■曹 鵬

（中國鐵路昆明局集團有限公司）

企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展進程的重要依據(jù)，其蘊藏著豐富的資源，是屬于擁有著非常顯著的參考價值的文字和圖表信息等[1]。

特別是在新時代的今天，我們鐵路企業(yè)根據(jù)黨的十九大和中央經(jīng)濟工作會議精神確定的關(guān)于鐵路建設(shè)的總基調(diào)，聚焦于“交通強國，鐵路先行”的歷史使命。我們云南鐵路正著眼于未來，正在努力構(gòu)建著“八出省、五出境”的鐵路骨架網(wǎng)的關(guān)鍵時刻，大量建設(shè)項目全面推進，隨著建設(shè)項目的推進，勢必將產(chǎn)生大量的非常有價值的企業(yè)檔案！我認為我們鐵路企業(yè)此時應(yīng)該以此為契機，優(yōu)化檔案庫存，最大限度的整合庫存庫容資源，以便向企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)高效地檔案服務(wù)。

那么如何才能優(yōu)化庫存，整合資源，怎樣讓檔案最大限度地發(fā)揮它的對于企業(yè)的參謀助手作用呢？我覺得首先應(yīng)該找到鐵路企業(yè)檔案管理方面普遍存在問題，然后再進行才有針對性地對癥下藥。本人通過在檔案崗位多年工作的總結(jié)如下。

1 鐵路企業(yè)檔案管理問題

1.1 對檔案工作重視不夠

在鐵路企業(yè)內(nèi)部自上而下都不同程度的存在著檔案意識薄弱的問題。一直以來部分領(lǐng)導(dǎo)干部都認為檔案管理就是檔案的保管工作，在單位的工作中是不重要的，認為檔案管理工作就是保證檔案資料不丟失，檔案信息不泄密，能應(yīng)付日常的工作查閱和對外查檔能就可以了，在思想上對檔案管理工作的重要性缺乏正確地認識和了解。因此，在檔案工作硬件方面的投入能省則省，能簡則簡，以至于我們企業(yè)檔案工作的現(xiàn)代化程序和信息化工作的進程受到了嚴重滯后。

1.2 管理意識有待強化

我們企業(yè)內(nèi)部由于工作性質(zhì)決定了，檔案員都是一崗多責(zé)，身兼數(shù)職，而且有部分單位的檔案管理員崗位變動頻繁，有很多兼職檔案管理員在從事檔案管理工作前僅僅經(jīng)過簡單的工作交接就上崗，并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理工作的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這就造成了部分兼職檔案員對檔案的重要性認識不夠，歸檔意識薄弱的問題，甚至部分兼職檔案員還存在著認為檔案存放在承辦部門便于查找利用，不愿意向檔案館移交的錯誤認識；更有甚者強調(diào)其材料有特殊性、保密性，不宜向檔案館移交。以上種種檔案意識薄弱的問題，都直接影響到了我們的檔案管理水平和服務(wù)水平的提升。

1.3 檔案庫存量大但是質(zhì)量不高

雖然《檔案法》及有關(guān)檔案的法律法規(guī)都有明確的規(guī)定，到期檔案經(jīng)過組織鑒定后即可進行銷毀。但實際上這些規(guī)定并沒有得到很好地執(zhí)行，原因則是多方面的，如：鑒定制度、鑒定原則、鑒定方法的不夠明晰，鑒定人員的基本素質(zhì)參差不齊等等原因，結(jié)果就造成了：短期檔案變成長期檔案，長期檔案躋身為永久檔案，檔案陷入“只進不出”、“只生不死”怪圈的現(xiàn)狀，檔案庫房“住房緊張”的問題逐年突顯。檔案庫存量年年突飛猛進，但是這其中有很多其實是“僵尸”檔案，長年在庫房睡大覺，庫房減負擴充有效庫容勢在必行。

1.4 檔案載體單一

走進我們檔案館庫房，我們會看到的都是一柜柜、一架架碼放整齊的紙質(zhì)檔案，而我們的照片、光盤等載體的電子檔案卻寥寥無幾。據(jù)筆者了解，紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案在館藏中的數(shù)量比是900:1至1000:1之間，也就是說一個擁有15萬卷紙質(zhì)檔案的檔案館，其館藏非紙質(zhì)檔案只有150到170個保管單位之間。載體單一帶來的弊病 是多方面的，檔案管理人員工作量大，效率低，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體查閱手段單一不便于查閱，這樣就造成了檔案服務(wù)于企業(yè)的水平低下，利用效果差的現(xiàn)狀，無法發(fā)揮檔案在企業(yè)管理過程應(yīng)當(dāng)起到的作用，造成大量人力、物力、財力的浪費。

