李永婧

（中鐵十九局集團(tuán)第二工程有限公司，遼寧遼陽(yáng) 111000）

0 引言

檔案管理是鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)中的一項(xiàng)必要性工作，需要記錄歸檔鐵路項(xiàng)目在建設(shè)過程中所有信息，為工程的竣工驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)等提供可靠的依據(jù)。檔案管理人員不僅要及時(shí)整理、歸納、保存工程建設(shè)中涉及的全部資料，還應(yīng)當(dāng)在有關(guān)部門查閱、使用時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地提供，對(duì)鐵路工程建設(shè)的質(zhì)量以及運(yùn)營(yíng)管理有著不可忽視的作用。

1 檔案管理的特點(diǎn)以及作用

1.1 檔案管理的特點(diǎn)

在鐵路工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中勢(shì)必會(huì)涉及大量的圖紙、文字資料等，將這些資料以重要文件的形式進(jìn)行歸檔保存，就能夠?qū)こ探ㄔO(shè)的全過程進(jìn)行全面的記錄，同時(shí)這些資料是項(xiàng)目在建設(shè)過程中所用到的最真實(shí)、最原始的信息。但是，在鐵路項(xiàng)目實(shí)際的建設(shè)過程中，由于項(xiàng)目規(guī)模較大，會(huì)涉及多個(gè)單位、多種領(lǐng)域，需要多種專業(yè)的資料，這些復(fù)雜的資料之間又相互銜接，在資料整理時(shí)需要理清它們的關(guān)系并在檔案中呈現(xiàn)出來(lái)，因此也增加了檔案管理的難度。

1.2 檔案管理所發(fā)揮的作用

與普通檔案所有不同，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案所涉及的不同專業(yè)領(lǐng)域的資料需要采取不同的記錄保存方式[1]。由于檔案中的資料在鐵路項(xiàng)目建設(shè)過程中需要用到，因此就對(duì)檔案資料的實(shí)用性提出了很高的要求。鐵路工程建設(shè)中的檔案資料應(yīng)當(dāng)是圖紙與文字資料相互印證的，這樣在進(jìn)行竣工驗(yàn)收或者運(yùn)營(yíng)的維修保養(yǎng)時(shí)能夠以檔案資料提供的信息作為依據(jù)。尤其是在鐵路工程進(jìn)行技術(shù)改造或者工程擴(kuò)建時(shí)，就更加需要這些檔案資料進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工等，從而保證工程的安全、可靠。由此可以看出，進(jìn)行有效的檔案管理對(duì)于提高鐵路工程的施工質(zhì)量、運(yùn)營(yíng)管理均有重要作用。

2 檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度不健全、人員不到位

有些建設(shè)單位在進(jìn)行施工前未建立健全檔案管理的相關(guān)制度，并且對(duì)制度的落實(shí)不到位，主要表現(xiàn)在：①未設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)并規(guī)定專職人員進(jìn)行檔案管理；②未制定檔案進(jìn)行立卷和歸檔的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和要求；③缺乏相應(yīng)的保存檔案資料的場(chǎng)所和設(shè)備等。有些施工單位在施工過程中并沒有指派收集施工資料的專職人員，同時(shí)也并未以文件的形式規(guī)定相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)對(duì)檔案進(jìn)行全面管理的責(zé)任，這樣就形成了資料無(wú)人管理的狀態(tài)，造成檔案資料不全面、不系統(tǒng)、不真實(shí)。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高、人員流動(dòng)性較大

有的建設(shè)單位指定的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的管理知識(shí)，對(duì)檔案資料的重要性不能正確判斷，不能辨別資料的真實(shí)性，甚至不能核實(shí)竣工圖紙與實(shí)際的施工工程是否一致，造成了管理人員在收集檔案資料時(shí)不能將有價(jià)值的信息進(jìn)行有效整理，使檔案資料缺乏一定的系統(tǒng)性、完整性，給工程的后續(xù)工作帶來(lái)了很多阻礙[2]。有些檔案管理人員在收集資料時(shí)不能深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)有些重要資料缺乏相應(yīng)的證明，影響了檔案資料的真實(shí)性。有些單位的檔案管理工作未受到足夠的重視，特別是頻繁更換管理人員并在工作交接時(shí)未明確檔案管理的責(zé)任及權(quán)限，使得很多檔案資料未進(jìn)行有效保存，影響了整體檔案的系統(tǒng)性。

2.3 施工單位對(duì)檔案管理工作不重視

進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)施工單位一般比較重視施工過程，而經(jīng)常會(huì)忽視檔案管理工作的重要性。人員的不重視導(dǎo)致施工進(jìn)度與檔案資料的歸檔缺乏有效的銜接，有時(shí)還是在項(xiàng)目完工后再對(duì)相關(guān)資金進(jìn)行補(bǔ)充，這樣就造成所歸納的檔案資料并不是第一手的真實(shí)情況，失去了其真實(shí)性。

3 加強(qiáng)和規(guī)范鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施

3.1 建立健全檔案管理制度

為了確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作有效進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)在施工的各階段在檔案資料的收集與整理工作和施工進(jìn)度保持一致，使檔案資料真實(shí)、完整、系統(tǒng)。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在合同中對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行明確規(guī)定，確保檔案資料的全面并有效銜接，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行考核，考核結(jié)果直接與各單位的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，相互制約推動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行。各參建單位需要按照合同中的相關(guān)要求完善檔案管理制度，設(shè)定獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)并有專職人員進(jìn)行管理，單位的主要負(fù)責(zé)人對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督管理，將檔案管理工作納入考核體系（圖1）。同時(shí)，監(jiān)理單位還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案資料的真實(shí)性、系統(tǒng)性進(jìn)行有效監(jiān)管。

