謝炳城

工資條是指用人單位定期發(fā)放給員工的反映其工資的憑條，主要記錄員工在一個(gè)工資支付周期內(nèi)的各種工資分項(xiàng)和收入總額。工資條是個(gè)民間俗稱，并不是一個(gè)正式的法律術(shù)語(yǔ)，在法律法規(guī)里一般稱之為工資清單。在企業(yè)人力資源管理的實(shí)務(wù)中，一般在一個(gè)工資支付周期結(jié)束后，用人單位會(huì)根據(jù)員工的考勤情況，計(jì)算好工資并制作工資表（臺(tái)賬）和工資條，工資表是員工工資發(fā)放的匯總表，工資條則是針對(duì)每個(gè)員工所制作的工資清單，員工領(lǐng)取工資時(shí)會(huì)在工資表上簽名，同時(shí)領(lǐng)取屬于自己的那張工資條。用人單位通過(guò)銀行代發(fā)工資的，則一般不要求員工在工資表上簽名。

那么，關(guān)于工資條，勞動(dòng)法是如何規(guī)定的呢？

應(yīng)給員工發(fā)放工資條

原勞動(dòng)部于1994年頒布的《工資支付暫行規(guī)定》（勞部發(fā)〔1994〕489號(hào)）第六條第三款規(guī)定：“用人單位必須書面記錄支付勞動(dòng)者工資的數(shù)額、時(shí)間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查。用人單位在支付工資時(shí)應(yīng)向勞動(dòng)者提供一份其個(gè)人的工資清單?！蓖瑫r(shí)，《勞動(dòng)合同法》第十七條六項(xiàng)也規(guī)定勞動(dòng)合同應(yīng)當(dāng)具備“勞動(dòng)報(bào)酬”這項(xiàng)條款。

●員工對(duì)工資分配方案享有知情權(quán)

《勞動(dòng)法》第四十六條第一款規(guī)定：“工資分配應(yīng)當(dāng)遵循按勞分配原則，實(shí)行同工同酬?！钡谒氖邨l規(guī)定：“用人單位根據(jù)本單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)效益，依法自主確定本單位的工資分配方式和工資水平?！?/p>

可見，對(duì)于用人單位制定的工資分配方案，員工依法享有知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)，有權(quán)知道自己的工資構(gòu)成和各種福利。比如，根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第十七條的規(guī)定，勞動(dòng)合同中必須具備有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬的條款，一般而言，勞動(dòng)報(bào)酬條款主要包括工資分配制度、工資標(biāo)準(zhǔn)和工資分配形式，工資支付辦法，加班、加點(diǎn)工資及津貼、補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)金分配辦法，工資調(diào)整辦法，試用期及病、事假等期間的工資待遇，特殊情況下職工工資（生活費(fèi)）支付辦法等等。

●給員工發(fā)放工資條是用人單位的法定義務(wù)

《工資支付暫行規(guī)定》第六條所提到的“提供”，指的是用人單位應(yīng)將工資清單發(fā)放給員工，用人單位不制作工資條或者制作了工資條但沒(méi)有實(shí)際發(fā)放到員工的手中都是違反該規(guī)定的。當(dāng)然，用人單位向員工提供的工資條，僅僅記錄員工本人的工資即可。

●用人單位不發(fā)放工資條需承擔(dān)法律責(zé)任

一般來(lái)說(shuō)，用人單位不發(fā)放工資條需要承擔(dān)法律責(zé)任，分為行政責(zé)任和侵權(quán)責(zé)任兩種。

關(guān)于行政責(zé)任，國(guó)家層面的法律法規(guī)并沒(méi)有進(jìn)行明確，但在一些地方性法規(guī)中予以了明確。

比如，《廣東省工資支付條例》第四十八條第五項(xiàng)規(guī)定，用人單位未向勞動(dòng)者本人提供其工資清單的，由縣級(jí)以上勞動(dòng)保障部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，可以對(duì)用人單位處以五千元以上一萬(wàn)元以下的罰款，并可以對(duì)其法定代表人處以一千元以上五千元以下的罰款。

