解江平

摘要：高校對人事檔案的管理逐漸信息化，相較于以往的紙質(zhì)版檔案資料管理，計算機網(wǎng)絡(luò)化的管理對于效率有了較大的提升。然而在信息化建設(shè)過程中仍然存在一些不足，工作人員對檔案管理的工作態(tài)度不夠端正，管理工作沒有形成一定的規(guī)范，管理不夠科學(xué)化。為了解決這些問題，高校需要對工作人員提高要求，促使人事檔案管理工作更加規(guī)范化，同時增加資金投入提高人事檔案管理的信息化建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案管理;信息化建設(shè)

引言：

如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度飛快，計算機在管理人事檔案時具有較好的準確性，高校在對人事檔案進行管理時，改變了以往的紙質(zhì)版管理方式，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理工作中，使用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行數(shù)字化管理。人事檔案是重要的人才信息資料，需要不斷對其進行科學(xué)有效地管理，利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，從而促進高校的檔案工作效率提升，以滿足高校對人事工作的日常需求。

一、高校人事檔案信息化建設(shè)的必要性

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過使用通信技術(shù)，借助計算機技術(shù)對一切資源進行相互聯(lián)系共享，在網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的規(guī)則下，實現(xiàn)對資源的調(diào)用與管理，在資源共享過程中，工作人員可以對硬件與軟件資源，數(shù)據(jù)資源進行維護，工作具有極大的便利性與高效性，促進了各單位無紙化辦公的發(fā)展。

人事檔案管理是高校工作的一部分，高校在管理人事檔案時，需要改進對人才信息的管理方式。人才管理是學(xué)校工作的重點，人才是學(xué)校的發(fā)展基礎(chǔ)，只有針對每個人的不同特點，對高校的人力資源進行合理分配，充分發(fā)揮不同實力水平人才的最大價值。人事檔案資料是人才的信息資源記錄資料，只有對其進行安全的管理與存儲，建立規(guī)范的管理規(guī)章準則，才能對人才進行調(diào)配與使用。高校的人才質(zhì)量較高，人才的管理更是一項重要的工作，高校的檔案資料信息化管理方式，有利于對人才資料進行信息整合，提高人才使用的效率，為人才的招聘選拔與科學(xué)配置提供科學(xué)的參考標準。在長期的檔案管理實踐中，人事檔案資料管理已經(jīng)變得更加標準化，人才資料已經(jīng)不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)版記錄與保存方式，不會有較多的損壞與丟失現(xiàn)象存在，為人事工作的順利進行提供了方便與保障。制度化檔案管理體系的形成，保證了高校的人力資源管理與安排更加有效進行，對于人事資料的價值最大化有著重要的作用。只有不斷對人事資料的管理進行科學(xué)化策略探索，才能保證高校人事檔案資料的保存與使用處于較高的水平。

高校人事檔案實現(xiàn)信息化管理，是人事檔案發(fā)展的必然要求。檔案本身需要保存時間較長，而且檔案的內(nèi)容較為豐富，材料數(shù)量大種類多，使用人工的方式對資料進行閱讀查找與更新管理，需要消耗巨大的精力與時間，無法滿足人們的日常需求。如今社會進入信息化時代，電子檔案管理應(yīng)運而生，計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，使得檔案信息化管理模式成為主流。高校的人事管理系統(tǒng)是在高校的發(fā)展與運行中形成的，高校在實際運行時需要對職工的個人信息進行登記與變更處理，只有對這些繁雜的信息進行充分開發(fā)利用，通過信息化管理眾多人力資源資料，才能滿足高校的現(xiàn)實需求。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

高校人事檔案沒有形成較為規(guī)范的管理體制，工作人員對于人事檔案管理工作不夠重視，目前高校在管理高校的人事檔案資料時，管理部門數(shù)量較多而且管理單位之間的關(guān)系較為模糊，比如組織管理部門與人事管理部門之間的權(quán)力與職責不夠明確，多頭管理導(dǎo)致管理過程中出現(xiàn)一些難以處理的問題。這種管理模式導(dǎo)致檔案管理體制沒有明顯的進步，檔案管理機構(gòu)之間容易出現(xiàn)沖突，高校作為人才培養(yǎng)的重要領(lǐng)域，對人事檔案的建設(shè)卻不夠?qū)I(yè)，人事檔案的管理是對體系內(nèi)人員資料進行保存記錄與更新，是專門對人事資料進行使用的工作，人事檔案管理不僅僅是檔案部門的工作職責，也是人事部門的工作范圍之內(nèi)的事情，因此在對人事檔案進行規(guī)范化管理時，需要解決多頭管理導(dǎo)致的推卸責任現(xiàn)象，這是高校檔案信息化建設(shè)的重要部分。

高校在檔案管理方面的經(jīng)費投入不夠。在對檔案管理時，需要充足的庫房空間與相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。檔案的數(shù)量巨大且包括各種類型，需要對其進行分門別類，高校的檔案管理設(shè)施設(shè)備較為簡陋，庫房的環(huán)境與衛(wèi)生堪憂，很少有人對庫房進行管理與打掃，有的學(xué)校的檔案室只有幾臺配置較為落后的電子設(shè)備，沒有更多的設(shè)備，沒有人事檔案管理系統(tǒng)，檔案的信息化程度較低，很難滿足人們對于檔案使用的需求。

