(沈陽(yáng)理工大學(xué)檔案館,遼寧沈陽(yáng) 110159)
檔案管理信息系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分,它決定著檔案信息化建設(shè)的整體架構(gòu)。建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng),利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類管理,有利于企業(yè)節(jié)省人力、物力,使管理更加便捷,工作效率更高。為了更好地利用信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作,企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng),明確管理目標(biāo),并對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),這樣才能完善人才的知識(shí)和技能,以便更好地投入到檔案管理工作中。
本文綜述運(yùn)用文獻(xiàn)計(jì)量工具UCINET6.0繪制知識(shí)圖譜,對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,探析在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究領(lǐng)域的現(xiàn)狀、不足和未來(lái)發(fā)展空間和趨勢(shì)。
在CNKI全文數(shù)據(jù)庫(kù)中,筆者以“檔案+管理信息系統(tǒng)建設(shè)”為主題詞進(jìn)行檢索,檢索日期為2020年7月10日,將發(fā)表時(shí)間限定為2001—2020年,共檢索到218篇相關(guān)文章。經(jīng)筆者逐一排查后,其中包含報(bào)紙文獻(xiàn)3篇,會(huì)議7篇,碩士學(xué)位論文32篇,期刊文獻(xiàn)175篇。接下來(lái),以“檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)”為檢索詞,在當(dāng)當(dāng)網(wǎng)、京東書(shū)城以及豆瓣3個(gè)平臺(tái)進(jìn)行搜索,共檢索到兩本相關(guān)書(shū)籍,分別為《城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)》和《國(guó)防特色高校檔案管理與信息化建設(shè)》。
本研究采用UCINET6.0軟件進(jìn)行社會(huì)網(wǎng)絡(luò)分析,結(jié)合定性與定量研究方法,對(duì)所收集的文獻(xiàn)按照發(fā)表時(shí)間、期刊來(lái)源、關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行梳理,以對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的研究有一個(gè)清晰和全面的認(rèn)識(shí),梳理出過(guò)去近30年間該研究的特點(diǎn)和發(fā)展脈絡(luò)。
在數(shù)據(jù)分析前,有必要整理和總結(jié)近20年來(lái)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究的文獻(xiàn),分析研究成果的發(fā)展?fàn)顩r,為之后進(jìn)行知識(shí)圖譜的繪制和成果的分析提供基礎(chǔ)。對(duì)檢索出的218篇中文文獻(xiàn)年度發(fā)文量進(jìn)行梳理繪制成表1。
由表1可得出:我國(guó)期刊文獻(xiàn)發(fā)表的關(guān)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的學(xué)術(shù)性文獻(xiàn)數(shù)量呈現(xiàn)不平穩(wěn)的波動(dòng)狀態(tài),在總體趨勢(shì)上可以分為幾個(gè)階段進(jìn)行分析。2001年以前關(guān)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的研究較少,平均每年2篇;而到了2002年開(kāi)始文獻(xiàn)數(shù)量逐年增長(zhǎng),2007年達(dá)到了第一個(gè)峰值—15篇文獻(xiàn),這說(shuō)明這一研究正受到越來(lái)越多的國(guó)內(nèi)研究學(xué)者重視,掀起了研究熱潮。2008—2014年總體呈上升趨勢(shì),在2014年達(dá)到最高峰21篇,體現(xiàn)了學(xué)者們對(duì)這一研究的持續(xù)關(guān)注。
從2001年以來(lái),我國(guó)研究檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的論文在知網(wǎng)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中共有218篇,其中,期刊發(fā)文數(shù)量為175篇,占總發(fā)文量的80%;其中核心期刊數(shù)為25篇,占總發(fā)文量的14%;這表明國(guó)家和社會(huì)對(duì)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面的研究尚未深入進(jìn)行,核心期刊發(fā)表所占比率不高,需要在未來(lái)進(jìn)行重視和進(jìn)一步研究。
