蔡 霞

（航天江南集團(tuán)有限公司辦公室，貴州 貴陽 550006）

1 精簡公文的意義

一是精簡公文可以有效提高單位公文質(zhì)量。精簡公文，可以促使發(fā)文單位和辦文人員更加重視這項(xiàng)工作，強(qiáng)化“精品意識(shí)”，制發(fā)“精品公文”，努力做到主題鮮明、重點(diǎn)突出、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容精煉，使公文更準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，所提出的政策措施和辦法務(wù)實(shí)管用。繼而，公文處理部門也會(huì)更嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致執(zhí)行公文要求，注重公文的政策性、針對性和可操作性。

二是精簡公文可以維護(hù)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。如果缺乏溝通，一有工作就發(fā)文件，很容易出現(xiàn)文件堆積如山的現(xiàn)象，使受文單位應(yīng)接不暇，無法體會(huì)發(fā)文單位的初衷，嚴(yán)重影響公文的權(quán)威性和執(zhí)行力。故要想使文件精神得到落實(shí)和執(zhí)行，只能精簡公文、改進(jìn)文風(fēng)。

公文是黨政機(jī)關(guān)進(jìn)行行政管理、處理各種公務(wù)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的重要工具，如若公文泛濫，就會(huì)大大降低公文的指導(dǎo)性和實(shí)用性，公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在執(zhí)行時(shí)也會(huì)大打折扣，這樣就失去了印發(fā)公文的意義，因而，精簡公文，勢在必行。

2 航天江南精簡文件的主要成效與措施

2018-2019年度，航天江南根據(jù)集團(tuán)公司要求制定了《切實(shí)精簡文件簡報(bào)、為基層減負(fù)的若干措施》，并嚴(yán)格遵照執(zhí)行，公文發(fā)文數(shù)量大幅度下降。2018年當(dāng)年發(fā)文比上年減少27.5%，2019年加大精簡力度，實(shí)現(xiàn)了發(fā)文降幅高達(dá)34.8%，連續(xù)兩年文件數(shù)量不斷下降。

1）減少發(fā)文數(shù)量。制定年度文件控制目標(biāo)，將目標(biāo)進(jìn)行分解細(xì)化到每個(gè)部門，采取定期通報(bào)機(jī)制，對文件增長量較大的部門予以提示，共同研究減少發(fā)文的具體方法。一是減少各類會(huì)議通知、活動(dòng)舉辦等事務(wù)性公文印發(fā)，通過郵件、電話等方式通知相關(guān)人員開展工作；二是合并同類事項(xiàng)發(fā)文，在確保文件效力的前提下，盡量合并類似事項(xiàng)發(fā)文；三是減少層層轉(zhuǎn)發(fā)文件和避免一個(gè)事項(xiàng)多次發(fā)文，對上級(jí)或以往文件中明確的事項(xiàng)不再進(jìn)行重復(fù)發(fā)文布置。

2）精簡文件篇幅。依照“主題突出、言簡意賅”的原則，嚴(yán)格控制文件字?jǐn)?shù)，與正文無關(guān)的內(nèi)容少說甚至不說，對于附件中有詳細(xì)說明的事項(xiàng)，正文中不再提及，明確規(guī)定請示、報(bào)告類事項(xiàng)原則上不超過5000字，頁數(shù)不超過10頁。

3）提升公文質(zhì)量。對公文處理中常見的問題進(jìn)行梳理歸納，制定公文格式規(guī)范指南，供各部門進(jìn)行參照執(zhí)行；每年不定期開展公文專題培訓(xùn)，明確公文處理要求，提升公文質(zhì)量意識(shí)；加強(qiáng)公文審核把關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行修正，通過全方位、多手段推進(jìn)公文質(zhì)量大幅度提升。

3 常見的問題及原因分析

一是“紅頭”公文情結(jié)作祟。部分發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)或人員在思想深處的“紅頭”公文情結(jié)根深蒂固，不論事情大小、不管有無必要，都要等“紅頭”文件發(fā)布再行動(dòng)。主要原因是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為用“紅頭”文件推動(dòng)工作，才能體現(xiàn)出工作的重要、領(lǐng)導(dǎo)的重視。有的領(lǐng)導(dǎo)把“痕跡”看得比“實(shí)績”更為重要，認(rèn)為工作是否落實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)就是是否印發(fā)“紅頭”文件，這種過度留痕的工作模式導(dǎo)致公文堆積如山。

