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摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理也逐漸信息化，由于企業(yè)管理層的重視程度比較低，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施落后，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還存在管理方法落后、安全性差等問題，信息化建設(shè)缺乏合理的規(guī)劃。所以提高信息化建設(shè)的重視程度，引進(jìn)專業(yè)人員進(jìn)行管理和建設(shè)，提高檔案的安全性，建立完備的管理機(jī)制是企業(yè)檔案管理信息化推進(jìn)的重要思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;信息化;問題;創(chuàng)新

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法使人員查閱易造成檔案損壞等情況，對查閱人員而言，檔案的調(diào)度程序復(fù)雜，審理身份信息和找尋檔案的時間長，跟不上現(xiàn)代的快節(jié)奏發(fā)展趨勢，這就要求企業(yè)檔案管理逐漸走向信息化。

一、檔案管理信息化意義

1.信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢

信息化時代為每個人都帶來了便利，節(jié)省了大量的時間，減少時間成本是每個企業(yè)管理者都在考慮的問題。信息技術(shù)的發(fā)展為這一問題帶來了解決方案。信息技術(shù)的應(yīng)用給人們生活、生產(chǎn)帶來了極大的便利，通過信息共享能夠達(dá)到快速查閱、快速共享的目的。而檔案管理信息化正是在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下誕生的一種管理方式。檔案信息化既是信息技術(shù)發(fā)展的趨勢也是企業(yè)發(fā)展的需求。

2.檔案管理簡單化

檔案管理信息化能夠省去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的繁瑣過程，將檔案信息化可同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。首先，電子檔案的保存避免了紙質(zhì)檔案受自然環(huán)境的影響而損壞。紙質(zhì)檔案繁瑣的保存過程會花費(fèi)大量的人力物力，而檔案信息化能有效減少環(huán)境的影響，節(jié)省人力、財力。其次，檔案信息化能將紙質(zhì)檔案和電子檔案聯(lián)用，增大了檔案的完整性。將紙質(zhì)檔案電子化，必要的紙質(zhì)檔案用幾種保存方式進(jìn)行備份保存，可有效增大檔案保管的完整性。

3.檔案查詢便捷化

檔案管理信息化不僅便于管理人員進(jìn)行管理還為員工查詢檔案帶來了極大的便捷。調(diào)用紙質(zhì)檔案需要花費(fèi)很長的一段時間，增大了查找的難度。建立電子檔案，只要建立合適的信息系統(tǒng)，配設(shè)管理人員，將檔案分類，除了必要紙質(zhì)檔案的保存，一些可共享的信息可通過企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)傳達(dá)到內(nèi)部網(wǎng)站上，員工可通過瀏覽網(wǎng)站獲得自己想要的信息。而對于重要的檔案，可通過員工工號或經(jīng)過審查之后從網(wǎng)上調(diào)用，便于出差在外或急于用到檔案的員工快速拿到檔案，減少時間成本。

4.檔案管理規(guī)范化

企業(yè)檔案關(guān)系到企業(yè)運(yùn)行發(fā)展的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，從檔案之中分析企業(yè)運(yùn)行決策的準(zhǔn)確性，為長遠(yuǎn)規(guī)劃提供很大的數(shù)據(jù)支持，加強(qiáng)企業(yè)的競爭能力。檔案需要規(guī)范化的管理，檔案管理信息化能夠?qū)n案歸置于系統(tǒng)之中，對于重要文件的調(diào)用、文件數(shù)據(jù)分析等制定相應(yīng)規(guī)則。通過信息化能夠?qū)⒃O(shè)置查閱權(quán)限、身份驗(yàn)證等步驟在系統(tǒng)中自動識別，可有效規(guī)范檔案的管理，也節(jié)省了人力審核驗(yàn)證，避免人為誤差。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析

