謝婷

國(guó)網(wǎng)湖南省電力有限公司輸電檢修分公司 湖南衡陽(yáng) 421000

1 企業(yè)合同管理存在的問題

1.1 合同授權(quán)審批管理制度不健全

許多企業(yè)的合同管理機(jī)制建設(shè)滯后。對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)僅由企業(yè)法定代表人簽訂合同，沒有健全的升級(jí)和審批制度。在實(shí)際工作中，由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，許多簡(jiǎn)單的企業(yè)往往只需要由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的二級(jí)單位來(lái)完成。但是，由于企業(yè)沒有建立有效的逐步授權(quán)和審批系統(tǒng)，簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)也很麻煩。過程中，許多企業(yè)錯(cuò)過了機(jī)會(huì)，因?yàn)樗麄儧]有及時(shí)簽到；有些企業(yè)沒有有效的審批管理，金額由某人決定，無(wú)論規(guī)模大小。合同的建立，談判，制定，審查和簽署沒有全面的合同。部署，缺乏工作遏制，不能形成相互監(jiān)督的機(jī)制。

1.2 信息化、保密性管理落后

近年來(lái)，許多公司都提倡無(wú)紙化辦公，但對(duì)于合同管理的范圍，大多數(shù)公司仍然花費(fèi)大量的人力和資源來(lái)實(shí)施人工管理或簡(jiǎn)單的電子表格訪問，管理方法背后，信息，無(wú)紙化管理這只是一個(gè)口號(hào)并沒有真正落實(shí)。正在執(zhí)行的合同文本主要由辦公人員或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部人員管理，缺乏系統(tǒng)的管理流程；合同履行也是部門的個(gè)人事務(wù)，特別是因?yàn)榻?jīng)理的工作變更，或者單位轉(zhuǎn)讓后合同信息無(wú)處可查，合同損失往往造成，甚至泄漏導(dǎo)致企業(yè)的重要信息。即使少數(shù)公司引入相關(guān)的合同管理系統(tǒng)，他們也常常忽視與金融系統(tǒng)的接口，因此他們無(wú)法在金融系統(tǒng)中提取相關(guān)信息。財(cái)務(wù)人員無(wú)法跟蹤和監(jiān)控合同的動(dòng)態(tài)，并增加合同執(zhí)行。監(jiān)管過程中潛在的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)[1]。

1.3 合同履行缺乏相應(yīng)的評(píng)審環(huán)節(jié)

合同審計(jì)評(píng)估是合同管理的總結(jié)階段。有些企業(yè)往往關(guān)注合同的調(diào)查，決策，簽訂和履行，但忽略了合同執(zhí)行的審計(jì)評(píng)估。因此，合同執(zhí)行后，合同的好壞，管理的得失，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的成敗無(wú)法評(píng)估，即使存在投資錯(cuò)誤，問責(zé)制也不能實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，合同后審計(jì)評(píng)估工作非常重要，它可以為下一個(gè)項(xiàng)目或下一個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)提供參考。通過對(duì)合同的審計(jì)評(píng)估，總結(jié)合同的利弊，總結(jié)和提升合同履行和管理經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整和完善不嚴(yán)格，不合規(guī)或不合適的條款，可以有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)在后期。避免合同陷阱，加強(qiáng)預(yù)防措施。

2 加強(qiáng)合同管理的措施與對(duì)策

2.1 強(qiáng)化法律意識(shí)，提升合同管理能力

加強(qiáng)全體員工經(jīng)濟(jì)合同的法律意識(shí)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)教育，定期舉辦各種講座和培訓(xùn)，將合同法律意識(shí)納入各級(jí)人員的心中；此外，加強(qiáng)清潔政府教育，加強(qiáng)對(duì)職業(yè)道德的遵守，消除違法和紀(jì)律問題。加強(qiáng)企業(yè)高級(jí)管理人員的管理能力，重點(diǎn)關(guān)注部門和崗位人員，具有不同職能和部門，具有合同審查和簽約職責(zé)，提高合同審查，執(zhí)行和管理能力，并融入知識(shí)和能力。經(jīng)濟(jì)合同法律法規(guī)納入部門負(fù)責(zé)人。在選擇和使用的必要條件中，我們將繼續(xù)總結(jié)和改進(jìn)實(shí)際合同實(shí)踐的實(shí)踐。