值得注意的是,碩士學(xué)位論文的發(fā)文數(shù)為32篇,占總發(fā)文量的14.7%??梢?jiàn),在研究生畢業(yè)論文選題過(guò)程中,選擇這一研究的學(xué)者還不少,尤其是計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用方向的研究生更愿意將“檔案”這一相對(duì)冷門(mén)的學(xué)科與管理信息系統(tǒng)相結(jié)合。
表1 CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)檢索出文獻(xiàn)量與發(fā)文時(shí)間統(tǒng)計(jì)
通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)提供的文獻(xiàn)計(jì)量可視化分析功能,筆者得到了關(guān)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究的學(xué)科分布,進(jìn)一步對(duì)學(xué)科分布進(jìn)行統(tǒng)計(jì)可以發(fā)現(xiàn),發(fā)文量排名首位的學(xué)科領(lǐng)域是計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)應(yīng)用,發(fā)文量為90篇,占比26.79%;其次是檔案及博物館,發(fā)文量為84篇,占比25%。可以看出,檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究的學(xué)科分布相對(duì)分散,對(duì)此的研究學(xué)科以計(jì)算機(jī)及檔案為主,在其領(lǐng)域的期刊內(nèi)發(fā)文量最多,表明在該學(xué)科內(nèi)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)各個(gè)方面的研究較其他學(xué)科更充分,經(jīng)驗(yàn)更豐富。
對(duì)檢索結(jié)果中文獻(xiàn)發(fā)表文章的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分析,能知道檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究的核心機(jī)構(gòu)。通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)提供的文獻(xiàn)計(jì)量可視化分析功能,筆者得到了關(guān)于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)文獻(xiàn)在發(fā)表數(shù)量上排名前10的發(fā)文機(jī)構(gòu)??梢钥闯?,發(fā)文量最多的研究機(jī)構(gòu)是電子科技大學(xué),高達(dá)3篇;其次是湖南大學(xué),共4篇;南京理工大學(xué)共發(fā)表3篇。將以上統(tǒng)計(jì)作為參考發(fā)現(xiàn),對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)這一專題進(jìn)行研究的主體來(lái)自高校師生,其他機(jī)構(gòu)發(fā)文量占比很小,這個(gè)現(xiàn)象從側(cè)面反映出當(dāng)前對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)這一專題進(jìn)行的理論研究遠(yuǎn)多于實(shí)踐研究,這就需要相關(guān)從業(yè)人員在實(shí)踐層面進(jìn)行更為廣泛深入的研究,創(chuàng)造出更多學(xué)術(shù)成果。
對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的作者進(jìn)行分析可以幫助我們了解該領(lǐng)域的核心科研團(tuán)體及研究主題,對(duì)把握該領(lǐng)域的發(fā)展?fàn)顩r具有重要意義。筆者統(tǒng)計(jì)了發(fā)文量前10的作者,發(fā)文量在兩篇以上的作者僅有4名,分別是羅志東、史明昌、王大慶、薛筱東,說(shuō)明大部分學(xué)者對(duì)該研究的持續(xù)性不高,研究不夠深入。
關(guān)鍵詞是一篇文章核心內(nèi)容的濃縮和提煉,如果某一關(guān)鍵詞在其所在領(lǐng)域的文獻(xiàn)中反復(fù)出現(xiàn),則反映出該關(guān)鍵詞或主題詞所表征的研究主題是該領(lǐng)域的研究熱點(diǎn)[1]。本文使用CNKI可視化分析功能,在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)218篇文獻(xiàn)中,選取頻數(shù)排名前10的高頻關(guān)鍵詞。
由前10位的關(guān)鍵詞看出,“信息系統(tǒng)”為中心關(guān)鍵詞,出現(xiàn)頻次為35次,這體現(xiàn)出檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題研究熱點(diǎn)主要集中于信息系統(tǒng),也側(cè)面反映了作者的知識(shí)背景及研究偏向。
