顏學莉

摘 要：SAP作為當前先進的ERP軟件，在眾多單位得到廣泛運用，有效提高了財務管理水平，本文結合筆者參與單位SAP財務模塊上線的工作實踐，闡述了SAP財務模塊（FI）上線的注意點及相關操作，給其他單位相關工作開展提供參考。

關鍵詞：SAP;財務模塊;前期準備

SAP 起源于德國，是目前全世界排名第一的ERP軟件，它代表最先進的管理思想、最優(yōu)秀的軟件設計。超過80%的世界五百強公司使用SAP，其涵蓋企業(yè)管理、財務會計、銷售、采購、業(yè)務伙伴、銀行業(yè)務、物料和庫存管理、生產(chǎn)管理、成本會計、報表等。對企業(yè)的人力資源、物流運輸、銷售服務、交易支付、產(chǎn)品規(guī)格及質量、生產(chǎn)活動、原材料采購、貨物倉儲及庫存管理等全部經(jīng)營活動與環(huán)節(jié)，實施監(jiān)督、分析及管理，形成數(shù)據(jù)化的資源管理系統(tǒng)，為企業(yè)生產(chǎn)、決策、組織運營提供指導及依據(jù)，有利于企業(yè)財務管理質量的提升，有利于企業(yè)資金的合理分配。目前國內很多企業(yè)都已成功上線使用SAP系統(tǒng)，現(xiàn)結合筆者參與SAP財務模塊上線的工作實踐，淺談SAP財務模塊（FI）上線的注意點及相關操作。

一、SAP財務模塊上線前的前提

（1）建立項目組。SAP財務模塊上線前需要建立一個項目組，成員必須是公司主管級別以上的，這樣即熟悉業(yè)務又知曉管理，有利于上線過程中的執(zhí)行和決策。項目組需要對公司的業(yè)務流程進行梳理，涉及多部門的業(yè)務線需要大家溝通交流，準備大量文件幫忙梳理流程、整理和檢查需要的各種數(shù)據(jù)，如有爭議的還需要通過上級決策。

（2）設立時間表。系統(tǒng)上線需要在規(guī)定的時間內進行系統(tǒng)切換，保證公司的業(yè)務和系統(tǒng)能夠順利進行。時間表的制定需要考量公司實際情況，不能為了盡快上線縮短時間，需綜合各方面的因素同時也要預留意外情況發(fā)生的解決時間等，這樣才能在規(guī)定時間內達成目標。

二、SAP財務模塊上線需做好的基礎工作

（1）成本中心（Cost center）建立。成本中心（Cost Center）是管理會計的基本責任單元，可作為企業(yè)內部“部門”。在管理會計中它主要用于成本控制，是每一筆費用的接收者。將公司按照成本中心分割，可以實現(xiàn)對于責任區(qū)域的成本計劃、認定、控制和分攤。成本中心一般根據(jù)企業(yè)內設部門進行設置，也可以按人員設置成本中心，如要單獨分析總經(jīng)理費用，可將其單獨設置成本中心。和其他成本對象相比，成本中心具有比較穩(wěn)定，變化較少的特點。在SAP中一般不通過科目編號來區(qū)分管理費用、銷售費用、制造費用，而是通過“功能范圍”來區(qū)分費用性質。SAP系統(tǒng)是利用成本中心來歸集費用和進行成本核算的，建立成本中心是非常重要的基礎工作，所以在上線初期要設定好各部門的成本中心，成本中心的建立要和組織架構緊密結合起來。建議不要在SAP中建立其他人不成熟的編碼來歸集費用和成本以免出現(xiàn)后期無法修改的局面，利用好SAP自身通過成本中心控制費用的特點即可。

