白廣慧

摘 要：現(xiàn)階段，隨著機關(guān)事業(yè)單位深化改革的不斷加快，對于當前檔案管理工作提出了更高的要求。新形勢下，機關(guān)單位以往傳統(tǒng)的檔案管理模式所存在的弊端日益突出，極大的降低了檔案管理工作水平。新形勢下，如何做好基層機關(guān)單位檔案管理工作，成為行業(yè)工作者思考的重點?；诖?，本文首先概述了基層機關(guān)單位檔案管理工作的重要性;其次分析了當前基層機關(guān)單位檔案工作現(xiàn)存問題;最后探討了提升基層機關(guān)單位檔案工作水平的對策。

關(guān)鍵詞：基層機關(guān)單位;檔案管理工作;現(xiàn)狀;對策;分析

檔案管理作為基層機關(guān)單位的一項重要工作，當前我們發(fā)現(xiàn)該項工作仍存在一系列的問題，例如：檔案意識薄弱、檔案工作人員缺乏等等。在這種情況下，積極采取有效措施解決現(xiàn)存問題具有重要的現(xiàn)實意義。

1 基層機關(guān)單位檔案管理工作的重要性概述

基層機關(guān)單位在發(fā)展的過程當中，檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。認真做好該項工作不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對優(yōu)秀人才的挖掘，提高全體員工的工作積極性，而且還能夠為機關(guān)單位各項工作的開展提供重要的數(shù)據(jù)參考。通過分析機關(guān)單位員工檔案資料，能夠掌握其業(yè)務(wù)能力，并且結(jié)合檔案內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)對員工的科學評價，并以此為基礎(chǔ)展開人員調(diào)整及分配工作，為接下來各項工作的開展打下良好的基礎(chǔ)，促進工作效率及工作質(zhì)量的提升。除此之外，切實提高員工的工作熱情，能夠有效提升員工的工作積極性。

2 當前基層機關(guān)單位檔案工作現(xiàn)存問題分析

1）缺乏對檔案管理的重視。首先，在檔案工作當中，部分工作人員認為只需要做儲存工作即可，確保其不被損壞即可，將該項工作的重要性局限于淺層次。其次，并沒有從本質(zhì)上意識到檔案管理工作的重要性所在，導(dǎo)致在實際的管理工作當中缺乏主觀能動性，采用的檔案管理方法不先進，無法實現(xiàn)對檔案資料的充分利用，喪失了其價值作用。最后，基層機關(guān)單位檔案管理部門不注重檔案管理宣傳工作，并且大部分工作人員并非檔案專業(yè)出身，缺乏而完善的理論知識與檔案管理經(jīng)驗，忽視了現(xiàn)對檔案的行政、業(yè)務(wù)作用的宣傳，沒有形成良好的工作氛圍。

2）缺乏全面的硬件投入。新形勢下，基層機關(guān)單位檔案管理工作內(nèi)容越來越多，工作量巨大，但是由于受到資金方面因素的影響，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施設(shè)備投入不足，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展。舉個例子來說，部分機關(guān)單位的檔案管理室缺乏防火防盜防潮設(shè)施設(shè)備，極易導(dǎo)致部分重要資料出現(xiàn)霉變現(xiàn)象。還有的條件非常簡陋，計算機、掃描儀等設(shè)備配備不齊全，影響到檔案管理的工作的信息化開展，工作效率及水平得不到有效的提升。

3）缺乏完善的檔案管理制度。要想保障機關(guān)單位檔案工作的順利開展，建立完善的檔案管理制度具有重要意義。但是，當前通過實際的調(diào)查分析我們發(fā)現(xiàn)，大部分機關(guān)單位雖然建立了相應(yīng)的檔案管理制度，但是其中卻存在不完善的現(xiàn)象，例如：對于檔案資料的收集取缺乏明確的收集范圍、對于檔案資料的分類保存工作細則不明確，久而久之，就導(dǎo)致檔案管理工作越來越混亂。除此之外，還有部分基層機關(guān)單位雖然制定了檔案管理制度，但是卻存在落實不到位的問題，無論是檔案資料收集、檔案分類、檔案保存等各項工作的開展均存在較強的隨意性，無法保障工作質(zhì)量。

