莫小泉　何月霓

【摘 要】本文闡述再造教務管理流程的原則，針對廣西經(jīng)濟職業(yè)學院現(xiàn)行的教務管理流程中的問題和不足點，引入業(yè)務流程再造理論對其教學管理信息系統(tǒng)、教務管理組織進行科學的重構(gòu)和優(yōu)化，以消除原流程各種冗余操作，并以全國大學生英語等級考試、全國計算機等級考試和國家職業(yè)資格考試等社會性考試報名為例，對各類社會性考試的校內(nèi)報名工作進行流程再造，全方位地促進學校教務管理工作效率和質(zhì)量的提高。

【關鍵詞】職業(yè)院校? 流程再造理論? 教務管理? 流程? 優(yōu)化

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2019）09C-0115-04

業(yè)務流程再造，是一種先進的管理思想和管理技術。經(jīng)過業(yè)務流程再造的教務管理實現(xiàn)了以職能為中心向以流程為中心的管理方式轉(zhuǎn)變，強化了教學管理人員的團隊協(xié)作精神，充分發(fā)揮每位教學管理人員在整個流程中的作用，幫助管理人員識別出不為師生創(chuàng)造價值或產(chǎn)生資源浪費的活動，以及對工作績效有影響的操作，同時借助互聯(lián)網(wǎng)計算機技術對流程進行有效改進，實現(xiàn)整體流程全局最優(yōu)化，以最好、最快、最省、最簡單的方式為師生提供有價值的服務，從而增強高校的辦學效益和競爭能力。

一、再造教務管理流程的原則

對職業(yè)院校教務管理進行業(yè)務流程再造其最終目的是規(guī)范操作流程，減少和消除冗余的工作環(huán)節(jié)，實現(xiàn)教務活動的增值，為廣大師生提供更高效的服務。在對原流程進行再造的過程應依據(jù)以下原則：

（一）清除和優(yōu)化非增值活動

由于繁雜的職能和部門劃分，現(xiàn)行職業(yè)院校教務管理流程中存在大量的非增值活動。這些非增值活動大多是在職能分割的環(huán)境中，經(jīng)常年地演化，人們對此已經(jīng)形成心理認同的心態(tài)，很少人去考量其流程是否存在浪費的環(huán)節(jié)。一般在等待時間、信息傳遞、重復勞動和部門間協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)比較容易產(chǎn)生非增值的環(huán)節(jié)，因此在對流程進行分析時，需要細致地研究和分析每一個環(huán)節(jié)，確定其對教務活動是否存在增值的貢獻，對于非增值活動盡可能地消除。

（二）簡化業(yè)務流程

在對非增值的活動進行清除之后，剩余的活動應進行盡可能地簡化，特別注意表格、程序、溝通和流程這幾個方面。現(xiàn)行的職業(yè)院校教務管理流程是以部門職能為中心，在流程設計的過程中經(jīng)常出現(xiàn)將一個系統(tǒng)完整的活動根據(jù)部門職能進行人為化的分割，使得簡單的問題復雜化，加上大多數(shù)的管理人員缺乏服務意識，導致所設計的業(yè)務流程相對煩瑣，缺乏人性化，辦事人很難理解。因此，對教務管理進行流程再造時，必須增強服務意識，以師生的利益為中心，科學、規(guī)范地簡化辦事流程。

（三）系統(tǒng)性有機地整合各活動

流程設計需注重各項活動的系統(tǒng)性和整體性，因此，流程再造小組還需要對以上經(jīng)簡化的活動再次進行整合和集成，確保經(jīng)整合后的流程更加地流暢連貫和高效，發(fā)揮出“1+1>2”的效果。在整合過程中要注意以下幾點：將原按部門進行分工的由幾個不同的人共同完成的活動盡量整合到一個人或一個團隊完成;將原先單向逐層傳遞處理的工作變成多向并行處理;完成數(shù)據(jù)庫平臺建設，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次性采集，各部門共享。

（四）做好信息管理平臺的建設

在流程再造的過程中，應以計算機網(wǎng)絡信息技術為支撐，完善數(shù)據(jù)化教務管理信息平臺的建設，促進業(yè)務辦理的信息化和網(wǎng)絡化，提高整個業(yè)務辦理的效率和服務質(zhì)量。學校通過數(shù)據(jù)信息管理平臺的建設，可以將教務管理中一些數(shù)據(jù)統(tǒng)計及重復性的工作交由計算機進行完成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、傳遞和分析的信息化，完成面向多部門和多用戶的信息管理平臺的建設。

