徐源文

【摘要】醫(yī)院在運(yùn)營過程中，其醫(yī)療、教學(xué)、教研等各種活動(dòng)中，會(huì)形成一些歷史記錄，這種記錄具有一定的保存價(jià)值，具體有文字、聲像和實(shí)物等。特別是其中的實(shí)物檔案，往往在一定程度上反映了醫(yī)院的發(fā)展歷史和獲取的榮譽(yù)等，因此具有不可替代的作用和地位。但在醫(yī)院檔案管理建設(shè)中，通常更加重視文字和聲像類型檔案，但對(duì)于各式各樣的實(shí)物檔案載體，卻缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，忽視了收藏和整理等工作。本文主要通過分析醫(yī)院實(shí)物檔案收藏難點(diǎn)和現(xiàn)狀，了解其存在問題，并提出合理的管理對(duì)策，以便于今后更好地開發(fā)利用這些實(shí)物檔案。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;實(shí)物檔案;收藏難點(diǎn);管理現(xiàn)狀;對(duì)策

醫(yī)院實(shí)物檔案體現(xiàn)了醫(yī)院的發(fā)展歷史，要對(duì)其收藏管理工作重視起來，避免泛濫收集而占據(jù)有限的檔案庫房。因此在收集和整理過程中，要有計(jì)劃、有目的地去進(jìn)行，做好實(shí)物檔案收藏、管理，以為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供更好的服務(wù)。這些物品往往包括了榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、廢止的印章和宣傳品等。在醫(yī)院發(fā)展中，其對(duì)外交流也更加頻繁，收藏管理好這些實(shí)物檔案，其直觀性、觀賞性的特點(diǎn)，可以向外界更好地展示醫(yī)院形象。

一、醫(yī)院實(shí)物檔案的特點(diǎn)和管理現(xiàn)狀

醫(yī)院實(shí)物檔案的形成，在時(shí)間方面有著不確定性，其中的證書和獎(jiǎng)牌等，代表了醫(yī)院和科室等獲取的工作成績(jī)，是以工作實(shí)績(jī)?yōu)榛A(chǔ)的。取得的成果具有客觀性，因此檔案室無法預(yù)知哪個(gè)時(shí)段會(huì)產(chǎn)生實(shí)物檔案，因此在收藏方面也難以做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

（一）實(shí)物檔案的收集不齊全。在醫(yī)院醫(yī)療和教學(xué)等活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生實(shí)物檔案。當(dāng)前在其實(shí)際管理中，由于缺乏統(tǒng)一的實(shí)物檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，因此在其收集整理和開發(fā)利用方面存在不足，存在比較混亂的情況。一些科室或者個(gè)人獲得的獎(jiǎng)牌和錦旗等，是科室或者員工個(gè)人保管的，沒有統(tǒng)一在醫(yī)院檔案室收入，而導(dǎo)致一些檔案被遺漏和遺失。

（二）實(shí)際存放比較混亂。醫(yī)院發(fā)展中產(chǎn)生的實(shí)物檔案具有較大的年份跨度，平時(shí)也不怎么使用，因此也未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一整理和收藏。在醫(yī)院遇到大型活動(dòng)的情況下，比如院慶和搬遷等，此時(shí)需要展出實(shí)物，卻會(huì)由于日常管理較亂，而加大查找的難度。

（三）措施不齊全。醫(yī)院老院區(qū)的實(shí)物檔案室，往往比較簡(jiǎn)陋、狹小，且缺乏必要的防霉、防磁和防光等措施，因此導(dǎo)致實(shí)物檔案得不到有效防護(hù)。

二、醫(yī)院實(shí)物檔案收藏難點(diǎn)分析

在實(shí)際工作中，一些單位在主觀因素或者客觀因素影響下，由于實(shí)物檔案中種類多、載體廣泛、形狀復(fù)雜，因此會(huì)加大其管理和利用難度，而導(dǎo)致實(shí)物檔案得不到有序存放，甚至其中一部分會(huì)缺失。作為醫(yī)院發(fā)展史和榮譽(yù)史憑證，應(yīng)得到更大重視，因此如何做好實(shí)物檔案收藏工作是一項(xiàng)重要問題，當(dāng)前該工作主要存在以下幾方面難點(diǎn)：