與“信息系統(tǒng)”聯(lián)系緊密的“管理信息系統(tǒng)”和“信息化”出現(xiàn)頻次為25次,并列第二??梢?jiàn)這一主題的研究已經(jīng)發(fā)生很大偏轉(zhuǎn),來(lái)自不同研究領(lǐng)域的作者分別從不同的角度分析了檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè),如技術(shù)角度和管理角度等。
從排名前三的高頻關(guān)鍵詞中可以看出,檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的研究主要集中在信息系統(tǒng)構(gòu)建的技術(shù)角度上,這也為原本具有濃厚的人文色彩的檔案研究增添新的生命力,為更多檔案管理研究相關(guān)作者提供新思路。
共詞網(wǎng)絡(luò)分析是社會(huì)網(wǎng)絡(luò)分析在文獻(xiàn)分析中的應(yīng)用。為了能夠進(jìn)一步分析檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的研究現(xiàn)狀,本文利用UCINET軟件構(gòu)建出高頻關(guān)鍵詞共現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)圖(如圖1)。在該網(wǎng)絡(luò)圖中,每一個(gè)節(jié)點(diǎn)表示一個(gè)高頻關(guān)鍵詞,節(jié)點(diǎn)之間的連線表示每個(gè)關(guān)鍵詞之間存在聯(lián)系。節(jié)點(diǎn)的連線數(shù)是聚類構(gòu)建的核心,節(jié)點(diǎn)連線越密集,關(guān)系越密切。與此同時(shí),若關(guān)鍵詞之間距離越近,則其關(guān)聯(lián)度越高,反之,距離越遠(yuǎn),關(guān)聯(lián)度越低。
圖1 高頻關(guān)鍵詞共詞網(wǎng)絡(luò)
根據(jù)發(fā)文機(jī)構(gòu)前10統(tǒng)計(jì)的相關(guān)數(shù)據(jù),并結(jié)合檔案學(xué)相關(guān)性質(zhì)及管理信息系統(tǒng)的屬性,可將檢索到的相關(guān)論文按主題劃分:檔案信息化建設(shè)、管理信息系統(tǒng)、檔案管理信息、信息化建設(shè)、管理情報(bào)系統(tǒng)、檔案管理、企業(yè)管理等[2]。可見(jiàn),圍繞該主題的研究重點(diǎn)主要是檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與建設(shè),在這方面相關(guān)論文占比最多,研究思路遵循建設(shè)的整體性,并引入管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方法。對(duì)于專門(mén)研究檔案管理信息系統(tǒng)的相關(guān)論文,主要圍繞建設(shè)、運(yùn)行及維護(hù)展開(kāi),并針對(duì)各部門(mén)的專業(yè)性來(lái)分析信息系統(tǒng)的建設(shè)要求。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷提升以及社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入,越來(lái)越多的單位和部門(mén)為順應(yīng)時(shí)代要求,開(kāi)始建設(shè)符合需要的信息系統(tǒng),管理信息系統(tǒng)也要加強(qiáng)推進(jìn),以便更好地服務(wù)于信息系統(tǒng)的高效運(yùn)營(yíng)。
通過(guò)對(duì)上述檢索結(jié)果的計(jì)量可視化和知識(shí)圖譜分析,本人將先前學(xué)者對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)這一主題開(kāi)展的研究進(jìn)行了梳理,本人認(rèn)為研究還存在下列3點(diǎn)不足:
第一,從發(fā)文量和發(fā)文活躍期間來(lái)看,對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)這一主題進(jìn)行持續(xù)研究的學(xué)者較少,且高發(fā)文量作者發(fā)文數(shù)量偏少。如發(fā)文作者前10統(tǒng)計(jì)所示,發(fā)文量為2篇的僅有四位作者(羅志東、史明昌、王大慶、薛筱東),而2篇以上的作者為零。很顯然,表中其他作者對(duì)這一主題研究的持續(xù)性很弱,而且發(fā)文量偏少。從文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量上看,我國(guó)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)課題的研究總數(shù),在一定程度上不算太少;但從整體的研究方向來(lái)看,研究方向較為單一。如數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)留存和價(jià)值體現(xiàn)等問(wèn)題的研究成果相對(duì)較少,且選題大多是一次性選題,缺少對(duì)前沿性問(wèn)題持續(xù)跟進(jìn)、系統(tǒng)研究的文章。
