孫丹丹 武海萍

【摘要】醫(yī)院檔案是一項記錄歷史、傳承文化、服務社會的工作，也是醫(yī)院發(fā)展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，首要任務是為醫(yī)院整體發(fā)展服務。隨著公立醫(yī)院現代化管理體系的深入推進，信息化建設的持續(xù)改進，醫(yī)院管理者不斷完善醫(yī)院檔案精細化管理，使之更好地為醫(yī)院服務尤為重要。本文就當今醫(yī)院檔案工作現狀進行討論，通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，將6S精細化管理理念融入檔案工作中，以實現醫(yī)院檔案服務功能最大化。

【關鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;6S 精細化

醫(yī)院檔案是一項記錄歷史、傳承文化、服務社會的工作，是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展和進行創(chuàng)新的重要信息資源，檔案管理為醫(yī)院整體發(fā)展服務。隨著公立醫(yī)院現代化管理體系的深入推進，“互聯網+”背景驅動下，醫(yī)院信息化建設的持續(xù)改進，醫(yī)院檔案管理也亟須改變原有管理思路和理念，不斷完善醫(yī)院檔案精細化管理，運用6S管理理論融入檔案工作中，從業(yè)務工作、服務利用等方面推進檔案工作制度化、流程化、規(guī)范化發(fā)展，使之更好地為醫(yī)院整體發(fā)展服務。

一、醫(yī)院檔案管理

本文以北京市某三級醫(yī)院為例，其經歷近70年發(fā)展歷程，通過檔案的收集、整理、保管等各項工作，形成和積累了一系列文書、財務、人事聲像、科技等檔案，積累和保存醫(yī)院歷史文化，保存和傳承下去，并在建院70周年紀念活動中“尋根求源”，為凝聚醫(yī)院文化發(fā)揮著重要作用。檔案工作是一項管理性和服務性的工作。為醫(yī)院日常管理活動的正常開展提供依據和參考。其既是醫(yī)院具體業(yè)務管理的重要環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院管理工作中必不可少的工具和手段，同時一直承擔著厚重歷史見證人的角色。雖然并不直接產生醫(yī)院經濟效益，也不直接從事醫(yī)院管理和各種決策工作，但可以通過為醫(yī)院業(yè)務的開展提供檔案信息服務，推動醫(yī)院整體發(fā)展。2014年中共中央辦公廳和國務院辦公廳在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出：檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作。作為醫(yī)院基礎保障性質的服務，對醫(yī)院發(fā)展起著重要參謀和助手作用。本文就該醫(yī)院檔案工作現狀進行討論，通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，圍繞醫(yī)院檔案管理開展了一系列調研論證工作，運用項目管理中“冰山理論”分析目前醫(yī)院檔案管理面臨問題。1.硬件設備和設施不足。由于醫(yī)院醫(yī)療用房十分緊缺，醫(yī)院各部門檔案用房既狹小又緊張;檔案室硬件設施老舊。2.認識不足，重視程度不夠。3.管理制度不健全，檔案管理分散。4.檔案管理人員專業(yè)知識滯后，缺乏檔案創(chuàng)新服務意識。

二、思考：運用6S精細化理論管理醫(yī)院檔案

本文探索運用6S精細化管理理論管理醫(yī)院檔案，提高效率、便于利用，不斷提升檔案管理的業(yè)務水平和服務質量，使醫(yī)院的檔案管理能夠更好地為醫(yī)院發(fā)展服務，創(chuàng)造更大的價值。

（一）“6S管理”理論內涵?！?S管理”是現代有效的現場管理理念和方法，包括整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)6個要素，主要是提高效率、保證質量、使檔案室工作環(huán)境整潔有序，保證安全。6S本質是一種執(zhí)行力、強調紀律性的醫(yī)院文化，能為醫(yī)院其他業(yè)務提供優(yōu)質的管理平臺。醫(yī)院檔案管理工作，是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案為醫(yī)院服務的一項工作。包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)。在檔案管理實踐中，融合6S精細化管理理論，促進醫(yī)院檔案工作不斷進步。