人事檔案管理工作人員水平較為一般。大部分管理人員不是全職工作，而且一般受教育水平較低，不夠?qū)I(yè)，對于檔案管理的知識不夠了解，缺乏專業(yè)知識的指導(dǎo)，有的甚至沒有掌握基礎(chǔ)的電腦知識，無法對電腦進行基本操作，不會對信息進行檢索與查找，對于掃描儀復(fù)印機等設(shè)備的使用更是生疏，不會制作數(shù)字資料。高校檔案管理人員需要對信息技術(shù)進行學(xué)習(xí)，結(jié)合檔案管理的理論知識，將檔案管理工作進行數(shù)字化與信息化。

三、加強高校人事檔案信息化建設(shè)的建議

需要對規(guī)范高校人事檔案管理體制，統(tǒng)一高校人事檔案信息化建設(shè)標準。高校檔案在高校日常運行過程中有著重要的作用，在學(xué)校的招生，教師的教學(xué)，師生的科研與學(xué)校的管理方面都有著重要的參考與指導(dǎo)意義，由于現(xiàn)存的檔案管理存在多頭管理與權(quán)責不明的情況，管理方式較為分散不夠規(guī)范，管理人員的意識較為薄弱，檔案管理效率較低，高校的信息化進程速度較慢，在對學(xué)校的檔案管理進行完善時，需要根據(jù)國家的需要與高校檔案管理的特點，制定專門的規(guī)章制度，確立好不同部門的權(quán)力與職責具體細則，建立科學(xué)合理的管理體制，同時確立專門的機構(gòu)，取消多頭管理機制，避免產(chǎn)生沖突。需要對信息化建設(shè)的管理增加強度，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，對整體進行系統(tǒng)化管理，建立明確的規(guī)章制度，對信息化建設(shè)進行規(guī)范化科學(xué)化處理。

提高管理檔案人員素質(zhì)水平，積極開展科學(xué)研究。高校的檔案管理不僅對工作人員的管理學(xué)理論知識有要求，還對其計算機網(wǎng)絡(luò)相關(guān)基礎(chǔ)知識有著較高的儲備要求。高校的檔案管理信息化建設(shè)是離不開人工操作的，檔案管理工作人員需要對檔案管理的理論方法進行學(xué)習(xí)與掌握，還要加強對信息技術(shù)理論的積極學(xué)習(xí)，學(xué)校應(yīng)該對工作人員進行培訓(xùn)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)知識，電腦操作使用辦法以及打印機掃描儀的使用方式，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能，提高其對檔案資料的重視程度，同時注重對檔案管理專業(yè)與計算機專業(yè)的復(fù)合型人才進行引入與培養(yǎng)，保證檔案管理人才的質(zhì)量，提升高校檔案管理人才隊伍的整體水平，強化人才隊伍的建設(shè)。另外需要對檔案管理的新方法進行研究，積極實用新型技術(shù)對檔案資料進行保存，對于檔案管理方式進行改進時，需要對檔案存儲介質(zhì)進行材料創(chuàng)新，將紙質(zhì)版保存方式與磁盤光碟保存方式進行更新，使用高效方便的電子介質(zhì)，對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行引入，對檔案數(shù)據(jù)信息進行基礎(chǔ)信息采集，資料的保存與更新。

增加資金預(yù)算的投入，增強檔案信息化建設(shè)水平。檔案資料管理的信息化建設(shè)是高校管理工作的重要方面，是信息化背景的時代要求，在信息化建設(shè)過程中，計算機網(wǎng)絡(luò)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分。高校領(lǐng)導(dǎo)在對高校的各方面進行資金投入規(guī)劃與平衡決策時，要加大對檔案管理工作的資金扶持，加大資金投入，嚴格按照標準進行執(zhí)行。高校需要對相關(guān)設(shè)備進行購入，完善檔案管理的各方面功能，保證檔案管理工作的全面性。并做好日常防護措施，保證檔案管理設(shè)備的正常運行，且保證檔案管理空間的安全性，防止檔案資料的損壞與缺失。

建立安全體系，保證高校檔案信息化建設(shè)的資料安全。信息安全是互聯(lián)網(wǎng)時代的重要方面，是高校進行檔案管理工作的重要任務(wù);增強檔案資料的實用價值發(fā)揮能力，更好地為公眾進行服務(wù)，滿足人員的使用需求，是高校檔案工作的重要目標。因此高校需要對檔案管理建立更好的保障體系，保證檔案資料的使用價值。需要增強工作人員對檔案資料的重視程度，增強其對檔案的保護意識，加強安全操作指導(dǎo)，確保工作人員對于檔案資料的合適保存與處理。

綜上所述，高校在對人事檔案進行管理時，需要形成標準化與規(guī)范化的科學(xué)理論方法，做到與時俱進，加強基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入與建設(shè)，形成成熟完善的保障機制，提高工作人員的檔案管理水平與責任意識，滿足信息化時代對信息化管理的要求。

三、結(jié)束語

只有對高校的人才管理進行信息化建設(shè)，科學(xué)合理的對人力資源資料進行開發(fā)與應(yīng)用，才能提高高校的人才管理效率，實現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。高校人事檔案作為國家檔案的組成部分，需要加強高校人事檔案信息化建設(shè)，運用一種嶄新的檔案信息管理與服務(wù)模式，使高校人事檔案資源管理規(guī)范化、系統(tǒng)化;利用先進的設(shè)備和手段，實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

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