王翠紅

（中核武漢核電運(yùn)行技術(shù)股份有限公司，湖北武漢 430074）

0 引言

綜合管理工作任務(wù)涉及范圍廣，包括黨務(wù)團(tuán)委工會(huì)、行政事務(wù)、保密保衛(wèi)、人力資源、項(xiàng)目管理、質(zhì)量控制與安全生產(chǎn)管理、設(shè)施與設(shè)備管理等多個(gè)方面，接口單位多，需要及時(shí)將相關(guān)信息上傳下達(dá)，接口聯(lián)系眾多部門(mén)/職能機(jī)構(gòu)，一般配備較少專(zhuān)職管理工作人員，要求一人承擔(dān)多項(xiàng)職責(zé)。常規(guī)的管理工作處理方法按工作方向或者接口部門(mén)/機(jī)構(gòu)配備，假如按照一個(gè)工作崗位配備一人，需要使用大量的人力資源，并且工作效率低下；因此目前國(guó)內(nèi)外很多企業(yè)改進(jìn)工作方式，利用信息化系統(tǒng)，大大減少了人力資源在瑣碎、重復(fù)的任務(wù)中占用的工作時(shí)間，提高工作效率，使專(zhuān)職管理人員逐步向人員數(shù)量減少而技能要求提高方向發(fā)展。高度信息化系統(tǒng)的加持，協(xié)助減員增效，卻也引發(fā)一些新的弊端，角色轉(zhuǎn)變適應(yīng)性差，如出現(xiàn)人員調(diào)整變動(dòng)等異常情況，新舊人員工作交接時(shí)間長(zhǎng)、過(guò)程繁復(fù)、新人“上手慢”等。工作程序標(biāo)準(zhǔn)化、崗位職責(zé)和任務(wù)分工等已經(jīng)不能滿足強(qiáng)度大、變化多，且要響應(yīng)快的綜合管理工作要求。因此，C 公司P 中心運(yùn)用現(xiàn)代項(xiàng)目管理先進(jìn)的知識(shí)理念，利用項(xiàng)目工作包分解方式，將綜合管理工作按照項(xiàng)目式優(yōu)化分解，以該中心綜合管理室工作內(nèi)容為應(yīng)用對(duì)象，在標(biāo)準(zhǔn)化基本辦事流程、追求細(xì)致化管理和員工整體技能提高等多方面進(jìn)行試驗(yàn)和改善。經(jīng)過(guò)3 年的摸索與推行，基本初步實(shí)現(xiàn)工作的優(yōu)化與改善，將繁雜的工作梳理為簡(jiǎn)單的工作執(zhí)行方式，簡(jiǎn)單的工作執(zhí)行方式進(jìn)行程序標(biāo)準(zhǔn)化建立，程序標(biāo)準(zhǔn)化的工作逐步實(shí)現(xiàn)定量化，定量化的工作最終目標(biāo)是信息化，讓綜合管理工作由常規(guī)的粗放式管理方式向?qū)I(yè)精細(xì)化管理方式的從量變到質(zhì)變的改進(jìn)邁進(jìn)了一個(gè)大臺(tái)階。

