張亞楠

(徐州工程學(xué)院管理工程學(xué)院 江蘇徐州 221006)

通過(guò)對(duì)高校教學(xué)檔案的管理水平進(jìn)行分析評(píng)價(jià)可以看出高校整體管理水平的高低，規(guī)范化管理下的高校教學(xué)檔案更加有助于高校各項(xiàng)工作水平的提高，也對(duì)教育改革、教學(xué)改革的開(kāi)展起到一定的促進(jìn)作用。但是目前我國(guó)高校教學(xué)檔案的管理仍然存在著許多問(wèn)題，不但使檔案更加難以利用，而且也使教學(xué)檔案管理的水平受到影響、因此高校需要對(duì)這一部分工作高度重視，從多個(gè)角度進(jìn)行改進(jìn)，促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理不斷完善。

1 對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的重要意義

教學(xué)檔案通常包括多種重要材料，比如教學(xué)管理類(lèi)文件、教師業(yè)務(wù)以及學(xué)生學(xué)籍資料、評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量的材料等，這些材料都是教師在教學(xué)管理以及教學(xué)實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)而成，因此具有一定的參考價(jià)值，其重要性不言而喻，因此對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的意義重大[1]。

第一，通過(guò)教學(xué)檔案的建立，高校在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)中可對(duì)各項(xiàng)教學(xué)內(nèi)容以及教學(xué)管理進(jìn)行參考，并對(duì)教學(xué)過(guò)程進(jìn)行分析和判斷，使相關(guān)工作人員能夠得到更加準(zhǔn)確的判斷以及科學(xué)的決策，教學(xué)工作開(kāi)展得也會(huì)更加有序。因此高校教學(xué)檔案工作對(duì)高校教學(xué)水平以及質(zhì)量的提高起到至關(guān)重要的作用。

第二，學(xué)籍檔案對(duì)于學(xué)生來(lái)講，至關(guān)重要，將學(xué)生在校生活的所有歷程進(jìn)行詳盡記錄，檔案材料直接影響學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)、深造等相關(guān)事項(xiàng)。紙質(zhì)檔案資料的保管形式存在很多弊端，一方面學(xué)生學(xué)籍檔案存量大，另一方面檔案查找起來(lái)也很繁瑣，因此，高校檔案規(guī)范化管理與學(xué)生學(xué)籍檔案管理息息相關(guān)。

2 高校檔案管理目前亟待解決的問(wèn)題及現(xiàn)狀

在我國(guó)高等教育事業(yè)不斷發(fā)展的今天，各大高校的規(guī)模在不斷發(fā)展壯大，教育層次以及形式呈現(xiàn)出多樣化發(fā)展的態(tài)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理工作越來(lái)越復(fù)雜且變化多端，因此對(duì)高校來(lái)講其管理制度的要求也越來(lái)越高，隊(duì)伍建設(shè)等方面同樣有著全新的要求以及標(biāo)準(zhǔn)[2]。目前高校檔案管理工作存在幾項(xiàng)亟待解決的問(wèn)題，主要包括以下3個(gè)方面。

2.1 教務(wù)管理人員需要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

第一，通常在我國(guó)高校教務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，所有的教務(wù)人員都是直接接觸到教學(xué)檔案的第一人，教務(wù)人員對(duì)待教學(xué)檔案管理是否重視可以直接決定教學(xué)檔案能否在管理過(guò)程中按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，確保在收集教學(xué)檔案過(guò)程、整理教學(xué)檔案過(guò)程、移交教學(xué)檔案過(guò)程中能夠按照規(guī)定準(zhǔn)確無(wú)誤進(jìn)行。但是現(xiàn)階段的教學(xué)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，有一部分教務(wù)人員的工作重點(diǎn)在教學(xué)工作以及科研工作上，并沒(méi)有對(duì)教學(xué)檔案產(chǎn)生過(guò)多的重視，因此出現(xiàn)許多原始教學(xué)檔案的相關(guān)資料沒(méi)有及時(shí)得到歸檔。除此之外，由于教學(xué)檔案的工作量比較大，而教務(wù)工作人員往往精力有限，無(wú)法對(duì)檔案材料進(jìn)行主動(dòng)收集、對(duì)拓寬檔案材料收集范圍更是存在一定難度，因此導(dǎo)致檔案收集局限性情況的發(fā)生。

第二，常規(guī)的教學(xué)檔案管理應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職人員，并且配備相關(guān)完善的設(shè)備以及工具。但是由于目前很多高校針對(duì)檔案管理的重視程度較低，因此對(duì)專(zhuān)職人員、相關(guān)經(jīng)費(fèi)及設(shè)備等物料的配備并不充足，由于缺少對(duì)教學(xué)檔案管理的良好政策扶持，資金的短缺，導(dǎo)致管理制度遲遲得不到完善。