二、流程再造在職業(yè)院校教務管理中應用的步驟

教務管理工作是學校工作的重中之重，涉及面廣、影響范圍大，稍微對其流程進行調(diào)整都可能會導致學校其他工作也隨之發(fā)生變化，加上業(yè)務流程再造是一個復雜的過程，因此在進行流程再造之前，必須做好各項準備工作，有目的、有步驟地組織和實施。為此，我們設計了一個由目標定位、流程規(guī)劃準備、流程分析診斷、流程優(yōu)化設計、流程再造實施以及流程評價改進六個階段的教務管理流程再造實施流程框架模型，如圖1。

圖1? 教學管理流程再造的總體框架圖

（一）流程目標定位階段

在目標定位階段，首先學校領導和影響學校發(fā)展的重要利益相關者需要對學校未來的發(fā)展進行科學規(guī)劃和定位，明確學校未來的愿景和戰(zhàn)略發(fā)展目標。然后，對學校的戰(zhàn)略發(fā)展目標進行分解，并將任務落實到具體的部門和個人，為今后的教務管理流程再造明確好責任人，但同時注意避免過于以傳統(tǒng)的職能型管理模式對戰(zhàn)略目標進行任務分解。最后，識別現(xiàn)有的流程是否對戰(zhàn)略目標起到支持，通過對各流程各層次目標的管理來實現(xiàn)學校的最終戰(zhàn)略目標。

（二）流程規(guī)劃準備階段

首先，制定項目未來的行動計劃，在制定行動計劃要重點關注以下工作：如何選定流程再造的實施負責人;如何確保良好的溝通和協(xié)調(diào);如何確定時間周期、項目的范圍;采用何種方法、方式和技術;如何處理可能遇到的困難和問題。

其次，在項目行動計劃制定完畢后，應組織學校全體教師進行培訓，讓教師充分了解進行教務管理流程再造的必要性，通過改變廣大教師的思想和觀念獲取大家的支持，減少大家對流程再造的誤解，為實施教務管理流程再造營造良好的組織環(huán)境。

（三）流程分析診斷階段

在此階段，項目小組需要全面地審視學校教務管理運行情況，分析各流程節(jié)點之間的聯(lián)系，區(qū)分增值與非增值活動，找出各活動的瓶頸以及各種官僚的行為。找出現(xiàn)行的流程存在哪些問題，產(chǎn)生此類問題的原因是什么，是由流程內(nèi)部還是在流程之間造成的，并根據(jù)對項目影響程度對其問題進行分類排序。最后，由簡到難，重點處理那些績效低下、對流程影響重大和容易解決的活動。

（四）流程優(yōu)化設計階段

該階段是整個流程再造中至關重要的階段，項目小組不僅要正確地分析教務部門的現(xiàn)狀，還要借鑒和學習其他高校教學管理部門成功的管理經(jīng)驗，徹底地拋棄原有的思維模式，重構(gòu)新的業(yè)務流程基本活動單元，消除原流程中非增值的活動，簡化工作流程和操作環(huán)節(jié)。為確保流程的順利執(zhí)行，學校還需要對組織架構(gòu)、薪酬制度、設備設施、規(guī)章制度、管理層次以及崗位職責進行重新的調(diào)整和修訂，以適應新教務管理流程。

（五）流程再造實施階段

在流程設計完成后，學?？梢韵冗x擇一些具有代表性的流程進行試點，并對所測試的流程進行全程的監(jiān)控，對試點過程中出現(xiàn)的問題，項目小組必須及時地組織專家對其進行分析和總結(jié)，并制定應對方案。試點完成后，項目小組需對試點工作進行總結(jié)，吸取經(jīng)驗和教訓，然后對接下來的其他流程進行再次排查和調(diào)整，確定可行后可以考慮全面實施。

（六）流程評價改進階段

該階段，需要對流程再造實施階段出現(xiàn)的問題進行再次分析和總結(jié)，找問題的原因，并對實施地新流程進行不斷地改進和優(yōu)化，構(gòu)建一個長期不斷循環(huán)的PDCA環(huán)，確保項目實施效益和項目愿景的目標一致性。

三、教學管理信息系統(tǒng)再造

（一）系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

廣西經(jīng)濟職業(yè)學院起點較低，對信息平臺的建設并不重視，雖然有教學管理信息平臺，但結(jié)構(gòu)和功能較為單一，基本采用C/S結(jié)構(gòu)，功能已經(jīng)不能滿足業(yè)務流程再造的需要。為了確保教務管理流程再造順利實施，學校需要對現(xiàn)有的教學管理信息平臺進行重新設計和調(diào)整，新的教學管理系統(tǒng)可采取C/S與B/S相結(jié)合的結(jié)構(gòu)。新的系統(tǒng)應充分地利用兩種結(jié)構(gòu)的優(yōu)點，使具有C/S結(jié)構(gòu)對數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，又具有B/S結(jié)構(gòu)操作方便靈活，增加客戶體驗感的特點。

