宮春明

摘 要：事業(yè)單位是國(guó)家重要的職能機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位人事檔案管理是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分。事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要從實(shí)際出發(fā)，積極有效地探索新模式、新途徑，以便使事業(yè)單位人事檔案管理，能夠始終與社會(huì)發(fā)展需求相一致。本文主要針對(duì)新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理

一、人事檔案管理的重要性

新時(shí)期，信息是一項(xiàng)重要的社會(huì)資源，具有十分重要的社會(huì)價(jià)值，通過(guò)對(duì)信息的收集利用，建立起強(qiáng)大的信息帝國(guó)，促進(jìn)社會(huì)更加文明發(fā)達(dá)。人事檔案的重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一個(gè)是對(duì)個(gè)體的重要性，另一個(gè)是對(duì)事業(yè)單位的重要性。

首先，人事檔案對(duì)個(gè)體的重要性。通過(guò)人事檔案可以幫助個(gè)人辦理社會(huì)保險(xiǎn)，獲取更多的社會(huì)保障，改善個(gè)人的生活狀況;能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產(chǎn)證明，證明個(gè)人的社會(huì)身份，保證自身的社會(huì)安全;另外人事檔案可以幫助個(gè)人進(jìn)行護(hù)照或港澳通行證的辦理，在事業(yè)單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。

其次，對(duì)事業(yè)單位的重要性。人事檔案對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)更為重要，他能夠幫助事業(yè)單位選拔最優(yōu)秀、最合適的人才，能夠幫助員工進(jìn)行職稱的申請(qǐng)，可以根據(jù)人事檔案的記載中推算出員工的退休年齡，為員工代繳養(yǎng)老保險(xiǎn)以及其它的社會(huì)保險(xiǎn)，還是企事業(yè)單位進(jìn)行評(píng)優(yōu)選先、提干、調(diào)動(dòng)工薪待遇的重要依據(jù)，幫助出具各類證明材料。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、事業(yè)單位人事檔案管理跟不上人事改革的步伐

《干部檔案工作條例》是進(jìn)行事業(yè)單位人事檔案管理的政策依據(jù)。目前，事業(yè)單位人員的人事檔案主要由單位及上級(jí)主管單位進(jìn)行管理。但隨著事業(yè)單位人事制度改革的深入，事業(yè)單位實(shí)行崗位聘用制，公開(kāi)招考、崗位競(jìng)聘等過(guò)程中形成的考察性材料及相應(yīng)的聘用合同未能及時(shí)整理、按類歸檔。此外，事業(yè)人員流動(dòng)變得日益頻繁，但人事檔案未能及時(shí)通過(guò)保密渠道轉(zhuǎn)遞，有的人事檔案擅自交由本人自帶轉(zhuǎn)遞。接收檔案時(shí)檔案員不能及時(shí)清查檔案是否齊全，極易造成檔案材料不全或丟失等嚴(yán)重后果。

2、事業(yè)單位人事檔案材料審核力度不夠

因長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案的管理欠規(guī)范有序，致使事業(yè)單位人事檔案管理存在著不少問(wèn)題：一是檔案材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的個(gè)人履歷、工資材料、年度考核、學(xué)歷證明等材料多有缺漏。二是內(nèi)容記載不準(zhǔn)確。有的干部在填寫自己的“三齡兩歷”時(shí)過(guò)于隨意，出生日期、工作時(shí)間等在材料填寫中存在前后不一的現(xiàn)象，增加了后期甄別的難度。三是材料填寫不規(guī)范。有的干部填寫的材料，或是有遺漏，或是少照片，或是缺公章，造成材料準(zhǔn)確性和權(quán)威性降低。

3、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后

當(dāng)前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)將人事檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建起來(lái)，但因?yàn)閷?duì)人事檔案管理系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)和了解，從而導(dǎo)致很多系統(tǒng)只是簡(jiǎn)單地對(duì)職工信息進(jìn)行了記錄和統(tǒng)計(jì)，而并沒(méi)有對(duì)職工的生活、工作等信息進(jìn)行記錄，使檔案信息化效果受到極大影響。同時(shí)，有個(gè)別事業(yè)單位因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視、經(jīng)費(fèi)不充足等原因，在促進(jìn)人事檔案管理信息化工作開(kāi)展方面力度不夠，仍采用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅檔案管理和保存難度加大，同時(shí)也對(duì)人事檔案管理工作效率造成極大影響。

三、新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

1、健全人事檔案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事檔案的性質(zhì)決定了檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎繁雜、非常嚴(yán)肅的工作。因此必須結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步建立和健全各項(xiàng)檔案管理制度，嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。

2、注重人事檔案材料收集

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

3、加強(qiáng)人事檔案的分類保管

事業(yè)單位中的人事檔案管理屬于非常復(fù)雜的一項(xiàng)工作，人事檔案的保管與分類是檔案管理過(guò)程中比較關(guān)鍵性的一項(xiàng)內(nèi)容。如人事檔案保管不合理，長(zhǎng)期下去便會(huì)丟失和損壞很多非常重要的人事檔案。所以人事檔案的管理人員一定要結(jié)合人事檔案部門與內(nèi)容，來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行類別的區(qū)分和存儲(chǔ)管理。在此情況下，一定要在人事檔案部門當(dāng)中制定科學(xué)高效的人事檔案存儲(chǔ)制度，并同時(shí)嚴(yán)格要求人事檔案管理人員依據(jù)制度來(lái)開(kāi)展工作，對(duì)于人事檔案材料實(shí)施分類及存儲(chǔ)。

此外，還需特別注意，紙質(zhì)形式的人事檔案資料較易受到損壞。所以人事檔案管理人員在實(shí)施查找分類的時(shí)候，一定要采取相應(yīng)的保護(hù)對(duì)策，以避免紙質(zhì)形式的人事檔案資料受到損壞。歸根結(jié)底，就是一定要對(duì)人事檔案管理各環(huán)節(jié)工作嚴(yán)格注意，同時(shí)還需人事檔案管理的工作人員結(jié)合具體要求來(lái)實(shí)施人事檔案管理操作。

4、采用先進(jìn)技術(shù)管理工作

信息化技術(shù)屬于事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要發(fā)展方向，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)看，需廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)與信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作。通過(guò)使用計(jì)算機(jī)來(lái)存儲(chǔ)人事檔案及傳輸人事檔案資料會(huì)比較便利，如個(gè)人情況、照片、科學(xué)成果、專利證書等，這些重要的信息都能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還可防止人事檔案資料的損壞或是丟失。

信息化技術(shù)同樣也能夠讓人事檔案管理工作更加方便，如可使用軟件來(lái)對(duì)某人的人事檔案或是相關(guān)資料進(jìn)行查找和翻閱。因此，事業(yè)單位需廣泛應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)實(shí)施事業(yè)單位的人事檔案管理工作，由此使事業(yè)單位能夠獲得更加良好的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理制度的不斷改革和完善，人事檔案管理工作必須要做到適應(yīng)新形勢(shì)的要求，做到科學(xué)、規(guī)范、與時(shí)俱進(jìn)。這就要求從事相關(guān)工作的人員從觀念上轉(zhuǎn)變，從制度上做到更新，從管理上做到完善，采取有效的措施，不斷改進(jìn)，只有這樣，才能使人事檔案更好的為人事工作服務(wù)，為當(dāng)前的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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