朱津橋
摘要:隨著信息化深入發(fā)展,企業(yè)電子文件大量產(chǎn)生,電子文件歸檔、電子檔案管理、網(wǎng)絡(luò)利用等檔案信息化技術(shù)及管理方法的變化,促使檔案管理人員的職業(yè)特征不斷進(jìn)行改變。檔案人員在新的環(huán)境下要建立新理念,適應(yīng)新體制,學(xué)習(xí)新知識(shí),提升新角色的塑造能力,與新型伙伴一道,利用好重要的檔案資源,做好檔案資源服務(wù)建設(shè)工作。
關(guān)鍵詞:信息時(shí)代 檔案人員 角色提升 策略
概述:信息時(shí)代給公司檔案管理部門帶來(lái)了挑戰(zhàn),但同時(shí)也給我們帶來(lái)了機(jī)遇,在現(xiàn)代信息每日每時(shí)大量涌現(xiàn)并迅速更新的背景下,檔案管理人員如果能夠去除自身固有角色的認(rèn)知,更寬更長(zhǎng)延伸檔案工作范圍,主動(dòng)關(guān)聯(lián)信息服務(wù),進(jìn)而吸引公司高層管理人員關(guān)注檔案管理工作,將更多的資源投入到公司檔案信息化建設(shè)中來(lái),那么檔案事業(yè)定能芝麻開花節(jié)節(jié)高。
一、走出舒適圈,建立新型合作模式
社會(huì)大環(huán)境在變化,誰(shuí)也不可逆轉(zhuǎn)。檔案工作是縮微在原有熟悉的模式里,還是以積極的心態(tài),主動(dòng)尋找、探索新路徑,檔案工作領(lǐng)域的專家、學(xué)者、工作人員從未停止過研究、探討,不約而同,得出結(jié)論——必須投身改革,沖出自身的舒適圈,建立新型的聯(lián)動(dòng)圈。究其影響原因是復(fù)雜的,總結(jié)起來(lái),主要有以下兩方面:
(一)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境及軟、硬件開發(fā),迫使必須與信息技術(shù)部門聯(lián)合
從檔案管理現(xiàn)代化的初始發(fā)展到現(xiàn)在,無(wú)論是從國(guó)內(nèi)還是從國(guó)外研究來(lái)看,無(wú)一例外都是借助外部力量實(shí)現(xiàn)的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與選用、檔案現(xiàn)代化環(huán)境的建設(shè),需要具有微電子、電子計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等多種技術(shù)的工作人員共同參與、集中智慧,原有檔案管理人員的專業(yè)力量目前難以覆蓋。
如現(xiàn)在市場(chǎng)上有關(guān)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用軟件,都是檔案管理部門根據(jù)自身檔案工作的需要,直接購(gòu)買專業(yè)軟件開發(fā)公司的成型產(chǎn)品或委托專業(yè)軟件開發(fā)公司量身定制的。
檔案管理信息化已經(jīng)融入社會(huì)信息化進(jìn)程,并且逐漸發(fā)展成為一個(gè)趨勢(shì),檔案管理信息化領(lǐng)域正在催生一個(gè)從未有過的巨大市場(chǎng)。現(xiàn)今檔案管理系統(tǒng)設(shè)備、技術(shù)既有通用的,也有不通用的。不通用的需要結(jié)合自身行業(yè)、原有管理、未來(lái)發(fā)展規(guī)劃等特點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì),故許多具有軟件、硬件技術(shù)專業(yè)人才及擁有軟硬件設(shè)備的科技型公司開始關(guān)注或瞄準(zhǔn)這個(gè)新興市場(chǎng),希望在檔案管理信息化領(lǐng)域中確立自己的位置、建立自己的發(fā)展目標(biāo)、樹立自己的行業(yè)口碑。檔案管理部門及檔案工作人員在此態(tài)勢(shì)下,更要認(rèn)清形勢(shì),在建立檔案學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)的同時(shí),一定要加強(qiáng)與信息化管理部門的結(jié)合,形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制,擴(kuò)大以往的合作伙伴范圍,加深彼此之間的關(guān)系。
(二)電子文件的生命周期,迫使檔案工作人員必須提前介入
越來(lái)越多電子文件的產(chǎn)生與管理,使得檔案主責(zé)部門與文件編制、處理部門產(chǎn)生了更為緊密的聯(lián)系,這從根本上打破了原有體制的束縛。
電子文件作為一種獨(dú)立的檔案門類和載體,應(yīng)用日趨廣泛,著錄的內(nèi)容、形式、技術(shù)也發(fā)生著革命性的變化,現(xiàn)已涵蓋文件整個(gè)形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、積累、組織、儲(chǔ)存過程。這無(wú)疑迫使檔案管理部門和檔案管理人員重新審視自己,改變傳統(tǒng)工作環(huán)境中坐等檔案上門的現(xiàn)象,由被動(dòng)變主動(dòng)。積極協(xié)調(diào)文件編制及辦理部門,使文件控制進(jìn)入更高層次。
檔案工作者應(yīng)在電子文件的整個(gè)生命周期,指導(dǎo)、監(jiān)督公司文件的責(zé)任者及管理者、制定法律、法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則的管理者、公司制度的建立者、資源分配的管理者等。故而需要我們,必須建立新的合作伙伴,即在原有傳統(tǒng)伙伴的基礎(chǔ)上,將關(guān)系擴(kuò)展到所有與文件和歸檔工作相關(guān)的人員,并且不斷鞏固和加深這種關(guān)系。檔案管理部門獨(dú)家經(jīng)營(yíng)、檔案管理人員獨(dú)善其身,已不能適應(yīng)當(dāng)今信息化時(shí)代的需要,檔案工作必須從實(shí)體控制,向智能控制邁進(jìn)。為此,與擁有前沿技術(shù)、管理方面的新朋友合作,才能順利完成新的社會(huì)發(fā)展階段檔案工作目標(biāo)。具體描述如下:
1、需要法律專家、安全管理專家的力量。
我國(guó)檔案工作法律規(guī)范主要由兩部分構(gòu)成:一部分是專門的檔案立法,即《中華人民共和國(guó)檔案法》;一部分是在其他法律中的有關(guān)檔案和檔案工作的規(guī)定。然而與信息相關(guān)的立法,特別是信息時(shí)代的產(chǎn)物——電子文件和電子檔案管理方面的立法嚴(yán)重滯后于信息技術(shù)的發(fā)展,我國(guó)也不例外。目前有關(guān)電子文件與電子檔案管理方面的立法,還存在爭(zhēng)議,需要法律及安全管理專家介入、指導(dǎo)、研究,才可能妥善處理問題。
2、需要信息技術(shù)人員的力量。
檔案工作者受限于信息技術(shù)這一瓶頸,需借助外腦——信息技術(shù)人員,更好地完成電子文件歸檔、電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)等工作。只有這樣,才可能改變大量電子文件長(zhǎng)期不歸檔的現(xiàn)象,使公司、政府重要的檔案資源得以保存;國(guó)家大力發(fā)展電子商務(wù)、大數(shù)據(jù)行動(dòng)計(jì)劃才可能實(shí)現(xiàn);國(guó)家大力推進(jìn)的企業(yè)信息化發(fā)展、適應(yīng)電子技術(shù)的可信交易,才可能創(chuàng)造良好環(huán)境。
二、角色提升,重塑形象
信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨,每個(gè)人、每種行業(yè)身處這樣的時(shí)代,都應(yīng)有所思考,未來(lái)我的路在哪里?如果檔案工作者將這樣的時(shí)代當(dāng)作一個(gè)提高自我、重塑自我的契機(jī),那么此時(shí)就會(huì)緊緊抓住這個(gè)絕妙的時(shí)機(jī),提升自我價(jià)值和定位。在檔案管理信息化實(shí)施過程中,有意識(shí)轉(zhuǎn)變思維,主動(dòng)出擊,不斷更新舊有職業(yè)觀念,樹立新的職業(yè)理念,警惕、覺察變化帶來(lái)的畏懼心理,以高度的責(zé)任感和進(jìn)取心,延續(xù)檔案事業(yè)的發(fā)展和自身職業(yè)的未來(lái)。
檔案工作人員如何塑造信息時(shí)代的檔案工作者的新形象,完成新角色的轉(zhuǎn)變呢?總結(jié)如下幾點(diǎn):
(一)利用檔案專業(yè),確保充當(dāng)主角
在技術(shù)運(yùn)用方面,檔案工作人員要充分利用和深挖檔案專業(yè)優(yōu)勢(shì),在這場(chǎng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制中才能擁有充分的話語(yǔ)權(quán)。紙質(zhì)及電子文件的性質(zhì)、具有檔案保存價(jià)值文件的性質(zhì)、歸檔的意義、用途、保管文件的方法,以及如何同信息管理、法律、安全管理等學(xué)科和相關(guān)行業(yè)精英合作,都是需要檔案工作人員應(yīng)知應(yīng)會(huì)的。相信我們的檔案工作人員在與其他伙伴的合作過程中,能夠把文件與檔案管理的要求灌輸進(jìn)軟件、程序編制、計(jì)算機(jī)演變等各方面,以達(dá)到對(duì)電子文件、電子檔案全過程控制,實(shí)現(xiàn)檔案工作新突破,從而確立檔案工作人員在電子文件管理方面的引領(lǐng)地位。
(二)著眼信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)保值增值
檔案管理部門要立足于公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,提供更為廣泛且便利的檔案信息服務(wù),同時(shí)做好信息資源的再開發(fā)、再轉(zhuǎn)化。借助技術(shù)平臺(tái),通過重組信息,向利用者提供個(gè)性化的服務(wù)。這些智能控制狀態(tài)下的檔案文件信息,既能與條目信息一樣,隨時(shí)根據(jù)用戶的需求,變換組合方式并提供快速查詢;又能直接、準(zhǔn)確提供利用原文,不需另外從儲(chǔ)存文件實(shí)體的庫(kù)房中提取。只有這樣,檔案工作人員才能在新的環(huán)境下重獲新生,不斷增加自身附加值,促使自己保值增值。這也正是檔案工作人員在信息時(shí)代工作、地位得到保證的根基和核心,是檔案工作人員對(duì)社會(huì)及子孫后代作出的寶貴貢獻(xiàn)。如若不能,軟件包很可能成為檔案工作人員的取代者,因?yàn)樗芨咝У靥幚硎聦?shí)、數(shù)據(jù)等信息。
(三)擴(kuò)充知識(shí)技能,應(yīng)對(duì)時(shí)代需要
檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注新動(dòng)態(tài)、新知識(shí),提升新技能,內(nèi)容如下:
1.有關(guān)檔案方面的法律法規(guī)、檔案安全管理、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、公司檔案管理、人事檔案管理等專項(xiàng)檔案,通過線上、線下搜集檔案學(xué)的國(guó)內(nèi)外最新動(dòng)態(tài)。
2.計(jì)算機(jī)自然科學(xué)及應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、辦公自動(dòng)化、輔助設(shè)計(jì)、設(shè)備維護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)化等知識(shí)。
3.為參與對(duì)外交流和合作,學(xué)習(xí)英語(yǔ)等世界通用語(yǔ)言,提升語(yǔ)言表達(dá)能力。
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