教務管理人員、教師和學生是教學管理信息系統(tǒng)三個主要使用群體，根據(jù)他們的使用功能，在系統(tǒng)的整體架構(gòu)上可以采用“一個中心，兩個平臺”的模式，建立一個教務信息數(shù)據(jù)中心、一個基于C/S模式的TMIS信息平臺和一個基于B/S模式的TWEB信息發(fā)布平臺，具體結(jié)構(gòu)可參考圖2。在此結(jié)構(gòu)中，教務管理人員人數(shù)最少，但權(quán)力最為集中，是該系統(tǒng)的關鍵群體，他們負責整個教學管理信息系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)管理和操作，經(jīng)常需要利用系統(tǒng)進行強大的數(shù)據(jù)處理和報表打印工作，因此對于教務管理人員應用模塊應采用C/S模式進行設計。而對于教師和學生，他們雖然用戶量巨大，但數(shù)據(jù)處理量極少，主要為成績錄入、選課、成績查詢、課表查詢、質(zhì)量評價等功能，因此可以采用B/S模式設計。

圖2? 教務管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

（二）系統(tǒng)的開發(fā)環(huán)境

數(shù)據(jù)庫是一個可共享的資源，是管理信息系統(tǒng)的核心。大量的教學數(shù)據(jù)都由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)集中存放，而教學數(shù)據(jù)是一個學校的重要數(shù)據(jù)和機密數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)損壞和泄密，將會給學校造成非常大的損失。同時，數(shù)據(jù)庫是教務管理信息系統(tǒng)的核心與基礎，因此數(shù)據(jù)庫的安全是數(shù)據(jù)庫開發(fā)和設計的關鍵問題。為確保數(shù)據(jù)庫的安全性，建議采用Oracle數(shù)據(jù)庫作為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫。Oracle數(shù)據(jù)庫具有強大的角色（ROLE）分工的安全保密管理，安全性得到市場的認可。另外，Oracle數(shù)據(jù)庫共享SQL和多線索服務器體系結(jié)構(gòu)，減少資源占用，確保同樣配置的服務器可以為更多的用戶提供同時在線服務。

（三）系統(tǒng)的功能

職業(yè)院校教務管理系統(tǒng)設計相對簡單，一般只包括學籍管理、考試管理、教學計劃管理和選課管理等模塊，功能相對單一，只涵蓋了部分教務處的業(yè)務工作。新的教務管理信息系統(tǒng)的設計應考慮教務管理的全覆蓋，從學生入學到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程都盡量涉及。整個系統(tǒng)結(jié)構(gòu)由C/S結(jié)構(gòu)和B/S結(jié)構(gòu)兩部分構(gòu)成。

C/S結(jié)構(gòu)面向管理人員提供服務，負責數(shù)據(jù)和信息的處理，主要包含系統(tǒng)維護、注冊管理、學籍管理、師資管理、教學計劃管理、排課管理、考試管理、選課管理、成績管理、畢業(yè)生管理、教學評價、實驗實踐教學等12個子系統(tǒng)。

B/S結(jié)構(gòu)面向為廣大師生和教務管理者提供服務，負責部分教學數(shù)據(jù)的采集和發(fā)布，分學生界面、教師界面和管理人員界面3個web界面。其中學生界面包含個人信息維護、課表查詢、在線選課、考試報名、成績查詢、教學評價、學術交流和課件點播等功能;教師界面包含個人信息維護、課表查詢、成績錄入、課件管理、在線答疑和作業(yè)管理等功能;管理人員界面包括信息發(fā)布和信息查詢等功能。

再造后系統(tǒng)總功能模塊示意圖如圖3所示。

圖3? 教學管理系統(tǒng)總功能模塊示意圖

教務管理信息系統(tǒng)完成再造后，需要根據(jù)新系統(tǒng)對原有的流程進行梳理，以確保系統(tǒng)和業(yè)務流程的高度吻合，提高工作效率?；诮虅展芾硐迪到y(tǒng)再造后的業(yè)務流程示意圖可參考圖4。

圖4? 再造后基于信息管理系統(tǒng)的業(yè)務流程

四、教務管理組織的流程再造

組織再造是業(yè)務流程再造取得成功的關鍵保障，也是業(yè)務流程再造的必要的環(huán)節(jié)。學校在進行組織再造之前需充分對現(xiàn)組織設計存在的問題進行分析，找出產(chǎn)生問題的原因，然后重新構(gòu)建一個適合業(yè)務流程再造的教務管理組織架構(gòu)。學院在設計新的組織架構(gòu)時應注意以下幾點：

