曹妍

【摘要】醫(yī)院科研、教學(xué)、臨床等各項(xiàng)工作中會(huì)產(chǎn)生許多的信息資源，這些信息資源的集合體被稱為醫(yī)院檔案，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。為了進(jìn)一步發(fā)揮“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的職責(zé)，本文站在醫(yī)院檔案管理部門的角度對(duì)醫(yī)院服務(wù)工作予以探討，旨在以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果。

【關(guān)鍵詞】利用;醫(yī)院;開發(fā);中心;服務(wù)

一、以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的意義

（一）有利于滿足利用者不斷增長(zhǎng)的利用需求?，F(xiàn)階段，醫(yī)院各個(gè)部門對(duì)于檔案資源的利用需求不斷提升，醫(yī)院檔案資源的價(jià)值也隨之彰顯出來(lái)。在這背景下，只有立足于服務(wù)開展檔案管理工作，才能更好地滿足醫(yī)院相關(guān)部門在工作查考、學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域中的需求，進(jìn)一步挖掘醫(yī)院檔案資源的價(jià)值。因此，以服務(wù)為中心來(lái)研究群體檔案利用需求，則更加有現(xiàn)實(shí)意義。

（二）有利于提升醫(yī)院檔案的保存價(jià)值和作用。檔案資源具有明顯的社會(huì)屬性，能夠?yàn)獒t(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理者與利用者之間的交流與互動(dòng)，能夠更好地發(fā)揮檔案資源的導(dǎo)向作用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。同時(shí)，只有不斷做好醫(yī)院檔案服務(wù)工作，才能避免醫(yī)院檔案管理邊緣化，提升醫(yī)院檔案的保存價(jià)值和作用。

（三）有利于醫(yī)院檔案的鑒定工作。檔案資源的價(jià)值會(huì)隨時(shí)間的推移以及醫(yī)院工作的變化而發(fā)生變化，這就決定了醫(yī)院有必要對(duì)檔案資源進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除無(wú)效的檔案資源。一方面，保管期限長(zhǎng)、利用率高的檔案資源，即使到了保管期限，也應(yīng)當(dāng)延長(zhǎng)其保存期，充分發(fā)揮它的利用價(jià)值;另一方面，對(duì)于失去時(shí)效、利用率低的檔案資源，則應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以剔除，避免檔案資源的堆積。由此可見，檔案鑒定為其利用提供了基礎(chǔ)性平臺(tái)。反之，利用的實(shí)際效果是日后檔案鑒定的依據(jù)。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案利用中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案服務(wù)意識(shí)不足?？傮w而言，現(xiàn)階段部分醫(yī)院仍然較為重視醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，對(duì)檔案服務(wù)工作的重視程度不高，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化以及高效化利用的目標(biāo)。一方面，部分醫(yī)院仍然存在“重管理，輕利用”的檔案管理思想，對(duì)檔案利用工作缺乏主動(dòng)的服務(wù)意識(shí);另一方面，部分醫(yī)院忽視檔案利用價(jià)值的信息反饋，檔案管理人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新的意識(shí)和能力，缺乏主動(dòng)開發(fā)利用方式的積極性。

（二）利用平臺(tái)發(fā)展不均衡?，F(xiàn)階段，部分醫(yī)院開始通過(guò)檔案管理網(wǎng)站、檔案管理系統(tǒng)等平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行利用，但并沒(méi)有充分將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。一方面，部分醫(yī)院對(duì)于手機(jī)媒體、微信公眾號(hào)等新媒體工具沒(méi)有足夠重視，使之在檔案利用領(lǐng)域的快速查閱、便于攜帶等資源共享優(yōu)勢(shì)未能得到發(fā)揮;另一方面，醫(yī)院的官方網(wǎng)站只重視發(fā)布醫(yī)療信息、醫(yī)院重要新聞事件等信息，而醫(yī)療法規(guī)、醫(yī)院歷史、醫(yī)院人文建設(shè)等信息匱乏，不利于打造一體化的檔案利用平臺(tái)，以及醫(yī)院整體品牌形象的樹立和醫(yī)院文化的傳播。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)不完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于醫(yī)院檔案利用工作的重要性不言而喻。但是，部分醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)滯后，忽視技術(shù)更新以及設(shè)備更新。一方面，部分醫(yī)院尚未將微縮相機(jī)、高速掃描儀應(yīng)用到檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，影響紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與錄入工作;另一方面，部分醫(yī)院對(duì)于檔案的數(shù)字化軟件投入較少，僅采用檔案管理軟件對(duì)檔案條目檢索，而在OA系統(tǒng)建設(shè)時(shí)未將檔案管理工作納入統(tǒng)籌考慮范疇，造成重文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，輕歸檔管理環(huán)節(jié)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源生命周期的全過(guò)程監(jiān)控。檔案數(shù)字化建設(shè)滯后勢(shì)必會(huì)影響檔案資源的使用，不利于后期全文數(shù)字化檢索、檔案安全管理、檔案專題編撰等工作。