1.管理方法落后，缺乏專業(yè)性

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)雖然知道要保存重要的文件，但往往忽略了如何管理和保存檔案。首先，目前很多企業(yè)檔案管理信息化僅限于查詢文獻(xiàn)，很多時候還需要手動去翻找檔案，依然還是沒能解決問題。其次，由于檔案信息化沒有成熟的管理人員，對收到的檔案只是簡單地將其電子化，并未進(jìn)行有效篩選和分類，導(dǎo)致檔案重復(fù)錄入，增加了后期信息整合的難度，增大了工作量。第三，由于從紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變周期長、見效慢，所以企業(yè)對檔案信息化重視程度比較低，不愿花資金配置管理系統(tǒng)，已有的設(shè)備設(shè)施也比較落后，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程很慢。另外，企業(yè)信息化對檔案管理系統(tǒng)的要求比較高，需要有專業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)，而目前很多企業(yè)缺少相關(guān)的人員配置，導(dǎo)致信息化管理落后，缺乏專業(yè)性。

2.檔案管理信息化建設(shè)缺乏目標(biāo)及長遠(yuǎn)規(guī)劃

許多企業(yè)只注重于產(chǎn)品研發(fā)、銷售，但忽略了檔案分析和管理，信息化建設(shè)缺少目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃。對于已經(jīng)進(jìn)行信息化建設(shè)的企業(yè)，對如何利用信息化系統(tǒng)定期進(jìn)行檔案的規(guī)整，篩選周期如何定制，企業(yè)中周總結(jié)、月總結(jié)和年終總結(jié)如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)進(jìn)行檔案分析等問題還未有明確的要求。既然已經(jīng)實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)就要物盡其用，發(fā)揮信息化的重要作用。

對于檔案管理信息化還比較落后的企業(yè)，許多管理者對如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的分類方法和檔案調(diào)閱的管理方法等還未有明確的想法。此類企業(yè)覺得紙質(zhì)版轉(zhuǎn)成電子版檔案過程復(fù)雜，遲遲未進(jìn)行合理的規(guī)劃，進(jìn)行信息化建設(shè)。

3.檔案管理缺乏安全性

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的不重視，導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施不能得到及時的更新，引進(jìn)的系統(tǒng)存在缺陷或者管理人員專業(yè)性不足，導(dǎo)致信息化管理缺乏安全性。許多企業(yè)在檔案管理人員是年紀(jì)相對較大的員工，缺乏學(xué)習(xí)專業(yè)知識的能力，在新技術(shù)的運(yùn)用方面不熟悉，也容易導(dǎo)致檔案的安全性得不到保障。而且很多企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)之后，員工缺少培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會，對應(yīng)急情況缺乏處理能力。檔案電子化存在入侵的風(fēng)險，所以企業(yè)更應(yīng)該重視專業(yè)人才的引進(jìn)，制定相關(guān)規(guī)定，增加檔案的安全性。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路

1.檔案信息化觀念轉(zhuǎn)變的正確理解

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變檔案管理的思想，發(fā)現(xiàn)有效管理檔案給企業(yè)帶來的長久益處，對檔案管理信息化建設(shè)提出與企業(yè)理念切合的主題，制定檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法，加強(qiáng)員工對信息化的重視。其次，檔案管理者要負(fù)起應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，制定分類方法，將檔案按密級以及使用的頻率等進(jìn)行分類保存。對于密級較高的檔案要保留紙質(zhì)檔案，檔案電子化時要設(shè)立保密權(quán)限，防止泄密，多重儲存保證檔案不會丟失。對于可公開的信息，可以在信息化系統(tǒng)中設(shè)置查閱鏈接，方便員工查詢。

2.紙質(zhì)檔案電子化，完善硬件設(shè)備和軟件開發(fā)

