孟利霞

（烏蘭察布市檔案局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

檔案整理工作雖然只是辦公環(huán)節(jié)的一部分，但卻能夠發(fā)揮著基礎(chǔ)和前提的作用，首先，檔案的有序、系統(tǒng)的歸檔和管理不僅僅能夠保證文件資料的完整性，更能夠?qū)Ω鱾€(gè)文件資料做到心中有數(shù)，從而為檔案的安全保存保駕護(hù)航，其次，整理有序的檔案在后續(xù)有需要時(shí)使用會(huì)更加便捷，只需要輸入關(guān)鍵詞便能夠從繁雜的文件資料中進(jìn)行有效篩選。再次，檔案整理對(duì)于日后檔案移交工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。社會(huì)更新?lián)Q代的速度很快，所需要整理和保存的檔案也逐漸增多，想要更高效調(diào)取和利用方案就必須要將檔案系統(tǒng)整理工作做到位，因此，檔案整理工作也逐漸被更多辦公人員所重視。

1 檔案整理工作的流程步驟和主要內(nèi)容

1）接收加工檔案。辦公室接收到的檔案是來(lái)自各個(gè)途徑的，而且，所接收的檔案大多是混亂的，無(wú)論是內(nèi)容還是歸屬都是不確定的，因此，檔案整理工作的第一個(gè)步驟流程就是對(duì)接收到的檔案進(jìn)行初步整理和加工，將一些內(nèi)容混亂、歸屬不明的檔案進(jìn)行大致劃分。檔案的接收和加工是比較粗略的過(guò)程是檔案整理的起點(diǎn)，其目的就是開(kāi)始將所有的檔案初步有序化，從而形成可視化的檔案文件和資料，為之后的檔案整理環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)。

2）局部調(diào)整保存檔案。接收的方案內(nèi)容并不是全部都合理、有價(jià)值的，而其中存在的無(wú)價(jià)值內(nèi)容、重復(fù)內(nèi)容以及干擾不僅會(huì)使得檔案整理工作量增加，還會(huì)使得檔案整理質(zhì)量降低，因此，對(duì)檔案進(jìn)行初步、粗略加工之后就要進(jìn)行較為細(xì)節(jié)化的處理，比如，對(duì)一些不符合要求、不合理的方案內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)刪減、對(duì)缺失的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充等。由于檔案的保存具有長(zhǎng)期性，因此，必須要保證檔案保存之前的細(xì)節(jié)處理環(huán)節(jié)做到位，這樣才更有助于檔案系統(tǒng)性整理工作的落實(shí)。

3）系統(tǒng)整理檔案。檔案的系統(tǒng)整理簡(jiǎn)而言之就是對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查調(diào)整、管理分類，檔案庫(kù)里保存著很多檔案文件，如果將這些文件進(jìn)行隨意的堆放，那么，如果在后續(xù)工作中需要調(diào)取某一檔案文件將會(huì)是一件難事，由此可見(jiàn)，對(duì)于檔案的系統(tǒng)整理工作正是為后續(xù)的利用和調(diào)取工作夯實(shí)基礎(chǔ)，檔案的系統(tǒng)整理同樣也能簡(jiǎn)化檔案調(diào)取和利用的流程。檔案文件系統(tǒng)整理的時(shí)候會(huì)提取一些關(guān)鍵詞，按照關(guān)鍵詞進(jìn)行分類，并將這些檔案文件錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之中，當(dāng)想要調(diào)取和利用檔案文件的時(shí)候只需要輸入關(guān)鍵詞便能夠?qū)λ铏n案進(jìn)行定位，系統(tǒng)整理的方式大大縮小了檔案查找的范圍，也更大限度的克服和查找低效的問(wèn)題。

2 檔案整理工作的基本原則

1）各文件間聯(lián)系性的原則。每個(gè)檔案文件都是有所關(guān)聯(lián)的，無(wú)論是檔案文件的來(lái)源、內(nèi)容還是歸屬都具有大大小小的關(guān)系，因此，檔案整理工作的進(jìn)行不能割裂各文件間的聯(lián)系性，要按照檔案整理規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行組卷。注重文件之間的聯(lián)系性也更有助于將檔案庫(kù)看作一個(gè)整體，聯(lián)系性存在于檔案管理和利用之中，這正是因?yàn)槁?lián)系性，檔案管理才要做到更加有序。

2）保持原貌的原則。檔案文件本身就是客觀存在且真實(shí)的內(nèi)容，雖然檔案管理工作會(huì)對(duì)檔案文件進(jìn)行加工和處理，但是，無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)都不能破壞原有的內(nèi)容，整理的過(guò)程中也要注意對(duì)原有數(shù)據(jù)和內(nèi)容的最大限度保留原貌，原始檔案才更具價(jià)值。

3）檔案保管和利用有效性的原則。檔案整理工作主要就是為了讓后續(xù)的保管和利用移交等環(huán)節(jié)更具便利性和有效性，有序、系統(tǒng)的整理將檔案按照一定順序和要求進(jìn)行排序，并按照檔案存檔目錄要求進(jìn)行關(guān)鍵信息的錄入，這樣檔案整體的內(nèi)容便濃縮一處，當(dāng)某些檔案文件出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候便可以實(shí)時(shí)追蹤責(zé)任，從而保證了檔案保管的安全性和完整性。除此之外，檔案管理的過(guò)程中要盡可能考慮到后續(xù)的檔案調(diào)取和利用環(huán)節(jié)的便捷性，使得管理成果更加人性化。