3 提升基層機關(guān)單位檔案工作水平的對策探討

1）加強對檔案管理工作的認識與重視。首先要重視起對檔案的宣傳工作，促使全體工作人員充分意識到該項工作的重要性所在，在宣傳的過程當中，可以通過全員宣講、微信宣傳等方式，進一步擴大檔案管理影響力，提升檔案工作地位。其次要做好對《檔案法》的宣傳工作，切實提高基層機關(guān)單位檔案工作人員的法律意識，做到知法懂法守法。最后要加大對檔案資料的開發(fā)與利用力度，在做好檔案收集、檔案保管等工作的同時，結(jié)合實際情況制定完善的檢索工具，為接下來的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)，使其價值得到充分的體現(xiàn)。

2）完善軟硬件配置。上文中我們說到，當前由于缺乏充足的資金支撐，導(dǎo)致部分基層機關(guān)單位軟硬件配置不完善，影響到檔案工作的高效開展?；诖?，在接下來的時間里，上級政府部門應(yīng)加大資金支持力度，促使其配備完善的軟硬件設(shè)施設(shè)備，建立功能齊全的檔案管理室，配備計算機、掃描打印機等等。同時可以設(shè)置煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、溫度濕度消毒凈化一體化質(zhì)控系統(tǒng)，為檔案資料的儲存打下良好的基礎(chǔ)。

3）健全與完善機關(guān)單位的檔案管理制度。建立健全完善的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵。針對當前部分機關(guān)單位檔案管理制度不完善或者落實不到位的問題，要引起足夠重視。作為領(lǐng)導(dǎo)人員，要認識到檔案工作的重要性，結(jié)合實際需求制定健全完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作內(nèi)容及要求，并將責任落實到每一個人，避免出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，保障檔案工作順利開展。不僅如此，要認真做好對檔案管理的監(jiān)管工作，嚴格執(zhí)行檔案管理制度展開各項工作，確保管理制度落到實處，實現(xiàn)對檔案資源的科學開發(fā)與高效運用，促進檔案管理水平的提升。

4）加強檔案管理隊伍建設(shè)?；鶎訖C關(guān)單位檔案管理工作的開展，離不開工作人員的支撐，其自身是否具備較高的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)，在很大程度上影響著檔案工作水平?；诖?，在接下來的時間里，要充分重視起對檔案管理隊伍的建設(shè)工作，針對現(xiàn)有人員，要定時定期的展開教育培訓(xùn)，促使其掌握更加先進的檔案管理技能，善于借助先進的計算機信息技術(shù)展開檔案管理工作，促進檔案管理效率的提升。同時要加強和高校之間的交流與合作，為基層機關(guān)單位輸送優(yōu)秀人才，確保滿足檔案工作需求，保障檔案管理工作高效開展。

5）加強機關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)。新形勢下，先進的計算機信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用越來越廣泛，為人們的生產(chǎn)生活及工作帶來了極大的便利?；诖耍訌娀鶎訖C關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)也就成為一項重要工作。借助計算機信息技術(shù)展開檔案管理工作，及時的更新并分類管理檔案資料，實現(xiàn)對檔案資料的電子化儲存，節(jié)省檔案資料儲存空間，降低人工操作強度及難度，促進檔案管理工作效率的提升。不僅如此，在信息技術(shù)的支撐下，使得檔案資料的保存更加安全化，避免了丟失、泄露等問題的出現(xiàn)。

6）全面普查案卷，規(guī)范和重新組合檔案。在檔案信息化建設(shè)的時候，往往會存在大量制作粗糙并且沒有價值的紙質(zhì)檔案資料，這些資料占據(jù)大量空間，加大了工作量。因此要做好相應(yīng)的清理工作，針對其中有價值的檔案資料，做好儲存工作，針對無價值的資料，及時的進行清理。在這一過程當中，檔案管理人員應(yīng)全面清查檔案資料，對其進行分類存放，并同步網(wǎng)絡(luò)檔案內(nèi)容，銷毀無用檔案資料。除此之外，要重新整理內(nèi)容復(fù)雜的檔案資料，重新制作無目錄、無頁碼的檔案，優(yōu)化管理檔案資源，提升基層機關(guān)單位檔案工作成效。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為基層機關(guān)單位的一項重要工作，認真做好該項工作是保障機關(guān)事業(yè)單位良好發(fā)展的基礎(chǔ)。針對當前基層機關(guān)單位檔案管理工作當中所存在的一系列問題，要足夠重視起來，積極采取有效措施，通過做好上述六個方面的工作，切實提高檔案管理工作效率及水平，促進基層機關(guān)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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