2 鐵路企業(yè)檔案管理過程中針對問題進行多角度的優(yōu)化庫存

2.1 適當(dāng)融入創(chuàng)新的思維和理念

在鐵路企業(yè)的高速發(fā)展進程中，太多的歷史需要記載，太多的優(yōu)秀需要傳承，檔案管理逐漸將成為一項重要的工作內(nèi)容。我認為首先應(yīng)該通過大力地宣傳與培訓(xùn)，做到了“上崗前必培訓(xùn)”，讓歸檔意識深入人心，把檔案工作流程化到每一個工作崗位，讓每一個工作人員把歸檔當(dāng)作自己工作內(nèi)容的一部分；同時應(yīng)該敏銳地跟隨著潮流趨勢，轉(zhuǎn)變“檔案不重要”的認識，快速地融合先進的檔案管理思想和觀念，積極地響應(yīng)中國國家鐵路集團有限公司關(guān)于推行電子公文歸檔的有關(guān)規(guī)定，著力提升檔案的信息化和現(xiàn)代化的程度，開啟檔案新的管理模式和管理方法，優(yōu)化檔案資源的檢索方式方法，大力提升檔案服務(wù)企業(yè)的水平和利用效果。

2.2 及時剔除失去保存價值的檔案并逐步推行電子檔案

隨著云南鐵路建設(shè)進入快速發(fā)展階段，大量鐵路建設(shè)項目齊頭并進，大量有巨大參考價值的鐵路建設(shè)項目檔案即將進入檔案館，這對我們檔案管理部門帶來了極大的挑戰(zhàn)和壓力，管理部門應(yīng)該如何應(yīng)對呢？我認為：

首先，我們應(yīng)該盡快解決館藏檔案玉石不分的現(xiàn)狀。積極開始館藏檔案的鑒定工作。對于那些隨著歷史發(fā)展和時間推移以及經(jīng)過實踐檢驗，確實已經(jīng)失去保存價值的檔案，堅決予以及時剔除，清除“僵尸檔案”，騰出有效庫容，保證庫存檔案的質(zhì)量的同時還可以騰出有效庫容來存在那些真正有價值的檔案。

其次，因為紙質(zhì)檔案資料在存放和保管的過程中存在著管理條件高，難度大的現(xiàn)狀，紙張老化受損現(xiàn)象是無可避免的，所以電子檔案管理必然是今后檔案管理工作的一個發(fā)展趨勢。所以，我們從現(xiàn)在開始，在日常工作中，就要用發(fā)展的眼光看問題，實現(xiàn)電子歸檔系統(tǒng)與電子公文系統(tǒng)的無縫銜接，有效提高檔案管理工作效率，逐步建立電子公文檔案，進一步豐富檔案的存貯介質(zhì)，提高檔案利用效果和效率，為今后全面實現(xiàn)電子檔案管理奠定基礎(chǔ)。

2.3 嚴格把住檔案進館的質(zhì)量關(guān)

在接收和征集檔案的過程中，為了避免出現(xiàn)“僵尸檔案”，必須對要進館的檔案的價值、歷史意識進行判斷，嚴格把住檔案進館質(zhì)量關(guān)，在做到應(yīng)收盡收的基礎(chǔ)上，對于一些質(zhì)量不高，不符合接收條件的檔案堅決不予以進館，檔案館是重要歷史資料的集中地，不是文件材料的存放地，不能只圖數(shù)量不顧質(zhì)量，要保證做到“該進館的一卷不漏，不具備進館價值的也一件不收”。

2.4 提升檔案管理人員的自身素質(zhì)，強化檔案管理人員的管理意識

檔案管理人員就是檔案管理工作的直接參與者，檔案管理人員的自身素質(zhì)很大程度上決定著檔案工作的水平，也決定著我們進館檔案的質(zhì)量，因此提升檔案管理人員管理和工作水平對推進檔案工作的進一步發(fā)展是有積極作用的。首先應(yīng)該積極為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和提升的機會，組織參加各級各類的培訓(xùn)，創(chuàng)造參觀、借鑒各級優(yōu)秀檔案管理部門的先進經(jīng)驗的機會，不斷地提升自身的檔案工作和管理水平。同時，檔案管理人員在具體的工作實踐中，也要勤思想，善總結(jié)，結(jié)合本單位的工作實際，積極思考，大膽創(chuàng)新，努力地彰顯出工作的主觀能動性，從而穩(wěn)步地提高檔案工作水平。

3 結(jié) 語

鐵路企業(yè)對于國家的影響巨大，其發(fā)展的態(tài)勢能夠影響到國家的進步和繁榮，因此需要重視鐵路企業(yè)中的方方面面。檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容，尤其是對于鐵路企業(yè)來說，需要積極的重視一些細節(jié)性的問題，采取合理的措施加以處理，保證使其對檔案管理工作產(chǎn)生積極的影響。在本文中，作者結(jié)合自身工作實際，闡述了企業(yè)當(dāng)前在檔案管理中存在的問題和現(xiàn)狀，同時針對存在的問題和現(xiàn)狀，提出了多種可行的、操作性強的優(yōu)化庫存的手段，來提升企業(yè)的檔案管理工作水平以及檔案庫存質(zhì)量，希望能對鐵路企業(yè)檔案管理工作的提升與發(fā)展提供參考和借鑒。