朱仙林

【摘要】由于電力工程總承包項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，同時(shí)也對(duì)機(jī)組投產(chǎn)之后的正常運(yùn)行維護(hù)方面的工作有直接的影響，因此做好電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作是電力工程建設(shè)過程中一項(xiàng)主要工作內(nèi)容。本文針對(duì)電力工程總承包項(xiàng)目檔案的管理工作展開了簡(jiǎn)要的探討分析。

【關(guān)鍵詞】電力工程;總承包項(xiàng)目;檔案管理

在近幾年的發(fā)展過程中，我國(guó)部分設(shè)計(jì)企業(yè)正在逐漸向工程公司轉(zhuǎn)型，在電力工程建設(shè)過程中，設(shè)計(jì)企業(yè)能夠充分發(fā)揮工程設(shè)計(jì)的主導(dǎo)作用，同時(shí)能夠?qū)ㄔO(shè)工期進(jìn)行有效的控制，有利于保證工程質(zhì)量，從而受到到很多工程團(tuán)隊(duì)的關(guān)注。同時(shí)，也正是由于設(shè)計(jì)企業(yè)的工程建設(shè)工期短、投入成本低、工程質(zhì)量高，使得許多建設(shè)單位在選擇總承包方時(shí)，會(huì)優(yōu)先選擇設(shè)計(jì)企業(yè)。在電力工程建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)的具體要求，結(jié)合具體的電力工程實(shí)際情況，開展工程總承包項(xiàng)目的檔案管理工作。

一、工程總承包檔案管理的特點(diǎn)

（一）檔案管理內(nèi)容復(fù)雜且范圍廣。由于工程總承包方將電力工程項(xiàng)目的建設(shè)全過程進(jìn)行了囊括，同時(shí)總承包方承擔(dān)了較多的責(zé)任和義務(wù)，在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生很多的總承包方案，并且來源十分廣泛，因此在電力工程項(xiàng)目施工過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文件材料，例如工程招投標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)、竣工驗(yàn)收等資料。

（二）檔案管理參與單位較多。在工程總承包檔案管理工作中，管理工作不能僅僅依靠某一個(gè)部門完成，需要各個(gè)相關(guān)部門共同合作，從而確保檔案管理工作順利完成。由于工程總承包項(xiàng)目中存在著較多的參建單位，而各參建單位之間存在著行業(yè)以及性質(zhì)上的差異，如果想要促進(jìn)檔案管理工作順利完成，就需要相關(guān)部門積極參與，有總承包方對(duì)各個(gè)分承包的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，從而有效完成整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作。

二、檔案管理工作開展中應(yīng)當(dāng)注意的問題

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視度。在電力工程建設(shè)過程中，由于部分參建單位的相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視度不足，在相關(guān)的工程合同中，有關(guān)檔案管理的條例較少，部分工程合同中甚至沒有提及檔案管理，參建單位通常只注重電力工程施工質(zhì)量和施工進(jìn)度，對(duì)檔案管理工作沒有足夠的重視，通常都是在工程竣工期間才想起對(duì)工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收，從而導(dǎo)致后期資料移交工作出現(xiàn)問題，導(dǎo)致參建單位與建設(shè)單位之間出現(xiàn)了很多問題，影響了后期總承包項(xiàng)目的工程收款工作進(jìn)度。

（二）工程總承包項(xiàng)目檔案管理意識(shí)薄弱。部分工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作中相關(guān)人員通常認(rèn)為檔案工作人員只是簡(jiǎn)單的收發(fā)文工作，項(xiàng)目部通常會(huì)臨時(shí)聘用一些對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)沒有深入了解，并且對(duì)檔案管理工作沒有基礎(chǔ)的資料員，進(jìn)行檔案管理工作，然而實(shí)際上，工程總承包項(xiàng)目工期較長(zhǎng)并且要求專業(yè)性較高。監(jiān)理人員往往在工程建設(shè)過程中將大部分精力都放在了質(zhì)量、進(jìn)度以及目標(biāo)上，忽視了檔案管理工作。由于文件資料的種類繁多，內(nèi)容復(fù)雜，如果監(jiān)理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，很難做好檔案管理工作。部分總承包項(xiàng)目單位中沒有設(shè)置專門的監(jiān)理檔案人員，而是采取一人身兼多職的方式，這種工作模式下監(jiān)理檔案人員通常需要應(yīng)付更多的日常事務(wù)，在監(jiān)理檔案方面沒有過多的精力與時(shí)間投入，往往會(huì)忽略項(xiàng)目工程前期的資料收集，從而導(dǎo)致相關(guān)文件資料的缺失，最終使得移交檔案的質(zhì)量差，并且檔案文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性也達(dá)不到相關(guān)規(guī)范要求。

（三）確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要求檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，簡(jiǎn)單來說，就是要求項(xiàng)目文件的收集整理以及歸檔和驗(yàn)收工作，要與項(xiàng)目工程的勘測(cè)設(shè)計(jì)建設(shè)施工以及竣工驗(yàn)收工作同步完成。為了在電力工程建設(shè)過程中實(shí)現(xiàn)工程總承包項(xiàng)目中的檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，相關(guān)部門可以適當(dāng)采取將工程分步移交的方式，盡可能避免由于移交檔案的時(shí)間緊迫且檔案數(shù)量大，從而導(dǎo)致工程檔案準(zhǔn)確率、完整率下降等問題出現(xiàn)。

