潘玉婷

摘 要：在辦公室的日常工作中，文秘發(fā)揮著重要的作用，辦公室文秘的工作任務(wù)是最繁重、最核心的。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該重視辦公室文秘工作，保證其有較高的工作質(zhì)量和水平。辦公室文秘工作者要做到工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，加強(qiáng)工作責(zé)任感，把學(xué)到的專(zhuān)業(yè)知識(shí)更加恰當(dāng)?shù)卦诠ぷ髦惺褂谩１疚木娃k公室文秘工作中存在的問(wèn)題、辦公室文秘工作者要注意提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的策略，這三個(gè)方面對(duì)文秘工作的質(zhì)量和水平的提高進(jìn)行了深入的探討。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量和水平;辦公效率

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)迎來(lái)了較好地發(fā)展契機(jī)，辦公室文秘涉及企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)來(lái)往，因此對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向起有著重要影響。由于辦公室文秘工作人員每天接觸到的業(yè)務(wù)數(shù)量較多，因此文秘工作人員必須有非常強(qiáng)的動(dòng)手能力，熟悉業(yè)務(wù)流程，遇事能隨機(jī)應(yīng)變，并且能在第一時(shí)間內(nèi)將各種信息傳達(dá)到企業(yè)里的各個(gè)部門(mén)。

1突出把握政治性，堅(jiān)持從講政治的高度去思考

習(xí)近平總書(shū)記指出：“堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)黨的建設(shè)，是我國(guó)國(guó)有企業(yè)的光榮傳統(tǒng)，是國(guó)有企業(yè)的“根”和“魂”，是我國(guó)國(guó)有企業(yè)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)?！眹?guó)有企業(yè)是中國(guó)特色社會(huì)主義的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和政治基礎(chǔ)，是我們黨執(zhí)政興國(guó)的重要支柱和依靠力量。習(xí)總書(shū)記的講話(huà)，指明國(guó)有企業(yè)具有鮮明的政治屬性。因此，國(guó)有企業(yè)辦公室文秘人員在文稿撰寫(xiě)時(shí)，必須堅(jiān)定政治立場(chǎng)，從講政治的高度去思考，才能確保寫(xiě)出高質(zhì)量的文稿。一是必須堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)。習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，是馬克思主義中國(guó)化最新成果，是中國(guó)特色社會(huì)主義理論體系的重要組成部分，是全黨全國(guó)人民為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興而奮斗的行動(dòng)指南。只有以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際撰寫(xiě)出來(lái)的文稿，才能成為站位高遠(yuǎn)、觀(guān)點(diǎn)鮮明的好文稿。二是必須體現(xiàn)黨對(duì)國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)這一重大政治原則。習(xí)近平總書(shū)記指出：堅(jiān)持黨對(duì)國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)是重大政治原則，必須一以貫之。國(guó)有企業(yè)是黨的執(zhí)政基礎(chǔ)，只有堅(jiān)持這一重大政治原則，發(fā)揮國(guó)有企業(yè)黨委（黨組）的領(lǐng)導(dǎo)作用，把方向、管大局、保落實(shí)，才能使黨的執(zhí)政基礎(chǔ)穩(wěn)如泰山、牢不可破。把握好這一重大政治原則，是辦公室文秘人員起草好文稿的重要前提。三是必須增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”、做到“兩個(gè)維護(hù)”。國(guó)有企業(yè)是黨和國(guó)家最可信賴(lài)的依靠力量，是堅(jiān)決貫徹執(zhí)行黨中央決策部署，推動(dòng)落實(shí)“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，壯大綜合國(guó)力、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要力量。辦公室文秘人員只有切實(shí)增強(qiáng)政治意識(shí)、大局意識(shí)、核心意識(shí)、看齊意識(shí)，堅(jiān)決維護(hù)習(xí)近平總書(shū)記黨中央的核心、全黨的核心地位，堅(jiān)決維護(hù)黨中央權(quán)威和集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，才能在文稿起草中做到思想純正、態(tài)度端正，寫(xiě)出高質(zhì)量文稿。

2文秘工作人員應(yīng)找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，統(tǒng)籌規(guī)劃工作內(nèi)容

文秘人員的工作內(nèi)容便是傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)信息，工作人員若想提高工作效率，應(yīng)當(dāng)遵循企業(yè)規(guī)范，抓住工作技巧。辦公室文秘工作人員的工作內(nèi)容較多，一個(gè)優(yōu)秀的文秘工作人員應(yīng)能分清工作主次，按照重要程度羅列事項(xiàng)的先后順序，既有條理、又高效地完成工作內(nèi)容。國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部會(huì)議都是以工作人員寶貴的時(shí)間為基礎(chǔ)。由于會(huì)議會(huì)涉及許多內(nèi)容，因此文秘人員在會(huì)議開(kāi)始之前要將重點(diǎn)全部羅列出來(lái)。例如文秘人員要熟知會(huì)議流程、明確會(huì)議目的、嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間，將這幾個(gè)重點(diǎn)全部明確后才能最大化會(huì)議效果。