三、以服務(wù)為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑

（一）努力開發(fā)檔案利用的信息資源，增強(qiáng)服務(wù)功能。第一，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，立足于服務(wù)中心開展各項(xiàng)工作。檔案管理人員要深化與醫(yī)院各個(gè)科室的聯(lián)系，了解各個(gè)科室對(duì)于檔案利用工作的建議和需求，有指向性地開展檔案服務(wù)工作，應(yīng)收必收，豐富檔案室藏量。第二，檔案管理人員要樹立跟蹤服務(wù)的理念，確保項(xiàng)目完成時(shí)間較長(zhǎng)的科研課題和基建檔案資源中各項(xiàng)內(nèi)容的完整性，提升檔案利用價(jià)值。也就是說(shuō)，檔案管理、檔案服務(wù)要與相關(guān)科室工作同步，優(yōu)化檔案收集流程，提升歸檔質(zhì)量，夯實(shí)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。第三，檔案人員要整合檔案資源，善于對(duì)檔案資源進(jìn)行編研和利用，發(fā)揮檔案價(jià)值。為此，檔案管理人員可以分別從醫(yī)院沿革、組織機(jī)構(gòu)任免、重大變更、專家生平等方面出發(fā)，編制相關(guān)專題的檔案編研材料，為檔案需求主體提供更精確、全面的檔案服務(wù)。

（二）以服務(wù)為中心，加大新媒體技術(shù)的應(yīng)用。醫(yī)院檔案管理人員要進(jìn)一步樹立創(chuàng)新意識(shí)、新媒體意識(shí)，實(shí)現(xiàn)新媒體技術(shù)與檔案利用工作的深度融合，發(fā)揮新媒體工具在檔案利用中的優(yōu)勢(shì)。第一，醫(yī)院檔案管理人員可以開通相應(yīng)的微信公眾號(hào)平臺(tái)以及微博平臺(tái)，為相關(guān)主體提供在線查檔咨詢服務(wù)，延伸檔案服務(wù)的領(lǐng)域和渠道。第二，醫(yī)院可以將新媒體平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步提升檢索效率，豐富新媒體平臺(tái)中的查檔用檔功能。第三，醫(yī)院可以探索開發(fā)個(gè)性化的檔案資源服務(wù)。一方面，通過(guò)新媒體平臺(tái)來(lái)開發(fā)檔案專題查詢功能，集中檔案資源進(jìn)行利用;另一方面，通過(guò)新媒體平臺(tái)開展檔案共享，深化與市衛(wèi)生健康委員會(huì)及其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，進(jìn)一步彰顯檔案服務(wù)的社會(huì)價(jià)值。

（三）開展檔案數(shù)字化工作，提高利用效率。醫(yī)院要進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，減少紙質(zhì)檔案資源所占用的物力空間，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，增強(qiáng)檔案檢索速度、檔案周轉(zhuǎn)率?？傮w而言，醫(yī)院可以從以下幾個(gè)層面開展檔案服務(wù)工作：第一，醫(yī)院應(yīng)選擇性能良好、功能齊全的檔案管理系統(tǒng)，有效減少檔案管理者的工作量，為檔案服務(wù)創(chuàng)新提供基礎(chǔ)。第二，醫(yī)院要將辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，給予檔案管理人員相關(guān)的管理權(quán)限，確保檔案管理人員可以及時(shí)通過(guò)一個(gè)平臺(tái)來(lái)收集、歸納、利用并處理相關(guān)的信息資源。第三，醫(yī)院要進(jìn)一步加快檔案全文數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)檔案全文檢索來(lái)查詢不同類型檔案資源中的內(nèi)容，為檔案需求主體提供更精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用現(xiàn)代化。

（四）建立科學(xué)的檔案利用體系，明確檔案利用重點(diǎn)。第一，醫(yī)院要進(jìn)一步建立科學(xué)的檔案利用體系，明確檔案公布的形式、檔案利用者的權(quán)利與義務(wù)、檔案保密內(nèi)容、檔案利用的權(quán)限與程序、檔案開放的范圍和時(shí)限，為檔案利用工作提供明確的指引和依據(jù)。第二，檔案管理部門要重視檔案利用意見收集工作，及時(shí)聽取檔案需求主體對(duì)當(dāng)前檔案利用過(guò)程的反饋意見，立足于醫(yī)院工作實(shí)際和對(duì)檔案檢索速度、所需內(nèi)容的全面性、準(zhǔn)確性等需求，不斷改善檔案服務(wù)工作的方式和程序，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)制管理，保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。第三，檔案管理部門要對(duì)醫(yī)院院務(wù)查考、就醫(yī)痕跡、基建設(shè)計(jì)、編史修志等多方面檔案服務(wù)評(píng)價(jià)、檔案周轉(zhuǎn)率以及檔案利用率進(jìn)行綜合分析，主動(dòng)尋找當(dāng)前檔案利用工作中存在的不足和缺陷，根據(jù)檔案工作最新規(guī)范和當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)，有指向性地采取措施，如完善相關(guān)制度流程、合理判定檔案價(jià)值、規(guī)范各平臺(tái)媒介利用權(quán)限等，本著“規(guī)范、安全、便捷”的原則，滿足資源共享需求，進(jìn)一步節(jié)約檔案利用過(guò)程中的人力、物力以及財(cái)力。

四、結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理人員要深刻把握檔案利用工作的中心任務(wù)，進(jìn)一步為醫(yī)院建設(shè)提供檔案利用平臺(tái)，收集保護(hù)好各類檔案信息資源。一方面，檔案管理部門要實(shí)現(xiàn)從“封閉型”向“開放型”、從“保管型”向“參與決策型”的轉(zhuǎn)變，使醫(yī)院的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)流程、服務(wù)模式以及服務(wù)理念;另一方面，檔案管理部門要實(shí)現(xiàn)從“單一型”向“綜合型”的轉(zhuǎn)變，拓寬并延伸檔案服務(wù)的職能，以服務(wù)為中心、以利用者的需求作為根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，進(jìn)一步開發(fā)利用檔案價(jià)值，改善利用結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用效益的最大化。

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