第三，在某些高校當(dāng)中，很多部門(mén)的教學(xué)人員或科研人員對(duì)檔案管理的意識(shí)較為薄弱，或認(rèn)為自己的教學(xué)資料以及學(xué)術(shù)成果應(yīng)為個(gè)人所用，因此在工作過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)將其交至檔案室作為留檔資料進(jìn)行保管，最終導(dǎo)致檔案收集的不夠完整連續(xù)，對(duì)教學(xué)規(guī)范性文獻(xiàn)的形成造成一定影響[3]。

2.2 需對(duì)教學(xué)檔案管理專(zhuān)業(yè)化程度進(jìn)行提高

第一，高校的教學(xué)檔案管理工作屬于一種較為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)性工作，此項(xiàng)工作并不像教學(xué)或科研一類(lèi)的部門(mén)，在短期就可以產(chǎn)生一定的效益，而是需要長(zhǎng)期的積累才能實(shí)現(xiàn)，因此高校管理部門(mén)往往會(huì)對(duì)檔案管理工作不夠重視，并且沒(méi)有對(duì)其投入過(guò)多的資金進(jìn)行建設(shè)，很多檔案管理部門(mén)都不具備重要的基礎(chǔ)性硬件設(shè)施，甚至還有一些高校并未配備檔案館，更無(wú)法去談檔案規(guī)范制度如何落實(shí)的問(wèn)題。

第二，教學(xué)工作對(duì)于高校來(lái)講極為重要，同時(shí)也是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，因此對(duì)教學(xué)檔案管理工作的加強(qiáng)非常有必要，“教學(xué)檔案管理”顧名思義，重點(diǎn)在管理上，但是所謂管理并不僅僅是單純地將所有教學(xué)檔案收集到一起，或分門(mén)別類(lèi)擺放好就代表管理工作已經(jīng)完成，事實(shí)上教學(xué)檔案管理的過(guò)程專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)。而目前許多高校的檔案管理都會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料亂堆亂放，教學(xué)檔案不連貫，中間有缺失等情況發(fā)生。

第三，目前很多高校的教學(xué)部門(mén)都缺少專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案管理人才，普遍都是由行政部門(mén)的相關(guān)人員同時(shí)負(fù)責(zé)，但是由于行政人員大多沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本常識(shí)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)都不夠了解，因此教學(xué)檔案歸檔不夠科學(xué)合理，無(wú)法得到有效利用；另外還有一些行政人員由于身兼多職，在本職工作繁忙時(shí)常常容易忽略檔案管理的工作，因此出現(xiàn)教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)或有缺失的情況發(fā)生，對(duì)規(guī)范化管理高校教學(xué)檔案產(chǎn)生一定的影響。

2.3 需提升教學(xué)檔案利用率

第一，雖然現(xiàn)在很多高校中都設(shè)置了檔案室，但是很多高校對(duì)教學(xué)檔案的利用率卻很低，一般情況下都是在學(xué)生需要開(kāi)具各種檔案或相關(guān)證明材料中才能夠運(yùn)用到，使學(xué)生就業(yè)、學(xué)歷認(rèn)證等需求可以得到滿(mǎn)足，但是真正的教學(xué)檔案價(jià)值卻沒(méi)有得到更好的發(fā)揮[4]。

第二，現(xiàn)階段仍然有許多高校采用傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法，檔案內(nèi)容在紙張中進(jìn)行體現(xiàn)和記錄，當(dāng)有需要時(shí)采用翻閱紙質(zhì)資料的方式進(jìn)行查詢(xún)，但是由于紙張的特殊性，長(zhǎng)期翻閱會(huì)導(dǎo)致紙張出現(xiàn)破損等問(wèn)題，對(duì)教學(xué)檔案理想化的重復(fù)使用造成影響，同時(shí)也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正價(jià)值和意義。

第三，在對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行查找的過(guò)程中，很多高校仍然需要采取人工查找的方式，這種傳統(tǒng)查找方式費(fèi)事費(fèi)力，一旦缺少詳細(xì)的檢索目錄，將會(huì)使查找教學(xué)資料的過(guò)程極度困難，同樣對(duì)教學(xué)檔案的利用率造成了一定的影響。

3 對(duì)高校教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑

3.1 將教學(xué)檔案管理制度進(jìn)行完善

為了讓高校教學(xué)檔案管理工作能加正規(guī)化、制度化，真正步入正軌，需要對(duì)具體的檔案管理工作行為進(jìn)行嚴(yán)格制度的制定及完善，使相關(guān)人員在經(jīng)歷檔案管理工作過(guò)程更加有章法、有條理，具體完善方式有以下幾種。

