孫會(huì)勤

(市北區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目促進(jìn)工作辦公室 山東 青島 266033)

前言

一般而言，企業(yè)檔案工作的重要價(jià)值主要在良好的服務(wù)中得以體現(xiàn)。但是，現(xiàn)今存在著很多企業(yè)的檔案管理模式為一種“你調(diào)我查”的非主動(dòng)類型的服務(wù)，且借閱方式缺乏創(chuàng)新，仍然以傳統(tǒng)的借閱為主。究其原因，產(chǎn)生這種問題的背后，一方面是因?yàn)楝F(xiàn)階段的檔案館內(nèi)所收藏的數(shù)字化資源較少，缺乏先進(jìn)的檢索模式，因此工作效率低下；另外一方面由于企業(yè)對(duì)檔案工作重視程度不高，沒有配備專業(yè)人員，企業(yè)內(nèi)部沒有建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理服務(wù)模式。

針對(duì)這些情況，要改善企業(yè)檔案管理存在的問題，要通過檔案編研的層次進(jìn)行深化研究開始進(jìn)行。

一、對(duì)檔案編研的層次進(jìn)行深化

在開展檔案編研的過程中，檔案的原始信息發(fā)揮著重要的作用，因此要極大程度地優(yōu)化檔案的原始信息。此外，企業(yè)的主要工作內(nèi)容與企業(yè)實(shí)際經(jīng)營過程中所形成的各項(xiàng)數(shù)據(jù)與檔案編研之間存在著密不可分的關(guān)系，這也將會(huì)直接影響到檔案的編研過程。因此檔案工作人員在進(jìn)行編研時(shí)，需要整理好檔案的原始數(shù)據(jù)，同時(shí)也需要相關(guān)人員在實(shí)際的工作過程中，以具體的工作需求為基礎(chǔ)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整與處理。在這一過程中也必須確保檔案的真實(shí)性，要對(duì)企業(yè)有實(shí)際價(jià)值和意義的有效檔案進(jìn)行編研與匯總。只有把這些檔案編研的基本流程進(jìn)一步完善好，才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益發(fā)展需求，通過這些方法的運(yùn)用和實(shí)踐也能夠進(jìn)一步促使企業(yè)朝著良好的態(tài)勢(shì)發(fā)展。

在實(shí)際的操作中，常常面臨現(xiàn)實(shí)的問題。企業(yè)如果想要科學(xué)地管理檔案的信息資料，則需要注重以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。首先，在檔案管理之初，將會(huì)面臨的問題是檔案的種類繁雜且數(shù)量較多的現(xiàn)狀，這也就需要企業(yè)的檔案管理者在對(duì)檔案信息資料進(jìn)行管理的過程中有所選擇，優(yōu)先選擇那些相對(duì)來說較為重要的檔案信息資料，并按照利用者的需求程度，按照不同的層次合理地規(guī)劃與劃分信息資料，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的科學(xué)化管理.其次，因?yàn)槠髽I(yè)的檔案信息資料往往與企業(yè)的利益之間存在著密切的關(guān)系，因此，在對(duì)檔案信息進(jìn)行編研的過程中，可以邀請(qǐng)一些行業(yè)領(lǐng)域具備較強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)或者享有一定權(quán)威的檔案管理專家對(duì)檔案進(jìn)行編研，以確保檔案編研真正地實(shí)現(xiàn)合理化與科學(xué)化。再者，在進(jìn)行檔案管理信息的處理過程中，常常會(huì)存在與企業(yè)有關(guān)的管理部門的檔案資料或國家行業(yè)指導(dǎo)方針下的檔案資料，這些都需要及時(shí)整理。如果在進(jìn)行檔案資料整理的過程中發(fā)現(xiàn)一些較為細(xì)節(jié)化的檔案信息資料，則這些資料也可以起到推動(dòng)編研過程更具整體性與細(xì)致化特征的作用。

二、全面開發(fā)利用深層次的編研工作

開展檔案編研的主要目的是滿足員工們的工作需要以及實(shí)現(xiàn)社會(huì)利用效率。以原有的檔案內(nèi)容作為基礎(chǔ)，并通過對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更為細(xì)致的整理、分類、匯總等編研工作，也可以成為企業(yè)歷史研究中的核心資料。

(一)以為企業(yè)決策服務(wù)開展編研工作

企業(yè)的檔案工作對(duì)于企業(yè)的各級(jí)部門、對(duì)企業(yè)全體員工來說都非常重要，其涉及的范圍也是非常廣泛?，F(xiàn)階段，以文字、聲像、圖表以及電子信息存儲(chǔ)等載體存在于企業(yè)各個(gè)檔案之中的企業(yè)文件等，這些都是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)不斷積累的一筆巨大財(cái)富。其作為企業(yè)的重要信息類資源，對(duì)企業(yè)開發(fā)利用程度實(shí)際上意味著其能否為企業(yè)的發(fā)展方向提供一定的決策資源。

在經(jīng)濟(jì)全球化的浪潮之下，面對(duì)著為信息的利用者(領(lǐng)導(dǎo)層、管理者以及一線員工)提供有效的資源，促使他們能夠從檔案信息資源中發(fā)現(xiàn)靈感，并獲得企業(yè)經(jīng)營或者產(chǎn)品創(chuàng)新的新思路，不斷明確企業(yè)的重點(diǎn)發(fā)展方向，并通過創(chuàng)新研制出新的技術(shù)與產(chǎn)品，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息管理應(yīng)有的作用。

