胡艷梅

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣財(cái)政局，黑龍江 大慶 166200）

電子化票據(jù)檔案管理過程中，要構(gòu)建更加完善的管理制度，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于管理風(fēng)險(xiǎn)的控制，以不斷加強(qiáng)電子化票據(jù)檔案管理水平。在實(shí)踐研究過程，本文通過進(jìn)一步工作實(shí)踐，從多方面對(duì)電子化票據(jù)檔案管理工作進(jìn)行了分析，希望有效分析能夠提出更加完善、高效的電子化票據(jù)檔案管理措施。

1 電子化票據(jù)檔案管理特點(diǎn)

1.1 檔案占用空間小，存儲(chǔ)容量大

光盤是目前基層財(cái)政電子檔案的主要存儲(chǔ)載體，它的形狀和大小雖然不起眼，但是儲(chǔ)存量大小可以達(dá)到100個(gè)G，一張光盤足以存儲(chǔ)過去需要大量紙質(zhì)留存的檔案。如基層財(cái)政工作中的整理惠農(nóng)補(bǔ)貼工作，這項(xiàng)工作涉及的內(nèi)容非常豐富，因此產(chǎn)生的數(shù)據(jù)類型也很復(fù)雜。大致可以分成包括農(nóng)民補(bǔ)貼和負(fù)擔(dān)發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)民家庭的基本信息登記表、給予農(nóng)民補(bǔ)貼的面積的統(tǒng)計(jì)表等等。一張光盤存儲(chǔ)一個(gè)年度的惠農(nóng)補(bǔ)貼等各種財(cái)政信息和文件的存儲(chǔ)不在話下，幾個(gè)年度的財(cái)政信息的儲(chǔ)存也完全可以滿足。

1.2 方便快捷的儲(chǔ)存方式，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制

從事檔案管理的工作人員會(huì)將四個(gè)工作職能不同的會(huì)計(jì)職員如預(yù)算會(huì)計(jì)等等的計(jì)算機(jī)里存儲(chǔ)的相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理導(dǎo)出，并刻成一張光盤并復(fù)制三份，不同的會(huì)計(jì)需要自己將自己職能范圍內(nèi)所有事物進(jìn)行分類并刻成光盤，且需要進(jìn)行妥善的保管。最后還需要將所有會(huì)計(jì)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息或數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合管理，并以年份作為單位刻成光盤，復(fù)制兩份。兩份的去處也有講究，分別遞交給市財(cái)政局檔案室和財(cái)政所檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。

1.3 財(cái)政數(shù)據(jù)分析與使用更為方便

信息化辦公環(huán)境已經(jīng)成為當(dāng)前基層財(cái)政的標(biāo)配，當(dāng)前辦公正逐漸實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，而電子化的信息整理也顯示了它便于攜帶、方便快捷等特點(diǎn)。如果使用紙質(zhì)方式進(jìn)行記錄的檔案發(fā)生遺失，那么通過電子檔案等方式也可以進(jìn)行找尋，若已經(jīng)進(jìn)行過異地備份，那么只需要進(jìn)行復(fù)原即可。因此，從事檔案管理的職能可以將每年的財(cái)政管理檔案的占據(jù)重要地位的原始憑證進(jìn)行單獨(dú)保存，再掃描整理成電子檔案的形式，交檔案員歸檔以便各種需要的人進(jìn)行查閱。

2 電子化票據(jù)檔案管理的措施

通過對(duì)電子化票據(jù)檔案管理特點(diǎn)的分析，提高了對(duì)于電子化票據(jù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，為了全面加強(qiáng)電子化票據(jù)檔案水平，工作人員要結(jié)合電子化票據(jù)檔案特點(diǎn)，科學(xué)的采取更加完善的管理方案，以加強(qiáng)電子化票據(jù)檔案效率，具體分析如下。

2.1 完善管理制度，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控管理

若想從根本上提升電子化票據(jù)管理的規(guī)范化程度，將其作為所有相關(guān)人員的工作職責(zé)，便需相應(yīng)設(shè)置更具有科學(xué)性和完善程度的制度體系。只有形成更為規(guī)范化的制度內(nèi)容，才能為員工的日常工作行為提供標(biāo)準(zhǔn)參照。行業(yè)人員在完成日常工作內(nèi)容時(shí)，需嚴(yán)格按照規(guī)定要求落實(shí)，同時(shí)電子化手段還可實(shí)現(xiàn)對(duì)各類情況的及時(shí)反饋，從而掌握工作人員對(duì)制度的執(zhí)行效果。該種方式能夠提升政府等機(jī)構(gòu)具體工作完成過程的透明度，從而提高群眾對(duì)政府的認(rèn)可與信任程度，避免財(cái)政資金在源頭環(huán)節(jié)被截留他用，保證票據(jù)的電子化管理水平不斷提升。在創(chuàng)新票據(jù)管理形式時(shí)，還需同步提升風(fēng)控意識(shí)。政府需在內(nèi)部范圍建立更為有效的風(fēng)控體系，嚴(yán)肅落實(shí)風(fēng)控要求，倡導(dǎo)所有相關(guān)人員參照?qǐng)?zhí)行。該種方式能夠?qū)⑺邢嚓P(guān)人員的工作行為通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行反饋，為管理層進(jìn)行監(jiān)管提供便利，同時(shí)還可及時(shí)發(fā)現(xiàn)實(shí)施中存在的問題，并能夠結(jié)合具體原因進(jìn)行措施優(yōu)化，將具體的管理責(zé)任落實(shí)到人頭。

