朱 芮

(吉林化工學(xué)院 國(guó)際合作交流處，吉林 吉林 132022)

外事工作是一項(xiàng)政治性和政策性極強(qiáng)的工作，包含了外事接待、合作洽談等所有涉外的工作。不僅要尊重各國(guó)的文化信仰，也要維護(hù)祖國(guó)的榮譽(yù)、民族的尊嚴(yán)，在此基礎(chǔ)上開展與各國(guó)的交流活動(dòng)。對(duì)于高等院校而言，開展外事活動(dòng)是加強(qiáng)學(xué)校國(guó)際化建設(shè)與對(duì)外交流的重要樞紐。在高校的外事工作中，外事接待工作的順利與否直接決定了高校對(duì)外交流的深度和廣度，是外事活動(dòng)中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。同時(shí)，外事接待工作不僅可以體現(xiàn)出高校外事管理水平的高低，還能體現(xiàn)出一所學(xué)校的文化底蘊(yùn)。

一、外事接待應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則

(一) 著裝規(guī)范

著裝是一種無(wú)聲的語(yǔ)言，得體的穿著打扮有助于塑造個(gè)人甚至一個(gè)國(guó)家的形象[1]。在外事接待中，首先觀察到的就是雙方的著裝，總體而言就是要樸素、大方、整潔、得體。不能追求個(gè)性、過(guò)于時(shí)髦、顏色鮮明，這些都會(huì)讓人覺(jué)得隨便。在外事接待中，男教師穿襯衫西服適宜，年長(zhǎng)一些的女教師西服套裝、裙裝適宜，年輕一些的教師可以稍正式的休閑西服，既不失禮貌又充滿了朝氣。

(二) 舉止文明

一個(gè)人的素質(zhì)和修養(yǎng)通過(guò)在公共場(chǎng)合的儀態(tài)、言談舉止體現(xiàn)出來(lái)。在外事接待過(guò)程中，往往在雙方洽談之前，先注意到的是雙方的舉止，因此外事接待工作者的舉止代表了學(xué)校的形象，也是給對(duì)方的第一印象，更是雙方互相進(jìn)一步深入了解的重要依據(jù)。雖然每個(gè)人都是獨(dú)立的個(gè)體，都有不同的風(fēng)格，但是在高校接待中，要收斂個(gè)人性格，規(guī)范個(gè)人的行為，一言一行都代表著學(xué)校的形象，同時(shí)也體現(xiàn)了中國(guó)的形象?？偟恼f(shuō)來(lái)，在外事接待中，應(yīng)當(dāng)穩(wěn)重自持，尊重對(duì)方，不亢不卑，落落大方，表現(xiàn)出應(yīng)有的氣質(zhì)和風(fēng)度[2]。

(三) 準(zhǔn)備充足

在外事接待之前，要做好充足的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備工作越充足，后期的接待工作就會(huì)越順利。準(zhǔn)備工作主要包含3個(gè)方面：第一，制定完善的工作計(jì)劃。外事接待人員需要對(duì)整個(gè)外事接待活動(dòng)做好計(jì)劃，包括洽談目的、洽談流程、部門對(duì)接等，同時(shí)也要提前掌握所接待人員的具體信息，包括人數(shù)、性別、年齡、國(guó)籍、文化；第二，制定應(yīng)急預(yù)案。由于外事接待的特殊性，要對(duì)接待過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題和突發(fā)狀況做好心理預(yù)設(shè)，并制定解決方案；第三，做好接待輔助工作。接待輔助工作的細(xì)節(jié)可以體現(xiàn)出高校對(duì)外事接待的重視程度，包括了歡迎海報(bào)的設(shè)計(jì)、安排會(huì)議地點(diǎn)、洽談需要的材料、雙方國(guó)家的國(guó)旗、安排接送機(jī)人員等。以上3個(gè)方面決定了外事接待活動(dòng)的質(zhì)量。

