閆玉嬌

（河北省唐山市灤河下游灌溉事務(wù)中心，河北 唐山 063200）

引言：檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重點(diǎn)內(nèi)容，其管理質(zhì)量直接影響企業(yè)職工個(gè)人信息安全，也與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。但是，目前在檔案管理工作中，仍然存在系統(tǒng)功能不完善、缺乏數(shù)據(jù)化意識(shí)和專業(yè)人才欠缺等問題，影響了檔案管理質(zhì)量，也阻礙了信息化進(jìn)程。因此，如何完善檔案管理信息化系統(tǒng)，如何緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代步伐，成為檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

1）有利于優(yōu)化檔案保存和查詢。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)文件為主，隨著檔案信息的增加，檔案文件的數(shù)量也不斷增加，歷史檔案查詢難度也隨之提升。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，構(gòu)建數(shù)字化檔案庫(kù)，可以優(yōu)化檔案的儲(chǔ)存空間，簡(jiǎn)化檔案存儲(chǔ)流程，有效提升管理效率。同時(shí)，在進(jìn)行檔案查詢工作時(shí)，工作人員只需檢索關(guān)鍵詞，就能查閱相關(guān)檔案，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，提升了檔案管理工作效率。

2）有利于減少管理成本。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，檔案管理流程簡(jiǎn)化，管理操作便利，無(wú)需耗費(fèi)過多的人力資源和物力資源，就能實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、查閱、更新一體化服務(wù)。從管理成本來(lái)看，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理減少了紙質(zhì)消耗和人力消耗，且管理質(zhì)量更高、效率更快，更加符合企業(yè)發(fā)展需求。從空間成本來(lái)看，大數(shù)據(jù)技術(shù)采用虛擬空間儲(chǔ)存，其儲(chǔ)存容量大、讀取便利，所以無(wú)需單獨(dú)安排實(shí)際儲(chǔ)存空間，從而節(jié)省了空間成本，提升了空間利用價(jià)值。

3）有利于推動(dòng)信息化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)管理信息化建設(shè)是時(shí)代所趨，也是企業(yè)管理創(chuàng)新改革的有效途徑，有利于促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。因此，通過采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，不僅可以優(yōu)化檔案管理質(zhì)量和效率，提高檔案管理水平，還能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，提升信息資源的利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供保障。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程加快，數(shù)字資源高效整合，推動(dòng)了企業(yè)信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理優(yōu)化 升級(jí)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理現(xiàn)狀問題

1）缺乏大數(shù)據(jù)管理意識(shí)。根據(jù)調(diào)查顯示，目前企業(yè)檔案管理仍然采用傳統(tǒng)模式，其管理流程復(fù)雜繁瑣、管理效率低下，甚至還存在檔案殘缺、遺失問題，根本無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展需求。同時(shí)，部分企業(yè)在信息化建設(shè)中，雖然建立了檔案管理系統(tǒng)，但是管理人員缺乏大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，不主動(dòng)嘗試新模式和新技術(shù)，造成了“形式化”現(xiàn)象，不僅阻礙了信息化建設(shè)進(jìn)程，無(wú)法發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，還影響了檔案管理質(zhì)量，不利于企業(yè)健康發(fā)展。

2）檔案管理系統(tǒng)功能不完善。針對(duì)檔案管理工作，部分企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建了管理系統(tǒng)，但其功能單一局限，只能滿足基本管理需求，如：檔案數(shù)據(jù)錄入、檔案查詢和修改，忽視了檔案的安全性和數(shù)據(jù)的共享，這對(duì)企業(yè)發(fā)展來(lái)講非常不利。同時(shí)，目前檔案管理缺乏監(jiān)督系統(tǒng)，導(dǎo)致工作人員存在操作不規(guī)范、數(shù)據(jù)錄入不合理等問題，可能出現(xiàn)誤刪、誤錄入現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。此外，大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)安全問題尤為重要，所以在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須優(yōu)化權(quán)限審核、安全防護(hù)，避免數(shù)據(jù)泄漏問題，才能真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值。

3）缺乏專業(yè)管理技術(shù)人才。相比傳統(tǒng)模式而言，大數(shù)據(jù)檔案管理雖然簡(jiǎn)單便捷，但是對(duì)管理人員能力要求較高，不僅需要其具備檔案管理知識(shí)，了解檔案管理要點(diǎn)，還需掌握系統(tǒng)操作技能和信息素養(yǎng)，才能保障檔案管理工作有序開展?，F(xiàn)有的檔案管理人員雖然專業(yè)能力過硬，具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但是信息化技術(shù)能力局限，缺乏大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，對(duì)管理系統(tǒng)功能運(yùn)用不熟練，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量，也阻礙了檔案管理信息化進(jìn)程。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理優(yōu)化策略

