孔波

（黃河檔案館，河南 鄭州 450003）

引言

檔案信息化是提升信息管理水平，優(yōu)化管理流程的重要途徑。但是，在實際的技術(shù)應(yīng)用過程中也可能會遇到各種各樣的問題與阻力。為了進(jìn)一步探討檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化策略，現(xiàn)就檔案信息化的基本內(nèi)容簡單介紹如下。

一、檔案信息化概述

檔案信息化管理是現(xiàn)階段檔案管理的核心模式，通過實體保存向著數(shù)字化信息保存的方向轉(zhuǎn)化，不但可以延長檔案管理的壽命與周期，同時也可以方便實現(xiàn)檔案的隨時調(diào)取、使用以及內(nèi)部共享，方便后期的查找，所以對于提升檔案管理的價值具有重要的作用。實際上，目前國內(nèi)大多數(shù)的檔案管理專門部門都已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理的信息化，不過由于建設(shè)的速度較快，一些內(nèi)部體系以及人員隊伍的匹配上還存在不少問題，所以整體的檔案信息化建設(shè)與管理工作依然處于發(fā)展、探索的階段。為了進(jìn)一步做好檔案管理工作，提升檔案管理的能力，就需要做好檔案管理的思考，不斷提升管理質(zhì)量，最終實現(xiàn)檔案資源的綜合利用。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)認(rèn)識不足

信息化建設(shè)認(rèn)識不足是目前檔案信息化管理中最為普遍的問題之一。從客觀上來看，信息化建設(shè)認(rèn)識不足主要是傳統(tǒng)的管理模式與習(xí)慣所導(dǎo)致的結(jié)果。由于習(xí)慣上采用實物管理的模式，一下子轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，容易?dǎo)致一些不熟悉信息技術(shù)的人員難以適應(yīng)，導(dǎo)致信息化管理效率較低。

（二）信息資源的綜合應(yīng)用存在誤區(qū)

檔案信息化建設(shè)與管理的目標(biāo)不僅僅是提升管理的效率，同時也需要通過管理檔案來提升檔案的綜合利用水平，以此來更好地完成其他部門的管理與生產(chǎn)任務(wù)。在資源的利用過程中，一些人員的觀念較為保守，認(rèn)為只要完成了檔案資源的管理保存就可以，對于檔案的利用效率不管不問。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段的管理注意力應(yīng)該集中于檔案管理的利用上，而不再是歸檔以及安全管理，否則就會影響實際的管理成效。

（三）檔案部門信息化程度參差不齊

檔案部門信息化程度存在一定的差異，這也是導(dǎo)致檔案管理信息化水平不足的重要原因之一。不同的部門在信息化程度上存在區(qū)分，容易出現(xiàn)信息管理的共享不匹配的問題，嚴(yán)重影響到檔案信息的綜合利用。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化策略

（一）加強電子文件管理

計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與發(fā)展使得檔案管理的電子化得以實現(xiàn)。在這個過程中，需要著重做好電子文件的管理工作。電子文件管理能夠保存各種重要文件，從而體現(xiàn)檔案信息的價值，其主要需要做好以下幾個方面的具體工作：首先，建立并完善電子信息以及檔案資源管理的相關(guān)制度，通過制度化的管理來約束并實現(xiàn)電子文件的歸檔管理，提升管理整體水平；其次，做好電子文件的處理工作，在文件的管理過程中需要及時進(jìn)行電子檔案的處理與保存，通過內(nèi)部的整改來實現(xiàn)電子文件管理的有效性；最后，解決好電子文件的保存問題，不斷提升電子文件的形成效率，特別是要解決好長期儲存的問題，在電子文件的管理中解決好電子文件的保存問題，從而提升安全管理級別。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案是新時期開展檔案信息化建設(shè)與管理的新途徑與新方式，該方式的主要特征是可以有效提升檔案管理的整體效率，同時也可以取得不錯的管理效果，其主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面，通過建立檔案管理系統(tǒng)，可以充分發(fā)揮網(wǎng)站平臺的共享優(yōu)勢，通過內(nèi)部的網(wǎng)站與服務(wù)功能來實現(xiàn)管理的服務(wù)共享性，從而使得網(wǎng)絡(luò)的檔案管理工作成為檔案信息的集散中心，有利于信息的傳播與規(guī)整；另外一個方面，在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的建設(shè)時，需要著重做好基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)檔案的建設(shè)、管理工作，特別是需要提前準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)化的硬件設(shè)施，只有硬件設(shè)施達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，才能夠確保檔案管理的科學(xué)性與穩(wěn)定性，避免由于硬件建設(shè)不完善而導(dǎo)致檔案丟失、被盜取的情況發(fā)生。

（三）提升信息化管理手段

信息化管理是提升檔案管理效率的重要途徑，其在實現(xiàn)管理效率快速提升方面主要需要做好兩個方面的工作。其一，建立并完善檔案信息化建設(shè)與管理的制度，通過制度管理規(guī)范化要求的方式來實現(xiàn)檔案管理工作的常態(tài)化，一定要做到有章可循；其二，不斷轉(zhuǎn)變管理模式，從傳統(tǒng)管理模式向著現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變，過程中需要做好工作信息的提供與組織工作，以此來達(dá)到信息化管理的目標(biāo)和效果。

（四）提升管理人員隊伍的建設(shè)水平

檔案信息化建設(shè)與管理工作的順利開展離不開基層操作人員與管理人員的努力，而這與隊伍的建設(shè)本身具有密切的關(guān)系。首先，需要選擇本身就從檔案管理專業(yè)出身且具有一定檔案管理工作經(jīng)驗的人員，這樣就可以在完成檔案存放管理的同時完成網(wǎng)絡(luò)檔案的對接、儲存以及格式修改等任務(wù)；其次，在進(jìn)行日常管理時需要采取定期培訓(xùn)、考察的方式來不斷提升人員的專業(yè)素質(zhì)水平，保持良好的工作狀態(tài)；最后，建立并完善競爭機制，通過競爭上崗的方式來實現(xiàn)人盡其才，充分發(fā)揮人員的工作能力，激發(fā)工作的積極性與創(chuàng)造性。

總結(jié)

綜上所述，在檔案信息化管理過程中，要想提升管理技術(shù)的應(yīng)用水平，需要提升信息化建設(shè)的認(rèn)識，通過資源的綜合優(yōu)化與利用，實現(xiàn)信息化管理并促進(jìn)電子文件管控，以此來推進(jìn)檔案管理活動中信息技術(shù)應(yīng)用水平，為實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。在日常工作中，除了繼續(xù)加強電子文件的管理，還需要建立網(wǎng)絡(luò)檔案，不斷提升信息化管理水平，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，更好地完成相應(yīng)的管理工作，提升檔案管理的價值。