郭沙沙

摘要：在當(dāng)前時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展越來越快，在多個(gè)領(lǐng)域得到滲透。因此，高校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，同樣需要做到與時(shí)俱進(jìn)，通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方式，提升工作效率，保證管理質(zhì)量達(dá)到規(guī)定水平。本文主要描述了高校檔案管理存在的問題，探討了高校檔案管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義，并對(duì)于具體方法發(fā)表一些個(gè)人的觀點(diǎn)和看法。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī);網(wǎng)絡(luò)技術(shù);高校檔案管理;實(shí)際應(yīng)用

引言：對(duì)于高校檔案管理工作而言，在進(jìn)入新時(shí)代之后，同樣需要不斷創(chuàng)新，逐步朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向持續(xù)發(fā)展。畢竟在高校擴(kuò)招的背景下，學(xué)校內(nèi)部的人數(shù)越來越多，使得資料的總量和種類也有所增加。如果仍然選擇傳統(tǒng)的方式，效率自然無法令人滿意。為此，工作人員就可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此更好地進(jìn)行檔案管理，確保整體效率得到提升。

一、高校檔案管理存在的問題

（一）忽視了宣傳的重要性

在近些年之中，越來越多高校的管理者認(rèn)識(shí)到了檔案的價(jià)值。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)用的方法也變得更為合理，相關(guān)制度也有所完善。然而在檔案宣傳方面，相關(guān)工作的開展仍然不到位，力度偏低，使得部分基礎(chǔ)人員的想法沒有做到同頻，未能和上級(jí)人員保持一致，忽視了檔案管理的重要性，導(dǎo)致相關(guān)工作的開展受到了限制。

（二）管理設(shè)施陳舊

由于擴(kuò)招的原因，當(dāng)前高校的學(xué)生人數(shù)越來越多。盡管一些學(xué)校已經(jīng)開始應(yīng)用電腦展開信息化管理，但由于內(nèi)部設(shè)備已經(jīng)非常陳舊，多年沒有更新。整體運(yùn)行效率非常低，而且缺乏有效保護(hù)，還存在被盜取的風(fēng)險(xiǎn)。如此一來，管理工作的效果自然無法令人滿意[1]。

（三）個(gè)人意識(shí)不強(qiáng)

現(xiàn)如今仍然有很多人對(duì)檔案缺乏重視，甚至說是完全不關(guān)心。在完成檔案編寫之后，便隨意棄置。每當(dāng)需要調(diào)用時(shí)，才會(huì)進(jìn)行尋找，或者補(bǔ)充新的數(shù)據(jù)。由于錄入過于匆忙，很難對(duì)其中的真假進(jìn)行驗(yàn)證，從而受到了一定的質(zhì)疑。

（四）缺少專業(yè)人才

檔案資料的信息化管理本身屬于一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作項(xiàng)目，涉及的內(nèi)容有很多。因此，學(xué)校便需要一些專業(yè)性人才專門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。然而從實(shí)際情況來看，相關(guān)人才的數(shù)量非常少，學(xué)校也沒有注重引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)，只是臨時(shí)安排人員負(fù)責(zé)。顯然，如此就會(huì)導(dǎo)致管理工作的效率無法達(dá)標(biāo)，從而出現(xiàn)多方面問題。

二、高校檔案管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的意義

（一）利于歸檔

在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，為檔案資料的收集創(chuàng)設(shè)了優(yōu)良條件。檔案人員能夠依靠網(wǎng)絡(luò)的方式，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行采集，并完成核對(duì)。也就是說，各個(gè)部門能夠隨時(shí)將本部門形成的電子資料，依靠校園網(wǎng)絡(luò)的方式，傳遞到檔案室之中，抑或者直接進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入;檔案室也能根據(jù)自身工作情況定期對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行處理，完成歸檔。如此不但十分簡(jiǎn)便，節(jié)省了大量人力資源，而且還能確保信息內(nèi)容足夠齊全。早期在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，基本上都是檔案室人員在次年的年初時(shí)間對(duì)上一年的內(nèi)容展開整理。所以，內(nèi)部資料全部都是上一年的。而本年的資料雖然也存在，但卻分散在各個(gè)部門之中，使得信息提供變得較為滯后。而當(dāng)前在應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，所有信息都能隨時(shí)傳遞，使得資料變得更為齊全，并有著較高的時(shí)效性，為檔案工作的開展創(chuàng)設(shè)了良好條件。