（四）要建立起檔案信息化管理平臺(tái)?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，在電力工程建設(shè)過程中總承包單位也應(yīng)當(dāng)積極建立工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)并對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的監(jiān)控，同時(shí)對(duì)各個(gè)分承包單位的檔案資料進(jìn)行整理和分類，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理，建立起檔案信息化管理平臺(tái)，提高檔案管理工作的管理水平。

三、電力工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作的要點(diǎn)分析

（一）明確各個(gè)參與方的職責(zé)。在電力工程建設(shè)施工過程中，相關(guān)人員要結(jié)合工程總承包的特點(diǎn)，對(duì)總承包方和分承包方進(jìn)行職責(zé)明確。一般來說，總承包方的責(zé)任主要分為兩個(gè)方面：一方面，要采用合理的措施對(duì)分承包方的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);另一方面，要對(duì)自身的檔案材料進(jìn)行收集整理，同時(shí)要接收分承包方的檔案資料，并將檔案資料移交給業(yè)主。分承包方應(yīng)當(dāng)將管理工作的內(nèi)容加入到工作責(zé)任制度中，同時(shí)要將文件材料的收集管理工作納入工程建設(shè)計(jì)劃中，確保檔案工作和工程建設(shè)工作同步進(jìn)行。

（二）完善相關(guān)規(guī)章制度。在工程總承包項(xiàng)目中存在著很多的參建單位，并且參建單位具有較大的流動(dòng)性，并且企業(yè)之間存在著性質(zhì)以及行業(yè)之間的差異，因此企業(yè)之間的管理規(guī)范也存在著一定的差異，這就需要總承包方根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)對(duì)工程總承包項(xiàng)目中的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善，同時(shí)規(guī)范檔案管理工作。同時(shí)在工程項(xiàng)目中，要明確檔案管理職責(zé)，設(shè)立專門的檔案監(jiān)理人員，對(duì)監(jiān)理檔案的收集范圍以及檔案的分類和保管期限進(jìn)行明確，從而確保檔案管理工作高效完成。

（三）建立全過程管理體系。通過總承包單位以及項(xiàng)目建設(shè)施工監(jiān)理等單位的全方位參與，對(duì)工程建設(shè)實(shí)施事前介入、事中控制以及事后驗(yàn)收的全過程控制管理模式，這一管理模式能夠很好地將檔案管理工作貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程。首先，項(xiàng)目在前期準(zhǔn)備階段應(yīng)當(dāng)預(yù)先謀劃。從項(xiàng)目工程立項(xiàng)開始，總承包單位就應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作規(guī)劃在工程建設(shè)過程中的重要組成部分中，盡早開展檔案文件材料的收集整理工作。項(xiàng)目總承包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，結(jié)合建設(shè)單位的工程施工進(jìn)度，制定初步的工程檔案管理工作計(jì)劃，建立起完善的檔案管理工作制度，確保各個(gè)分包單位以及總承包單位的各部門在文件材料的積累和整理、歸檔工作過程中有據(jù)可依，同時(shí)也要將檔案管理工作納入合同中，要在合同中對(duì)檔案管理工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行明確。其次，在項(xiàng)目施工階段進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。在電力工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，相關(guān)人員要將檔案管理工作融入工程建設(shè)工作的全過程中，提高對(duì)檔案管理工作的重視度，總承包單位在對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行檢查的同時(shí)，也要對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，在對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔文件材料的完整度以及整理質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收?？偝邪鼏挝粦?yīng)當(dāng)將檔案資料的形成、整理和歸檔工作納入工程建設(shè)的計(jì)劃管理工作中，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)將檔案資料管理工作納入施工管理考核范圍中。電力工程的各個(gè)施工階段完成后，各個(gè)分承包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，將整理好的檔案資料及時(shí)移交給總承包單位，并有總承包單位的檔案室管理工作人員認(rèn)真檢查確認(rèn)合格后進(jìn)行驗(yàn)收，如果分承包單位的檔案資料不完整、不準(zhǔn)確或者不符合規(guī)范，必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整之后再重新歸檔。這一舉措能夠充分保證檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。最后在項(xiàng)目竣工階段要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)反饋并移交?？偝邪鼏挝辉诠╇姽こ添?xiàng)目竣工之后要對(duì)工程檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)研究，及時(shí)解決在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)完善檔案資料，提高檔案資料的質(zhì)量。在工程結(jié)束之后，總承包單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將電力工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的所有檔案資料向業(yè)主以及生產(chǎn)運(yùn)行單位移交并辦理相應(yīng)的手續(xù)。

四、結(jié)語(yǔ)

近幾年來，總承包單位不斷拓展工程總承包市場(chǎng)，在工程總承包項(xiàng)目管理工作方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，然而工程總承包項(xiàng)目中的檔案管理工作卻存在著一定的問題，對(duì)總承包項(xiàng)目后續(xù)的收款工作有一定的消極影響。工程檔案管理工作是總承包項(xiàng)目管理工作中的重要工作內(nèi)容，因此相關(guān)人員必須要重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平，從而促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展。

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