” 四字，其中“用”是做好檔案工作的最終目的，本次機(jī)構(gòu)改革中，有的單位撤銷、有的單位部分業(yè)務(wù)職責(zé)調(diào)整，根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，這些情況下，檔案均不得分散。而撤銷單位的人員或職能劃走的人員如何利用原單位的檔案，必須在交接時(shí)予以明確規(guī)定，避免檔案利用時(shí)出現(xiàn)矛盾。

二、解決機(jī)構(gòu)改革中檔案處置與管理問題的對(duì)策

（一）解決檔案意識(shí)淡薄問題。要解決單位檔案意識(shí)淡薄的問題，主要是解決領(lǐng)導(dǎo)觀念問題。為做到機(jī)構(gòu)改革中檔案處置工作不缺位、不混亂、不亂作為，首要是做好自上而下的重視。在青島市嶗山區(qū)的機(jī)構(gòu)改革中，區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)積極上位，在全區(qū)機(jī)構(gòu)改革會(huì)議上大段脫稿強(qiáng)調(diào)做好檔案工作的重要性，要求全區(qū)各涉改單位要提高政治站位，牢固樹立“四個(gè)意識(shí)”，以對(duì)黨的事業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任感和使命感，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，采取必要措施，使檔案得到妥善安全處置、檔案工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)。要求涉改改革的部門和單位要建立健全檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，為妥善處置保管檔案提供有力保障。要求新組建和設(shè)立的部門或單位，及時(shí)建立健全檔案工作制度，落實(shí)檔案人員和檔案安全保管措施，推進(jìn)檔案管理法治化、規(guī)范化、制度化，確保機(jī)構(gòu)改革過程中檔案管理工作不斷、不亂。提出檔案處置工作主要做到16個(gè)字方針：收集齊全，整理規(guī)范，清點(diǎn)準(zhǔn)確，交接完備。區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)重視了，必然會(huì)引起各涉改單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。其次，檔案部門的及時(shí)補(bǔ)位也很重要。在嶗山區(qū)的實(shí)際操作中，在全區(qū)機(jī)構(gòu)改革大會(huì)召開三天后，嶗山區(qū)檔案局、檔案館馬上召開“全區(qū)機(jī)構(gòu)改革檔案處置會(huì)議”，區(qū)委分管領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)做了重視指示，區(qū)檔案局、檔案館公布了涉改單位檔案處置方案，部署了檔案工作任務(wù)和完成時(shí)間。會(huì)議要求各涉改單位分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任參加，以此提高各涉改單位對(duì)檔案工作的重視程度。各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)于推進(jìn)檔案處置工作必然產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。

（二）檔案部門要提高參與機(jī)構(gòu)改革的主動(dòng)性。對(duì)于檔案部門而言，提前介入機(jī)構(gòu)改革，及時(shí)掌握改革動(dòng)態(tài)是做好涉改單位檔案工作重要一環(huán)，也是體現(xiàn)檔案部門價(jià)值、政治站位的重要作為。在嶗山區(qū)的機(jī)構(gòu)改革中，嶗山區(qū)檔案局、檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)要求提前介入，及時(shí)與區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室聯(lián)系，提前了解到了機(jī)構(gòu)改革變化情況，提前做好涉改單位檔案管理處置計(jì)劃，避免了因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或撤銷后無人管理檔案情況的出現(xiàn)。嶗山區(qū)檔案局、檔案館提前介入，也使得全區(qū)機(jī)構(gòu)改革檔案處置會(huì)議能夠在全區(qū)機(jī)構(gòu)改革大會(huì)后三內(nèi)便得以召開，涉改單位檔案任務(wù)得以及時(shí)貫徹落實(shí)。

（三）使涉改單位明確檔案局和檔案館的工作職責(zé)。在1月18日召開的嶗山區(qū)機(jī)構(gòu)改革檔案處置會(huì)議中，明確了檔案局和檔案館的職責(zé)，檔案局負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)改革涉及部門和單位的檔案管理與處置工作方案審查、檔案交接與管理工作監(jiān)督指導(dǎo)、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表審查等工作，協(xié)調(diào)處理檔案歸屬爭議等問題。檔案館要積極做好檔案接收進(jìn)館的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，防止因接收不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失等問題。實(shí)際操作中由于檔案局人員尚未到位，檔案館就應(yīng)該責(zé)無旁貸地肩負(fù)起檔案局和檔案館的所有責(zé)任，直到檔案局的人員到位。