(四) 文化尊重

隨著世界各國(guó)交往的日益擴(kuò)大和各國(guó)相互依存的加深，文化尊重?zé)o論在官方還是民間涉外活動(dòng)中都更加重要。即使是在中國(guó)，不同的地區(qū)不同的民族，禮儀和風(fēng)俗、飲食都有著巨大的不同，更何況世界上有近200個(gè)國(guó)家和地區(qū)，禮儀和風(fēng)俗更是天差地別，甚至同一個(gè)肢體語(yǔ)言都代表著相反的含義。能夠做到包容和接納不同的文化習(xí)俗，恰恰可以展現(xiàn)出我國(guó)的大國(guó)風(fēng)采和胸襟，因此在國(guó)際交往中，我們既要發(fā)揚(yáng)我國(guó)禮儀之邦的優(yōu)良傳統(tǒng)，友好待賓客，注意禮貌細(xì)節(jié)，又要尊重國(guó)際上的習(xí)慣作法，了解各國(guó)的禮貌禮節(jié)、文化傳統(tǒng)、宗教習(xí)俗，在對(duì)外交往中才能真正做到舉止得體、以禮相待。因此在外事接待過(guò)程中，要提前了解所接待人員的風(fēng)俗文化[3]。

(五) 不卑不亢

雙方院校的合作交流是建立在平等、互惠互利的基礎(chǔ)之上，外事接待人員不應(yīng)該以仰視的姿態(tài)來(lái)接待外賓。在外事接待中，我們要尊重我們的交往對(duì)象，尊重別的國(guó)家，尊重別的文化習(xí)俗，于此同時(shí)也要尊重我們自己[4]。要在尊重對(duì)方的基礎(chǔ)上，展現(xiàn)出自尊、自重和自愛。所謂不卑不亢就是在別人面前沒(méi)必要低三下四，委曲求全，卑躬屈膝。當(dāng)然我們也要避免妄自尊大、自以為是、目空一切。要虛心學(xué)習(xí)對(duì)方國(guó)家先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、教學(xué)方法、管理經(jīng)驗(yàn)。

二、外事接待的流程

(一) 前期準(zhǔn)備工作

外事接待中，前期準(zhǔn)備工作是否充足，影響了后期執(zhí)行接待工作是否能夠有章可循、順利進(jìn)行。在接到外事接待工作的第一時(shí)間，首先應(yīng)當(dāng)確定外事接待負(fù)責(zé)人及工作者。同時(shí)收集信息，主要包括來(lái)訪外賓的基本資料，如國(guó)籍、所在學(xué)校、職務(wù)、政治立場(chǎng)、性別、年齡、飲食習(xí)慣，還要掌握外賓來(lái)訪的時(shí)間、航班、洽談目的等內(nèi)容。以上信息都要認(rèn)真調(diào)查研究，以做到外事接待工作的針對(duì)性和實(shí)效性[5]。外事接待者根據(jù)以上信息，制定外事接待計(jì)劃。

詳實(shí)的外事接待計(jì)劃主要包含了以下幾個(gè)方面：第一，根據(jù)外賓來(lái)訪人數(shù)和航班，做好接機(jī)準(zhǔn)備，制作接機(jī)牌和會(huì)議桌牌；第二，根據(jù)飲食習(xí)慣，確定用餐，保證用餐地點(diǎn)干凈整潔，禁止鋪張浪費(fèi)；第三，制作歡迎標(biāo)語(yǔ)，標(biāo)語(yǔ)表達(dá)了高校對(duì)來(lái)訪者的歡迎，外賓到校后首先會(huì)看到歡迎標(biāo)語(yǔ)，因此歡迎標(biāo)語(yǔ)應(yīng)懸掛在醒目位置，并用雙語(yǔ)呈現(xiàn)；第四，根據(jù)到訪目的，確定會(huì)議流程，通常包含主持人開場(chǎng)，校領(lǐng)導(dǎo)致辭，雙方洽談，簽約，交換禮物，合影留念；第五，通常外方來(lái)訪團(tuán)需要參觀校園、實(shí)驗(yàn)室等，因此需要外事接待工作者提前設(shè)計(jì)好路線。除了詳細(xì)的外事接待計(jì)劃，還要設(shè)計(jì)出應(yīng)急預(yù)案，以便應(yīng)對(duì)不同的突發(fā)狀況，因此要提前考慮到各種可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況，反復(fù)推敲，并給出擬解決方案。