3 辦公室檔案整理工作的關(guān)鍵點(diǎn)和切入點(diǎn)

1）保持歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件歸檔的時(shí)間、形式、關(guān)鍵詞等多方面的內(nèi)容都需要在整理初期的時(shí)候著重注意，要將分散的各類檔案按照一定類別進(jìn)行分類整理，并建立相關(guān)文件之間的聯(lián)系，各文件之間的聯(lián)系性建立起來(lái)之后更能夠反映出文件之間的關(guān)系，從而便于之后的保管和利用。比如，按照內(nèi)容作為整理?xiàng)l件，那么便會(huì)形成橫向的聯(lián)系，而以時(shí)間劃分作為整理檔案的條件，這樣便會(huì)加強(qiáng)文件之間的縱向聯(lián)系，整理依據(jù)和關(guān)鍵詞的存在能夠?qū)n案調(diào)取和利用的范圍不斷縮小，從而通過(guò)橫向和縱向的聯(lián)系鎖定能夠被利用的檔案。

2）區(qū)分歸檔文件的不同價(jià)值。檔案的管理工作量比較大，要想使得管理的效率提高就必須要學(xué)會(huì)區(qū)分各種文件的重要性，并按照重要性初步劃分出保管期限，對(duì)于那些信息內(nèi)容含金量比較高的文件保存勢(shì)必需要嚴(yán)謹(jǐn)，保管期限寧長(zhǎng)勿短；而對(duì)于那些內(nèi)容比較零散的檔案文件便劃分成保存期限相對(duì)短一些的文件，尤其是時(shí)效性比較強(qiáng)的檔案文件，過(guò)了時(shí)效期保存的價(jià)值便不會(huì)很大，因此可以作為參考文件保存，不必按照歸檔文件整理。因此，適當(dāng)調(diào)節(jié)檔案文件保存的日期也是十分重要的。檔案庫(kù)的容量是有限的，必須要對(duì)歸檔文件的價(jià)值進(jìn)行辯識(shí)，這樣才更有助于保存重要文件，同樣也會(huì)在無(wú)形中為檔案整理工作減負(fù)。

3）有序歸檔，便于保管和利用。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展浪潮中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以為檔案整理工作所用，計(jì)算機(jī)錄入系統(tǒng)和軟件的輔助能夠使得檔案整理工作提高效率和增加檔案庫(kù)容量，檔案整理將雜亂無(wú)章的、不同歸屬的檔案轉(zhuǎn)變成有序的可視化的文件資料，借助計(jì)算機(jī)檢索功能系統(tǒng)對(duì)檔案文件進(jìn)行有效的篩選，從而提高了后續(xù)使用的便捷度。在對(duì)檔案文件進(jìn)行管理的時(shí)候從多個(gè)層次進(jìn)行關(guān)鍵內(nèi)容的劃分，時(shí)間、內(nèi)容屬性等都能夠?qū)n案文件劃分到不同層次，保管的過(guò)程中也更有助于分工與協(xié)作。

4）確保信息安全，避免操作失誤。檔案文件的錄入都具有一定的機(jī)密性，有些檔案文件中存在比較重要的信息，如果信息泄露，那么，所造成的后果是難以想象的，因此，對(duì)于檔案信息安全性的確保還是很有必要的。首先，相關(guān)的檔案整理人員需要相當(dāng)熟悉工作流程，避免出現(xiàn)人為性信息錄入錯(cuò)誤，在歸檔的時(shí)候，相關(guān)人員也需要細(xì)致的對(duì)檔案文件數(shù)量、內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)，從而避免檔案文件內(nèi)容缺失或者泄露。檔案信息安全除了需要檔案整理人員做好本職工作之外，還需要強(qiáng)有力的計(jì)算機(jī)信息安全保障系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的保護(hù)，對(duì)重要的檔案文件進(jìn)行加密也能夠?yàn)樾畔⒌陌踩峁┍Ｕ稀榱耸沟脵n案整理工作人員的能力和水平獲得提升，自然需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，盡可能讓工作人員兼具工作精神和能力，從而降低操作失誤發(fā)生的可能性。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案的整理工作既是比較基礎(chǔ)的工作，同樣也是不容忽視的工作，只有前提和基礎(chǔ)打的好，才更有助于后續(xù)工作的順利進(jìn)行，新時(shí)代的發(fā)展帶來(lái)了更為先進(jìn)的技術(shù)，在諸多輔助整理軟件和科學(xué)技術(shù)的支持下，檔案整理工作質(zhì)量也能夠獲得進(jìn)一步的提升。在傳統(tǒng)的檔案整理工作中融入新時(shí)代元素才更貼近時(shí)代軌道，也只有切實(shí)從尋找檔案整理工作的關(guān)鍵點(diǎn)和切入點(diǎn)入手，才能開(kāi)辟更為廣闊的發(fā)展道路。