苑淑慧

摘 要：現(xiàn)如今，我國多數(shù)事業(yè)單位都開始重視檔案管理工作。檔案管理，簡單來說，就是對本單位的一切檔案進行管理，而檔案管理工作效率的高低直接關(guān)乎到單位的今后發(fā)展和管理水平，所以事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展中必須要對檔案管理工作引起足夠的重視?；诖?，本文以檔案管理工作為研究對象，主要介紹了做好檔案管理工作的重要意義，而且提出了改善檔案管理工作的有效措施，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;對策

在信息時代，我國檔案管理工作面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化的辦公要求，對降低勞動強度是非常不利的。因此，對于事業(yè)單位來說，必須要充分認識到檔案管理工作創(chuàng)新改革的重要性，不能仍舊采用傳統(tǒng)的管理方式，這樣很難提升檔案管理工作效率。

1 做好檔案管理工作的重要意義

當前，許多管理人員都沒有正確的認識到檔案管理工作，忽視檔案管理工作的開展。其實，要想確保我國現(xiàn)代管理事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，檔案管理工作起著關(guān)鍵的作用。檔案管理事業(yè)的作用是至關(guān)重要的，其可以使事業(yè)單位的發(fā)展情況得到充分的反映，有利于單位高層領(lǐng)導(dǎo)認識歷史，而且對今后的發(fā)展做出更加深入的指示。并且檔案中涉及許多憑證信息以及原始數(shù)據(jù)，有關(guān)單位員工的基本信息也包括在內(nèi)，這就導(dǎo)致其可以為人們解答問題以及驗證問題提供相應(yīng)的歷史憑據(jù)。在平時工作中當人們面臨必須要處理的問題時，首先必須要發(fā)現(xiàn)問題的根本以及解決問題的依據(jù)，檔案可以為處理問題以及研究問題提供重要的依據(jù)，這樣可以將檔案的憑證作用充分體現(xiàn)出來。并且檔案也可以作為信息參考，能夠為人們發(fā)展每項事業(yè)提供重要的信息資源，也能夠為單位發(fā)展提供很多有價值的信息，還可以顯著的提升服務(wù)水平[1]。因此，充分運用檔案信息，使其自身的參考作用得到有效的發(fā)揮，在很大程度上可以保證為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的效益。檔案工作涉及多個方面，與個人以及部門都有著密切的聯(lián)系，也是關(guān)鍵的信息資源，對于每個單位而言，想要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，做好檔案管理工作都是非常重要的。

現(xiàn)如今，隨著現(xiàn)代管理模式逐漸轉(zhuǎn)變到標準化和合理化，強化檔案管理是加強管理的常見方法。同時，隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，通過注重檔案管理工作以及實現(xiàn)檔案管理的制度化管理，積極創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理理念，及時改變工作方式，深入探索以及研究采用全新的檔案管理方式，這樣能夠大大的提高工作效率，對有關(guān)部門以及各個單位都有著極其重要的作用。通過考量檔案管理工作的情況是否標準化，不難發(fā)現(xiàn)，該單位的業(yè)績與管理效率，可以做好檔案管理工作，能夠讓單位高層管理者結(jié)合檔案工作，對單位面臨的問題和今后的發(fā)展前景進行分析，進而對工作策略做出適當?shù)膬?yōu)化調(diào)整。整體來講，注重檔案管理可以提高各項工作質(zhì)量和工作效率，推動事業(yè)單位順利發(fā)展。因此，所有事業(yè)單位都必須要注重檔案管理工作，這也是促進事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的有力支撐。

