摘 要：改革開放以來，我國的經(jīng)濟迅速發(fā)展，高校對財務(wù)檔案管理也越來越重視。財務(wù)檔案管理是高校財務(wù)管理工作的重要部分，財務(wù)檔案管理能直接體現(xiàn)一所高校的財政收支問題。本文會對高校財務(wù)檔案管理存在的問題和解決措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：高校;財務(wù)檔案;探析問題;措施

高校的財務(wù)檔案是學(xué)校重要的一部分，它可以對學(xué)校的經(jīng)濟活動進(jìn)行記錄和反饋。財務(wù)檔案管理的水平也會影響到高校在以后的發(fā)展情況。因此，提高管理水平是高?，F(xiàn)今適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的一個基礎(chǔ)條件。

1 基本屬性

不同地方的高校對財務(wù)管理都是采用不同的管理方式。高校財務(wù)檔案的整體格式體現(xiàn)于：會計憑證、會計賬簿和會計報表，從這三點就能看出財務(wù)檔案和其他檔案的不同之處。財務(wù)檔案主要是用來記錄大量數(shù)字內(nèi)容的，這些數(shù)字可以直觀的體現(xiàn)高校的財政發(fā)展情況。用高校財務(wù)檔案整體格式的三點來記錄數(shù)字時，每一項都需要用特定的形式進(jìn)行記錄，從中就可以看出財務(wù)檔案的特殊性。高校的財務(wù)檔案中的三點是相互關(guān)聯(lián)的，因為通過會計憑證得出會計賬簿，有了賬簿后才能提交出會計報表。它們之間產(chǎn)生的連續(xù)性是在活動中最容易體現(xiàn)的，這些分析結(jié)果是很難在其他檔案中看見的。

2 高校財務(wù)檔案管理存在的問題

2.1 財務(wù)檔案管理的制度存在問題

隨著我國改革開放以來，我國的經(jīng)濟也得到飛快的發(fā)展，高校對財務(wù)檔案管理也有不同程度的認(rèn)知，對此管理水平也在不斷提高，但對市場整體的需求構(gòu)建出一套完整成熟的財務(wù)檔案管理體系時，就會有著不同程度的差距，也會在其中產(chǎn)生要去面對克服的問題。財務(wù)會計是衡量一所高校經(jīng)濟利益得失的重要環(huán)節(jié)，很多高校都明白財務(wù)會計的重要性，然而卻因為注重財務(wù)會計，忽視了財務(wù)檔案管理，這很容易給高校帶來巨大的損失。

在財務(wù)檔案管理制度中會有很多漏洞的存在，例如：相關(guān)人員進(jìn)行財務(wù)工作時，只能在使用會計憑證等資料時可以做到重點關(guān)注，而在使用后卻時常忘記進(jìn)行歸檔和備份，這種現(xiàn)象就能體現(xiàn)到財務(wù)檔案管理工作中缺乏連貫性，如果在財務(wù)檔案管理中持續(xù)出現(xiàn)這樣的問題，那么對高校的發(fā)展能夠造成一定程度的影響。

2.2 不能長期保存財務(wù)檔案

我國財務(wù)檔案大多都是用紙質(zhì)進(jìn)行保存，保存的期限分為兩種，第一種是定期保存，定期保存就是指檔案保存到一定時間后，相關(guān)部門要進(jìn)行銷毀和移交;第二種是永久保存，永久保存就是檔案要進(jìn)行永久性封存，相關(guān)部門不得進(jìn)行銷毀和移交。用紙質(zhì)管理檔案時，很多高校都設(shè)立專門的財務(wù)檔案管理小組，進(jìn)行對檔案的保存工作。如果沒有保障部門來管理檔案，那就會造成檔案長時間堆放，并且由于無人管理而導(dǎo)致混亂，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失或者缺少等嚴(yán)重現(xiàn)象，時間一長，紙張也會出現(xiàn)腐爛，定期檔案也不能夠及時清理，多年后就會讓檔案堆積如山等等，這一系列的隱患會給高校帶來嚴(yán)重的損失。所以高校讓相關(guān)部門更好的進(jìn)行財務(wù)檔案管理。

2.3 紙質(zhì)檔案改為電子化

紙質(zhì)檔案對于定期管理沒有過多的影響，但對長期管理就會造成一定的負(fù)擔(dān)，因為紙質(zhì)長時間的存放會出現(xiàn)腐化或者字跡不清晰等情況，這對今后高校發(fā)展是沒有好處的。于是很多高校開始讓紙質(zhì)檔案變得電子化，盡管這種方式相比紙質(zhì)更容易保存和統(tǒng)計，其操作方法也很簡單，能夠省出很多人力，只需要相關(guān)部門用光盤和計算機等方式進(jìn)行輸入保存，簡單的方法也可以保障檔案能安全的進(jìn)行保存，保障數(shù)據(jù)不容易丟失，但是這種方法并非萬能，其中也是存在著一定的風(fēng)險。