《江西省工資支付規(guī)定》第四十一條規(guī)定：“用人單位未按照規(guī)定編制、保存工資支付表或者未向勞動(dòng)者本人提供工資清單的，由勞動(dòng)保障行政部門責(zé)令限期改正；逾期未改正的，處以200元以上1000元以下的罰款?！蓖瑫r(shí)，若用人單位不發(fā)放工資條，就侵害了員工的知情權(quán)，員工可以向當(dāng)?shù)貏趧?dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)舉報(bào)，對(duì)員工造成損失的，用人單位應(yīng)依照侵權(quán)責(zé)任法承擔(dān)民事賠償責(zé)任。

工資條應(yīng)記錄的內(nèi)容

根據(jù)《工資支付暫行規(guī)定》第六條的規(guī)定，工資條所記錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括支付工資的數(shù)額、時(shí)間、領(lǐng)取者姓名以及簽字。然而，這一規(guī)定并沒(méi)有特別細(xì)化，只是規(guī)定了工資條所記錄內(nèi)容的基本要求。

實(shí)踐中，工資條所記錄的內(nèi)容，一般分為基本信息、加項(xiàng)、減項(xiàng)、實(shí)發(fā)工資四個(gè)部分。具體如下：

●員工基本信息

一般包括姓名、工號(hào)、所在部門、職務(wù)或崗位、工資發(fā)放期間（如2019年9月份）、工資發(fā)放日期等。用人單位可以自定義工資支付周期，但每個(gè)月應(yīng)至少支付一次，非全日制員工每15日最少支付一次?！豆べY支付暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，“工資至少每月支付一次，實(shí)行周、日、小時(shí)工資制的可按周、日、小時(shí)支付工資” 。

《勞動(dòng)合同法》第七十二條第二款規(guī)定，“非全日制用工勞動(dòng)報(bào)酬結(jié)算支付周期最長(zhǎng)不得超過(guò)十五日”。用人單位按照工資支付周期發(fā)放工資時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)發(fā)放與之相對(duì)應(yīng)的工資條。

●加項(xiàng)

加項(xiàng)又稱收入項(xiàng)，也可稱為應(yīng)發(fā)工資。記錄的是員工在該工資支付周期內(nèi)的各項(xiàng)報(bào)酬，根據(jù)人力資源薪酬管理理論，勞動(dòng)報(bào)酬包含直接基本薪酬和福利薪酬。前者主要包括基本工資（也稱為底薪）、有薪假工資（一般包括法定節(jié)假日工資、年休假工資、婚喪病產(chǎn)假工資等）、崗位工資（或職務(wù)職級(jí)工資）、績(jī)效工資、技術(shù)資格補(bǔ)貼（如學(xué)歷補(bǔ)貼、職業(yè)資格補(bǔ)貼、職稱補(bǔ)貼等）、工齡工資、加班工資等等。后者主要包括住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼、用餐補(bǔ)貼、話費(fèi)補(bǔ)貼，以及各種獎(jiǎng)金、津貼等等。

●減項(xiàng)

減項(xiàng)又稱扣項(xiàng)，記錄的是法律法規(guī)規(guī)定由用人單位代扣代繳的費(fèi)用，主要包括職工社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、住房公積金、個(gè)人所得稅，以及其他應(yīng)當(dāng)扣除的項(xiàng)目，如住宿費(fèi)、水電費(fèi)等。所謂代扣代繳，指的是用人單位根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定代替政府相應(yīng)的費(fèi)用征繳機(jī)關(guān)，從員工工資中扣除相關(guān)費(fèi)用后，上繳至對(duì)應(yīng)的征繳機(jī)關(guān)?！豆べY支付暫行規(guī)定》第十五條規(guī)定：“用人單位不得克扣勞動(dòng)者工資。有下列情況之一的，用人單位可以代扣勞動(dòng)者工資：（一）用人單位代扣代繳的個(gè)人所得稅；（二）用人單位代扣代繳的應(yīng)由勞動(dòng)者個(gè)人負(fù)擔(dān)的各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用；（三）法院判決、裁定中要求代扣的撫養(yǎng)費(fèi)、贍養(yǎng)費(fèi)；（四）法律、法規(guī)規(guī)定可以從勞動(dòng)者工資中扣除的其他費(fèi)用。”