為了促使檔案信息資源真正地走出去，去到企業(yè)的各個(gè)部門，到達(dá)每個(gè)真正需要的人手中，進(jìn)入企業(yè)廣闊的提高、決策以及發(fā)展的大環(huán)境中，與相關(guān)辦公部門的工作實(shí)現(xiàn)緊密的接軌，并切實(shí)在企業(yè)的重點(diǎn)工作和中心工作任務(wù)上發(fā)揮應(yīng)有的作用，促使企業(yè)獲得新的增長點(diǎn)。比如可以定期開展一些檔案信息展覽工作，對(duì)企業(yè)所發(fā)生的大事件進(jìn)行編寫記錄，并對(duì)企業(yè)的發(fā)展項(xiàng)目、歷年的經(jīng)濟(jì)發(fā)展指標(biāo)以及組織機(jī)構(gòu)變革和以往發(fā)生的一些重大事故的分析等放入檔案匯編當(dāng)中。這樣一來，有利于收集到一些利用率較高的已收藏材料，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)資料收集、整理與利用的良性循環(huán)體系。值得一提的是，要完成這些工作都需要檔案管理者具備較高的崗位責(zé)任意識(shí)和前瞻視野。

在進(jìn)行檔案編研的過程中，也要密切地關(guān)注企業(yè)在某一個(gè)特定階段的發(fā)展目標(biāo)、人才選用思路以及市場(chǎng)開拓的方向等事關(guān)企業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力，并獲得長遠(yuǎn)發(fā)展機(jī)遇的難點(diǎn)與熱點(diǎn)問題，進(jìn)行有針對(duì)性的檔案資源管理與開發(fā)利用。

(二)以館藏檔案工作為重要基礎(chǔ)

一般來說，檔案館的編研工作的開展必須要以館藏工作為基礎(chǔ)。檔案管理者的重要職責(zé)與方向在于，在實(shí)施編研工作的基礎(chǔ)上，通過對(duì)那些還未被利用和開發(fā)的有潛力的檔案進(jìn)行開發(fā)與整理，把那些對(duì)于現(xiàn)實(shí)工作具有一定指導(dǎo)意義和參考價(jià)值的檔案，儲(chǔ)存到電子信息平臺(tái)，讓其變?yōu)檎嬲梢造`活運(yùn)用的信息，以及時(shí)地推動(dòng)企業(yè)的歷史編志編研等工作的開展，促使這些資源實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益。與此同時(shí)，需要注意的是，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案工作人員的檔案編研能力是較為薄弱的，而這一項(xiàng)工作的工程量巨大，涉及了多個(gè)部門，同時(shí)對(duì)社會(huì)的需求量大，所要參考的信息資料也非常多，如果單純只依靠四五個(gè)人是難以按時(shí)完成編研工作的。針對(duì)這一情況，我們需要將以藏館作為重要基礎(chǔ)，打破現(xiàn)階段所面臨的“閉館”現(xiàn)狀，加大檔案館與檔案室之間的聯(lián)系，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化編研工作。由此，檔案館可以將那些沒有收集到的檔案管理資源進(jìn)行開發(fā)、利用與編研，這也是檔案館完成創(chuàng)造工作的重要方式。同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)檔案館與檔案室之間的合作，雙方共同進(jìn)行編研工作，也能夠有效地增強(qiáng)編研的效果，開發(fā)出更多富有深刻價(jià)值的檔案信息，發(fā)揮檔案管理重要的現(xiàn)實(shí)作用。

(三)制訂有序的檔案編研工作計(jì)劃

檔案具有較高的憑證意義和參考價(jià)值，因此很多檔案資料實(shí)質(zhì)上都很有必要編寫成冊(cè)。但是在一些企業(yè)內(nèi)部，因?yàn)槿肆?、物力、?cái)力等許多客觀性因素的限制，并不能夠在目標(biāo)的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。因此，應(yīng)該要制訂明確的檔案編研工作計(jì)劃，率先完成一些較為重要的資料的編寫，按照既定的流程，有計(jì)劃地開展檔案編研工作。具體內(nèi)容包括：對(duì)上級(jí)所發(fā)布的指導(dǎo)性文件，根據(jù)每一年的年編慣例，進(jìn)行連續(xù)的具體的編寫；對(duì)大型資料，抽調(diào)一部分具有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員進(jìn)行專門的匯編工作；企業(yè)在開展重要活動(dòng)之前，需要編寫好相關(guān)可用到的資料，在整個(gè)活動(dòng)過程中也需要做到活動(dòng)記錄以及整理性的工作，為以后的相類似活動(dòng)提供相應(yīng)的信息資源。在進(jìn)行編寫選材的過程中要掌握一定的度，但凡涉及企業(yè)重要方針政策的資料都要盡可能地精練、全面；而凡與具體運(yùn)作過程精密相關(guān)的資料內(nèi)容也要進(jìn)行完整、全面、準(zhǔn)確地編寫，讓利用者能夠很快地找到自己所需的資料。

結(jié)語

在當(dāng)今時(shí)代，越來越多數(shù)量的企業(yè)逐漸開始重視自己企業(yè)檔案方面的管理，因?yàn)樵跈n案管理方面做得較為完善的企業(yè)對(duì)于維護(hù)自己的合法權(quán)益、提高自己企業(yè)的生產(chǎn)力、保證自己的生產(chǎn)作業(yè)方面的積極性以及生產(chǎn)工作方面的創(chuàng)造性有著較為重要和重大的意義。而對(duì)檔案編研的層次進(jìn)行深化就成為其中創(chuàng)新檔案管理的重要途徑之一。