（二）利于資源共享

通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門能夠在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，單獨(dú)開設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有資料錄入其中，并設(shè)置檢索入口，以便查詢。工作人員能夠根據(jù)自身的工作情況，自由選擇和調(diào)取。如此一來，信息內(nèi)容的豐富程度便會(huì)得到提高，而且調(diào)用的效率也會(huì)提升，大幅度縮減了時(shí)間成本。

（三）利于信息服務(wù)社會(huì)化

早期在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，在一定時(shí)期內(nèi)，部分資料只能給特定人群使用，其他人不能用，從而使得檔案的利用率有所下降。而在應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，在安全性得到保證的基礎(chǔ)上，可以將這些資源上傳到網(wǎng)絡(luò)自重，無論是教師還是學(xué)生，只要通過網(wǎng)絡(luò)就能自主檢索，獲取相應(yīng)的信息內(nèi)容。不僅如此，各個(gè)學(xué)校之間也能通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的方式相互交流，分享彼此的經(jīng)驗(yàn)。如此一來，檔案信息的作用就能得到全面發(fā)揮，促使更多社會(huì)人群從中受益[2]。

三、高校檔案管理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方法

（一）檔案管理自動(dòng)化

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來說，可以看作是信息先進(jìn)化方式的核心部分，無論任何技術(shù)，幾乎都要以此為基礎(chǔ)。在近些年之中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體發(fā)展速度非?？?，在面對(duì)海量的信息資源時(shí)，其能做到快速處理，包括錄入、存儲(chǔ)以及輸出，并完成邏輯推理和判斷，整體效率非常高。不僅如此，當(dāng)下檔案資料的種類也變得十分豐富，除了文字信息資料外，還包括影像、圖畫等，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同樣能夠?qū)ζ湔归_處理。顯然，這是早期技術(shù)并不具備的基本功能。由此看出，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣，從一般的業(yè)務(wù)管理到檔案檢索、編目以及出版等，都能發(fā)揮應(yīng)有的作用，進(jìn)而使得資源管理的整體效果得到全面提升。

（二）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

伴隨網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的快速法，使得電腦技術(shù)的優(yōu)勢(shì)得到了全面展現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)內(nèi)部，通過應(yīng)用通信技術(shù)，能夠促使檢索模式得到創(chuàng)新。由原本的脫機(jī)檢索和聯(lián)機(jī)檢索逐步變?yōu)橹悄軝z索以及網(wǎng)絡(luò)檢索，從而實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源全面共享的目標(biāo)。在計(jì)算機(jī)檢索中，網(wǎng)絡(luò)檢索可以看作是最高級(jí)的階段，其屬于電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面結(jié)合。伴隨電腦技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，高校對(duì)信息資源的需求正在持續(xù)提升，質(zhì)量要求也在升高，各個(gè)部門都需要一些盡管加工之后的綜合化信息內(nèi)容，以及一些額外的增值內(nèi)容。而在應(yīng)用電腦管理模式之后，就能對(duì)這些資源展開分類、提取，并完成分析和加工。如此一來，不但能夠大幅度提高處理工作的效率，而且還能從中獲取更高的社會(huì)效益[3]。

（三）檔案信息數(shù)字化

對(duì)于檔案信息化工作來說，主要是以電腦技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為基礎(chǔ)，依靠軟硬件設(shè)備展開加工，以此打造全新的信息化產(chǎn)品。早期在進(jìn)行檔案開發(fā)的時(shí)候，主要靠的是人工方式，不僅效率低下，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。為了能夠逐步朝著更高更快的方式發(fā)展，自然需要借用電腦技術(shù)，以此開發(fā)更多先進(jìn)的電子產(chǎn)品，以此做到協(xié)調(diào)公斤。相比于早期的資料內(nèi)容，數(shù)字檔案的存儲(chǔ)更為便捷，而且可以隨時(shí)展開查詢修改，并通過網(wǎng)絡(luò)的方式完成傳遞，以此使得檔案管理變得更有效率。諸如，文書處理部門將獲取的文件資料傳遞到電腦之中，各個(gè)部門基于自身的權(quán)限，對(duì)相關(guān)文件展開查詢，并寫上自己的意見。在年末歸檔的時(shí)候，僅僅只需要向管理部門傳遞一份分類清單即可，基于特定的數(shù)據(jù)格式，對(duì)其合理劃分，錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)。盡管數(shù)據(jù)量很大，但是整體排列非常清晰，促使員工們的工作量有所減少。另外，在學(xué)校內(nèi)部大量的檔案資料之中，多數(shù)檔案在初期形成的階段，便已得到了電腦處理。檔案人員僅僅需要參照對(duì)應(yīng)的數(shù)字，對(duì)其上架就行。而在進(jìn)行電腦管理的時(shí)候，只需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容處理，不再需要多次錄入。由此看出，通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，檔案數(shù)字化管理的整體效率有了顯著提升，大幅度縮減了投入成本，同時(shí)還能突破時(shí)空條件的限制，滿足各類人群的需求。