職工社會(huì)保險(xiǎn)是指養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)，俗稱“五險(xiǎn)”。2019年3月6日，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布《關(guān)于全面推進(jìn)生育保險(xiǎn)和職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)合并實(shí)施的意見》（國(guó)辦發(fā)〔2019〕10號(hào)），將醫(yī)療保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)合并實(shí)施，生育保險(xiǎn)基金并入職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)基金，統(tǒng)一征繳。至此，現(xiàn)在的職工社會(huì)保險(xiǎn)由“五險(xiǎn)”變成了“四險(xiǎn)”。

關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的扣減。其一，用人單位只可扣減員工個(gè)人承擔(dān)部分，單位承擔(dān)部分則由單位自行承擔(dān)。其二，《社會(huì)保險(xiǎn)法》第三十三條規(guī)定，“職工應(yīng)當(dāng)參加工傷保險(xiǎn)，由用人單位繳納工傷保險(xiǎn)費(fèi)，職工不繳納工傷保險(xiǎn)費(fèi)” 。據(jù)此，用人單位只可扣減養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療（含生育）“三險(xiǎn)”的費(fèi)用，工傷保險(xiǎn)費(fèi)應(yīng)由用人單位承擔(dān)，員工不需承擔(dān)。

此外，有些用人單位是按當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)向員工支付工資的，全國(guó)大部分地區(qū)均沒(méi)有“不可從最低工資中代扣代繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、住房公積金”的規(guī)定，但是有些地區(qū)則不允許扣減這兩項(xiàng)費(fèi)用。比如，《安徽省最低工資規(guī)定》第十條第三項(xiàng)規(guī)定：“在確定用人單位支付勞動(dòng)者的工資是否低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，下列項(xiàng)目不計(jì)入用人單位支付給勞動(dòng)者的工資：……（三）用人單位和勞動(dòng)者個(gè)人依法繳納的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)和住房公積金?！?/p>

●實(shí)發(fā)工資

實(shí)發(fā)工資又稱應(yīng)得工資，即員工應(yīng)實(shí)際得到的勞動(dòng)報(bào)酬，實(shí)發(fā)工資與應(yīng)發(fā)工資相對(duì)應(yīng)。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)發(fā)工資減去扣項(xiàng)，所得之差即為實(shí)發(fā)工資。根據(jù)法律規(guī)定，用人單位應(yīng)將實(shí)發(fā)工資的數(shù)額以法定貨幣支付給員工，不得以實(shí)物及有價(jià)證券替代貨幣支付。

工資條對(duì)員工的作用

對(duì)員工而言，工資條有很大作用，直接作用一般體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

●清晰地了解自己的工資結(jié)構(gòu)和數(shù)額

工資數(shù)額一般是根據(jù)工資結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算的，對(duì)于不明確的項(xiàng)目或數(shù)額，員工有權(quán)查詢和核對(duì)，用人單位也應(yīng)予以釋明。于2019年1月1日最新修訂施行的《個(gè)人所得稅法》第十條也規(guī)定，“扣繳義務(wù)人應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定辦理全員全額扣繳申報(bào)，并向納稅人提供其個(gè)人所得和已扣繳稅款等信息” 。個(gè)人所得稅屬于代扣代繳項(xiàng)目，由用人單位從繳納個(gè)人所得稅的個(gè)人收入中代為扣除，上交至稅務(wù)機(jī)關(guān)。用人單位代扣后，應(yīng)當(dāng)向繳稅人提供已扣稅款信息，一般在員工工資條中載明。《社會(huì)保險(xiǎn)征繳暫行條例》第十二條規(guī)定：“繳費(fèi)單位和繳費(fèi)個(gè)人應(yīng)當(dāng)以貨幣形式全額繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。繳費(fèi)個(gè)人應(yīng)當(dāng)繳納的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，由所在單位從其本人工資中代扣代繳，社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)不得減免?！笨梢姡萌藛挝豢鄢龁T工工資時(shí)，必須要有法律依據(jù)，不得無(wú)故克扣，扣除的項(xiàng)目和數(shù)額，也應(yīng)在工資條中體現(xiàn)出來(lái)，不得疏漏。