從紙質(zhì)檔案保存到檔案管理信息化轉(zhuǎn)變需要一定的過程，將陳舊的檔案進(jìn)行歸納整理并進(jìn)行檔案錄入也需要一定的時間，所以開發(fā)檔案管理系統(tǒng)要盡量簡便化，記錄關(guān)鍵信息。技術(shù)工程師要根據(jù)需求設(shè)計(jì)幾種應(yīng)用軟件，一種對內(nèi)使用，運(yùn)用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查閱，此種應(yīng)用可開放更多的查閱權(quán)限，讓員工能快速找尋查閱。另一種設(shè)計(jì)對外的查閱軟件，便于外界溝通使用。另外企業(yè)的硬件設(shè)施也需要時常維護(hù)更新，以適應(yīng)信息化要求。

3.檔案信息化安全性建設(shè)，培養(yǎng)技術(shù)管理人才

檔案管理信息化中檔案的安全性是重中之重。從檔案的儲存手段和儲存位置，到設(shè)立查閱密碼和身份審核等，都涉及檔案的安全性。從檔案室使用的硬件設(shè)施和機(jī)房的進(jìn)入權(quán)限開始進(jìn)行全方位的設(shè)定。通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的錄入，只供內(nèi)部員工使用，檔案使用加密的方式進(jìn)行儲存，并用數(shù)據(jù)備份等方式保證檔案不會丟失。企業(yè)要設(shè)立檔案保護(hù)規(guī)定，保證制度的公正及嚴(yán)厲性，獎懲制度實(shí)現(xiàn)明確規(guī)定。

檔案管理信息化最終要通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的共享，所以對于檔案安全性的建設(shè)需要投入較大的時間和經(jīng)歷。企業(yè)應(yīng)該引進(jìn)對應(yīng)軟件開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)安全人才，提高檔案管理信息化的安全性。同時，引進(jìn)專業(yè)人才，對檔案管理的員工進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠更快地適應(yīng)信息化的進(jìn)程和要求，更快上手對檔案進(jìn)行管理。另外還要培養(yǎng)檔案管理人才，善于對檔案進(jìn)行歸類和整理，要具有大局觀，幫助相關(guān)人員對檔案進(jìn)行分析總結(jié)，提升檔案的價值。

4.檔案網(wǎng)絡(luò)化，建設(shè)查閱平臺

檔案管理信息化最大的益處在于便利，可以建設(shè)共享信息平臺，將開放的信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄?shí)現(xiàn)文件的共享，方便員工查閱相關(guān)資料，能夠有效節(jié)省員工的時間，同時檔案的利用率也會提高。而對于重要資料的查閱要進(jìn)行資格限制，設(shè)立查閱權(quán)限。前文也有提到，對密級較高的檔案只能通過公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行查閱，而且要進(jìn)行身份審核，由檔案管理人員對此進(jìn)行審核，以保證檔案的安全性。當(dāng)然，如果人臉識別技術(shù)能夠有效應(yīng)用到檔案管理人員審核中將能極大提高檔案管理的工作效率。

5.建立合理的獎懲機(jī)制和崗位責(zé)任制

好的工作環(huán)境的建立除了硬件設(shè)施和軟件設(shè)施齊全之外還需要對檔案有效規(guī)范的管理。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將獎懲制度明確規(guī)定出來，讓員工明確工作目標(biāo)，使檔案管理信息化趨于規(guī)范化。要制定詳細(xì)的崗位責(zé)任制，員工負(fù)責(zé)的每一個崗位的要求要明確，獎懲的具體考核制度也要明確，鼓勵員工為檔案管理信息化建設(shè)出謀劃策。

四、結(jié)束語

檔案管理從紙質(zhì)化到信息化的轉(zhuǎn)變需要的周期長，在此過程中需要解決的問題很多，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該對信息化進(jìn)程予以重視，對軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新，培養(yǎng)相關(guān)技術(shù)人才，對檔案管理信息化進(jìn)行規(guī)范化處理，擴(kuò)大檔案的應(yīng)用價值，推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫勇軍.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代國企研究，2019

（作者單位：榆林市榆神煤炭榆樹灣煤礦有限公司）