黃 戈

（青島科技大學，山東 青島 261500）

文書檔案管理是一項內(nèi)容復(fù)雜、過程繁瑣的管理工作，容易受到各種因素的干擾，影響工作進展，給高校的教育管理造成不利影響。所以，文書檔案管理工作的開展需要立足于實際，對現(xiàn)有的問題進行深入分析，明確問題成因，從而有針對性的制定解決對策，積極創(chuàng)新工作方式，提高工作效果。

1 文書檔案概念

文書檔案產(chǎn)生于高校日常教育管理事務(wù)中，種類繁多，主要包括報告、批復(fù)、信函、簡報、會議記錄以及工作總結(jié)等。因為文書檔案的產(chǎn)生路徑、內(nèi)容和形式具有很高的相似性，在進行文書檔案管理工作時可以總結(jié)出一定的規(guī)律，進而提高工作效率與質(zhì)量。

2 文書檔案管理工作問題

2.1 文書檔案管理工作理念落后

文書檔案管理工作要想獲得高效率與高質(zhì)量，就必須落實先進工作理念，為工作指明正確的開展方向和方式。然而，高校文書檔案管理工作在具體開展的時候，工作理念落后是典型問題，主要原因在于傳統(tǒng)工作方式的影響，并且領(lǐng)導重視不足，進而導致現(xiàn)階段的文書檔案管理工作理念缺少先進性，與當前社會發(fā)展以及高校工作開展的新形勢、新要求以及新變化不相符，制約了文書檔案管理工作的高效開展與落實[1]。

2.2 文書檔案管理工作制度缺失

在當今社會背景下，高校教育事業(yè)開展獲得了新的發(fā)展和進步，工作內(nèi)容逐漸豐富，工作方式也得到了有效創(chuàng)新。而文書檔案管理工作還是依照老一套的工作辦法去進行，工作制度陳舊、創(chuàng)新性不足，在很大程度上造成了工作資源的浪費，對文書檔案管理工作的正常進展產(chǎn)生不利影響。同時工作制度缺失導致很多具有創(chuàng)新意識的教師職工無法發(fā)揮出自己的作用，很多工作創(chuàng)新都因為老舊制度的約束而被擱置下來，無法保障文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2.3 文書檔案管理工作手段單一

文書檔案管理工作手段主要為人工記錄、收集、整理、處理、保存，管理效率較低，并且受到管理人員綜合素質(zhì)的影響較大，存在很大的工作局限性。另外，隨著社會的快速發(fā)展，高校的日常行政事務(wù)也會越來越多，由此產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量也會不斷增多，按照傳統(tǒng)的管理方式去開展工作的話，工作效率會比較低，并且容易出現(xiàn)錯誤，導致文書檔案完整性下降，出現(xiàn)文書檔案損壞、丟失等問題，給高校的日常經(jīng)營發(fā)展造成巨大干擾。

2.4 文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提升

通常情況下，文書檔案管理工作的很多問題都是因為工作人員操作不當或者工作不認真導致的，不是偶然問題。尤其是在信息時代，文書檔案管理信息化建設(shè)逐漸成熟與完善，對于文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求。但是，目前在職的很多文書檔案管理工作人員都是高校鄰近退休的老職工，或者是缺乏工作經(jīng)驗的大學畢業(yè)生，在文書檔案管理工作方面都存在各自的問題，專業(yè)水平不夠，經(jīng)驗欠缺以及工作責任心差是普遍存在的問題，給文書檔案管理工作留下了很多漏洞，影響到文書檔案管理工作的正常進行。