二是制發(fā)公文不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。很多一般性的常規(guī)工作，完全可以發(fā)一個(gè)白頭通知就解決，部分單位為了凸顯工作重要，卻非要以紅頭文件來部署安排；有些發(fā)文單位只是照抄照搬上級(jí)文件，層層轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，公文的指導(dǎo)性和操作性不是很強(qiáng)；有些發(fā)文單位未結(jié)合實(shí)際認(rèn)真分析、全面考慮，處理一個(gè)問題要發(fā)好幾個(gè)文件才能解決；一些周知性普發(fā)公文不停轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱，導(dǎo)致文件不斷，淹沒覆蓋了重要文件，重要工作得不到及時(shí)安排落實(shí)。

三是公文質(zhì)量有待提升，審核把關(guān)流于形式。一是發(fā)文單位公文意識(shí)薄弱，發(fā)文主題不明確，公文表述不夠準(zhǔn)確嚴(yán)密，篇幅過長，內(nèi)容空繁，具體操作性不強(qiáng)，不但造成公文量多質(zhì)輕，還削弱了公文的執(zhí)行力度。二是部分人員對公文審核把關(guān)存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。有的認(rèn)為這是辦公室的事，公文把關(guān)修改與他們無關(guān)；有的認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)都看過了、簽過字了就沒問題了，這諸多不正確的思想認(rèn)識(shí)導(dǎo)致公文審核把關(guān)不嚴(yán)，公文質(zhì)量問題層出不窮。

4 解決問題的措施

1）轉(zhuǎn)變思想作風(fēng)，采取高效方式解決問題。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭轉(zhuǎn)變思維方式、工作方式，減少對紅頭文件的依賴，加強(qiáng)與相關(guān)部門人員的溝通，主動(dòng)協(xié)商辦事，凡經(jīng)協(xié)商可以解決的問題，采用郵件、微信、短信、電話等高效的辦事方式解決，不再通過正式發(fā)文解決，提高溝通與辦事的效率，減輕各級(jí)部門“文山”負(fù)擔(dān)，使其騰出更多時(shí)間和精力來抓工作落實(shí)。

2）注重源頭，從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量。一是發(fā)文單位要本著“確有必要，注重效用”的原則，確定行文必要性，對于上級(jí)已經(jīng)明確要求、本級(jí)無補(bǔ)充條款的公文，直接貫徹落實(shí)，不再以正式文件重復(fù)下發(fā)或者層層轉(zhuǎn)發(fā)；對于處理問題的公文要仔細(xì)斟酌，思慮周全，能一次發(fā)文解決就決不重復(fù)發(fā)文。二是對于周知性普發(fā)公文，可以啟用OA系統(tǒng)“公告欄”模塊發(fā)布，各級(jí)人員自覺養(yǎng)成及時(shí)瀏覽“公告欄”的閱文習(xí)慣，從而減少公文傳閱數(shù)量，避免遺漏和忽略重要文件。

3）改進(jìn)工作作風(fēng)，提高機(jī)關(guān)工作效能。一是發(fā)文單位要聚焦部署工作、解決問題，提高行文針對性，倡導(dǎo)少發(fā)文、發(fā)短文。發(fā)文單位要堅(jiān)持從實(shí)際需要出發(fā)，突出指導(dǎo)性和可操作性，切實(shí)做到主題明確，內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，言簡意賅，要力戒照抄照搬、內(nèi)容空泛，堅(jiān)決杜絕空話、套話等形式主義，切實(shí)改善文風(fēng)，提高公文質(zhì)量。二是嚴(yán)格公文審核把關(guān)。公文審核是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格履行逐級(jí)審核管理，保證公文質(zhì)量。各級(jí)人員要樹立精簡意識(shí)，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，履行好職責(zé)，從程序和責(zé)任上加強(qiáng)辦文審核和質(zhì)量把關(guān)，對于可發(fā)可不發(fā)或可以通過其他方式解決的文件堅(jiān)決制止，鼓勵(lì)發(fā)文部門通過高效的方式解決問題。只有各自把關(guān)、各負(fù)其責(zé)，才能使公文審核責(zé)任真正落實(shí)。同時(shí)，辦公室應(yīng)建立公文審核責(zé)任制，細(xì)化審核標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定考核辦法嚴(yán)格考核，促使公文質(zhì)量意識(shí)深入 人心。

精簡公文，是為了強(qiáng)化針對性，促進(jìn)發(fā)文單位合理選擇溝通業(yè)務(wù)和部署工作的手段，從實(shí)效出發(fā)推動(dòng)工作統(tǒng)籌策劃和落實(shí)，要實(shí)現(xiàn)在工作效果不降的前提下實(shí)現(xiàn)公文數(shù)量的精簡，在公文篇幅不增的前提下實(shí)現(xiàn)公文信息量的增加，著力提高公文質(zhì)量與效率，以更加高效合理的方式實(shí)現(xiàn)管理目的，促進(jìn)管理提升、觀念轉(zhuǎn)變，提高工作效率和科學(xué)管理水平。