錢明 史敬陽(yáng)

【摘要】在事業(yè)單位檔案管理工作中，文件整理及檔案歸檔是其中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。檔案歸檔工作是針對(duì)一些處理完畢的資料和具有參考利用價(jià)值的文件進(jìn)行整理、分類和保存，其檔案歸檔工作的質(zhì)量影響著事業(yè)單位的管理工作。基于此，本文對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法進(jìn)行探討，以此提升事業(yè)單位檔案歸檔工作的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案歸檔;文件整理;方法探討

檔案，指的是經(jīng)過(guò)科學(xué)的歸檔工作過(guò)后的文件材料，需要檔案管理人員對(duì)文件資料進(jìn)行相應(yīng)的分類、整理、編號(hào)和歸檔。而在事業(yè)單位的檔案管理工作中，若要提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要采用科學(xué)合理的文件整理方法，針對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行分析和保存，同時(shí)對(duì)一些失去價(jià)值的檔案，及時(shí)進(jìn)行剔除或者經(jīng)過(guò)審批之后將檔案進(jìn)行銷毀。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的原則

（一）嚴(yán)格遵循歸檔文件整理規(guī)則。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案歸檔文件整理過(guò)程時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循歸檔文件整理規(guī)則，遵循文件形成的規(guī)律。首先，事業(yè)單位在進(jìn)行文件整理時(shí)，可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行歸檔工作，其包含了許多檔案歸檔以及文件整理的方法，比如按照檔案紙張編目進(jìn)行文件整理;同一事件的檔案材料排列在一起;不破壞原有文件材料的排列順序等等。這一規(guī)則內(nèi)容給予事業(yè)單位檔案歸檔工作以及文件整理指導(dǎo)性方法，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作效率的提升。其次，事業(yè)單位的檔案資料是事業(yè)單位在進(jìn)行各項(xiàng)會(huì)議學(xué)習(xí)活動(dòng)中產(chǎn)生的，其數(shù)據(jù)真實(shí)反映了事業(yè)單位的發(fā)展特點(diǎn)和面貌，因此，在進(jìn)行文件整理時(shí)需要充分考慮其文件材料產(chǎn)生的特點(diǎn)和規(guī)律，在進(jìn)行檔案歸檔以及文件處理時(shí)盡量保持活動(dòng)的完整性。比如說(shuō)，文件的整理應(yīng)當(dāng)保持某項(xiàng)會(huì)議或者某項(xiàng)活動(dòng)的完整性;或者文件內(nèi)容的整理，不可分割正文、批復(fù)、請(qǐng)示和附件等內(nèi)容，保持文件的內(nèi)在聯(lián)系;或者文件整理時(shí)保持會(huì)議、決議等重要文件的初稿、討論稿、定稿等形成過(guò)程進(jìn)行排序。

（二）檔案保存整理的基礎(chǔ)原則。事業(yè)單位的檔案文件資料，包括本單位各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的，上級(jí)部門對(duì)本單位下發(fā)的指示性文件、指導(dǎo)性文件，或者對(duì)本單位相關(guān)的批示和批復(fù)文件，本單位編印的簡(jiǎn)報(bào)刊物稿子和樣本，出版物的樣稿和樣本等等文件資料，它們之間的關(guān)系密不可分，都同樣呈現(xiàn)了事業(yè)單位發(fā)展的特點(diǎn)和面貌。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案歸檔及文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)在保持各個(gè)文件聯(lián)系的前提下進(jìn)行，才能充分反映文件資料的時(shí)間、內(nèi)容和形式，才能充分反映事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)形成的面貌和歷史特點(diǎn)，才能體現(xiàn)歷史檔案資料整理和保存的情況。因此，在檔案歸檔及文件整理時(shí)，在保有歷史整理的基礎(chǔ)上盡量不拆分卷案整理，同時(shí)利用歷史整理、檢索成果，保存已經(jīng)整理的卷案的原狀，針對(duì)整理錯(cuò)誤或者不當(dāng)?shù)奈募Y料，及時(shí)進(jìn)行改動(dòng)和糾正。

（三）堅(jiān)持保管和利用的基本原則。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案歸檔及文件整理時(shí)，除了保證其文件整理的有序性和完整性以外，還需應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持保管和利用的基本原則，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全和有效利用的目的。及時(shí)針對(duì)一些具有挖掘價(jià)值的文件資料進(jìn)行深入研究和保存，對(duì)失去研究?jī)r(jià)值的文件進(jìn)行剔除和銷毀，同時(shí)可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)或者計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件檔案進(jìn)行科學(xué)管理，比如利用計(jì)算機(jī)檢索文檔資料，可以快捷檢索出分散在不同類目中的同一事件的資料或者同一問(wèn)題的檔案信息，以此保證檔案文件之間的聯(lián)系。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