例如，光盤保存，如果光盤出現(xiàn)劃痕等意外情況就會讓里面的內(nèi)容出現(xiàn)卡頓，導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失?？萍疾粩嗟陌l(fā)展，黑客也逐漸增多，計算機保存檔案時還要提防黑客的入侵，防止黑客將數(shù)據(jù)泄露轉(zhuǎn)移。所以無論是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案都存著不同程度的風(fēng)險。

3 改善高校財務(wù)檔案管理出現(xiàn)的問題

3.1 提高管理層的財務(wù)檔案管理意識

思想可以改變一個人對工作的態(tài)度，所以想要提高財務(wù)檔案管理，就要從思想上對管理層的人員進(jìn)行教育，讓管理人員意識到財務(wù)檔案管理的重要性，并且在管理過程中給予認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，高校要成立單獨的檔案管理部門，更要聘請專業(yè)的檔案管理人員，為檔案管理部門的工作進(jìn)行培訓(xùn)和改進(jìn)，從而提高財務(wù)檔案管理人員的管理水平，教會管理人員正確的管理思想，讓管理人員在日常工作中能夠有條不紊的進(jìn)行，這對于高校的長期發(fā)展來說有保駕護(hù)航的作用。

3.2 完善財務(wù)檔案管理制度

在新時代的發(fā)展中，高校在不斷尋求工作上的突破，在財務(wù)檔案的管理上遇到了一些新的問題。為了解決問題，財務(wù)檔案管理制度需要進(jìn)一步完善，通過制定詳細(xì)的管理制度，結(jié)合實際，從工作本身出發(fā)，讓管理制度不僅能夠改善財務(wù)檔案管理的水平，還能減少高校在財務(wù)檔案管理上的風(fēng)險。

高校財務(wù)檔案管理部門要對管理人員的工作進(jìn)行合理安排，每一個細(xì)節(jié)都不可以遺漏，更要嚴(yán)格要求管理人員認(rèn)清自己的本職工作，不能與其他人的工作混為一談，減少混亂和產(chǎn)生大量的工作盲區(qū)，徹底落實個體責(zé)任，另外，要制定賞罰制度，立功就要獎賞，而出現(xiàn)錯誤是誰負(fù)責(zé)的部分就必須處罰，相關(guān)人員必須對此負(fù)責(zé)，這樣能夠大量的改善財務(wù)檔案管理的水平，為高校的發(fā)展起到巨大的幫助。

3.3 加強檔案的長期保存

高校財務(wù)檔案的長期保存尤為重要，管理人員一定要對此高度重視，而長期的保存方法只有兩種。

第一種是儲存形式，根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)點進(jìn)行相結(jié)合，讓財務(wù)檔案進(jìn)行紙質(zhì)分類，分類后將其歸檔，再將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，進(jìn)行電子保存，而在電子保存的過程中一定要讓電腦進(jìn)行斷網(wǎng)，因為鏈接網(wǎng)絡(luò)會讓很多黑客趁虛而入，黑客的攻擊會讓檔案內(nèi)容存在丟失或者破壞等情況，

斷網(wǎng)之后，計算機能夠處于一種脫機狀態(tài)，此時再進(jìn)行存檔，可以確保數(shù)據(jù)的安全;在存檔后要定期度檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有異象，要及時向上級匯報，并根據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行補充，同時也要注意電腦有沒有出現(xiàn)問題，硬件和軟件也要及時的更新和更換。

第二種就是存儲分類，在儲存的過程中可以將檔案進(jìn)行分類，根絕不同內(nèi)容、不同的類型和不同的實踐等有序的將檔案分好類，再進(jìn)行歸檔轉(zhuǎn)換，如果全部都堆積在一起對以后的查看也有一定的影響，有條理、有序的將檔案分好類，就能夠方便后期高校的查閱，這不但讓當(dāng)下的財務(wù)檔案保存工作更整齊，同時為以后高校的財務(wù)管理工作提供保障。

4 總結(jié)

財務(wù)檔案管理工作可以促進(jìn)高校在發(fā)展道路上走的更遠(yuǎn)，高校要結(jié)合自身的實際情況，不斷的改善財務(wù)檔案的管理制度，從而能夠提升財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更好的為高校未來的發(fā)展保駕護(hù)航;高校管理層的人員要重視這項工作帶來的價值，要充分意識到只有提高對財務(wù)檔案的管理，才能真正迎接新時代的挑戰(zhàn)。

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作者簡介

譚滿紅（1969-），女，漢族，廣西科技大學(xué)鹿山學(xué)院，學(xué)士，檔案館員，研究方向：會計學(xué)。