第一，由于教學(xué)檔案涉及到的內(nèi)容非常廣泛，而且來(lái)源有很多種，因此對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確，并且確定教學(xué)檔案的保存要求。在參照我國(guó)相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)各大高校教學(xué)管理的實(shí)際情況不同，確定其歸檔檔案的范圍，進(jìn)一步減少文件材料出現(xiàn)不歸檔、歸檔有遺漏、歸檔出現(xiàn)重復(fù)等問(wèn)題的發(fā)生，使教學(xué)檔案更加完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。另外對(duì)需要?dú)w檔保存的教學(xué)檔案同樣也有一定的要求，例如教學(xué)檔案中的圖片或必須清晰、切勿模糊等。同時(shí)將符合標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)檔案裝訂成冊(cè)，使其能夠進(jìn)行長(zhǎng)期保存，同時(shí)也能夠方便查閱。最終按照學(xué)年度的排列方式進(jìn)行存檔，需要注意的是，教學(xué)檔案材料必須保持及時(shí)收集、整理的原則和習(xí)慣，使檔案管理工作最終形成定期的自檢、自評(píng)、及時(shí)整改的管理模式，對(duì)教學(xué)檔案日常管理起到重要價(jià)值和意義。

第二，應(yīng)當(dāng)對(duì)高校教學(xué)檔案管理人員的崗位職責(zé)及工作范圍進(jìn)行明確，并且應(yīng)當(dāng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，該崗位的工作人員需要具備高度責(zé)任感以及積極的工作態(tài)度，同時(shí)在建立工作制度過(guò)程中，組織者應(yīng)當(dāng)由高校學(xué)院分管的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)，擬定者應(yīng)當(dāng)由高校學(xué)院檔案辦公室負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更加科學(xué)和專(zhuān)業(yè)，另外通過(guò)落實(shí)高校教學(xué)檔案管理制度，可以使該崗位的工作人員能夠明確自身職責(zé)都有哪些，不但能夠起到一定的約束作用，還能夠在工作過(guò)程中有據(jù)可查并按照規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行。

第三，由于教學(xué)檔案種類(lèi)非常多，因此相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)管理對(duì)象的特點(diǎn)不同采取分類(lèi)管理形式，通常來(lái)講高校的教學(xué)檔案共計(jì)分為三種類(lèi)型，第一種類(lèi)型為教學(xué)建設(shè)類(lèi)，其中主要包含教學(xué)教材、教學(xué)課程、教學(xué)檔案、學(xué)生實(shí)習(xí)相關(guān)檔案、教學(xué)工作指導(dǎo)文件、教學(xué)相關(guān)制度、學(xué)校下發(fā)的各項(xiàng)文件細(xì)則、教務(wù)處下發(fā)的各項(xiàng)文件細(xì)則、教學(xué)相關(guān)規(guī)章制度、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃及總結(jié)、大型會(huì)議或重要會(huì)議記錄的原件等；第二種類(lèi)型為教學(xué)管理類(lèi)，其中主要包含教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、考試計(jì)劃、考試安排、課程表等，主要集中在教學(xué)過(guò)程的檔案；第三種類(lèi)型為教學(xué)成果類(lèi)，其中主要包含教學(xué)成果、畢業(yè)論文等。將檔案采取不同的分類(lèi)管理形式可以使教學(xué)檔案管理工作更加規(guī)范，并且能夠使教學(xué)檔案資料從收集到整理，再到保管和查閱的流程更加制度化，使檔案資料的保管更加系統(tǒng)連續(xù)，減少檔案資料遺漏或不易查找的問(wèn)題發(fā)生[5]。

3.2 將檔案管理人員的綜合水平進(jìn)行提高

第一，從提升檔案管理人員思想素質(zhì)的角度出發(fā)，培養(yǎng)其具備良好的愛(ài)崗敬業(yè)精神，勇于奉獻(xiàn)的熱情。特別是很多檔案資料屬于保密性質(zhì)的文件，需要重點(diǎn)保管，不得在文件上隨機(jī)涂抹改動(dòng)，因此相關(guān)檔案管理需要具備較高的思想素質(zhì)，這也是對(duì)高校教學(xué)檔案管理人員提出的重點(diǎn)要求，此外還應(yīng)當(dāng)在工作過(guò)程中不斷地創(chuàng)新，使教學(xué)檔案管理工作更加完善。

第二，面對(duì)高校教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)要求，為了能夠更快地適應(yīng)，需要指導(dǎo)高校教學(xué)檔案管理人員不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)水平以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)在高校檔案中，教學(xué)檔案是其中的一項(xiàng)重要組成部分，隨著教學(xué)改革的不斷深入，現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，使高校教學(xué)檔案管理工作的要求更高，因此為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，相關(guān)管理工作人員應(yīng)當(dāng)與其他院校相關(guān)部門(mén)的人員多加溝通，共同學(xué)習(xí)成長(zhǎng)。

4 結(jié)語(yǔ)

在高校教學(xué)管理過(guò)程中，教學(xué)檔案管理占據(jù)著非常重要的地位，但是目前我國(guó)高校的教學(xué)檔案管理水平仍然需要進(jìn)一步提高，為了更好地將教學(xué)檔案規(guī)范化管理，需要相關(guān)管理人員從自身角度出發(fā)，不斷完善自我，還應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，聯(lián)合信息化技術(shù)進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案在高校教學(xué)工作開(kāi)展過(guò)程中更好發(fā)揮其價(jià)值。