倪濤

摘 要：醫(yī)院的檔案庫與數(shù)據(jù)庫中記載有醫(yī)院在發(fā)展、科研、醫(yī)護(hù)工作者信息與患者信息等各個(gè)方面的信息數(shù)據(jù)。對(duì)于醫(yī)院檔案的管理工作也是醫(yī)院在管理中的一項(xiàng)重要工作，目前PDCA循環(huán)理論應(yīng)用在管理中已經(jīng)見到了顯著的成效，在醫(yī)院的檔案管理中也可以應(yīng)用進(jìn)來。本文對(duì)醫(yī)院檔案管理當(dāng)中存在的一些問題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)應(yīng)用PDCA循環(huán)理論的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;PDCA循環(huán)理論;醫(yī)療檔案

前言：PDCA循環(huán)理論中的四個(gè)字母分別代表了計(jì)劃（plan）、實(shí)施（do）、檢查（check）、總結(jié)（action）。這是一個(gè)完整的管理流程，具有周而復(fù)始的特點(diǎn)，能夠?qū)n案與信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更加系統(tǒng)的全面管理。在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用PDCA循環(huán)，使檔案管理工作中暴露出的問題被不斷發(fā)現(xiàn)和解決，然后保留相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，這對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，提升醫(yī)院管理工作的內(nèi)在質(zhì)量來說，具有重要的作用。

一、PDCA循環(huán)理念綜述

1.PDCA循環(huán)的含義

PDCA循環(huán)理論是由“PDS循環(huán)”管理模型進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化與完善后最終確立的一種管理模式，由于這種管理理論的提出者是美國(guó)的管理學(xué)家戴明，這種具有循環(huán)特性的管理模式也被稱作“戴明環(huán)”。目前，PDCA循環(huán)理論已經(jīng)廣泛地應(yīng)用在各類企業(yè)的管理工作中，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化管理和管理質(zhì)量的提升都有顯著的效果。在管理應(yīng)用的實(shí)踐中，使用PDCA循環(huán)理論能夠有效地將單位的管理水平提升上來，它具有一套完整的內(nèi)在管理體系，能夠在管理過程中有序地進(jìn)行循環(huán)，獲得階梯式提升的良好效果。在醫(yī)院及逆行醫(yī)療檔案管理的過程中也可以充分將這種管理模式應(yīng)用進(jìn)來，幫助醫(yī)院優(yōu)化自身的管理體系，對(duì)管理流程進(jìn)行補(bǔ)充和完善，提升醫(yī)療檔案在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)與開展工作中的便利程度。引用PDCA循環(huán)理論對(duì)于醫(yī)院的資源整合以及科學(xué)的分析和管理也有著重要意義，主要體現(xiàn)在醫(yī)療檔案架構(gòu)的逐漸完善中，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層而言，有了完整的檔案管理結(jié)構(gòu)也能提高決策的準(zhǔn)確度和科學(xué)性[1]。

2.PDCA循環(huán)理論內(nèi)涵

PDCA循環(huán)理論的內(nèi)涵體現(xiàn)在它的四個(gè)實(shí)施階段中，具體順序是先對(duì)管理進(jìn)行計(jì)劃，然后落實(shí)到運(yùn)行流程中，再對(duì)實(shí)施管理的過程進(jìn)行檢查，最后將管理中可能存在的問題進(jìn)行分析整理與總結(jié)。在這過程中PDCA循環(huán)理論的科學(xué)性與理論優(yōu)勢(shì)得到了充分的體現(xiàn)，它是一個(gè)連續(xù)且不斷循環(huán)的過程，從檢查到整理不斷循環(huán)往復(fù)，最終將管理不斷完善，這種管理模式遵循一個(gè)固定的軌跡。

計(jì)劃指的是在這一階段的工作中如何制定管理目標(biāo)，在現(xiàn)有的發(fā)展環(huán)境中如何對(duì)這一階段的管理工作進(jìn)行規(guī)定，計(jì)劃階段既是一個(gè)循環(huán)的開始，又是對(duì)上一個(gè)循環(huán)的延續(xù)。執(zhí)行階段則是對(duì)計(jì)劃階段中提出的管理目標(biāo)執(zhí)行工作的過程，是按照計(jì)劃將管理工作落實(shí)下去的階段。檢查是在一階段的檔案管理工作完成后進(jìn)行查漏補(bǔ)缺的流程，這一階段中要進(jìn)行具有系統(tǒng)性和有目的性的檢查，針對(duì)重要數(shù)據(jù)和復(fù)雜的信息進(jìn)行更加具有針對(duì)性的檢查，將運(yùn)行中存在的問題統(tǒng)一整合，發(fā)送到下一個(gè)階段，也就是處理階段。在處理階段的工作中，要對(duì)上幾個(gè)階段中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行統(tǒng)一的處理和解決，并對(duì)下一階段的計(jì)劃做出調(diào)整[2]。

