閔梅

【摘要】隨著經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)服務(wù)已經(jīng)無法滿足發(fā)展的腳步。本文以石化新建項目為切入口，針對文檔一體化外包服務(wù)管理進行剖析，體現(xiàn)出檔案管理的系統(tǒng)化、專業(yè)化、前端性、可行性。提出項目文檔一體化管理的必然性以及實施過程中各環(huán)節(jié)面臨的問題，同時針對問題提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化;必然趨勢;規(guī)范體系;制約

近年來，隨著石化行業(yè)和信息技術(shù)的發(fā)展，文件全生命周期和文檔電子化理論的發(fā)展及深入應(yīng)用，在石化行業(yè)大型的新建、改擴建項目中引入項目文檔一體化管理機制是必然的趨勢。然而從項目立項到竣工驗收產(chǎn)生的文檔數(shù)量呈幾何級增長，以業(yè)主方現(xiàn)有的文檔管理的人力、物力已經(jīng)無法適應(yīng)迅速增長的文檔管理需求，在這種情況下，尋求第三方機構(gòu)進行項目文檔一體化外包服務(wù)成為一種趨勢。

一、項目文檔一體化外包服務(wù)與傳統(tǒng)外包的區(qū)別

目前，我國的檔案業(yè)務(wù)外包主要由民營檔案外包公司承擔(dān)，提供的服務(wù)以檔案整理、數(shù)字化加工、檔案數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)建設(shè)為主，由于受資金、人員等客觀條件的限制，主要以數(shù)字化加工館藏檔案為主，對其他服務(wù)內(nèi)容涉及較少。

項目文檔一體化外包服務(wù)是指在外包單位按照建設(shè)單位要求在立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)、驗收等各個階段、各個相關(guān)方的用戶之間、不同層面建立統(tǒng)一高效的滿足文檔生命周期管理的文檔資料管理服務(wù)，主要的服務(wù)內(nèi)容為項目前期文件管理服務(wù)、項目管理文件服務(wù)、項目過程文件服務(wù)、項目電子數(shù)據(jù)服務(wù)、項目外事資料服務(wù)、項目設(shè)備資料服務(wù)、歸檔文件審核服務(wù)、歸檔文件整編、項目竣工資料服務(wù)等等。

二、項目文檔一體化外包服務(wù)管理的目標(biāo)

目標(biāo)是使建設(shè)單位在建設(shè)期的全部紙質(zhì)、電子資料得到高效率管理、高標(biāo)準(zhǔn)審核、高質(zhì)量整編，最終以高水平通過驗收，并創(chuàng)新性地形成一整套文檔管理規(guī)范體系。

三、項目文檔一體化外包服務(wù)的引入

目前，國家、地方或是行業(yè)內(nèi)都尚未建立標(biāo)準(zhǔn)的行業(yè)準(zhǔn)入制度，企業(yè)在引入檔案外包公司時，沒有標(biāo)準(zhǔn)可依，企業(yè)只能根據(jù)自身情況對從業(yè)資質(zhì)、機構(gòu)規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)等方面提出相關(guān)的要求。

（一）審核人員資質(zhì)。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)具備文檔管理項目管理經(jīng)驗，熟知項目管理全過程，熟練掌握施工管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。文檔工程師應(yīng)具備文檔及計算機處理能力及英語翻譯能力。

（二）確定業(yè)務(wù)范圍。包括項目前期文件管理服務(wù)、項目管理文件服務(wù)、項目過程文件服務(wù)、項目電子數(shù)據(jù)服務(wù)項目外事資料服務(wù)、項目設(shè)備資料服務(wù)、歸檔文件審核服務(wù)、歸檔文件整編、項目竣工資料服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)等。

（三）建立服務(wù)目標(biāo)。在立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)、驗收等各個階段、各個相關(guān)方的用戶之間在不同層面建立統(tǒng)一高效的滿足文檔生命周期管理的文檔資料管理網(wǎng)絡(luò)。使建設(shè)單位在建設(shè)期的全部紙質(zhì)、電子資料得到高效率管理、高標(biāo)準(zhǔn)審核、高質(zhì)量整編。

四、項目文檔一體化外包服務(wù)的管理

（一）組織管理。項目文檔一體化外包隊伍應(yīng)有健全的組織體系，建立完善的文檔一體化管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)圖;有健全的管理考核制度;崗位設(shè)置合理，責(zé)任清晰明確。服務(wù)人員應(yīng)具備與其崗位相適應(yīng)的資質(zhì)。

