王天宇

【摘? 要】實(shí)施中小企業(yè)會(huì)計(jì)“綠色檔案”發(fā)展戰(zhàn)略，即實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)時(shí)代中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的成功轉(zhuǎn)型與會(huì)計(jì)“綠色檔案”的開發(fā)和實(shí)施密不可分。構(gòu)建符合自身框架結(jié)構(gòu)、內(nèi)容設(shè)計(jì)及歸檔查閱要求的辦公軟件，可以使財(cái)務(wù)部門和其他部門有效融合。一方面，其可以避免資源消耗、因借閱影響及時(shí)性、傳統(tǒng)記賬方式的局限性;另一方面，也節(jié)省了經(jīng)濟(jì)成本及人力資源。

【Abstract】The implementation of the development strategy of accounting "green archives" for small and medium-sized enterprises， namely the implementation of electronic management of accounting archives. With the advent of the "internet +" era， the successful transformation of accounting archives management of small and medium-sized enterprises in big data era is closely related to the development and implementation of accounting "green archives". Constructing the office software that meets its own requirements， including frame structure， content design， and archiving and review， can effectively integrate the finance department with other departments. On the one hand， it can avoid the consumption of resources， the impact of borrowing on timeliness， and the limitations of traditional clearing method. On the other hand， it also saves economic costs and human resources.

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè);會(huì)計(jì)“綠色檔案”;電子化管理

【Keywords】small and medium-sized enterprises; accounting "green archives"; electronic management

【中圖分類號(hào)】F230;F276.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）12-0166-02

1 引言

綠色發(fā)展是我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要理念，也是推進(jìn)社會(huì)主義生態(tài)文明建設(shè)的重要路徑。會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中形成的內(nèi)部資料或者接收的外部資料，它記錄和反映了資金運(yùn)動(dòng)，屬于單位重要的經(jīng)濟(jì)檔案。會(huì)計(jì)“綠色檔案”是以計(jì)算機(jī)為輔助，將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的軟、硬盤中，會(huì)計(jì)電子檔案形成的會(huì)計(jì)資料和傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相同，都包括以上所提到的資料。促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案綠色化是減少資源浪費(fèi)、降低管理成本、提升財(cái)務(wù)管理效率的重要方向，有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查。

2 會(huì)計(jì)“綠色檔案”的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)“綠色檔案”有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是會(huì)計(jì)“綠色檔案”對(duì)需要計(jì)算機(jī)作為輔助，對(duì)軟、硬件設(shè)施要求很嚴(yán)格，這加劇其數(shù)據(jù)的脆弱性。二是會(huì)計(jì)“綠色檔案”缺乏直觀性。其數(shù)據(jù)要在一定計(jì)算機(jī)環(huán)境中才可以查閱，數(shù)字化的特征使得數(shù)據(jù)缺乏視覺上的直觀性。三是會(huì)計(jì)“綠色檔案”需要一定技術(shù)性。信息化程度越高，采用的程序也就越復(fù)雜。

會(huì)計(jì)“綠色檔案”實(shí)際是對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的一種變革，同時(shí)，也是計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)步發(fā)展的必然趨勢(shì)。會(huì)計(jì)“綠色檔案”摒棄了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的弊病，運(yùn)用信息化的技術(shù)手段，提高辦公效率，同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化具有指導(dǎo)意義[1]。

3 中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案存在的問題

3.1 資源消耗較多

首先，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案造成人力資源大量浪費(fèi)。例如，原始憑證到達(dá)企業(yè)要根據(jù)原始憑證編寫紙質(zhì)的記賬憑證然后編寫相應(yīng)報(bào)表。這一系列的流程中會(huì)計(jì)憑證賬簿的填制、會(huì)計(jì)資料的順序擺放、各種資料加蓋印章和簽字都需要職責(zé)分離的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行處理，這意味中小企業(yè)要配備一套完整的會(huì)計(jì)核算體系來滿足其要求，使企業(yè)會(huì)計(jì)人員的時(shí)間和精力都無法集中在重要的事項(xiàng)上，無形中帶來了人力資源浪費(fèi)。

其次，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案造成大量的紙張浪費(fèi)。從原始憑證、記賬憑證、科目匯總表、總賬、明細(xì)賬、日記賬到報(bào)表的各個(gè)環(huán)節(jié)，在每個(gè)環(huán)節(jié)每月至少要使用3～4張，甚至更多。對(duì)于中小型企業(yè)來說，每年會(huì)計(jì)檔案所需要的紙張成本預(yù)計(jì)不過10萬元，如打印機(jī)、復(fù)印件以及裝訂機(jī)等辦公設(shè)備嚴(yán)重?fù)p耗，需要不停更新?lián)Q代[2]。

