王志軍

職場實(shí)踐中，我們經(jīng)常會(huì)涉及將數(shù)據(jù)按單位分類分別打印出明細(xì)的情況，例如圖1所示的學(xué)情統(tǒng)計(jì)表，需要將學(xué)員總評成績按學(xué)校名稱和課程名稱分類打印，除了手工排序之后逐一打印之外，有沒有更好的處理方法呢？

我們可以利用數(shù)據(jù)透視表實(shí)現(xiàn)上述要求，具體操作步驟如下：

第1步：插入數(shù)據(jù)透視表

單擊數(shù)據(jù)區(qū)域任一單元格，切換到“插入”選項(xiàng)卡，插入一個(gè)數(shù)據(jù)透視表，在隨后打開的對話框檢查數(shù)據(jù)區(qū)域是否正確，確認(rèn)之后會(huì)在新工作表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。將學(xué)校名稱、課程、姓名等字段拖曳到“行”區(qū)域，將“總評”字段拖曳到“∑值”區(qū)域，此時(shí)可以看到圖2所示的效果。

第2步：設(shè)置報(bào)表布局

切換到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，設(shè)置報(bào)表布局為“以表格形式顯示”和“重復(fù)所有項(xiàng)目標(biāo)簽”，點(diǎn)擊左側(cè)的“分類匯總”按鈕，選擇“不顯示分類匯總”。

第3步：設(shè)置字段設(shè)置

依次右鍵單擊“學(xué)校名稱”和“課程”字段中的任意單元格，打開“字段設(shè)置”對話框，切換到“布局和打印”選項(xiàng)卡，勾選“每項(xiàng)后面插入分頁符”復(fù)選框。右鍵單擊透視表，打開“數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)”對話框，切換到“打印”選項(xiàng)卡，勾選“設(shè)置打印標(biāo)題”復(fù)選框，隨后可以進(jìn)行打印預(yù)覽，就可以看到每所學(xué)校的學(xué)員成績都在不同頁中進(jìn)行顯示了，效果如圖3所示。