第二,從用戶感知和公眾視域?qū)用孢M(jìn)行的學(xué)術(shù)研究偏少,研究成果不足。檔案管理信息系統(tǒng)最終要面向廣大公眾投入使用,因此在如何使?jié)撛谟脩魧?duì)檔案管理信息系統(tǒng)有更強(qiáng)烈的使用意愿和更高的滿意度這一問(wèn)題上,還需進(jìn)行更加深入細(xì)致的研究。當(dāng)前對(duì)這方面的研究較少,雖然有幾篇文章涉及到了該領(lǐng)域的研究,但是研究在整體上較為宏觀,還有很多微觀領(lǐng)域并沒(méi)有涉及到,仍需創(chuàng)造出更多有標(biāo)志性的學(xué)術(shù)成果。
第三,實(shí)踐探討與理論挖掘不均衡。對(duì)于課題的認(rèn)知過(guò)程是從理論到實(shí)踐再到理論的循環(huán)往復(fù)的,在對(duì)發(fā)文機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理發(fā)現(xiàn),高校在社區(qū)檔案方面發(fā)文較集中,發(fā)文機(jī)構(gòu)前10統(tǒng)計(jì)顯示,電子科技大學(xué)和湖南大學(xué)對(duì)此課題較為關(guān)注,但在內(nèi)容上僅僅是在學(xué)生沒(méi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行的理論分析,除此之外,高發(fā)文機(jī)構(gòu)前10位中有9個(gè)都是高校。檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)相關(guān)的研究一定是基于生活工作中總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)再進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化的,用戶是管理信息系統(tǒng)最基本的構(gòu)成單元,高校師生相比較工作人員,實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)是欠缺的,所以在已有相關(guān)文獻(xiàn)的發(fā)表上,基于管理理論的文獻(xiàn)眾多,而在以用戶視角,基于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行完善相關(guān)建設(shè)的文獻(xiàn)仍很稀缺。
從用戶和消費(fèi)者視域探究檔案管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。檔案管理信息系統(tǒng)始終是要面向廣大用戶的,國(guó)內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)工作起步較晚,目前在理論和實(shí)踐層面還不是非常成熟,但是檔案管理信息系統(tǒng)面向大眾公開(kāi)銷售是未來(lái)的一個(gè)大趨勢(shì)。因此,從用戶和消費(fèi)者視域?qū)n案管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作進(jìn)行探究是非常有必要的,也是具有前沿性的。
構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)可持續(xù)發(fā)展學(xué)術(shù)體系。多學(xué)科交叉融合是構(gòu)建協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展學(xué)科體系的關(guān)鍵,其打破了傳統(tǒng)學(xué)科在迭代上的壁壘,從而釋放出基礎(chǔ)學(xué)科與應(yīng)用方面學(xué)科之間的火花。檔案管理信息系統(tǒng)在一定程度上僅僅是對(duì)檔案管理各方面最基礎(chǔ)的運(yùn)作,但在范圍覆蓋上講,檔案管理信息系統(tǒng)融合了文理農(nóng)工醫(yī)學(xué)科技的方方面面。在之后的檔案管理信息系統(tǒng)問(wèn)題研究上,應(yīng)該是融會(huì)貫通,多層次地滲透各個(gè)學(xué)科在實(shí)踐上的精髓,例如在檔案收錄編研上應(yīng)該是基于歷史學(xué)角度,在檔案管理工作上應(yīng)該是追從管理學(xué)的方法,在檔案公開(kāi)與用戶查看上應(yīng)該是融合數(shù)據(jù)安全等大數(shù)據(jù)這些高科技領(lǐng)先學(xué)科的研究,關(guān)于檔案與生態(tài)系統(tǒng)結(jié)合,檔案與醫(yī)護(hù)結(jié)合等多方面問(wèn)題的探究仍需要學(xué)者在未來(lái)進(jìn)行多學(xué)科融合的展開(kāi)。
檔案管理信息系統(tǒng)是檔案學(xué)術(shù)研究體系中的重要一項(xiàng),從產(chǎn)生到發(fā)展在多年學(xué)者的研究中應(yīng)取得扎實(shí)的成果[3]。對(duì)課題過(guò)往的學(xué)術(shù)研究成果進(jìn)行總結(jié)分析,是未來(lái)課題研究的基礎(chǔ)。在檔案管理信息系統(tǒng)有關(guān)問(wèn)題的研究仍需要理論與實(shí)證相結(jié)合,以健全檔案管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)踐體系。