（2）會計科目完善。對于任何的財務數(shù)據(jù)，會計核算是基礎，它的分類和定義尤為重要。由于經(jīng)濟業(yè)務活動的具體內容、規(guī)模大小與業(yè)務繁簡程度等情況不盡相同，在具體設置會計科目時，應考慮其自身特點和具體情況，將每一個會計科目進行定義和明確歸集的是哪些費用，后期進行不斷維護并作為公司會計制度對相關人員進行培訓。會計科目作為向投資者、債權人、企業(yè)經(jīng)營管理者等提供會計信息的重要載體，在設置過程中應努力做到科學、合理、適用。在SAP上線初期整理和維護好會計科目能為后期系統(tǒng)運用打下堅實的基礎，在新舊成員交接過程中也是事半功倍。會計科目在SAP中應有追溯性，不能每年在系統(tǒng)里科目都變化，這樣也不利于查賬同時造成賬目混亂。另外完善的會計科目和清晰的成本中心結合對于預算編制和預算實際對比分析是非常重要的。

（3）審批流設定。在任何系統(tǒng)上線前，都要設定好公司內部審批流，金額大小、具體費用類別等都是制定公司內部審批流程應考慮的因素。如購買原材料，要由需求部門提交采購申請（PR），采購申請需要進行審批后才能流轉到采購部門，采購部門確定好供應商后通過采購申請（PR）生成采購訂單（PO），后期倉庫才能收貨、財務部門才能校驗發(fā)票。

（4）主數(shù)據(jù)維護。SAP主數(shù)據(jù)是支持系統(tǒng)有效運行的備件靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要包括：物料主數(shù)據(jù)、供應商主數(shù)據(jù)、貨源清單、采購信息記錄。此文狹義指供應商主數(shù)據(jù)。供應商主數(shù)據(jù)是SAP運行應付數(shù)據(jù)的基礎，供應商主數(shù)據(jù)需要唯一性，相同的主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中要求有唯一編碼，唯一的描述，避免存在數(shù)據(jù)冗余，方便后期供應商對賬，否則會出現(xiàn)對賬金額不全，應付數(shù)據(jù)有差異。另外不建議在SAP里建立一次性或者臨時供應商賬號，只要和公司發(fā)生業(yè)務，不管是公司還是個人都應建立唯一主數(shù)據(jù)，如果直接進費用及使用過渡科目在后期對賬過程中會產(chǎn)生不必要的時間浪費甚至無法追溯;供應商主數(shù)據(jù)還需要完整性，主數(shù)據(jù)信息保持完整，要能夠滿足相關部門的業(yè)務運作需求，如果公司不斷擴大、有機會存在SAP和銀行系統(tǒng)鏈接，在SAP執(zhí)行自動付款后，經(jīng)過領導層級授權銀行系統(tǒng)可劃轉款項至系統(tǒng)維護的供應商銀行賬戶里，一旦信息不完整或者發(fā)生錯誤就引起款項不能及時支付;主數(shù)據(jù)維護還應保證準確性，要符合相應的編碼規(guī)則和技術規(guī)范，能夠清楚準確地表達主數(shù)據(jù)的含義。另本公司員工也應和供應商一樣進行數(shù)據(jù)維護。

三、主數(shù)據(jù)維護的注意事項

SAP主數(shù)據(jù)維護需要注意：（1）主數(shù)據(jù)維護是SAP工作中最基礎的部分，在錄入過程中有關于統(tǒng)御科目設定。統(tǒng)御科目的存在是因為SAP中供應商和客戶是不能單獨在財務報表里體現(xiàn)的，必須通過統(tǒng)御科目的歸集才能在財務報表里體現(xiàn)。如在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)時，無錫移動這個供應商數(shù)據(jù)是在創(chuàng)建主數(shù)據(jù)的時候，選擇應付賬款或者其他應付款的科目才能在后期歸集到應付賬款或者其他應付款里。所以要分類好統(tǒng)御科目，否則后期修改就比較麻煩。（2）特別總帳標識的科目的設置，例如無錫移動這個供應商在出現(xiàn)預付款時總帳就要輸入特別總帳標識，例如A后，供應商在報表里歸集就會到預付賬款里。

綜上所述，在系統(tǒng)上線前應提前做好上面各項準備，這對于系統(tǒng)上線起到潤滑劑的作用，避免上線期間停滯來準備此類資料，延誤系統(tǒng)正常運行。在整個上線過程中團隊應積極配合顧問清理數(shù)據(jù)、梳理流程、測試系統(tǒng)，自上至下齊心協(xié)力，內部外部眾志成城，SAP就能順利上線，實現(xiàn)預期目標。