（一）文件整理的方法。1.分卷整理。針對(duì)事業(yè)單位中具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行有效區(qū)分，參照相關(guān)整理的法律條文規(guī)定，區(qū)分文件的價(jià)值時(shí)根據(jù)文件保管期限的長(zhǎng)短進(jìn)行，以此對(duì)文件進(jìn)行分卷整理。2.文件性質(zhì)區(qū)分整理。就是針對(duì)事業(yè)單位中的黨務(wù)文件和行政文件分開(kāi)整理，并且分別立卷保存。例如，某人社局在接收到相關(guān)的行政文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的工作人員進(jìn)行接受和整理，避免與黨務(wù)文件相混淆。3.按年份區(qū)分整理。事業(yè)單位的檔案資料較多、較繁雜，并且周期性較長(zhǎng)，因此，在進(jìn)行文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同年份進(jìn)行文件整理，相同年份的文件資料可以一起立卷，不同年份的文件資料不可一起立卷。4.區(qū)分加密文件和普通文件。許多事業(yè)單位的檔案資料中存在很多加密文件，因此在進(jìn)行文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)將秘密文件與普通文件區(qū)分整理，并且加密文件與普通文件的整理標(biāo)準(zhǔn)不同，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循其不同標(biāo)準(zhǔn)，保證文件內(nèi)容的機(jī)密性，否則一旦信息泄露，會(huì)給事業(yè)單位帶來(lái)嚴(yán)重的損失。

5.對(duì)特殊載體的文件進(jìn)行整理。事業(yè)單位在進(jìn)行文件整理時(shí)，需要在保持特殊文件不受破壞的前提下，對(duì)特殊載體的文件進(jìn)行統(tǒng)一的整理歸檔。

（二）檔案歸檔的方法。1.檔案的分類。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案歸檔工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類，可以按檔案信息的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特點(diǎn)對(duì)檔案信息進(jìn)行層次劃分，然后形成相應(yīng)的類別體系。通俗來(lái)講，就是對(duì)已經(jīng)整理好的文件資料，進(jìn)行分層管理，對(duì)文件的保存、放置、排序進(jìn)行管理。而對(duì)檔案實(shí)體分類主要分為三層：第一層主要是國(guó)家級(jí)的檔案分類，對(duì)其歷史屬性、專業(yè)屬性、地區(qū)屬性、級(jí)別屬性和形成屬性進(jìn)行分類，這種分類方法保證了國(guó)家級(jí)檔案資料在檔案管理庫(kù)中的合理分布;第二層是對(duì)檔案室內(nèi)的檔案區(qū)分全宗;第三層是對(duì)全宗內(nèi)的檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容進(jìn)行分類，建立系統(tǒng)化的檔案卷整理體系。2.檔案的整理。根據(jù)具體化、有序化的整理工作，將整理的檔案進(jìn)行保管，以此方便檔案的查閱。并且在整理工作中應(yīng)當(dāng)與文書處理工作緊密聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，盡量保證檔案的完整性。比如，有請(qǐng)示文件就應(yīng)當(dāng)有批復(fù)文件;或者重要文件的征求稿、討論稿、修改稿、定稿齊全等等。3.檔案的編目。就是在進(jìn)行案卷文件整理之后，需要對(duì)案卷封面進(jìn)行編目。狹義上的檔案編目工作，是對(duì)歸檔文件的文件號(hào)、責(zé)任者、題目、文號(hào)、時(shí)間、頁(yè)碼和備注等進(jìn)行項(xiàng)目標(biāo)注，而廣義上的檔案編目工作需要在狹義編目的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔號(hào)的編制。檔號(hào)是檔案管理編號(hào)的總稱，主要包括了全宗號(hào)、類別名稱、案卷號(hào)、卷盒號(hào)和保管期限等。

（三）信息化檔案歸檔文件整理的方法。事業(yè)單位在進(jìn)行文件整理及檔案歸檔工作時(shí)，應(yīng)在原有的方法基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的管理。新時(shí)期，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域普遍使用，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)順利時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，充分利用計(jì)算機(jī)，建立信息化的檔案管理工作，以此提升檔案管理工作的效率。其具體方法為以下幾個(gè)方面：1.通過(guò)計(jì)算機(jī)，事業(yè)單位可以下載和使用有關(guān)的文件整理及檔案歸檔的文件，然后對(duì)文件整理及檔案歸檔工作進(jìn)行信息化管理。2.檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)，將來(lái)自不同時(shí)間、部門和來(lái)源的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化管理，并且將事業(yè)單位中的電子檔案信息進(jìn)行分類、傳遞、保存和管理，可以有效提高檔案管理的效率。3.通過(guò)信息化檔案管理，擴(kuò)寬檔案實(shí)際儲(chǔ)存的空間，有效地節(jié)約資源。比如，某事業(yè)單位通過(guò)使用信息化檔案管理，節(jié)省了檔案儲(chǔ)存的空間，相關(guān)的工作人員可以充分利用節(jié)省出的空間進(jìn)行改造，改造成活動(dòng)交流的地方，不僅提高了檔案管理的效率，而且活躍了事業(yè)單位的工作氣氛。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位在進(jìn)行文件整理及檔案歸檔工作中，應(yīng)當(dāng)在參照檔案管理的基本原則基礎(chǔ)上，對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法進(jìn)行深入研究，同時(shí)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，建立起科學(xué)合理的檔案管理模式。

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