(二) 執(zhí)行接待工作

1.迎賓

工作人員在接到外賓返回學(xué)校的途中，可將詳細(xì)的外事接待計(jì)劃交于外賓，并闡述此次活動(dòng)的計(jì)劃。與此同時(shí)，根據(jù)外賓的狀態(tài)，可介紹沿途的風(fēng)景信息和當(dāng)?shù)靥厣?。在校?nèi)接待工作者，需和接機(jī)人員保持聯(lián)系，確定到校時(shí)間，提前做好迎接準(zhǔn)備。

2.會(huì)議及相關(guān)活動(dòng)

在會(huì)議開始前，工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)議室內(nèi)硬件設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確?？梢哉Ｊ褂茫粩[好桌牌，并在每個(gè)位置擺好會(huì)議材料，提前聯(lián)系好攝影攝像人員。進(jìn)入會(huì)議室要注意座位的安排，堅(jiān)持以右為尊，主賓在右，主人在左。會(huì)議結(jié)束需要拍照，如果是合影，需要將歡迎標(biāo)語(yǔ)、雙方國(guó)旗、全部人員都拍攝其中，一般由主人居中，禮賓依然按照以右為尊的次序，主賓雙方間隔排列。

3.參觀

一般在外事接待中，都會(huì)安排參觀校園活動(dòng)，在此環(huán)節(jié)，需要提前安排好翻譯人員和解說(shuō)人員陪同，設(shè)計(jì)好參觀路線?？蓞⒂^學(xué)校的自然風(fēng)光，樓區(qū)建設(shè)以及先進(jìn)實(shí)驗(yàn)室的展示，同時(shí)也要了解學(xué)校歷史，以便外方提出的問(wèn)題能夠回答。

4.宴請(qǐng)

在外事接待中，宴請(qǐng)是溝通雙方感情的紐帶。宴請(qǐng)中，值得注意的是安排好座次，我國(guó)的餐桌大多是圓形，主要陪同坐在面對(duì)門的位置，以便招待客人[6]。在菜品安排上可采取客隨主便的策略，但是要考慮到對(duì)方愛不愛吃，能不能吃。所謂愛不愛吃，要考慮到外方的個(gè)人口味，是喜清淡還是喜咸辣。所謂能不能吃，就要考慮到外賓的國(guó)籍、宗教信仰等信息。比如伊斯蘭教禁食豬肉，美國(guó)人不吃螃蟹等。

5.互贈(zèng)禮物與送別

在外事接待中，互贈(zèng)禮物環(huán)節(jié)最能凸顯出民族特色，因此在選擇回贈(zèng)禮物方面，需要挑選具有民族特色具有傳統(tǒng)意義的禮物，避免禮物過(guò)于昂貴。在行程結(jié)束后，應(yīng)有相對(duì)應(yīng)職位的校領(lǐng)導(dǎo)和外事接待工作者進(jìn)行送別。

(三) 后續(xù)總結(jié)工作

在外事接待中，后續(xù)總結(jié)工作不可忽視。在總結(jié)中尋找經(jīng)驗(yàn)，為下一次的外事接待做好準(zhǔn)備。總結(jié)優(yōu)秀的接待經(jīng)驗(yàn)和做法是我們提高接待質(zhì)量的最有效方法，同樣認(rèn)真分析接待工作中的不足，也是提高外事接待質(zhì)量的必經(jīng)之路。在不停的總結(jié)中達(dá)到盡善盡美。除了總結(jié)工作，在外事接待后，還有相應(yīng)的后續(xù)工作，比如新聞稿的撰寫、合作項(xiàng)目的推進(jìn)、會(huì)談?dòng)涗浭珍洸⒆龊么鏅n[7]。