2.2 強(qiáng)化合同的事前論證審核

建立合同論證和審計(jì)制度。對(duì)于涉及長(zhǎng)期合作，投融資，兼并重組，重要采購(gòu)銷售和研發(fā)的合同事宜，外部律師事務(wù)所，會(huì)計(jì)師事務(wù)所和專業(yè)機(jī)構(gòu)必須與相關(guān)的內(nèi)部負(fù)責(zé)人和部門合作。進(jìn)行論證，審查，避免或降低風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)合同計(jì)劃的計(jì)算和預(yù)測(cè)。對(duì)于不同的合同事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門將綜合考慮價(jià)格，支付期限，質(zhì)量，運(yùn)輸條件等因素，提前進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，形成最佳的替代方案進(jìn)行協(xié)商。獲得更好的條件，增加合同價(jià)值，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)合同科目資格的管理。首先，我們的合同實(shí)體全面覆蓋管理將在各級(jí)法人和所有獨(dú)立核算單位的統(tǒng)一合同管理下進(jìn)行，很明顯，非法人的部門或機(jī)構(gòu)不得獨(dú)立簽訂合同。二是加強(qiáng)對(duì)方主體的信用審查。在簽訂合同之前，必須從另一方收集相關(guān)許可證和年度報(bào)告等相關(guān)信息進(jìn)行備案。對(duì)于重要的合作合同，有必要按照要求對(duì)資格，信用，能力等進(jìn)行背景調(diào)查。合同可以在合同的基礎(chǔ)上簽訂[2]。

2.3 建立健全合同管理的體系

建立系統(tǒng)和流程，如合同分類，審計(jì)演示，簽名管理，執(zhí)行管理，文件管理，爭(zhēng)議解決和后續(xù)評(píng)估更新。根據(jù)不同類別的合同分類管理，明確各自的優(yōu)先順序，區(qū)分責(zé)任，例如，根據(jù)資金流量，可分為收款合同和支付合同；根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，可分為采購(gòu)合同，銷售合同，基礎(chǔ)設(shè)施大修合同，尺寸保證合同，技術(shù)服務(wù)合同，其他合同等。建立健全的合同管理組織體系，梳理出明確的責(zé)任。集中管理部門，內(nèi)部控制管理部門和各類合同的審計(jì)員，對(duì)各類合同進(jìn)行合同管理，明確權(quán)責(zé)，避免遺漏和交叉沖突[3-4]。

2.4 強(qiáng)化會(huì)簽審核

建立科學(xué)有效的合同授權(quán)簽字審批制度企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確并授權(quán)外部簽訂合同的人員名單，建立規(guī)范，科學(xué)的合同授權(quán)簽字審批制度。書面授權(quán)審批應(yīng)包括授權(quán)人和授權(quán)人，授權(quán)范圍和授權(quán)期限。在合同管理系統(tǒng)中建立了信息系統(tǒng)較好的企業(yè)，并將信息傳遞給相關(guān)部門進(jìn)行自動(dòng)審核。合同的兩家公司都必須注意授權(quán)事宜，并確保其合法有效。建立嚴(yán)格的審批制度，建立涉及日常經(jīng)營(yíng)管理的采購(gòu)，銷售和專業(yè)服務(wù)合同的合同審批制度，明確審批職責(zé)，審查要點(diǎn)和具體考試內(nèi)容和評(píng)審律師或法律專業(yè)人員必須進(jìn)行審核并提供專業(yè)建議。合同的簽訂必須以完成規(guī)定的招標(biāo)程序?yàn)榛A(chǔ)。第三是預(yù)算管理要求。在簽訂采購(gòu)和支出合同時(shí)，將合同系統(tǒng)與預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行比較，以確保預(yù)算的內(nèi)容，否則不會(huì)簽署。

3 結(jié)語(yǔ)

建立健全合同管理制度，完善合同流程管理制度，提高合同信息管理水平，加強(qiáng)管理，提高合同履行水平，避免經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合同管理中出現(xiàn)的法律糾紛。