四、相關(guān)注意問題

（一）繼續(xù)做好紙質(zhì)檔案管理

伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，盡管使得檔案管理的效果得到提升，但是不能解決所有問題。無論任何新型技術(shù)，在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候，都有其缺陷所在。因此，相關(guān)人員就需要在持續(xù)應(yīng)用的過程中，對(duì)其不斷完善。一般來說，電子檔案主要存在的問題便是能夠隨意刪減、原始憑證很難確定以及法律效率差。為此，工作人員自然不能忽視紙質(zhì)檔案的重要性。通過應(yīng)用“雙套制”，確保紙質(zhì)檔案管理和網(wǎng)絡(luò)檔案管理并存，二者相互補(bǔ)足，彼此之間還能建立一個(gè)“通道”。如此一來，檔案管理工作的實(shí)際效果就能提升[4]。

（二）保證資源足夠安全

在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的時(shí)候，自然會(huì)使用互聯(lián)網(wǎng)，因此網(wǎng)絡(luò)安全和資料保密就變得非常重要。高校檔案中經(jīng)常會(huì)包括一些重要活動(dòng)的記錄，其屬于學(xué)校內(nèi)部的私密內(nèi)容，若和一些涉密單位存在關(guān)系，則更無法隨意傳播。若管理人員沒有及時(shí)采取措施進(jìn)行保護(hù)，單純予以調(diào)用，很容易發(fā)生資料丟失或者被盜取的情況，給學(xué)校的發(fā)展帶來嚴(yán)重影響。因此，學(xué)校內(nèi)部就需要建立相應(yīng)的制度，并對(duì)其不斷完善。諸如，涉密電腦需要按照規(guī)定要求，設(shè)置密碼、使用權(quán)限和身份認(rèn)證，安裝防火墻;對(duì)于電腦中使用的殺毒軟件，應(yīng)當(dāng)定期予以更新，額外添加更多不同種類的漏洞補(bǔ)丁。另外，涉密計(jì)算機(jī)需要和常規(guī)計(jì)算機(jī)完全分開，二者不能互聯(lián)，同時(shí)涉密計(jì)算機(jī)堅(jiān)決不能連接網(wǎng)絡(luò)。通過多方面處理之后，信息資源的安全性才能得到有效保證，以此使得檔案管理工作變得更具現(xiàn)代化特點(diǎn)。

（三）提升人員素養(yǎng)

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，其依靠自身非常強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，使得檔案館來的效率得到提升。為此，相關(guān)人員自然需要提升個(gè)人素養(yǎng)，不但要對(duì)自己的工作產(chǎn)生熱愛之情，同時(shí)還要熟悉各方面工作事務(wù)，通過先進(jìn)技術(shù)，有效完成各項(xiàng)工作。一般來說，除了要具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)之外，還要掌握相應(yīng)的技能。若發(fā)現(xiàn)自身仍然有不足，則需要學(xué)習(xí)特定的知識(shí)內(nèi)容。除此之外，自身還要具備較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)，懂得如何有傳統(tǒng)的管理模式逐步過渡到網(wǎng)絡(luò)管理模式，進(jìn)而更好地完成工作任務(wù)[5]。

五、結(jié)束語

綜上所述，在學(xué)校管理工作中，檔案內(nèi)容一直都是非常重要的部分。早期在管理的時(shí)候，幾乎都以人工的形式為主，不僅效率低下，相關(guān)資料也很容易丟失。為此，管理人員就可以嘗試應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將所有資料上傳到網(wǎng)絡(luò)之中，從而能夠做到全面共享，調(diào)取也十分便利，進(jìn)而發(fā)揮出信息的所有價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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[4]路慧澤，戴娜，LU，等.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].價(jià)值工程，2017，14（No.395）：204-205.

[5]劉萍.芻議高校檔案管理工作中網(wǎng)絡(luò)媒體的應(yīng)用[J].科學(xué)家，2016，000（015）：84-85.

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