（一）收集難。在醫(yī)院檔案工作中，實(shí)物檔案是重要的一部分，需要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，但往往因?yàn)閷?shí)物檔案具有直接利用性，因此在日常工作中往往是各業(yè)務(wù)部門自己收藏，包括錦旗和獎(jiǎng)牌等，會(huì)將其掛在自己科室、部門，雖然展示了科室自身面貌，但加大了實(shí)物檔案流失風(fēng)險(xiǎn)，檔案部門難以全面展示醫(yī)院工作全貌。

（二）重視難。作為醫(yī)院檔案工作中的重要一部分，實(shí)物檔案工作也應(yīng)得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和員工的重視。實(shí)際情況卻是一些領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，更重視臨床而忽視檔案，注重提升醫(yī)療護(hù)理人員素質(zhì)、技能，在建設(shè)和規(guī)劃人才培養(yǎng)體系時(shí)，其重點(diǎn)往往是對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員的培養(yǎng)。而認(rèn)為在醫(yī)院發(fā)展中，檔案工作無法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)還需投入成本，因此也就忽視了檔案工作，不注重檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，只是將這些物品隨意擺放，不利于對(duì)其有效收集和保護(hù)。

（三）技術(shù)較差。在醫(yī)院檔案工作中，其工作人員都是兼職類型的，在負(fù)責(zé)檔案管理的過程中，還承擔(dān)著其他業(yè)務(wù)工作，因此會(huì)出現(xiàn)頻繁變動(dòng)，因此其檔案管理工作專業(yè)化程度較低，缺乏現(xiàn)代化管理技能的支持，而難以及時(shí)總結(jié)工作中存在的問題，無法及時(shí)收集實(shí)物檔案登記造冊(cè)進(jìn)行文字說明。長期下去，也無法順利對(duì)現(xiàn)有實(shí)物進(jìn)行描述。

（四）存儲(chǔ)條件比較差。實(shí)物檔案具有自身特殊性，與其他文書和科技檔案相比，實(shí)物檔案的存儲(chǔ)需要一定的空間和設(shè)備，包括獨(dú)立庫房、鐵架和溫濕度計(jì)等。一些醫(yī)院房間安排緊張，在資金方面也比較緊張，因此其實(shí)物檔案存儲(chǔ)只是簡(jiǎn)單堆放在檔案室角落，不對(duì)其展示和保護(hù)，長期下去上面會(huì)堆滿灰塵，對(duì)獎(jiǎng)牌和錦旗等產(chǎn)生嚴(yán)重破壞，而影響到其觀賞性。

三、醫(yī)院實(shí)物檔案收藏管理的對(duì)策

（一）實(shí)物檔案收集。一方面要樹立起全方位的收集意識(shí)，醫(yī)院要加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案重要性的宣傳，使醫(yī)院?jiǎn)T工形成充分認(rèn)識(shí)。實(shí)物檔案是醫(yī)院文書檔案的重要補(bǔ)充，可以從側(cè)面反映醫(yī)院的發(fā)展，有著重要的憑證作用，且具備一定的社會(huì)教育功能，因此其保存和研究?jī)r(jià)值較高，是重要的資料。并且要制定相關(guān)規(guī)章制度，詳細(xì)說明檔案的歸檔內(nèi)容、范圍和移交方法等，便于做到及時(shí)歸檔。并且檔案人員要對(duì)其管理工作加大重視，積極主動(dòng)做好實(shí)物檔案的管理工作;另一方面要明確實(shí)物檔案收集范圍，注意統(tǒng)一數(shù)量和質(zhì)量，不可過濫。一般主要收集的就是具有重大意義、深遠(yuǎn)影響的實(shí)物檔案。在檔案收集方法方面，由于其產(chǎn)生具有隨時(shí)性，因此檔案專職人員不僅要對(duì)其追蹤收集，且各部分兼職檔案員需及時(shí)將其收集和移交。移交過程中，要做好登記、移交手續(xù)工作，登記的內(nèi)容要全面，包括頒發(fā)單位、接受單位、時(shí)間和內(nèi)容等。