1 工作分解結(jié)構(gòu)的基本理論

1.1 工作分解結(jié)構(gòu)的基本定義和特色

WBS 是工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure）的縮寫(xiě)，即將一個(gè)項(xiàng)目分解成易于管理的幾個(gè)部分或幾個(gè)細(xì)目，有助于識(shí)別完成項(xiàng)目工作范圍所需的所有工作要素，最終可表征出項(xiàng)目期間要完成或生產(chǎn)出的最終細(xì)目的等級(jí)樹(shù)。即把項(xiàng)目主要可交付成果或子可交付成果細(xì)分成更小的、更易管理的部分，直到可交付成果可以被足以詳細(xì)地定義，以支持項(xiàng)目活動(dòng)的開(kāi)展（計(jì)劃、執(zhí)行、控制、終止）。WBS 將項(xiàng)目活動(dòng)依照開(kāi)展過(guò)程（執(zhí)行順序）或內(nèi)部關(guān)系（邏輯結(jié)構(gòu)/物理結(jié)構(gòu)）開(kāi)展逐級(jí)分解而成的框架示意圖，實(shí)際表征為一個(gè)分層級(jí)的樹(shù)形結(jié)構(gòu)圖形。工作任務(wù)是構(gòu)成項(xiàng)目的諸多活動(dòng)的總合，WBS 是項(xiàng)目工作的一個(gè)總結(jié)，而不是工作任務(wù)本身。WBS 參照因數(shù)分解原理，把一個(gè)項(xiàng)目包含的所有工作任務(wù)/內(nèi)容根據(jù)內(nèi)部邏輯關(guān)系按序分級(jí)/組進(jìn)行拆解，直至分解為工作要素獨(dú)立、責(zé)任人確定的最小工作包，每個(gè)工作包在這個(gè)項(xiàng)目中的位置一目了然，可幫助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效地編制工作計(jì)劃、實(shí)施進(jìn)度控制以及加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)督管理。

WBS 具備以下3 個(gè)鮮明的特征：一是“全面性”，每個(gè)層級(jí)的分解結(jié)構(gòu)應(yīng)盡量地將該項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)的全部工作任務(wù)內(nèi)容全面涵蓋；二是“可測(cè)算性”，工作包采用計(jì)量單位（如小時(shí)、天數(shù)等）進(jìn)行測(cè)算，可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理提高對(duì)項(xiàng)目實(shí)施所需占用各類(lèi)資源、時(shí)間、花費(fèi)成本等估算的精確度；三是“責(zé)任確定性”，最小工作包是單個(gè)員工（不需要其他人幫助的條件下）能實(shí)施完成的，項(xiàng)目工作責(zé)任明確，方便項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目工作內(nèi)容的規(guī)劃、管理、控制。

因此，WBS 實(shí)際是提供了一種確定項(xiàng)目工作任務(wù)全范圍的工具，它將項(xiàng)目執(zhí)行、完成項(xiàng)目最終任務(wù)/目標(biāo)、產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果的導(dǎo)出所應(yīng)實(shí)現(xiàn)的所有工作任務(wù)內(nèi)容匯總列明。它實(shí)際上是一個(gè)框架結(jié)構(gòu)，對(duì)項(xiàng)目工作組織和活動(dòng)或任務(wù)進(jìn)行適當(dāng)詳實(shí)分解，方便項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程管控。

1.2 工作分解結(jié)構(gòu)的目標(biāo)

樹(shù)形結(jié)構(gòu)示意圖使項(xiàng)目的執(zhí)行情況和基本構(gòu)成一目了然，方便項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管控。明確項(xiàng)目工作任務(wù)按照規(guī)則進(jìn)行層級(jí)分解，上下層級(jí)邏輯關(guān)系確定，內(nèi)容翔實(shí)，所有的工作包是可管控的，并且100%覆蓋項(xiàng)目任務(wù)中應(yīng)實(shí)現(xiàn)的全部工作內(nèi)容。

能利于建立項(xiàng)目責(zé)任系統(tǒng)，確定各項(xiàng)目單元之間的界限，確定各個(gè)項(xiàng)目單元的具體責(zé)任人。

能便于搭建項(xiàng)目進(jìn)度控制系統(tǒng)，確定各個(gè)項(xiàng)目工作任務(wù)的時(shí)間界限。

便于建立項(xiàng)目執(zhí)行保障系統(tǒng)。對(duì)項(xiàng)目工作任務(wù)/內(nèi)容進(jìn)行分解時(shí)，項(xiàng)目任務(wù)應(yīng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)也被逐級(jí)分解到各項(xiàng)目最小單元-工作包，可實(shí)現(xiàn)編制更詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃、進(jìn)行更高效的管控、且可計(jì)算出項(xiàng)目最小單元-工作包的工作任務(wù)量和可能需要占用的資源。