●可以作為確認(rèn)勞動(dòng)關(guān)系的證據(jù)

當(dāng)員工與用人單位發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，工資條是重要的憑證之一。原勞動(dòng)與社會(huì)保障部《關(guān)于確立勞動(dòng)關(guān)系有關(guān)事項(xiàng)的通知》（勞社部發(fā)〔2005〕12號(hào)）第二條規(guī)定，若勞動(dòng)關(guān)系雙方?jīng)]有簽訂書面勞動(dòng)合同，工資支付憑證或記錄可以作為認(rèn)定雙方存在勞動(dòng)關(guān)系的憑證。

紙質(zhì)版或電子版，哪個(gè)更合適

《工資支付暫行規(guī)定》第六條規(guī)定：“用人單位必須書面記錄支付勞動(dòng)者工資的數(shù)額、時(shí)間、領(lǐng)取者的姓名以及簽字，并保存兩年以上備查”。

所謂書面，《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典（第7版）》的解釋是“用文字表達(dá)的（區(qū)別于‘口頭）”。民事法律行為的書面形式，是指以文字有形地表示所載內(nèi)容的形式，書面形式的核心在于文字，至于文字的具體載體，則在所不問(wèn)。這既包括傳統(tǒng)的書寫形式，也包括電子形式?！逗贤ā返谑粭l規(guī)定，“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”?！睹穹倓t》第一百三十五條規(guī)定，“民事法律行為可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式”。據(jù)此可以理解為，書面形式工資條既包括紙質(zhì)版，也包括電子版，但必須是以文字形式記錄工資項(xiàng)目和數(shù)額，且發(fā)放到員工的手中。

毋庸置疑，我國(guó)各行各業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)都是采用紙質(zhì)版工資條，用人單位在用電腦制作后打印成紙質(zhì)版本發(fā)放給員工，至今為止，紙質(zhì)版工資條依然是廣大用人單位發(fā)放工資條的主流做法。然而，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展和科技的不斷創(chuàng)新，越來(lái)越多的用人單位改用電子版工資條，發(fā)放渠道比較靈活多樣，比如釘釘、電子郵件、QQ、微信、企業(yè)內(nèi)部辦公平臺(tái)等，只要能夠詳細(xì)記錄員工的工資項(xiàng)目，都是可以的。而且，因具有方便、快捷、高效、環(huán)保等諸多優(yōu)點(diǎn)，發(fā)放電子工資條將成為未來(lái)的趨勢(shì)，被廣大用人單位所接受和采用。

電子工資條的優(yōu)勢(shì)明顯，但也存在一些弊端，紙質(zhì)版工資條一般以員工簽收為準(zhǔn)，電子工資條則往往不要求簽收。那么，如何順利地將工資條發(fā)放到員工手中，確保員工能夠及時(shí)收到或者應(yīng)當(dāng)及時(shí)收到，這是用人單位應(yīng)考慮的事情。

筆者認(rèn)為，用人單位需注意以下幾點(diǎn)：

第一，必須事先充分公示，規(guī)章制度、勞動(dòng)合同、入職培訓(xùn)、日常會(huì)議等均應(yīng)載入電子形式工資條的發(fā)放內(nèi)容中，保證每一名員工能夠充分知曉用人單位的管理政策。

第二，必須保證員工能夠及時(shí)順利地收到電子工資條，及時(shí)是指用人單位發(fā)放工資條的時(shí)間要準(zhǔn)時(shí)，比如在每個(gè)月固定的某一天發(fā)放。順利是指員工接收電子工資條的渠道要暢通無(wú)阻，可以輕易地收到，若設(shè)置工資條接收密碼，則必須保證員工能夠充分知曉密碼。

第三，必須保證全體員工均能收到，有些單位可能存在部分員工不使用智能手機(jī)，不會(huì)使用電腦也不會(huì)上網(wǎng)，這些單位則不宜發(fā)放電子形式的工資條，而宜用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版進(jìn)行發(fā)放。