（四）解決涉改單位職責(zé)不清，檔案人員過早撤離問題。在嶗山區(qū)的機(jī)關(guān)改革檔案處置會(huì)議上部署《嶗山區(qū)機(jī)構(gòu)改革中檔案處置和管理工作方案》中，明確要求各涉改單位要制定“檔案管理與處置工作方案”，內(nèi)容包括明確檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)、人員安排和工作職責(zé)，檔案收集、整理要求，檔案清點(diǎn)、交接程序，檔案保管利用要求以及檔案整理、清點(diǎn)、交接完成時(shí)間等?！皺n案管理與處置工作方案”于會(huì)議召開的一周內(nèi)送交區(qū)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科，同時(shí)，要求區(qū)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科對(duì)各涉改單位相關(guān)的檔案處置問題，要及時(shí)給予答復(fù)?！秿魃絽^(qū)機(jī)構(gòu)改革中檔案處置和管理工作方案》還明確規(guī)定：“未完成檔案處置工作的，檔案部門負(fù)責(zé)人和檔案人員不得提前撤離。任何部門和個(gè)人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移檔案?！?/p>

（五）解決檔案人員業(yè)務(wù)不熟、影響檔案處置工作進(jìn)度問題。在涉改單位檔案處置工作推進(jìn)過程中，由于檔案局人員不到，在這個(gè)特殊時(shí)期，檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就要肩負(fù)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任。要解決檔案人員業(yè)務(wù)不熟、影響檔案處置工作進(jìn)度問題，可以提供兩種方案，方案一進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可根據(jù)新檔案人員的比例選擇培訓(xùn)方式，當(dāng)新檔案人員比例高時(shí)，要以采取全員集中培訓(xùn)的方式，講解各門類標(biāo)準(zhǔn)、檔案處置的要求等；如果新檔案人員少，可采取“點(diǎn)菜式”個(gè)別培訓(xùn)的方式，以利于提高培訓(xùn)效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指導(dǎo)群，在群里進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。微信群的好處是可以隨時(shí)解答各單位提出的問題，并且讓其他單位知曉，所以方案一和方案二可以同時(shí)采用。

（六）明確處置原則，有效避免檔案丟、漏、失，完善檔案交接手續(xù)。為做好這項(xiàng)工作，主要從三方面進(jìn)行加強(qiáng)，一方面是加強(qiáng)檔案材料的收集，要求涉改單位嚴(yán)格按本單位的歸檔范圍加強(qiáng)材料的收集，做好文件材料形成者與整理者之間的交接登記，列明檔案明細(xì)，雙方簽字，明確責(zé)任；二方面加強(qiáng)檔案整理者與本單位檔案管理部門的交接，特別是專業(yè)檔案，按照“誰形成，誰整理”的原則，專業(yè)檔案一般由專業(yè)檔案形成科室整理，整理完整后移交檔案管理部門（一般是單位辦公室），交接時(shí)也要列明檔案明細(xì)，雙方簽字，明確責(zé)任；三方面做好單位撤銷、合并、拆分、部分職能調(diào)整相關(guān)檔案的處置工作，根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第二十六條規(guī)定，“機(jī)關(guān)撤銷或合并必須將本機(jī)關(guān)的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法進(jìn)行處理：一是撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)向有關(guān)的檔案館進(jìn)行移交或由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管；二是機(jī)關(guān)撤銷的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案材料不得分散，可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向有關(guān)的檔案館移交；三是一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案材料應(yīng)移交合并后的機(jī)關(guān)代管或向有關(guān)的檔案館移交；四是一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得帶入接入機(jī)關(guān)，如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可以借閱或者復(fù)制；五是機(jī)關(guān)撤銷或者合并時(shí)，沒有處理完善的文件材料，可以移交新的機(jī)關(guān)繼續(xù)處理，并作為新的機(jī)關(guān)的檔案加以保存；六是一個(gè)機(jī)關(guān)改變了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在其工作活動(dòng)中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。”涉改單位的檔案無論移交檔案館，還是按規(guī)定移交其他接收單位，都應(yīng)該列明檔案明細(xì)，交接雙方簽字，明確責(zé)任。

（七）解決檔案利用出現(xiàn)矛盾的問題?！稒C(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得帶入接入機(jī)關(guān)，如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可以借閱或者復(fù)制?！鄙娓膯挝辉跈n案交接的過程中必須對(duì)檔案利用問題做出明確規(guī)定，規(guī)定查閱“秘級(jí)檔案”“內(nèi)部檔案”“公開檔案”等不同情況需要履行的手續(xù)，確保職能劃走科室和人員能夠方便高效地利用原職責(zé)形成的檔案。

在關(guān)機(jī)構(gòu)改革檔案處置過程中，可能還會(huì)遇到其他問題，檔案部門只要主動(dòng)擔(dān)當(dāng)，積極協(xié)調(diào)，相信各種問題會(huì)迎刃而解。