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程透明，方便項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通和管控?？杀阌陧?xiàng)目經(jīng)理建立項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)，方便安排項(xiàng)目工作任務(wù)，高效進(jìn)行管理與溝通。

1.3 WBS 示意圖的層級(jí)和編碼說(shuō)明

工作內(nèi)容/任務(wù)既可按項(xiàng)目的固有特點(diǎn)，也能依據(jù)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)程順序進(jìn)行分解。按照工作內(nèi)容/任務(wù)分解涉及項(xiàng)目范圍、實(shí)施過(guò)程以及自身的繁復(fù)情況等構(gòu)成WBS示意圖的各個(gè)層級(jí)。

為使WBS 的信息傳遞簡(jiǎn)潔明了，將WBS 的信息標(biāo)記引用編碼形式。WBS 編碼的位數(shù)與WBS 的層級(jí)對(duì)應(yīng)，WBS 分解為多少個(gè)層級(jí)就對(duì)應(yīng)多少位的編碼位數(shù)：位于項(xiàng)目整體的第一層級(jí)用編碼的第一位數(shù)標(biāo)識(shí)；位于項(xiàng)目下屬的第二層級(jí)的子項(xiàng)目用編碼的第二位數(shù)標(biāo)識(shí)；位于項(xiàng)目第三層級(jí)的具體子項(xiàng)目則用編碼的第三位數(shù)標(biāo)識(shí)；位于第四層級(jí)更具體更細(xì)分的子項(xiàng)目采用編碼的第四位數(shù)標(biāo)識(shí)；以此類(lèi)推，如果還有下一層級(jí)的子項(xiàng)目，將有對(duì)應(yīng)的位數(shù)的編碼標(biāo)識(shí)。在WBS 編碼中，任何層級(jí)的一位項(xiàng)目單元是下一層級(jí)所有項(xiàng)目單元的總和[2]。

1.4 WBS 分解規(guī)則

（1）100%原則。對(duì)每一個(gè)工作任務(wù)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或輸出的成果/產(chǎn)品應(yīng)根據(jù)一個(gè)確定的分解規(guī)則識(shí)別枚舉出其應(yīng)包含的所有工作內(nèi)容元素，并保證該工作任務(wù)WBS元素的較低一層拆解（子層）的工作活動(dòng)總和必須等于完成較高一層（母層）元素的工作內(nèi)容。

圖1 綜合管理室工作職責(zé)

圖2 綜合管理工作范圍職能業(yè)務(wù)接口關(guān)系

（2）由上至下原則。根據(jù)確定的分解規(guī)則按照分層級(jí)、逐項(xiàng)類(lèi)似樹(shù)形的由上至下分解而成。

（3）獨(dú)立性責(zé)任原則。每個(gè)WBS 元素都應(yīng)表征著一個(gè)獨(dú)立的工作內(nèi)容/任務(wù)輸出成果，不同的WBS 元素之間是不互相交涉或重疊，負(fù)責(zé)實(shí)施完成WBS 元素的責(zé)任人是可唯一確定的（可能有多人參與工作，但是負(fù)責(zé)人是唯一的），方便項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)WBS 元素應(yīng)能實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行安排、管控和績(jī)效測(cè)量。

（4）分解適當(dāng)性原則。最末層WBS 元素——工作包對(duì)應(yīng)著“最小的可輸出成果”，應(yīng)能方便標(biāo)識(shí)需要完成它所需的工作內(nèi)容、成本、資源和組織信息內(nèi)容，便于項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行管理控制和考核，根據(jù)需求應(yīng)盡量細(xì)分，但不是越細(xì)分越好，太細(xì)小反而會(huì)使管理成本飆升。