3.PDCA管理法的意義

在過去的醫(yī)療檔案管理流程中，許多檔案所需信息無法在第一時(shí)間進(jìn)行整合與系統(tǒng)地回收，醫(yī)院中的檔案分析工作效率低下，歸檔與上架分析質(zhì)量也得不到有效的保障。而應(yīng)用PDCA循環(huán)理論到管理流程中可以有效解決這個(gè)問題，檔案管理的流程變得更加順暢，管理的效率與質(zhì)量都能得到相應(yīng)的提升，對(duì)于各類信息的錄入速度也能得到提升，數(shù)據(jù)獲取的流程變得更加清晰，及時(shí)性也得到了保證。大部分的檔案整理工作能夠在當(dāng)天完成，對(duì)醫(yī)院中其他各項(xiàng)工作的快速響應(yīng)也提供了檔案和數(shù)據(jù)的支撐，因此也能降低醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生概率，對(duì)于醫(yī)療失誤發(fā)生的可能性也有降低的作用。

4.PDCA循環(huán)的應(yīng)用價(jià)值分析

醫(yī)護(hù)工作者需要有較高的專業(yè)性，醫(yī)院自身也屬于特殊服務(wù)行列，在醫(yī)院的檔案管理中存在著大量專業(yè)的科研數(shù)據(jù)與患者的個(gè)人信息數(shù)據(jù)，醫(yī)院中使用的各類設(shè)備及藥品等的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)都包含在檔案管理的范疇中，這樣大量的數(shù)據(jù)要處理起來是十分復(fù)雜的嗎，檔案分析的工作存在很大難度。但是應(yīng)用PDCA循環(huán)理論能夠使檔案管理過程中的發(fā)現(xiàn)問題速度得到提高，相應(yīng)地解決問題的能力就得到了增強(qiáng)。且由于PDCA循環(huán)是一個(gè)不斷重復(fù)的過程，能夠在醫(yī)院長(zhǎng)久的發(fā)展過程中，使檔案管理工作不斷完善。在完成每一次循環(huán)以后，醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量就上升一些，在這樣的過程中醫(yī)院對(duì)于檔案信息的管理能力不斷被完善。所以，它能夠促使醫(yī)院的檔案工作不斷創(chuàng)新，與時(shí)代的發(fā)展變化相符合，不斷解決問題，以實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。除此之外，PDCA循環(huán)的可操作性較高，資源的檔案管理工作中能夠得到過分的應(yīng)用。這是由于它在設(shè)定目標(biāo)時(shí)，具有幾個(gè)明顯的特征，比如明確性、實(shí)際性、時(shí)限性與可衡量性，并且PDCA循環(huán)并不是在一次循環(huán)周期中改善所有問題，而是在不斷重復(fù)的過程中發(fā)現(xiàn)問題，逐步解決問題，這也使得PDCA循環(huán)模式在醫(yī)院檔案管理工作中能夠更加長(zhǎng)久地得到應(yīng)用，并在應(yīng)用的過程中有效地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升[3]。

二、醫(yī)療檔案管理中存在的問題

1.檔案儲(chǔ)存問題

病患的病例中存在許多圖片信息，設(shè)備與藥品中存在許多數(shù)據(jù)信息，這使得醫(yī)院中的檔案管理是對(duì)多種不同類型信息的整合。但許多醫(yī)院在檔案管理過程中對(duì)數(shù)據(jù)的分類處理與整合并不規(guī)范，對(duì)檔案的管理方式也缺乏科學(xué)性。這就使得許多數(shù)據(jù)以不同格式共處在檔案庫中，加大了查找與應(yīng)用的難度。同時(shí)也使得檔案的準(zhǔn)確性與時(shí)效性不能得到保障，為醫(yī)院的管理工作帶來了不少麻煩。

2.檔案調(diào)用問題

目前來看，大部分醫(yī)院在檔案管理過程中已經(jīng)應(yīng)用了信息技術(shù)手段，幫助醫(yī)護(hù)工作者進(jìn)行更加高效的檔案提取與查找，但在實(shí)際工作的過程中仍然有不少醫(yī)護(hù)工作者更傾向于使用傳統(tǒng)的檢索與查找模式，缺乏專業(yè)指導(dǎo)使得他們的檔案調(diào)取速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上檔案需要的緊急程度，對(duì)醫(yī)院工作的開展造成了阻礙[4]。