第一，弱化業(yè)務的科室和部門職能化，以業(yè)務流程為出發(fā)點，打破崗位與崗位之間的分工壁壘，加強不同崗位之間的協(xié)作和信息交流，建立常態(tài)的溝通機制，定期不定期召開例會進行業(yè)務匯報和交流。

第二，減少管理層級和管理次數(shù)。部分業(yè)務的管理結(jié)構(gòu)可弱化二級院系的部分管理職能，通過教務管理信息系統(tǒng)平臺輔助管理，由教務處直接管理、服務教師和學生，減少管理幅度，提高工作效率。

第三，建設學習型組織，不定期地組織教學管理人員進行學習培訓，在保證信息安全的前提下開放教務管理信息系統(tǒng)的瀏覽權(quán)限，讓每一位管理人員可以全面了解教務管理工作的內(nèi)容和流程，提高教務管理人員的知識儲備，擴寬個人視野。

第四，將信息化融入業(yè)務流程再造理論對職業(yè)學校的管理模式進行全方位的改造，建立適應信息化時代要求的扁平化網(wǎng)狀型管理模式，建立一個適合于職業(yè)院?，F(xiàn)實情況的宏觀、中觀和微觀教務管理流程的扁平化網(wǎng)狀型管理體系。

五、實例分析

以下以全國大學生英語等級考試、全國計算機等級考試和國家職業(yè)資格考試等社會性考試報名為例，對各類社會性考試的校內(nèi)報名工作進行流程再造。

（一）現(xiàn)流程的描述

現(xiàn)行的報名流程首先由教務處發(fā)起，然后專業(yè)院系組織學生報名和繳費，財務審核繳費記錄，教務處最后人工錄入報名信息，大多數(shù)的報名工作采用人工操作完成，不僅嚴重影響工作效率，而且經(jīng)常發(fā)生數(shù)據(jù)錯誤。具體報名流程可參考圖5。

圖5? 再造前社會性考試報名流程

（二）現(xiàn)流程的分析

單線開展工作，等待和傳遞的時間長，冗余和重復性環(huán)節(jié)過多，導致運行效率低下;大量的工作由手工完成，信息數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計速度慢，而且容易發(fā)生錄入錯誤;沒有實現(xiàn)無紙化辦公，材料容易丟失，管理成本較高。

（三）再造后流程

新流程以教務管理信息系統(tǒng)平臺為中心，實現(xiàn)完全的數(shù)據(jù)共享，將報名所有的環(huán)節(jié)都實現(xiàn)了網(wǎng)絡信息化，具體參考圖6。

圖6? 再造后等級考試報名流程

（四）效果評價

1.通過引入考試報名系統(tǒng)，減少了院系組織報名環(huán)節(jié)，使整個流程的周期縮短至1周時間，工作效率也得到明顯提高。

2.學生的報名、繳費和數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作全部由考試報名系統(tǒng)完成，極大地減少了數(shù)據(jù)錯誤和緩解了教務管理人員的工作壓力。

3.由于網(wǎng)絡報名信息系統(tǒng)的引入，基本實現(xiàn)了報名工作的無紙化，數(shù)據(jù)的安全性也得以保證，大大降低了管理成本。

4.報名數(shù)據(jù)庫的建立，由于實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享后，確保了部門之間數(shù)據(jù)傳遞的快速性和準確性。

5.繳費方式可選擇網(wǎng)銀、支付寶和微信等多種支付方式，比原先的人工收費更為高效和便捷，同時也確保了財務數(shù)據(jù)的準確性和資金的安全性。

本文試圖將業(yè)務流程再造理論引入職業(yè)院校的教務管理流程的設計中，通過對現(xiàn)有的教務管理流程進行重構(gòu)和優(yōu)化，為職業(yè)院校教務管理改革提供一種新的思路和方法。通過研究發(fā)現(xiàn)，經(jīng)業(yè)務流程再造理論優(yōu)化的職業(yè)院校教務管理在運行過程中得到非常好的效果，學校的教務管理水平和工作效率得到顯著的提高，教務管理工作獲得廣大師生的認可。

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【基金項目】廣西職業(yè)教育教學改革研究項目“基于流程再造理論的職業(yè)院校教務處管理流程改革與研究——以廣西經(jīng)濟職業(yè)學院為例”（GXGZJG2017B120）

【作者簡介】莫小泉（1980— ），男，廣西北海人，碩士，廣西經(jīng)濟職業(yè)學院副教授，研究方向：教學管理、企業(yè)管理。

（責編 盧 雯）