1）建立數(shù)字化管理理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給社會(huì)生活、工作帶來(lái)了新活力，為社會(huì)創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)，成為時(shí)代發(fā)展的新趨勢(shì)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，必須創(chuàng)新管理工作理念，樹立數(shù)字化管理意識(shí)，推動(dòng)管理系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)，提升管理效率和質(zhì)量，才能為企業(yè)發(fā)展提供支撐。例如，在日常管理工作中，明確大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，落實(shí)數(shù)字化管理的宣傳工作，增強(qiáng)管理人員的大數(shù)據(jù)意識(shí)，也能保障數(shù)字化管理工作有效落實(shí)。同時(shí)，在檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)檔案安全的重要性，普及檔案信息泄漏的影響，讓管理人員樹立安全保護(hù)意識(shí)，有效避免檔案泄漏問題。通過這樣的方式，不僅可以構(gòu)建良好的檔案管理環(huán)境，保障數(shù)字化管理工作落實(shí)到位，還能提升管理質(zhì)量和效率，為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

2）健全檔案管理系統(tǒng)功能。首先：基礎(chǔ)管理功能。根據(jù)調(diào)查顯示，存儲(chǔ)、查閱和更新是檔案管理的基本工作內(nèi)容，也是運(yùn)用頻率較高的系統(tǒng)功能。因此，在構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)時(shí)，必須結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，完善基礎(chǔ)管理功能的內(nèi)容，避免出現(xiàn)檔案錄入數(shù)據(jù)不全，檔案查閱不到的問題，有效節(jié)省檔案管理時(shí)間。例如，在檔案數(shù)據(jù)錄入時(shí)，為了保障數(shù)據(jù)的完整性和正確性，可以增加紙質(zhì)檔案掃描件功能，在登錄數(shù)字檔案的同時(shí)，將紙質(zhì)檔案同步掃描保存，為后期查詢和核實(shí)提供依據(jù)。其次：安全防護(hù)功能。檔案信息涉及個(gè)人信息、公司信息，如果出現(xiàn)檔案泄漏問題，會(huì)危害個(gè)人安全，影響企業(yè)信譽(yù)，阻礙企業(yè)健康發(fā)展。因此，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)工作，設(shè)置多道安全審核功能，如：身份認(rèn)證、指紋識(shí)別和數(shù)據(jù)加密等，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)等級(jí)和權(quán)限，打造安全健康的檔案管理系統(tǒng)。例如，檔案管理者在操作系統(tǒng)時(shí)，必須先進(jìn)行身份認(rèn)證，待身份認(rèn)證成功，才能進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)檔案管理要求，設(shè)置不同的等級(jí)權(quán)限，如：檔案管理者只具備儲(chǔ)存和查閱權(quán)限，如需更改或調(diào)用檔案內(nèi)容，必須向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，待領(lǐng)導(dǎo)同意后，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指紋識(shí)別，才能正常操作檔案內(nèi)容。這樣不僅保障了檔案的安全，規(guī)范了檔案管理和利用流程，還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)調(diào)用共享，提升了數(shù)據(jù)資源利用效率。

3）打造高素質(zhì)、專業(yè)性管理團(tuán)隊(duì)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，重視信息化技術(shù)人才培養(yǎng)，強(qiáng)化管理人員大數(shù)據(jù)意識(shí)，為企業(yè)檔案管理提供人才支撐。例如，在日常管理工作中，開展信息技術(shù)培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)現(xiàn)有管理人員參與，為其講解大數(shù)據(jù)知識(shí)、信息操作方法，練習(xí)管理系統(tǒng)功能運(yùn)用，提升管理人員系統(tǒng)操作熟練度，也能提高檔案管理效率。同時(shí)，根據(jù)企業(yè)人才現(xiàn)狀，構(gòu)建“一帶一”幫扶模式，讓老員工帶新員工熟悉業(yè)務(wù)，了解工作流程，而新員工可以滲透新理念、新技術(shù)，輔助老員工操作電腦，進(jìn)而提升管理團(tuán)隊(duì)整體水平，

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代環(huán)境下，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)信息化進(jìn)程，對(duì)企業(yè)發(fā)展非常有利。通過分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)出建立數(shù)字化管理理念、完善檔案管理系統(tǒng)和打造專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)等策略，不僅發(fā)揮了大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化檔案管理效率和質(zhì)量，還優(yōu)化了企業(yè)管理健康，為企業(yè)發(fā)展提供保障。