3勤于辦事的執(zhí)行能力

其一，要“眼中有活兒”，即工作要超前想，主動(dòng)做，而不是等著領(lǐng)導(dǎo)催促才去辦理，等著問(wèn)題出現(xiàn)才去解決。辦公室工作內(nèi)容多而雜，文秘人員不可能只是做好“案頭工作”就行，其它具體的事務(wù)性工作也要多經(jīng)歷，多面對(duì)，這對(duì)個(gè)人綜合素質(zhì)的提高有很大幫助。在辦事的過(guò)程中，要具匠心，善溝通，會(huì)協(xié)調(diào)。其二，要“會(huì)辦事”。“要嚴(yán)格遵循重大問(wèn)題按原則辦、日常工作按制度辦、綜合工作按分工辦、請(qǐng)示報(bào)告按程序辦的基本辦事規(guī)則，堅(jiān)持原則性與靈活性相統(tǒng)一，認(rèn)真把份內(nèi)的工作、領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)完成好。”要有能力把容易的事辦好，把困難的事辦成，逐步提升自身處理多方復(fù)雜關(guān)系的公關(guān)能力。其三，要“及時(shí)報(bào)”。“報(bào)”意在溝通和協(xié)調(diào)。這其中既包括及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)展、存在問(wèn)題、下步籌劃，又包含及時(shí)下達(dá)部門(mén)，傳達(dá)指令，具體問(wèn)題具體分析。

4增加文秘工作者的數(shù)量

文秘工作者的數(shù)量少是企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)文秘工作進(jìn)展緩慢的主要原因。人員太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就無(wú)法正常進(jìn)行。這就導(dǎo)致了很多辦公室文秘的工作每天都完成不了，工作任務(wù)堆積如山。讓大部分文秘工作者都望而卻步，感到巨大的壓力。但是文秘工作的人員數(shù)量增加的數(shù)量不要太多，因?yàn)槿藛T太多，工作者的工作效率就會(huì)降低，這樣就難以發(fā)揮每個(gè)人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合適的數(shù)量，以更好、更有效率地開(kāi)展工作。

5會(huì)議管理能力

①制定完善的會(huì)議管理制度。從企業(yè)全局出發(fā)，會(huì)議管理制度建立是保證所有會(huì)議有序開(kāi)展的前提。②對(duì)于文秘人員來(lái)說(shuō)，處理好會(huì)議全程的工作是重點(diǎn)。會(huì)前要做好充分地準(zhǔn)備，清楚本次會(huì)議的議題，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。做好會(huì)前的基礎(chǔ)工作，例如會(huì)議資料的準(zhǔn)備等。如遇重大會(huì)議，文秘人員還要負(fù)責(zé)工作動(dòng)員，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)、每一個(gè)程序考慮周到。③會(huì)議管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，涉及的部門(mén)較多，所以要求文秘人員要有較強(qiáng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。文秘人員要做好精密的會(huì)議計(jì)劃，從接待、材料、新聞報(bào)道、會(huì)議紀(jì)要等方面都要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃和細(xì)節(jié)，只有這樣才能做好會(huì)議工作。

6突出把握針對(duì)性，堅(jiān)持從問(wèn)題導(dǎo)向上去著眼

一是目的要明確。撰寫(xiě)一份文稿，文秘人員首先要弄清楚文稿做何使用，達(dá)到什么目的，需要突出表達(dá)的內(nèi)容是什么，哪些問(wèn)題需要避而不談？然后再進(jìn)行構(gòu)思動(dòng)筆。二是站位要準(zhǔn)確。文秘人員撰寫(xiě)的文稿，要站高看遠(yuǎn)，站在“講述人”的角度去定位和思考，不能局限在文秘人員自身的范圍來(lái)起草。一般文秘人員起草的文稿，都是要通過(guò)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)“講出來(lái)”，或者以企業(yè)的名義“傳出去”，因此必須要站在“講述人”的角度或企業(yè)的高度來(lái)表達(dá)。三是意圖要精確。文秘人員在撰寫(xiě)文稿時(shí)，除清楚目的、搞準(zhǔn)站位外，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖也十分關(guān)鍵，這是突出把握針對(duì)性的重點(diǎn)。以撰寫(xiě)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的文稿為例，首先要弄清楚“匯報(bào)人”想“講什么”？其次要弄清楚上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)想“聽(tīng)什么”？但最終要以“匯報(bào)人”想“講什么”為主來(lái)撰寫(xiě)，故聽(tīng)取“匯報(bào)人”的想法，領(lǐng)會(huì)“匯報(bào)人”的意圖十分重要。否則，難以撰寫(xiě)出讓領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意的文稿。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)辦公室文秘工作雖然內(nèi)容復(fù)雜，但其工作職能在整個(gè)企業(yè)中都非常重要。作為連接上下級(jí)之間的樞紐，辦公室文秘工作質(zhì)量與工作水平會(huì)直接關(guān)系到企業(yè)的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，因此文秘工作人員應(yīng)當(dāng)適當(dāng)優(yōu)化工作方式，協(xié)調(diào)好各項(xiàng)內(nèi)容，提高文秘工作的條理性。

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