2 改善檔案管理工作的有效措施

2.1 科學(xué)制定定期學(xué)習培訓(xùn)的管理機制，強化管理人員的思想教育

從思想方面注重檔案管理工作的開展，這是推動檔案管理工作改革的首要步驟，也是最關(guān)鍵的，只有管理人員注重此項工作的開展，才可以加強單位的整體檔案管理意識。換言之，首先需要使人們開始注重檔案管理工作。這就要求單位高層管理人員先正確認識檔案資料的屬性以及智能，充分了解到對于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)而言檔案管理工作起的重要作用，還有對推動市場經(jīng)濟發(fā)展造成的影響，只要高層管理先引起足夠的重視，才可以使具體主管人員改變自身的看法，改進檔案管理工作的、關(guān)鍵在于高層管理人員的思想。在思想上正確的認識，可以提高工作效率[2]。因此，作為事業(yè)單位的高層管理人員，必須要對檔案管理工作進行嚴格的監(jiān)督，將檔案管理工作的重要意義告知職工，進而使具體主管可以更加全面地認識檔案管理。同時，必須要加強檔案建設(shè)工作，將檔案管理工作當做主要發(fā)展對象，正確引導(dǎo)其他部門可以相互積極配合，力求做好檔案建設(shè)工作，也要配合搜集檔案資料。此外，應(yīng)當提倡優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理方式，借鑒其他事業(yè)單位有關(guān)檔案管理的成功工作經(jīng)驗，學(xué)習有效的管理模式和管理方式，引導(dǎo)職工針對改進檔案管理工作提出自己的看法。

2.2 實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化

在新時期，必須要讓檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化，對公文資料以及檔案資料進行規(guī)范化管理，規(guī)范化的檔案管理勢必可以提升檔案的有效利用率以及單位的工作水平[3]。在初期搜集以及整理檔案過程中，需要嚴格篩選且科學(xué)處理檔案資料，進而確保檔案資料內(nèi)容的真實性和完整性，為提高檔案管理效率奠定堅實的基礎(chǔ)。衡量事業(yè)單位的制度體系是否系統(tǒng)完善，其主要體現(xiàn)是檔案管理工作的制度化，通過實現(xiàn)制度化的檔案管理工作，有利于對檔案管理工作進行明顯的改善。

2.3 采用先進技術(shù)，建設(shè)當代的創(chuàng)新管理模式

近年來，在改革深入發(fā)展、科技日益進步的背景下，很多事業(yè)單位的檔案管理時也都存在很多難題，傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化的管理需求。繁瑣復(fù)雜的檔案資料，導(dǎo)致檔案管理工作難度不斷加大，檔案數(shù)量相當大，造成檔案資料查閱以及搜集難度都越來越大[4]。因此，要想做好檔案管理工作，必須要及時跟上時代發(fā)展的步伐，積極改變現(xiàn)有得想法，努力挖掘且運用新的管理方式和管理理念。并且必須要運用先進的計算技術(shù)，將檔案資料及時上傳到網(wǎng)站上，制定電子檔案，重視檔案資源共享以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對網(wǎng)上檔案查閱系統(tǒng)做出進一步的完善，讓檔案管理工作可以朝著自動化的方向發(fā)展。為了防止損壞電子檔案，必須要在剛剛建立檔案時完成備份，而且需要合理制定查閱檔案信息的制度，確保檔案的保密性以及安全性。此外，為了可以真正做好檔案滾利工作，需要結(jié)合新形勢進行適當?shù)母淖儯Y(jié)合事業(yè)單位自身的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，科學(xué)把握要點，重視創(chuàng)新，從拓展思想漸漸轉(zhuǎn)化到開放型。

2.4 合理運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，提高管理水平

隨著信息技術(shù)以及計算機的高速發(fā)展，已經(jīng)成為提升檔案管理人員的主要工作方式，需要合理運用現(xiàn)代科技手段，提升在檔案管理工作中現(xiàn)代科技手段占據(jù)的比例，讓現(xiàn)代科技手段可以為檔案管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[5]。比如：就檔案管理工作來講，綜合運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將原來過渡依賴手動檢索檔案名錄的方法，向依賴計算機管理程序檢索轉(zhuǎn)變，這樣不僅可以縮減查閱實踐，提升查閱效率。而且可以減少人為因素對文件歸檔工作造成的不利影響，降低手工操作，這樣可以獲得更加理想的效果。

3 結(jié)語

總而言之，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展帶動我國事業(yè)單位的不斷改革，這就使得事業(yè)單位開展檔案管理工作面臨嚴峻的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍舊存在諸多問題，需要制定相應(yīng)的措施有效解決這些問題，這樣可以提高檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)、保證檔案管理工作落實到位，進而更好地實現(xiàn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，提升整體管理水平。

參考文獻

[1]張艷珍.如何做好檔案管理工作[N].菏澤日報，2019-11-26（003）.

[2]朱麗君.新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（15）：236.

[3]張玉紅.試論如何做好新時期檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：110.

[4]盧洪霞.淺析如何做好基層單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（05）：100.

[5]吳曉燕.淺談如何做好新時期檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：77.