陳慶娟

摘?要： 進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，社會高速發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，目前我國的檔案管理基礎(chǔ)工作已經(jīng)成為社會關(guān)注的重點，如今的基礎(chǔ)工作系統(tǒng)在一定程度上受到很多重要因素的影響，主要有時間、地點、重視程度、技術(shù)、工作人員的因素等。所以，為了加深對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識以及發(fā)現(xiàn)目前檔案工作中的不足，筆者結(jié)合檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性和作用對相關(guān)工作進(jìn)行深入探討，從而有效提升整體檔案工作水平。

關(guān)鍵詞： 檔案管理;基礎(chǔ)工作;現(xiàn)代檔案管理;作用分析

【中圖分類號】G271?????【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A?????【文章編號】1674-3733（2020）01-0291-01

引言：檔案管理是企事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，主要是對檔案文件和信息進(jìn)行管理的過程。隨著信息時代的來臨，檔案管理也從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案衍變到了電子信息檔案，但是，檔案管理的基礎(chǔ)工作對于現(xiàn)代檔案管理工作仍然具有重要的作用。本文將就檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理工作中的重要性和作用進(jìn)行深入的探討和分析。

1?檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案基礎(chǔ)工作作為檔案管理的重要組成部分，體現(xiàn)著檔案管理的基本水平，它不僅關(guān)系著檔案利用的質(zhì)量和服務(wù)效率，還關(guān)系著檔案現(xiàn)代化管理水平的高低，是開展工作的前提，如果沒有檔案基礎(chǔ)工作的支持，現(xiàn)代化的檔案管理便是“無源之水，無根之木”，所得出的各種數(shù)據(jù)分析和結(jié)論便根本沒有有效性。所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案信息的登記，是將常規(guī)性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項目，可以保證檔案的完整，提高檔案信息的使用效率，節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。有效開發(fā)檔案管理工作項目能夠為使用者提供更好的服務(wù)，也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時，現(xiàn)代化檔案管理水平也可以得到提升。

2?檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮的作用

2.1?促進(jìn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。現(xiàn)代檔案管理的主要作用就是提高檔案管理水平，而檔案管理基礎(chǔ)工作主要就是對相應(yīng)的信息進(jìn)行分類、整理和歸檔?？墒?，如今大多數(shù)單位對此項工作缺乏重視，有很多的無用檔案一直存在，并沒有及時進(jìn)行清理，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。在正常情況下，作為檔案管理工作人員應(yīng)該將一些舊檔案及時進(jìn)行清理，并且將有用的檔案與新的檔案進(jìn)行相應(yīng)的組合，這將在一定程度上使檔案管理水平和工作效率得到明顯提升。另外檔案的管理是否具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和檔案的應(yīng)用搜索率是有著密切關(guān)系的，所以，合理地實行檔案管理基礎(chǔ)工作將會在原有基礎(chǔ)上加速檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.2?提高了檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)。社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理工作的要求。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，而在管理過程中，工作人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發(fā)展。為了提高現(xiàn)代檔案管理工作效率，應(yīng)該有意識的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性;也要注重培養(yǎng)他們自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，檔案信息的安全性得到有效保障。同時，應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作職責(zé)，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行;還可以利用獎罰制度，激發(fā)他們的工作積極性，從而有效完善檔案管理工作。

2.3?促使檔案信息檢索工作順利應(yīng)用。在進(jìn)行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息。社會科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，不斷完善的檔案管理基礎(chǔ)工作，使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高了管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號等信息準(zhǔn)確無誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，收集、整理檔案信息，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊進(jìn)行保存，從而節(jié)約檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時間。

2.4?保證了檔案信息的真實性和有效性。在檔案管理工作中最為看重的就是其信息是否具有一定的真實性以及有效性，并且這個主要是受檔案信息分類的影響，由此可以看出檔案分類在整個工作過程中占有十分重要的作用，同時也為檔案管理的查詢工作提供了相應(yīng)的便利。認(rèn)真做好檔案管理的各項工作，同時也加強(qiáng)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，這樣在一定程度上會加速工作人員對檔案信息的搜索和使用。所以，可以看出，如果想要準(zhǔn)確獲得自己想要的信息，那么必須要做的就是對檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，所輸入的信息必須要能夠保證其準(zhǔn)確性，而且還要做好一切補(bǔ)救措施，出現(xiàn)錯誤時能夠及時進(jìn)行解決。

2.5?加速了檔案信息的應(yīng)用效率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有利于日后檔案應(yīng)用效率的提高，同時還能使檔案內(nèi)容在分類上更加準(zhǔn)確，在一定程度上提升了整體的檔案管理水平，并且在信息處理方面，它會首先將重要的信息進(jìn)行優(yōu)先處理，之后依次處理次要信息，這樣能夠幫助工作人員篩選出具有重要價值的檔案信息，加速了檔案的應(yīng)用效率。另外，當(dāng)存入檔案的時候，必須要對其相關(guān)的檔案檢索進(jìn)行完善，這樣方便對日后相關(guān)檔案信息的查詢。

結(jié)語：綜上所述，信息時代的主題是信息化建設(shè)，將檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理的效率也可以提高企事業(yè)單位對檔案的利用率。檔案管理是企事業(yè)單位的重要管理部門，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理十分必要，而科學(xué)合理的管理也同樣離不開檔案管理的基礎(chǔ)工作，如果基礎(chǔ)工作不牢靠，那么在進(jìn)行處理時往往會手忙腳亂甚至不知該如何管理，所以信息時代檔案管理的發(fā)展必然重要，但基礎(chǔ)工作才是重中之重。

參考文獻(xiàn)

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