3.2 借閱不方便

企業(yè)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案在查閱流程方面較為煩瑣：普通會(huì)計(jì)檔案在查閱檔案的過程中，只需要向管理檔案人員說明原因并做相關(guān)登記。已經(jīng)裝訂好的憑證不可私自拆卷和涂改，只能復(fù)印，且必須在檔案室指定地方復(fù)印。對(duì)于機(jī)密檔案，須經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意并在申請(qǐng)書上簽字然后拿著簽核版本申請(qǐng)書去檔案室進(jìn)行借閱。查閱結(jié)束，要將查閱的檔案交到檔案管理員處交予其檢查，由檔案管理員追蹤檔案的利用情況。

歸檔紙質(zhì)文件時(shí)，編制歸檔目錄，記錄文件存放位置和基本內(nèi)容。所以檔案管理員對(duì)照目錄查找檔案需要一定的時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)到達(dá)借款人手中。目前，由于中小企業(yè)辦公空間的限制，一些需要較長(zhǎng)存儲(chǔ)壽命的會(huì)計(jì)檔案被委托給專門的會(huì)計(jì)檔案管理公司進(jìn)行專業(yè)管理，使得查閱和閱讀會(huì)計(jì)檔案的工作無法及時(shí)完成，影響了及時(shí)性。

3.3 使用存在局限性

傳統(tǒng)中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案是以手工記賬通過借貸記賬法將原始憑證登記成為記賬憑證、日記賬、總賬、明細(xì)賬最后做出報(bào)表。一旦某一步驟出錯(cuò)，后面所形成的憑證都將毀于一旦。會(huì)計(jì)檔案的形成不僅僅是在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行傳閱，還要將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用到平時(shí)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中。

當(dāng)中小企業(yè)遇到資金拮據(jù)時(shí)，通常向金融機(jī)構(gòu)提出融資請(qǐng)求，金融機(jī)構(gòu)要根據(jù)該企業(yè)信用等級(jí)、經(jīng)營(yíng)狀況、資產(chǎn)負(fù)債情況進(jìn)行審核，在會(huì)計(jì)檔案中最重要的是報(bào)表作為審核依據(jù)而不是一堆紙質(zhì)文件就能使金融機(jī)構(gòu)的調(diào)查人員信服，他們無法進(jìn)行勾稽，無法判斷來源是否準(zhǔn)確，這對(duì)審核過程添加了難度。政府機(jī)構(gòu)會(huì)對(duì)中小企業(yè)進(jìn)行一定的稅收政策補(bǔ)貼，其中有一項(xiàng)是根據(jù)月營(yíng)業(yè)收入判斷是否符合要求，有些企業(yè)使用查賬征收稅收方式，這就會(huì)存在虛開發(fā)票而導(dǎo)致虛增收入的情況，政府（主要是國稅局）無法確認(rèn)中小企業(yè)提供的紙質(zhì)報(bào)表是否真實(shí)完整，這可能導(dǎo)致其無法得到國家稅收優(yōu)惠政策補(bǔ)貼。

4 中小企業(yè)會(huì)計(jì)“綠色檔案”的構(gòu)建路徑

4.1 構(gòu)建框架

會(huì)計(jì)“綠色檔案”顧名思義就是利用會(huì)計(jì)信息化使得會(huì)計(jì)所有工作在電腦中一個(gè)特定的系統(tǒng)中完成。中小企業(yè)可根據(jù)自身的情況設(shè)計(jì)辦公軟件，使得財(cái)務(wù)部門和其他部門的工作有效融合。軟件分為以下幾個(gè)模塊：基礎(chǔ)信息維護(hù)、分銷管理、采購管理、存貨管理、財(cái)務(wù)管理、辦公事務(wù)等。

兩種檔案最根本是形成與操作方式不同，由傳統(tǒng)手工做賬過渡到會(huì)計(jì)電算化，使財(cái)務(wù)人員有更多精力參與經(jīng)營(yíng)決策，避免紙張浪費(fèi)，體現(xiàn)“綠色”環(huán)保理念[3]。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比，會(huì)計(jì)“綠色檔案”通過計(jì)算機(jī)來輸入已經(jīng)審核完成的原始憑證，隨即由相關(guān)人員在會(huì)計(jì)軟件上填寫會(huì)計(jì)分錄，后期自動(dòng)生成報(bào)表數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)“綠色檔案”是通過集中處理的模式，步驟為輸入數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份，步驟更為簡(jiǎn)便，易于操作。在期末結(jié)賬之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成單據(jù)編號(hào)，在接收數(shù)據(jù)時(shí)，注意數(shù)據(jù)的合法性、完整性和真實(shí)性即可。

