羅婉瑩

摘 要：人事檔案是人事工作中最重要的原始記錄，并直接反映干部的歷史情況，是一項(xiàng)連續(xù)性、專業(yè)性、保密性與政策性都很強(qiáng)的工作，也是HR管理工作的重要文件資料，不僅可以為人力資源規(guī)劃、工作分析、績效考評(píng)、人事晉升等工作提供參考，也是檔案管理工作的重要組成部分。如此重要的管理工作卻是許多單位不受重視的環(huán)節(jié)，在檔案管理過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)歸檔不全，檔案管理不符合要求等情況，筆者以所在單位為例，就目前國有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的一些問題進(jìn)行分析，并提出應(yīng)對(duì)措施，供大家參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;問題;思路;措施

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是一種公共管理工具，是一個(gè)單位綜合管理的基礎(chǔ)組成部分，直接影響著人力資源管理的效率。它在一定程度上能夠反映本單位人員的構(gòu)成情況、過往經(jīng)歷，能見證其成長歷程，為有針對(duì)性地管理員工提供了重要依據(jù)。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

我國現(xiàn)在運(yùn)行的相關(guān)人事檔案制度，是我國計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制與干部制度的綜合產(chǎn)物。它是一種公共管理工具，曾經(jīng)在干部管理和經(jīng)濟(jì)發(fā)展等諸多方面作出了歷史性的貢獻(xiàn)。但是，隨著改革開放和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理中的一些潛藏的問題也逐漸顯露出來，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 人事檔案管理工作意識(shí)不足

首先，從管理者角度看，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，他們認(rèn)識(shí)不到人事檔案管理的作用和人事檔案資源的實(shí)用價(jià)值， 把檔案管理當(dāng)做一個(gè)簡單的保存過程，把它看成了日常保管的事務(wù)性工作。領(lǐng)導(dǎo)的這種意識(shí)就導(dǎo)致了檔案工作沒有安排，沒有計(jì)劃。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

許多企業(yè)從根本上不夠重視檔案管理工作，沒有形成成熟的管理機(jī)制，更沒有為檔案管理工作配備專業(yè)工作人員。以筆者所在單位為例，筆者的單位為國企，檔案管理員為兼職，也沒有進(jìn)行專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，不具備合格的專業(yè)技能以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這便導(dǎo)致檔案管理工作人員只能對(duì)檔案進(jìn)行簡單的整理與歸檔，創(chuàng)新性工作更是無從談起。

2.3 人事檔案管理制度不健全

“重藏輕用”是很多企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀，因?yàn)闆]有健全的管理制度，導(dǎo)致人事檔案的管理較為隨意，使用率也不高。就筆者所在單位為例，檔案管理工作僅限于簡單的收集資料和歸檔，然后就束之高閣，無人問津。因?yàn)闆]有建立管理制度，導(dǎo)致檔案資料整理與統(tǒng)計(jì)工作無據(jù)可依，資料收集是否齊全、內(nèi)容是否翔實(shí)也得不到統(tǒng)一的審核與評(píng)定，檔案管理工作沒有什么科學(xué)性可言，甚至連檔案資料的真?zhèn)舞b定也無法保證。

2.4 人事檔案管理設(shè)備簡陋

隨著科技手段的不斷更新，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，但現(xiàn)狀卻非如此。而許多企業(yè)檔案管理設(shè)備及其簡陋，仍然使用紙質(zhì)檔案，這就極大地限制了檔案管理的發(fā)展。筆者所在單位雖有專門的檔案室，設(shè)備僅有幾臺(tái)電腦而已，打印機(jī)、掃描儀、專業(yè)管理軟件、多功能保管柜（架）以及監(jiān)控等現(xiàn)代化設(shè)備根本沒有配備，常言道：巧婦難為無米之炊，沒有必要的設(shè)備，人事檔案管理工作怎么保障？工作創(chuàng)新、工作效率更是無從談起。

3 改進(jìn)人事檔案管理工作的思路和措施

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用以及信息化的快速傳遞，有很多部門和單位已經(jīng)意識(shí)到了人事檔案管理工作的重要性。所以要付諸行動(dòng)的不僅是在軟件的提升上，也要充分重視硬件上的配置，同時(shí)對(duì)資源和專業(yè)人才的配備都要給予相對(duì)的傾斜。針對(duì)以上問題，我們應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手。

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，重視人事檔案管理工作

首先，必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性與必要性，尤其是一些單位的領(lǐng)導(dǎo)者，要充分轉(zhuǎn)變觀念，不能把人事檔案管理當(dāng)作可有可無的工作，應(yīng)該把它放在與干部隊(duì)伍建設(shè)等同的位置，將其納入管理、議事日程，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行督查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題能及時(shí)解決;將人事檔案管理工作納入績效考核，進(jìn)行定性定量考核、升降動(dòng)態(tài)管理，從而進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理工作的健康發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作的開展需要有與之相適應(yīng)的管理人員，因此，企業(yè)對(duì)已有的人事檔案管理工作者首先要進(jìn)行重新篩選，選出一批能堅(jiān)持原則、責(zé)任心強(qiáng)的隊(duì)伍，其次要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。如對(duì)《檔案法》等的相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化工具運(yùn)用知識(shí)的培訓(xùn)，使其具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能運(yùn)用現(xiàn)代化手段使人事檔案管理規(guī)范化、專業(yè)化。同時(shí)，也要不同程度地配備一些相關(guān)的專業(yè)人才，逐步建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

3.3 完善制度，增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性

在信息化快速發(fā)展的今天，一些企業(yè)的檔案管理方式也發(fā)生了變化，這就要求管理制度也要相對(duì)完善。有了完善的制度，檔案管理工作才能有據(jù)可依，有章可循。如人事檔案的材料內(nèi)容和分類、收集與鑒別、排序和編目及其裝訂、保存等都要進(jìn)行明確的規(guī)定，讓檔案管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。

3.4 更新設(shè)備，促進(jìn)人事檔案管理的信息化

在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，為了使企業(yè)的檔案管理工作更好的進(jìn)行，配備先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)成為必然。比如，利用掃描儀使電子檔案代替紙質(zhì)檔案，以提高人事檔案的利用效率;利用攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，以保證紙質(zhì)檔案的安全管理;利用專業(yè)管理軟件，以提升檔案管理的信息化建設(shè)。目前，企業(yè)大都進(jìn)入了無紙化辦公，先進(jìn)設(shè)備的配備使人事檔案的管理更趨向信息化和數(shù)字化，方便了調(diào)閱和查詢，提高使用率。

4 結(jié)語

隨著市場競爭的加劇，HR已成為企業(yè)發(fā)展的核心競爭力，越來越多的企業(yè)開始正視人事檔案管理工作的重要性，逐步向其傾斜更多的資源。因此，創(chuàng)新工作思路，優(yōu)化資源配置，提高工作質(zhì)量，管好、用好人事檔案，更好地服務(wù)于企業(yè)。

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