圖1 檔案接收的一般流程

3.2 檔案管理規(guī)范化

鐵路項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案資料應(yīng)當(dāng)全面收集，這是確保檔案資料高質(zhì)量管理的前提。由于鐵路工程項(xiàng)目是一個(gè)規(guī)模龐大的系統(tǒng)性項(xiàng)目，涉及的每個(gè)施工階段都會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料、圖紙等，也導(dǎo)致了檔案管理工作的煩瑣、復(fù)雜，因此就需要檔案管理人員極具責(zé)任感和較高的業(yè)務(wù)技能，對(duì)資料進(jìn)行細(xì)致、有序的整理，并根據(jù)資料的屬性進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的系統(tǒng)完整。

鐵路工程項(xiàng)目檔案工作應(yīng)當(dāng)進(jìn)行規(guī)范化的收集、整理，所需要收集的資料有：①項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)文件、對(duì)施工技術(shù)有價(jià)值的建議、文件；②相關(guān)的招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)方案、施工方案以及監(jiān)理文件等；③重要技術(shù)、質(zhì)量、安全等相關(guān)證明文件，事故報(bào)告、整改措施以及評(píng)價(jià)驗(yàn)收資料；④工程施工中的各項(xiàng)批復(fù)性文件、質(zhì)量評(píng)定表、工程數(shù)量匯總記錄；⑤設(shè)計(jì)、技術(shù)變更記錄；鐵路線路的設(shè)計(jì)、施工中相關(guān)的圖紙；⑥采用新技術(shù)施工的相關(guān)技術(shù)資料；其他對(duì)鐵路項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、維修保養(yǎng)過有價(jià)值的資料等。

所收集的資料應(yīng)當(dāng)具有一定的銜接性，資料之間可以相互印證。然后將收集的資料根據(jù)其內(nèi)容、施工環(huán)節(jié)等進(jìn)行保存：技術(shù)性文件則按照制度、施工記錄、評(píng)定以及相關(guān)證明的順序進(jìn)行歸檔；竣工圖根據(jù)施工里程、專業(yè)以及圖紙編號(hào)進(jìn)行排列，同時(shí)在案卷目錄中準(zhǔn)確記錄。

在對(duì)竣工圖進(jìn)行編制歸檔時(shí)，其中圖紙的質(zhì)量以及竣工表的編制水平會(huì)直接關(guān)系到項(xiàng)目最后的驗(yàn)收工作，因此需要重視圖表的編制。在當(dāng)前的項(xiàng)目施工中，大多數(shù)情況是邊設(shè)計(jì)邊施工，因此也造成了圖紙資料的收集遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于項(xiàng)目實(shí)際的施工進(jìn)度。為了確保施工及時(shí)用圖的需求，檔案管理人員以及相關(guān)的設(shè)計(jì)、技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)在接收到圖紙的當(dāng)天及時(shí)進(jìn)行登記、分類并歸檔，同時(shí)發(fā)送至相應(yīng)的施工單位。

3.3 進(jìn)一步提高檔案管理人員素質(zhì)

鐵路項(xiàng)目具有線路長(zhǎng)、站點(diǎn)多而且技術(shù)復(fù)雜的特點(diǎn)，在建設(shè)中會(huì)涉及多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，因此需要相關(guān)的檔案管理人員不僅懂得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)當(dāng)具備一定的工程技術(shù)知識(shí)。另外，還需要管理人員進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行資料的收集、核對(duì)[3]。因此需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)水平，在面對(duì)資料時(shí)能夠快速準(zhǔn)確判斷是否有保存的價(jià)值、應(yīng)當(dāng)如何保存等，還可以確保他們能夠全面收集真實(shí)的施工資料，在資料管理時(shí)確保資料的系統(tǒng)性完整。通過培訓(xùn)還可以將檔案管理人員打造為集技術(shù)、檔案管理與于一體的綜合性人才。另外，檔案管理人員自身也應(yīng)當(dāng)提高學(xué)習(xí)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作思路，深入施工現(xiàn)場(chǎng)全面收集第一手的真實(shí)資料，并做好資料保存的記錄、移交等手續(xù)，不斷提升檔案資料的管理質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的完成性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，尤其是對(duì)前期圖文資料、隱蔽性工程的相關(guān)信息以及竣工圖紙等進(jìn)行更加細(xì)致的檢查，如果檔案質(zhì)量不合格應(yīng)當(dāng)限期整改，對(duì)于復(fù)查仍不合格的情況不予通過驗(yàn)收，并且無(wú)法結(jié)算工程尾款。

4 結(jié)束語(yǔ)

鐵路工程項(xiàng)目對(duì)于國(guó)家交通有著重要的作用，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理。首先要確保參建單位的領(lǐng)導(dǎo)重視該項(xiàng)工作，從制度、人員、考核等方面加強(qiáng)檔案資料的管理。另外還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)水平，使管理工作系統(tǒng)、有序地進(jìn)行，從而確保鐵路工程項(xiàng)目施工過程中的檔案質(zhì)量。