3.垃圾數(shù)據(jù)過多

醫(yī)院的檔案庫由于吸納的檔案數(shù)據(jù)信息種類過多，分類又不夠明確，常常導(dǎo)致無用的垃圾信息和過時(shí)的不再適用的信息與有用的信息混合存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫與檔案庫中，不僅占用了有限的空間，也影響著檔案數(shù)據(jù)庫的良好運(yùn)行。人為操作的不規(guī)范舉動(dòng)也是造成垃圾信息過多的一大重要因素。垃圾數(shù)據(jù)與新數(shù)據(jù)混合存儲(chǔ)為檢索和調(diào)取檔案增添了不少麻煩。

4.安全系數(shù)不足

在許多醫(yī)院的檔案系統(tǒng)中都存在安全系數(shù)不足的問題，這也和醫(yī)院開始使用信息化的管理手段存在一定的關(guān)系。大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理中忽視了防火墻和安全手段的應(yīng)用，僅靠計(jì)算機(jī)完成醫(yī)療信息分析工作帶來的一大弊端就體現(xiàn)在信息數(shù)據(jù)的安全性得不到保障上。大部分使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案歸納的醫(yī)院使用的管理系統(tǒng)存在老舊、長(zhǎng)時(shí)間未進(jìn)行更新與維修的問題這使醫(yī)院自身的檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)時(shí)間暴露在危險(xiǎn)的環(huán)境之中，甚至部分醫(yī)院完全不注意信息安全保護(hù)工作，使得醫(yī)護(hù)人員和患者的個(gè)人信息出現(xiàn)泄露，檔案管理的效率也有所下降。

三、在醫(yī)療檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)的策略

1.計(jì)劃階段（Plan階段）

這一階段中要求醫(yī)院對(duì)檔案的整理與管理進(jìn)行科學(xué)的制度規(guī)定，關(guān)于如何收集信息、如何整合信息，對(duì)數(shù)據(jù)和圖像進(jìn)行什么樣的分類等進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，將科研的檔案數(shù)據(jù)與其他工作的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行明顯的區(qū)分，哪些信息需要詳細(xì)記錄，哪些需要簡(jiǎn)要整合，以及各類信息的存儲(chǔ)處理優(yōu)先級(jí)都是計(jì)劃階段需要完成的工作。以醫(yī)院中進(jìn)行某項(xiàng)科研活動(dòng)時(shí)的檔案歸納為例，科研活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)被記錄在案，包括科研的調(diào)查階段、試驗(yàn)階段、成果階段等，這些過程中成功或失敗的數(shù)據(jù)記錄不僅要保存原件還要有復(fù)制件，具體如何進(jìn)行收納和整理就是計(jì)劃階段要做好的工作之一。

在醫(yī)院檔案管理的全過程中，對(duì)信息的收集是整合信息的前提，要將這一環(huán)節(jié)看做管理工作中的核心環(huán)節(jié)，對(duì)檔案的歸納與匯集范圍要進(jìn)行明確，這樣才能確保檔案管理的內(nèi)在基礎(chǔ)不受擾亂。

在這一階段中的具體工作流程可以再度細(xì)化為三個(gè)部分。第一是對(duì)歸檔方案的制定，要進(jìn)行明確的具有可行性的歸檔模式劃分，要對(duì)信息數(shù)據(jù)的種類與各自的特點(diǎn)進(jìn)行明確，確保在實(shí)際的信息采集與歸檔工作中各部門能夠協(xié)同合作。第二是對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集與整理，在這部分工作中需要工作人員將收集得到的數(shù)據(jù)信息根據(jù)實(shí)際的指導(dǎo)方法進(jìn)行合理地歸檔收納，對(duì)不同科室的信息分門別類地整理。最后，要對(duì)所有信息進(jìn)行更加系統(tǒng)地分類，對(duì)于科研檔案和管理檔案以及一些文書資料都要統(tǒng)計(jì)與分類，并做好清晰的標(biāo)注[5]。

2.執(zhí)行階段（Do階段）

在計(jì)劃確立之后就要應(yīng)用到具體的管理工作中來，計(jì)劃流程的下一步是執(zhí)行流程。在醫(yī)院的檔案管理工作中，要對(duì)計(jì)劃階段中確立好的計(jì)劃進(jìn)行復(fù)盤，并嚴(yán)格執(zhí)行。先前確立好的制度也要嚴(yán)格有效地落到實(shí)處，落實(shí)到工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中。確保每一個(gè)工作人員明白這一階段的工作是什么，怎么做，如何處理以及進(jìn)行更加科學(xué)地反饋和工作提交。在檔案管理過程中要根據(jù)計(jì)劃的制定將檔案中收集到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分類，分類的原則是要有結(jié)構(gòu)性和類別區(qū)分明顯，不應(yīng)出現(xiàn)分類模糊、信息歸類不明確等問題。為了進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理工作，建議相應(yīng)的管理部門要加強(qiáng)員工的檔案管理規(guī)范規(guī)則培訓(xùn)工作，定期組織醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，組織一些相應(yīng)的知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)等，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)水平，使工作人員熟悉掌握科研檔案管理的規(guī)范和流程。