（5）確定性原則。在工作分解結(jié)構(gòu)中為每個(gè)WBS 元素定義了一個(gè)特有的編碼，該編碼可用于協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中便捷進(jìn)行工作執(zhí)行情況的信息溝通。

2 綜合管理工作的優(yōu)化分解

2.1 優(yōu)化分解工具

利用Microsoft 公司的Office 專(zhuān)用辦公軟件——項(xiàng)目管理軟件Microsoft Project 2012，協(xié)助進(jìn)行相關(guān)工作/活動(dòng)的優(yōu)化分解。Microsoft Project 2012 具有靈活性高、實(shí)用性廣與功能性多等特點(diǎn)，是全球范圍內(nèi)應(yīng)用最為廣泛、以項(xiàng)目進(jìn)展計(jì)劃跟蹤為核心的項(xiàng)目管理軟件之一。它能幫助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目執(zhí)行的合理策劃、提高資源利用率，并能進(jìn)行項(xiàng)目相關(guān)日程事項(xiàng)安排、項(xiàng)目進(jìn)展跟蹤管理，協(xié)調(diào)各方面資源調(diào)配等工作。

2.2 綜合管理工作范圍和業(yè)務(wù)關(guān)系

C 公司P 中心綜合管理室的工作職責(zé)是：負(fù)責(zé)中心日常行政事務(wù)管理工作；負(fù)責(zé)中心生產(chǎn)、研發(fā)項(xiàng)目各項(xiàng)計(jì)劃與預(yù)算的編制和調(diào)整，負(fù)責(zé)中心生產(chǎn)、研發(fā)項(xiàng)目實(shí)施的檢查、監(jiān)督、考核和總結(jié)；負(fù)責(zé)中心設(shè)備與設(shè)施維修、保養(yǎng)、盤(pán)點(diǎn)等管理工作；負(fù)責(zé)中心設(shè)備、材料等采購(gòu)與計(jì)劃管理工作；負(fù)責(zé)中心成果與知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理，編制知識(shí)產(chǎn)權(quán)和成果申報(bào)計(jì)劃并監(jiān)督實(shí)施；負(fù)責(zé)組織開(kāi)展中心業(yè)務(wù)相關(guān)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)、售后服務(wù)等工作；負(fù)責(zé)質(zhì)量控制、安全生產(chǎn)、環(huán)保、職業(yè)健康安全、標(biāo)準(zhǔn)化、計(jì)量、輻射安全、經(jīng)驗(yàn)反饋等管理工作；負(fù)責(zé)實(shí)施質(zhì)量檢驗(yàn)、驗(yàn)證試驗(yàn)、測(cè)試以及質(zhì)量控制監(jiān)督等質(zhì)量驗(yàn)證活動(dòng)（圖1）。

C 公司P 中心綜合管理室的綜合管理事務(wù)工作范圍如圖2 所示。根據(jù)綜合管理室的工作范圍，綜合管理室工作與上級(jí)職能部門(mén)接口的有9個(gè)，包含有20 多項(xiàng)直間接工作事務(wù)的信息傳達(dá)溝通以及處理等，18 項(xiàng)工作專(zhuān)業(yè)職能方向?qū)?yīng)18 個(gè)工作崗位。目前綜合管理室是由6個(gè)工作人員承擔(dān)這18 個(gè)工作崗位職責(zé)和1 位科室領(lǐng)導(dǎo)主管。

2.3 采用WBS 的綜合管理工作優(yōu)化分解

只有對(duì)綜合管理的工作職能進(jìn)行詳細(xì)確定，才能對(duì)綜合管理工作進(jìn)行準(zhǔn)確的工作范圍和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的優(yōu)化分解。圖3 是C 公司P 中心的綜合管理室日常最主要的綜合管理工作事務(wù)WBS 分解結(jié)構(gòu)，主要優(yōu)化分解為計(jì)劃與項(xiàng)目管理、行政管理、設(shè)備與設(shè)施管理、質(zhì)控安全管理4 大類(lèi)、36 分類(lèi)、188 項(xiàng)的四級(jí)結(jié)構(gòu)。