（二）實(shí)物檔案整理工作。首先要對(duì)實(shí)物檔案，按照科研類等進(jìn)行分類。按照“年度號(hào)+實(shí)物順序號(hào)”的方式，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)，這樣的話整理和保管也比較方便。一般其年度號(hào)就是檔案的頒發(fā)年度。每年設(shè)置一個(gè)流水號(hào)，便于進(jìn)行年度統(tǒng)計(jì)，將實(shí)物檔案按照年內(nèi)流水號(hào)排列，將其插入也更方便。之后，編制出案卷目錄。

（三）實(shí)物檔案保管。第一，要做好分類保存，實(shí)物檔案的形態(tài)、規(guī)格不同，實(shí)際保存中可采取按照其形式分類保存的方法，而并非完全依照檔案號(hào)將其排列在存儲(chǔ)架上。第二，其中的一些實(shí)物具有較強(qiáng)代表性，在保存中要區(qū)別于文書檔案和科技檔案等，采取更加開放的方式來保管。

（四）開發(fā)利用實(shí)物檔案。對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，是評(píng)價(jià)其工作成效的一項(xiàng)重要指標(biāo)。實(shí)物檔案與其他檔案相比直觀性更強(qiáng)，且憑證作用突出，因此要注意發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)，多方位進(jìn)行開發(fā)利用。比如，一些實(shí)物檔案具有宣傳教育作用，在編寫院史材料的過程中，實(shí)物檔案可以作為憑證。醫(yī)院在具備相關(guān)條件的情況下，可以選擇建立起數(shù)據(jù)庫，將其與文書、聲像等聯(lián)系在一起，使用中檢索也更加便利，可從多角度查找利用。

四、實(shí)物檔案收藏管理方面的工作原則

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視要與宣傳工作相結(jié)合。在檔案工作中，實(shí)物檔案作為重要的內(nèi)容，其收藏與管理工作，主要會(huì)涉及收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)等工作，需要各單位加大重視。醫(yī)院要指定主要負(fù)責(zé)人，各科室也要指定人員兼職檔案員，完善檔案搜集網(wǎng)。定期召開工作會(huì)議，搜集工作中發(fā)現(xiàn)的問題，并分析和解決問題。對(duì)實(shí)物檔案工作還要加強(qiáng)宣傳力度，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和員工都能對(duì)其重要性形成深刻認(rèn)知，并不定期開展相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通交流，做好思想工作，收集起各科室和個(gè)人實(shí)物檔案，對(duì)其集中保管，便于之后開發(fā)利用。

（二）定期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合。醫(yī)院要設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，對(duì)實(shí)物檔案統(tǒng)一管理，而避免分散在各部門和人員手中。通過及時(shí)跟蹤和定期跟蹤方式，收集具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案，各科室檔案人員也要積極收集后交給檔案室，檔案室人員則需對(duì)其拍照、登記和造冊(cè)等，且要辦理好交接手續(xù)。印章的收集管理方面，合并重組的單位、撤銷單位在歸檔過程中，需要做好一式兩份的復(fù)印模。相關(guān)字畫和禮品則要注明接收時(shí)間、事由和接收人等信息。此外，要重視提高檔案人員素質(zhì)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)其工作給予支持，提供再教育的機(jī)會(huì)，使其掌握、及時(shí)更新檔案管理知識(shí)和技能。檔案人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，總結(jié)自身工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，做好實(shí)物檔案管理工作。

五、結(jié)束語

在醫(yī)院發(fā)展中，實(shí)物檔案作為重要憑證，其發(fā)揮的特色作用更加明顯。因此我們要重視其收藏和管理工作，積極提升自身管理水平，對(duì)實(shí)物檔案有效開發(fā)利用，使其作用得到更好的發(fā)揮。

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