3 文書檔案管理工作創(chuàng)新路徑

3.1 文書檔案管理理念創(chuàng)新

文書檔案管理工作創(chuàng)新的首要任務(wù)是理念創(chuàng)新，先進的工作理念是提高文書檔案管理工作效率與質(zhì)量的前提，需要立足于當前企事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)文書檔案管理工作的開展趨勢，認清工作進展的新情況、新要求以及新形勢，提高對文書檔案管理工作的領(lǐng)導重視，將其看作是高校長期發(fā)展的戰(zhàn)略目標和規(guī)劃，促進文書檔案管理工作高效實施與落實[2]。因此，高校需要從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)、老舊的工作理念，在文書檔案管理工作中滲透先進的管理理念，并且借助先進的科學技術(shù)保證文書檔案的準確、完整，提高文書檔案管理工作效率與質(zhì)量，為高校的經(jīng)營發(fā)展決策提供必要的理論幫助，促進高校的持續(xù) 發(fā)展。

3.2 文書檔案管理工作制度創(chuàng)新

針對文書檔案管理工作創(chuàng)新的實質(zhì)來講，工作制度的創(chuàng)新是核心內(nèi)容，決定了文書檔案管理工作的高度與實效性，是對文書檔案管理工作有效開展影響最大的元素?；诖?，為了保證文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，需要集合工作實際，從工作問題方面入手，對現(xiàn)有的文書檔案管理工作制度進行有效補充和創(chuàng)新，為文書檔案管理工作的高效進行提供強有力的制度保障。首先，應(yīng)該對文書檔案管理工作的規(guī)范、流程、內(nèi)容以及方式等具體工作環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一，形成全國一體化的文書檔案管理制度，及時摒棄老舊、不適用的制度，提高文書檔案管理工作的可靠性。其次，全面落實獎罰制度，嚴格要求文書檔案管理工作人員，提高工作積極性和認真程度，提高工作效率與質(zhì)量。

3.3 文書檔案管理手段創(chuàng)新

目前，文書檔案管理工作已經(jīng)進入了信息化時代，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)過時，不再適用于現(xiàn)代文書檔案管理工作，尤其是在電子文書檔案的管理工作中，老一套的管理辦法已經(jīng)凸顯出力不從心的態(tài)勢，必須進行管理手段的創(chuàng)新。第一，要加快文書檔案管理信息化平臺建設(shè)，將各種文書檔案都制作為電子材料進行保存和備份，并且可以通過平臺進行關(guān)鍵詞檢索、時間檢索、內(nèi)容檢索等，提高文書檔案管理工作效率，減輕管理人員工作壓力。第二，提高文書檔案管理工作安全性，要求工作人員規(guī)范操作，按照工作制度和要求開展工作，隨手鎖屏電腦、及時退出文書檔案管理系統(tǒng)，不瀏覽存在安全威脅的網(wǎng)頁，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全、可靠。

3.4 加強文書檔案管理人員素質(zhì)教育

文書檔案管理工作是高校日常工作中的重點，需要由具有高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)水平的工作人員負責，要求高校人力資源部門加強文書檔案管理人員素質(zhì)教育，進而全面提升工作效率與質(zhì)量。首先，文書檔案管理工作需要實施競聘上崗制，由高校內(nèi)部的在職人員進行自薦或者領(lǐng)導提名，通過多層選拔確定最終的人員。其次，高校需要定期組織文書檔案管理人員參加專項培訓，學習先進的工作理念和方式，同時在培訓中交換平時的工作經(jīng)驗，總結(jié)工作問題并提出整改辦法。最后，為文書檔案管理工作人員提供進修機會，進入企業(yè)或者其它學校進行學習，掌握更多先進的工作方式，充實自己的大腦，從而更好地應(yīng)對文書檔案管理工作的各種問題，確保工作效率與質(zhì)量。

4 結(jié)論

綜上所述，文書檔案管理工作的創(chuàng)新是高校提高工作效率的有效手段，對于高校的持續(xù)發(fā)展具有重要意義。要求相關(guān)的管理人員立足于工作實際，明確文書檔案管理工作目標和意義，從工作中的問題角度出發(fā)，積極開展文書檔案管理工作創(chuàng)新活動，全面提升工作效率與質(zhì)量，取得文書檔案管理效率最大化，保證高校健康發(fā)展。