（二）服務(wù)質(zhì)量管理。建立檔案外包考核實施細(xì)則，對文件的接收、發(fā)放、版本控制、檔案數(shù)字化、組卷、歸檔、利用進行量化控制，定期抽檢，對收集不齊全、組卷不合格、數(shù)字化質(zhì)量不合格、案卷質(zhì)量不符合規(guī)范要求等服務(wù)質(zhì)量問題按細(xì)則實施考核。

（三）培訓(xùn)管理。定期組織對項目外包服務(wù)人員進行國家、行業(yè)、地方的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn);宣貫并重點學(xué)習(xí)項目文檔管理程序，提高文檔一體化管理水平;同時積極開展保密培訓(xùn)，提高服務(wù)人員的保密意識。通過在項目初期引入項目文檔一體化外包服務(wù)，使得項目檔案管理一開始就按照“統(tǒng)一規(guī)范、兩支隊伍”的創(chuàng)新思路開展工作，對項目文檔與檔案進行全生命周期管理，有效促進建設(shè)單位在建設(shè)期的全部紙質(zhì)、電子資料得到高效率管理、高標(biāo)準(zhǔn)審核、高質(zhì)量整編，最終以高水平通過驗收，并創(chuàng)新性地形成一整套文檔管理規(guī)范體系。

五、項目文檔一體化管理的技術(shù)支持

石化新建項目涉及的設(shè)計方、合作方和廠商眾多，交付文檔的范圍和種類繁多，包括合同、圖紙、設(shè)備清單、預(yù)算、計劃、變更、報告等。如何控制交付文檔的內(nèi)容、格式、文檔的版次，同時對接受及發(fā)出的文檔進行跟蹤控制，確保文檔的有效性、安全性成為項目成功實施的關(guān)鍵。文檔一體化項目平臺需涵蓋電子文檔管理和檔案管理兩部分內(nèi)容。其中，電子文檔系統(tǒng)主要用于建設(shè)期間文檔資料的協(xié)同管理，檔案管理系統(tǒng)主要用于文檔資料的歸檔后管理。通過文檔一體化項目平臺的建立能更好地實現(xiàn)電子文檔信息化管理，建立一個共享和協(xié)同的工作平臺來管理項目建設(shè)期及生產(chǎn)期的各種交付文檔，保障項目受控方文檔交換和交付的暢通，促進項目的成功建設(shè)及生產(chǎn)期全廠運維。

六、項目文檔一體化外包服務(wù)的不足之處

（一）一體化管理意識不強。更好地實現(xiàn)一體化管理，利用現(xiàn)代技術(shù)，就一定會涉及經(jīng)費的投入。不僅要置辦軟硬設(shè)備和文檔數(shù)據(jù)庫軟件，還要改善檔案庫房的保管條件，而這些都涉及大量資金的投入。但現(xiàn)階段，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)外包管理系統(tǒng)已經(jīng)足夠，不必花這錢，由此可以看到檔案一體化管理在很大程度上受到了資金的制約。

（二）復(fù)合型專業(yè)人才的緊缺。在手工檔案立卷和計算機立卷的匹配過程中，涉及很多復(fù)雜的程序，例如：系統(tǒng)軟件的開發(fā)、信息的加工和使用、數(shù)據(jù)的輸入、系統(tǒng)的日常維護等，這一系類的操作以及日常管理都需要管理人員具備一定的專業(yè)知識，適應(yīng)一體化管理的需要，而在目前，這樣的復(fù)合型人才十分緊缺。

七、針對問題提出措施

（一）加強認(rèn)知意識。在這個經(jīng)濟、社會、文化知識高度發(fā)展的今天，要想實現(xiàn)文檔一體化外包服務(wù)管理，首先要加強思想上的認(rèn)知，這也是實現(xiàn)文檔一體化管理的重要保證。要用先進的理念代替?zhèn)鹘y(tǒng)理念，用先進的技術(shù)改變傳統(tǒng)的模式和方法，與時俱進，準(zhǔn)確掌握各項方針政策，在遵守各項制度的前提下為用戶多層次、多形式服務(wù)。

（二）提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案一體化外包服務(wù)現(xiàn)代化管理首先要求檔案人員熟悉檔案業(yè)務(wù)，以便更快地開展工作，并且還要掌握扎實的計算機專業(yè)知識。這是時代發(fā)展對檔案管理人員提出的新挑戰(zhàn)、新要求。所以檔案工作管理人員要擴大知識面，不斷加強學(xué)習(xí)，樹立服務(wù)意識，努力提升自己處理業(yè)務(wù)問題的綜合素質(zhì)和能力，跟上時代發(fā)展的步伐。

【參考文獻】

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