（二）“6S管理”在檔案管理中的運用。通過了解“6S管理”的內涵，結合醫(yī)院檔案日常管理工作，將6S管理理論與實踐融合到檔案工作中，有利于提升檔案管理工作效率和檔案價值。1.整理。檔案的收集、整理、鑒定是檔案業(yè)務工作的重要環(huán)節(jié)。在醫(yī)院管理活動中，形成大量的文檔資料并進行歸檔管理。醫(yī)院各部門形成的文件往往是分散的，而對檔案的利用則要求在一定程度上集中。收集來的文書檔案數量較大，內容凌亂，需要醫(yī)院檔案部門將檔案進行系統化整理，并進行分門別類，使檔案從凌亂到系統的工作環(huán)節(jié)。制定符合醫(yī)院實際的文書檔案歸檔范圍，充分結合“價值鑒定理論”，制定“要”與“不要”歸檔標準，對要歸檔的文件材料進行判定，去粗取精，節(jié)省醫(yī)院空間，避免浪費人力、物力和財力。2.整頓。分析醫(yī)院檔案室現狀，落實整理工作，規(guī)劃檔案管理流程。將檔案室必要的物品按規(guī)定位置擺放，并加以標識。將數量龐大、成分復雜的檔案按其形成規(guī)律整理存放，應用在醫(yī)院檔案室業(yè)務管理非常實用，文檔檔案進行基本的整理后，要將其放到專門的檔案庫房中，規(guī)定擺放位置，編制多種檢索工具，以便快速、準確地查找所需檔案，保證檔案的利用。因此，有序擺放和科學編目，有利于提高檔案管理工作效率。3.清掃。將工作場所內的地方清掃干凈，保持工作環(huán)境干凈。在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案的保管是檔案管理中一個相對獨立的工作環(huán)節(jié)，對檔案庫房日常清掃、保潔是檔案管理工作的重要組成部分。同時干凈整潔的環(huán)境，也有益于檔案工作者身心健康。有心理學研究提出，環(huán)境對人的情緒產生作用，整潔干凈的環(huán)境能帶給人舒適，在工作時情緒也會高漲;對檔案工作者是必不可少的環(huán)節(jié)。4.安全。醫(yī)院檔案承載了醫(yī)院建院以來多年的歷史記錄，維護檔案的完整與安全是整個醫(yī)院檔案管理工作必須遵守的基本要求，更是檔案保管工作的中心任務。從檔案工作者身體安全，到檔案安全，再到信息安全等，保證檔案實體安全、信息安全和個人職業(yè)環(huán)境安全是醫(yī)院檔案管理者重視的問題之一。定期和不定期地對檔案進行安全檢查，也是檔案庫房管理工作中的一項重要內容。特別要重視對檔案流動過程中的安全防護，包括檔案接收過程中、檔案整理中、檔案復制、數字化過程中、檔案展示中、檔案保管中、檔案利用中。加強檔案工作人員安全教育，防患于未然。5.清潔。檔案庫房管理人員應在平時對檔案庫房進行定期清掃，節(jié)假日前徹底清掃，做到檔案柜（架）無積塵。不得將與工作無關的物品帶入檔案庫房，嚴禁堆放雜物，嚴禁吸煙、喝水、吃東西。將整理、整頓、清掃進行到底并制度化，保持檔案環(huán)境清潔狀態(tài)。同時清潔在具體的6S檔案管理活動中扮演重要角色，保證每份文書檔案在收集、整理過程中干凈、完整，使各個環(huán)節(jié)能有序進行。6.素養(yǎng)。在醫(yī)院檔案管理中，檔案工作者的基本工作態(tài)度和服務態(tài)度是做好檔案工作的必然要求。檔案工作是一項科學性和技術性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，培養(yǎng)與檔案事業(yè)相適應的創(chuàng)新型專業(yè)人才，建立一支高素質職業(yè)化檔案人員隊伍是精細化管理的重要舉措，具備綜合能力、團隊精神的人員更能勝任醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素質包括技能、知識、態(tài)度、價值觀4個維度。而現實中很多單位都是一些兼職或一些特殊安排的人員從事檔案工作，完善檔案人職業(yè)素養(yǎng)，塑造良好的職業(yè)形象，提升檔案管理素養(yǎng)，才能促進醫(yī)院檔案管理工作科學發(fā)展。

三、結語

檔案是醫(yī)院歷史的記載，是醫(yī)院歷史的原始記錄。綜上所述，隨著現代醫(yī)院管理體制建立，網絡和信息技術的快速發(fā)展，國家從戰(zhàn)略和全局高度對檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃、指導和引領，醫(yī)院也要充分認識檔案管理工作是一項長期的任務。通過對醫(yī)院檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行細化分解，將6S精細化管理理念融入檔案管理工作中，提高醫(yī)院檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化、科學化水平，在服務醫(yī)院決策、發(fā)展等方面，體現檔案史料的價值，以實現醫(yī)院檔案服務功能最大化。

【參考文獻】

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