王鑫

摘 要：如今，人們對于檔案管理工作的重視程度越來越高。同時，檔案管理工作本身也較為繁瑣、枯燥。面對檔案工作本身的挑戰(zhàn)以及人們越來越高的要求，必須要將檔案管理工作做好。文中主要就如何做好檔案管理工作提出幾點建議。

關鍵詞：檔案管理;業(yè)務素質;管理制度

檔案管理是一個非?，嵥楹涂菰锏墓ぷ?，它要求管理員要具備非常強的敬業(yè)精神，和細心周到的工作態(tài)度，以及從管理思路上、模式上、工作機制上要大膽創(chuàng)新。由于檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用和重視程度得到了不斷提升，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高自身科學管理水平和服務的能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。

1 提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著經(jīng)濟社會不斷地發(fā)展，各類文檔數(shù)量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現(xiàn)的新問題，我認為要從以下幾個方面入手。

1）配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。

2）掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

3）檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

2 提高檔案人員業(yè)務素質是做好檔案管理工作的條件

原有傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，加強檔案管理人員繼續(xù)教育顯得尤為重要，要盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

1）繼續(xù)教育管理制度和激勵機制。檔案工作管理水平需要不斷地改善和提升，檔案管理人員素質也需要不斷地提高，要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷地更新業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和管理水平。

2）要因材施教、多渠道地進行人才培訓。要從實際出發(fā)，按照不同的崗位、不同的層次、多渠道、多形式的對檔案管理人員進行培訓。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學習機會，使檔案管理人員缺啥補啥，取長補短。

3）加強對檔案人員的管理和教育。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規(guī)的教育培訓，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。確保檔案管理安全可靠，無失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

3 領導重視是做好檔案管理工作的關鍵

每個單位的每一項工作，領導的支持是關鍵，只有得到領導重視和支持，才能確保這項工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領導的重視和支持，檔案管理人員主要應具備以下幾個方面：

1）愛崗敬業(yè)，認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學習和鉆研業(yè)務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行、愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績，給領導和同志們留下良好的印象。

2）勤請示匯報，增強領導檔案意識。有些單位的領導對檔案工作不夠重視，與其他業(yè)務工作相比，認為檔案工作無關緊要，可有可無。由此看來，經(jīng)常向領導請示和匯報檔案工作，以引起領導的關注和支持，是檔案管理人員應努力做好的一項工作。

3）樹立大局意識，主動服務單位工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞本單位實際，做好服務工作，只有及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

4 建立健全完善的檔案管理制度

1）整理立卷。整理立卷的要求是將應歸檔的文件收集齊全。凡需歸檔的文件，起草時要統(tǒng)一印制的有裝訂線的橫格紙，一律用鋼筆或毛筆書寫，并注意在歸檔文件上加蓋有關公章，嚴禁有圓珠筆、鉛筆書寫或批改文件。

2）歸檔檔案必須分清年度，按照同一年內一個問題一個卷的原則進行立卷，一個問題內容太多也可分成幾卷，幾個互相有關的問題組成一卷也可以，幾個單位合辦的事情由主辦單位立卷。

3）跨年度文件一般放在最后一年，兩年以上的規(guī)劃、計劃、預算放在第一年。

4）每卷內容按時間先后順序排列，按正件在先、附件在后;請示在先、批示在后的原則組卷，并填寫卷內目錄，逐頁編號，去除金屬物，用線繩裝訂成冊。

5）歸檔立卷要擬好案卷標題，標題要反映卷內文件的內容，并且簡明確切，每一案卷要寫明卷內文件的形成時間，并注明保管期限，如卷內文件有特殊說明，要填寫“備考表”。

5 做好后期檔案的交接

檔案人員交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作。要做好檔案交接工作，應采取如下措施：

1）檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起重視，尤其是負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作時要先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調動工作通知，不得辦理工資轉移手續(xù)，不得離開原工作崗位，要把檔案交接列入有關人員的崗位職責之中。

2）檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面。

對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作：（1）對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù);（2）對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況;（3）對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序;（4）按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格;（5）撰寫檔案移交說明。

對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：（1）了解移交單位職能活動內容和工作活動情況;（2）向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況;（3）必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

3）認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此必須安排專人負責監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監(jiān)交;檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。

總之，檔案管理是各單位工作中的一個很重要的部分，檔案工作做好了，會使以后工作有了寶貴的借鑒經(jīng)驗，因勢利導，促進我國檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

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