2.2 結(jié)合實(shí)際，堅(jiān)持“電子+紙質(zhì)”雙備份

實(shí)施票據(jù)的檔案管理工作時(shí)，需側(cè)重向電子化方向發(fā)展和落實(shí)具體的管理工作。如在政府搭建采購(gòu)電子化平臺(tái)后，便可將所有的采購(gòu)信息在平臺(tái)上公布，這樣社會(huì)各階層便可及時(shí)了解政府采購(gòu)情況，增強(qiáng)對(duì)政府的信任度?；鶎拥呢?cái)政檔案進(jìn)行電子化管理，也可作為檔案管理工作的重要突破。但電子文件具有一定的特殊性質(zhì)，可直接受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，存在數(shù)據(jù)被盜、受到網(wǎng)絡(luò)攻擊等情況的威脅風(fēng)險(xiǎn)，因此單純以電子形式開展檔案管理仍存在一定的不確定性。為提升財(cái)政檔案信息管理的安全系數(shù)，避免檔案信息遭到破壞而形成的損失，基層財(cái)政部門在實(shí)施檔案管理時(shí)，需以電子和紙質(zhì)兩種形式管理檔案信息，財(cái)務(wù)人員可按月對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，分別存儲(chǔ)于電腦等設(shè)備中，同時(shí)將相應(yīng)的文件信息形成紙質(zhì)文檔進(jìn)行系統(tǒng)保存。此外還需將數(shù)據(jù)光盤在上級(jí)財(cái)政部門檔案管理部門進(jìn)行備案，從而形成多重?cái)?shù)據(jù)保障。

2.3 依托現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，建立統(tǒng)一化的電子平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展不斷拓展其應(yīng)用領(lǐng)域，各企業(yè)的運(yùn)行均大幅依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，以此提升生產(chǎn)效率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)行業(yè)的總體發(fā)展。尤其基于信息技術(shù)的支持，票據(jù)的電子化管理也獲得了實(shí)現(xiàn)的可能性。因此需加大電子化管理手段的應(yīng)用力度，實(shí)現(xiàn)工作實(shí)施途徑的革新。在完成電子化票據(jù)的設(shè)置方面，可運(yùn)用相應(yīng)的信息技術(shù)對(duì)票據(jù)簽署過程進(jìn)行加密設(shè)置，這便大幅降低被仿制的風(fēng)險(xiǎn)，提升政府服務(wù)的安全度。此外還可構(gòu)建專業(yè)的電子平臺(tái)，將所有涉及的票據(jù)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行共享，上述工作內(nèi)容僅為相應(yīng)部門提供，具有一定的封閉性特征。為群眾提供服務(wù)時(shí)，便可將信息發(fā)送到查詢等平臺(tái)，最大限度保證信息的可靠性，同時(shí)降低工作的實(shí)施難度，并節(jié)省紙質(zhì)資源。

2.4 結(jié)合電子化管理，拓展和挖掘票據(jù)檔案系統(tǒng)功能

各級(jí)票據(jù)管理組織需基于票據(jù)管理系統(tǒng)所提示的信息內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)財(cái)政票據(jù)資源的分析深度，通過電子化的管理手段優(yōu)化非稅收類的征收工作效能，及時(shí)對(duì)各類違規(guī)等行為進(jìn)行治理，嚴(yán)肅抵制串用票據(jù)等情況發(fā)生，加強(qiáng)相關(guān)制度的完善和優(yōu)化。提升財(cái)政電子票據(jù)的應(yīng)用研究深度。對(duì)于新的電子支付手段所形成的新問題，應(yīng)從提升財(cái)務(wù)核算規(guī)范角度來深化研究，總結(jié)出電子票據(jù)是票據(jù)發(fā)展的最終方向和必然形式。財(cái)政票據(jù)仍需以三聯(lián)形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行留存，只是從管理角度進(jìn)行創(chuàng)新，從原來的紙質(zhì)印發(fā)、核銷與管理等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮幼詣?dòng)生成與管理等。財(cái)政機(jī)構(gòu)需聯(lián)合各級(jí)票據(jù)管理部門，共同參與電子票據(jù)的管理研究，盡早制定出更為可行的管理途徑和方式，明確定義電子票據(jù)的概念、監(jiān)督管理等方面工作內(nèi)容。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著新時(shí)期檔案管理水平的不斷提高，為了加強(qiáng)電子化票據(jù)檔案管理效率，作為相關(guān)工作人員，要全面提高自身專業(yè)水平，要重視結(jié)合工作實(shí)際，科學(xué)的采取更加完善的管理模式，以不斷構(gòu)建更加高效的財(cái)政票據(jù)電子化管理體系。希望通過以上分析，能夠進(jìn)一步提高電子化票據(jù)檔案管理質(zhì)量。