4.2 內(nèi)容設(shè)計(jì)

會(huì)計(jì)“綠色檔案”系統(tǒng)旨在與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫連接，如網(wǎng)上報(bào)銷相關(guān)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、相關(guān)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和電子影像系統(tǒng)。形成一套與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證一致的電子憑證，并且根據(jù)憑證收集方式進(jìn)行分類與歸檔，實(shí)現(xiàn)憑證電子化管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的全面集中。會(huì)計(jì)“綠色檔案”傳遞流程依次是：信息收集→憑證管理→歸檔管理→檔案管理。

員工提單規(guī)范：報(bào)銷單據(jù)通常以紙質(zhì)方式存在于企業(yè)內(nèi)部，雜而多且不便于整理和分析。員工的提貨單應(yīng)得到相應(yīng)的監(jiān)管。員工在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)提交單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成單據(jù)號(hào)，根據(jù)單據(jù)號(hào)傳遞到賬單郵箱，并在登記簿中登記提交單據(jù)信息。在此過程中，單據(jù)號(hào)可以實(shí)時(shí)跟蹤票據(jù)的查看狀態(tài)。這是實(shí)施會(huì)計(jì)“綠色檔案”的第一步。

憑證匹配：建立一套完整的會(huì)計(jì)“綠色檔案”系統(tǒng)，需要將會(huì)計(jì)憑證和實(shí)物檔案和其他資料進(jìn)行匹配。在最初的信息收集時(shí)，各原始憑證在錄入時(shí)會(huì)形成獨(dú)一無二的編號(hào)和與之匹配的實(shí)物憑證的單據(jù)號(hào)。各個(gè)編號(hào)均可建立緊密的聯(lián)系，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證與其他資料的匹配。

憑證分冊(cè)：憑證根據(jù)月份進(jìn)行分冊(cè)，系統(tǒng)根據(jù)編號(hào)自動(dòng)進(jìn)行排序，保證了其完整性。根據(jù)憑證的份數(shù)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案電子化的自動(dòng)分冊(cè)。在憑證分冊(cè)過程中，系統(tǒng)可以自動(dòng)識(shí)別漏號(hào)的會(huì)計(jì)憑證，并督促漏號(hào)責(zé)任人，減少人工查找和跟蹤的時(shí)間[4]。

4.3 歸檔查閱

會(huì)計(jì)“綠色檔案”以不通過紙張的輸出為重要前提（只有需要的部門才會(huì)打?。?，但是如果需要查閱其儲(chǔ)存載體是什么呢？在一個(gè)月結(jié)賬之后，要對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

檔案?jìng)浞荩合到y(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)可能因?yàn)橐恍┎淮_定的因素丟失，因此，建立電子會(huì)計(jì)資料備份，是保障會(huì)計(jì)資料安全的基本要求。檔案?jìng)浞莘椒ㄈ珉p機(jī)熱備、異地?zé)醾?、磁盤陣列等，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)備份和物理保護(hù)。

檔案檢索：建立會(huì)計(jì)“綠色檔案”系統(tǒng)的檢索功能，在一個(gè)系統(tǒng)中跟蹤從報(bào)表到明細(xì)賬、總賬、記賬憑證、原始憑證的流程。利用數(shù)據(jù)索引，可對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)之間的索引通過信息系統(tǒng)直接進(jìn)行追蹤、稽核和證明。原始憑證與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)建立一對(duì)多關(guān)系，自制原始憑證與記賬憑證建立多對(duì)一關(guān)系。

會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)一般是在相對(duì)開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行。當(dāng)電子查閱申請(qǐng)啟動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)將審批其權(quán)限，規(guī)定何時(shí)借閱和歸還，如未按時(shí)歸還，將對(duì)檔案實(shí)施催收和續(xù)借申請(qǐng)。如果對(duì)敏感會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要事先進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名能夠明確借閱會(huì)計(jì)檔案的身份，使用數(shù)字簽名是為了確保會(huì)計(jì)檔案的不可否認(rèn)性。

【參考文獻(xiàn)】

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