三、提升外事接待的質(zhì)量

(一) 加強(qiáng)高校涉外人員的禮儀培養(yǎng)與學(xué)習(xí)

外事禮儀在外事接待中占據(jù)有極為重要的位置。重視禮儀，不單單體現(xiàn)了個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)，還展示了學(xué)校的形象，表達(dá)著對(duì)外賓的尊重與合作的誠(chéng)意。若涉外禮儀知識(shí)儲(chǔ)備不足，在外事接待中很容易造成跨文化沖突，產(chǎn)生不必要的誤會(huì)，因此，要了解不同國(guó)家的禮儀和習(xí)俗，包括不同國(guó)家肢體語(yǔ)言的不同、對(duì)數(shù)字的禁忌、在飲食中對(duì)某些食物的禁食等。比如尼泊爾、希臘等國(guó)家，用搖頭代表“同意”，用點(diǎn)頭代表“反對(duì)”；在安排住宿時(shí)，對(duì)于歐美國(guó)家的客人要避免13這個(gè)樓層；對(duì)于伊斯蘭教的客人，避免在餐桌上出現(xiàn)豬肉[8]。掌握這些涉外禮儀知識(shí)，間接地展示了高校的風(fēng)貌，也勢(shì)必會(huì)提高外事接到的質(zhì)量，促進(jìn)合作與交流。

(二) 統(tǒng)籌學(xué)校各部門力量

一所高校的外事接待活動(dòng)能否順利進(jìn)行，不僅需要外事部門的整體運(yùn)作，還需要學(xué)校其他部門的配合[9]。隨著我國(guó)高校的國(guó)際化道路不斷發(fā)展，外事接待中面臨著多級(jí)協(xié)調(diào)、分層負(fù)責(zé)的局面。在外事接待中，與學(xué)校各部門保持密切溝通，尋求各部門的緊密配合。因此統(tǒng)籌學(xué)校各部門的力量，可以助力高校的國(guó)際化發(fā)展更上一層樓。

(三) 建設(shè)高素質(zhì)的外事接待隊(duì)伍

在外事接待活動(dòng)中，接待質(zhì)量的高低同樣取決于高校外事接待工作人員的素質(zhì)和能力[10]。首先，要加強(qiáng)外事接待工作者對(duì)學(xué)校全方面的了解，包括學(xué)校的歷史、組成教學(xué)院、特色專業(yè)、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等；第二，外事接待工作者要時(shí)刻遵循外事無(wú)小事的原則，多匯報(bào)勤溝通，保持高度靈活的應(yīng)變能力；第三，提高英語(yǔ)交際能力，為了展現(xiàn)高校國(guó)際化水平和文化氛圍，因此需要外事接待工作者不斷學(xué)習(xí)和加強(qiáng)語(yǔ)言知識(shí)。

四、結(jié) 語(yǔ)

高校的外事工作，是促進(jìn)高校國(guó)際化發(fā)展的重中之重。提高外事接待的質(zhì)量也因此變得尤為重要。從高校涉外人員的禮儀培訓(xùn)入手，多學(xué)習(xí)世界各國(guó)的風(fēng)俗習(xí)慣，熟記涉外禮儀中約定俗成的基本原則和國(guó)際慣例；與此同時(shí)，加強(qiáng)學(xué)校各部門在外事接待工作中的配合，所有從事外事工作的人員應(yīng)當(dāng)不斷努力學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平和能力，力保外事工作更好更順利地進(jìn)行。高校外事部門間也應(yīng)當(dāng)不斷增進(jìn)交流和學(xué)習(xí)，通過(guò)積極的經(jīng)驗(yàn)交流，博采眾長(zhǎng)，互相學(xué)習(xí)和借鑒。