此外在檔案管理的實(shí)施過程中醫(yī)院可以通過頒布一些分類與整合的制度來時(shí)刻提醒工作人員應(yīng)當(dāng)如何工作，例如針對(duì)本院檔案的信息重要性頒布切實(shí)的《保密制度》和《檔案查找與借閱條例》等，對(duì)人員的檔案調(diào)用與查閱進(jìn)行制度上的規(guī)范。醫(yī)院中的信息網(wǎng)絡(luò)安全性也要通過信息技術(shù)手段進(jìn)行切實(shí)的保障，可以引入更加先進(jìn)的防火墻和信息安保系統(tǒng)對(duì)信息與檔案數(shù)據(jù)的安全性進(jìn)行維護(hù)，防止丟失與被不法分子盜用。

3.檢查階段（Check階段）

在將計(jì)劃落實(shí)到管理工作中之后就要進(jìn)行細(xì)致的檢查，通過檢查才能發(fā)現(xiàn)問題并找出解決對(duì)策，可以說檢查工作對(duì)于整個(gè)檔案管理運(yùn)行流程都能起到一種監(jiān)督的作用。尤其PDCA循環(huán)中存在著周而復(fù)始的特性，檢查流程不斷被執(zhí)行，能夠使管理工作被不斷完善不斷優(yōu)化，最終達(dá)到一種螺旋提升的效果。在醫(yī)院中，檔案數(shù)量龐大，檔案中的信息類別多，這些都使得檔案館管理過程中需要并必須有一套完整且科學(xué)的檢查流程。進(jìn)行有效的檢查工作能夠幫助管理者及時(shí)發(fā)展工作中存在的問題，并及時(shí)與其他部門共同商議解決對(duì)策，在檢查過程中，管理者需要將檔案管理中的每一個(gè)流程落實(shí)到個(gè)人，方便進(jìn)行追責(zé)與問責(zé)。

檢查既要有周期地進(jìn)行，也要不定期地隨機(jī)抽查，通過這樣的方式時(shí)刻確保檔案管理的工作行之有效。檔案管理工作中可能存在的數(shù)據(jù)信息不完整、數(shù)據(jù)與實(shí)際有偏差、信息損壞、信息虛假等問題在發(fā)現(xiàn)后要及時(shí)修改或補(bǔ)充，并對(duì)問題發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，力求將問題的解決一步到位。檢查與管理的負(fù)責(zé)人員對(duì)待檢查工作要有責(zé)任心和信念感，不可粗心大意或得過且過，醫(yī)院的管理階層要建立起專業(yè)的檔案信息檢查團(tuán)隊(duì)，確保檢查流程有完善的理論支撐，有科學(xué)可行的具體檢查舉措。

4.處理階段（Action階段）

在這一階段中，對(duì)于上一階段中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的各種問題都要提出切實(shí)的解決辦法，有關(guān)工作人員在檢查后要及時(shí)將結(jié)果反饋到處理中心，對(duì)于存在的問題要統(tǒng)籌分析，進(jìn)行拆解，追根溯源，查清問題的源頭。領(lǐng)導(dǎo)者在對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行全面的分析后不僅要提出切實(shí)的解決方案，也要對(duì)下一階段的計(jì)劃工作進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)。做到按時(shí)限辦理，逐步提升三日歸檔率與當(dāng)日辦理率。

此外，對(duì)于辦公室工作人員，需做好相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)工作，使檔案管理工作更好的銜接于下一個(gè)質(zhì)量循環(huán)當(dāng)中。也要將檔案管理的實(shí)際情況與下一次循環(huán)的內(nèi)容有機(jī)融合，通過內(nèi)自省與問題解決方案的共同討論尋找到計(jì)劃中的完善與改進(jìn)的可能。通過逐級(jí)檢查與反饋上報(bào)將下一階段的管理標(biāo)準(zhǔn)不斷優(yōu)化，綜合提升醫(yī)院在管理方面的效率與質(zhì)量，使醫(yī)院的檔案管理工作逐漸走向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，為醫(yī)院的良好發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

綜上所述，在醫(yī)療檔案的管理過程中，應(yīng)用PDCA循環(huán)理論對(duì)醫(yī)院的檔案管理和數(shù)據(jù)分析整理有著重要的意義，對(duì)醫(yī)院的管理工作提高效率的質(zhì)量起到至關(guān)重要的作用。當(dāng)PDCA循環(huán)出現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作以后，檔案管理工作變得更加規(guī)范化和科學(xué)化能確保醫(yī)院檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展變化趨勢(shì)相符合，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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