為了能清晰地顯示已確定的最小項(xiàng)目單元——工作包的可交付成果、以及綜合管理室與相關(guān)各個(gè)職能部門(mén)的接口關(guān)系，將圖3的綜合管理業(yè)務(wù)關(guān)系應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件Microsoft Project2012，把各種專(zhuān)業(yè)職能工作在整個(gè)綜合管理工作事務(wù)中的位置、組成、接口職能部門(mén)和可提供成果/服務(wù)等情況用圖直接表示（圖4）。其中，第一列為“標(biāo)記碼”；第二列為“編碼”，即WBS 編碼；第三列為“任務(wù)分解元素”，即包含在綜合管理工作中的全部工作任務(wù)要素；第四列為“接口單位”，即為單個(gè)工作任務(wù)要素所對(duì)應(yīng)的相關(guān)接口職能部門(mén)；第五列為“可提供成果/服務(wù)”，即為單個(gè)工作任務(wù)要素最終應(yīng)實(shí)現(xiàn)的任務(wù)目標(biāo)、產(chǎn)品、成果或提供的服務(wù)。

圖3 綜合管理工作事務(wù)優(yōu)化分解結(jié)構(gòu)

3 綜合管理工作應(yīng)用WBS 優(yōu)化分解與常規(guī)工作方式的比較

綜合管理應(yīng)用WBS 工作優(yōu)化分解，借鑒現(xiàn)代項(xiàng)目管理的概念，根據(jù)綜合管理工作要求和組織結(jié)構(gòu)，按照綜合管理工作的職能職責(zé)要求，明確綜合管理的工作范圍和目標(biāo)，運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，清晰地表示出綜合管理工作的任務(wù)構(gòu)成、接口職能部門(mén)以及可提供成果/服務(wù)。綜合管理工作應(yīng)用WBS 優(yōu)化分解與常規(guī)的管理工作方式對(duì)比在明確工作崗位職責(zé)范圍、提高工作效率、改善資源利用率以及在接口交互性等方面進(jìn)行增強(qiáng)和完善（表1），并能滿足更加有效的制定工作計(jì)劃、實(shí)施組織、跟蹤工作進(jìn)展、降費(fèi)增效的目的，是對(duì)綜合管理工作模式進(jìn)行革新的一種有意義摸索踐行的研究。

圖4 綜合管理工作優(yōu)化分解結(jié)構(gòu)（部分）

表1 綜合管理工作應(yīng)用WBS 優(yōu)化分解與常規(guī)工作方式的比較

4 結(jié)語(yǔ)

C 公司P 中心為提高部門(mén)管理工作效率，主動(dòng)積極運(yùn)用項(xiàng)目管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件工具，彌補(bǔ)日常管理缺陷，突破管理瓶頸難題。P 中心開(kāi)創(chuàng)性引入運(yùn)用Microsoft Project 2012 軟件的WBS 工具進(jìn)行工作任務(wù)優(yōu)化分解，是Microsoft Project 2012軟件在該中心綜合管理事務(wù)中的初次應(yīng)用，是對(duì)管理工作方式進(jìn)行探索式革新和試驗(yàn)，為P 中心推動(dòng)精細(xì)化管理，提高綜合管理工作服務(wù)質(zhì)量和工作效率奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。P 中心將以此為基點(diǎn)，循序漸進(jìn)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)該中心全方面應(yīng)用項(xiàng)目管理理念和專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目管理軟件等在項(xiàng)目進(jìn)度控制、降費(fèi)增效、質(zhì)量安全過(guò)程監(jiān)督控制、設(shè)備設(shè)施維護(hù)管理、人力資源管理等各方面。