解敏

摘 要：辦公室是當(dāng)前企事業(yè)單位以及各種組織機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞核心，辦公室作為這些企事業(yè)單位的信息管理、信息處理以及信息交流的中心，有著不可忽視的重要作用。隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息的收集處理更加的多元化，信息的來源和產(chǎn)生更加多變。作為新時(shí)代下的辦公室文檔管理工作，相較于傳統(tǒng)的辦公室文書檔案的收集與歸檔，需要面臨更多的挑戰(zhàn)。為了確保企事業(yè)單位各部門工作效率和質(zhì)量，辦公室文書檔案的收集與歸檔工作需要我們從各個(gè)新切入點(diǎn)入手，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的效率。本文就對(duì)當(dāng)前企事業(yè)單位辦公室文書檔案的相關(guān)工作進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析，探討關(guān)于提升辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的科學(xué)性和有效性的相關(guān)辦法與途徑。

關(guān)鍵詞：檔案;辦公室;收集與歸檔

企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，檔案管理工作在其中具有非常重要的影響和作用。檔案管理在開展過程中，檔案收集工作是其中必不可少的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是其中必不可少的重要部分。檔案收集工作在某種程度上可被看作是檔案管理的基礎(chǔ)，只有先保證收集工作的有序開展，才能夠保證后續(xù)的整理、歸檔等工作順利實(shí)施。但是與企業(yè)檔案收集工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案收集工作在開展過程中，仍然存在很多問題。所以要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)這些問題進(jìn)行分析和處理，這樣才能夠保證檔案收集工作的有序開展。

1 企業(yè)檔案收集工作現(xiàn)存問題分析

1.1 缺乏完善的檔案收集管理制度

有部分企業(yè)在發(fā)展過程中，對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，僅僅停留在表面上，認(rèn)為這項(xiàng)工作就是單純的對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和保存。有很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者普遍認(rèn)為檔案管理工作是一項(xiàng)需要浪費(fèi)大量人力、物力以及資金的工作。所以，這些企業(yè)在日常運(yùn)作過程中，并沒有結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建出一套相對(duì)完整的管理體系和制度，工作人員也缺乏對(duì)檔案收集工作的重視度。有很多企業(yè)的檔案收集工作一直走形式化路線，在實(shí)踐中根本沒有發(fā)揮出任何的價(jià)值，對(duì)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)造成嚴(yán)重影響。

1.2 企事業(yè)單位對(duì)文書檔案收集和歸檔工作的力度不夠

就目前來看，雖然部分企業(yè)單位已經(jīng)開始逐漸重視起辦公室文書檔案的收集與管理工作，但是，在實(shí)際的管理實(shí)施與活動(dòng)開展中，其管理力度是不夠的。很多的企事業(yè)單位僅僅只是開展了文書檔案的管理工作，但是沒有實(shí)際的管理操作規(guī)范以及監(jiān)督管理機(jī)制。這就會(huì)造成文書檔案管理的相關(guān)工作流于表面，很多文件、檔案或者資料由于缺乏科學(xué)有效的檔案管理，就會(huì)出現(xiàn)損壞和缺失的現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案管理的工作人員不是機(jī)器，有時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)檔案收集與歸檔的錯(cuò)誤，如果缺乏相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，就會(huì)造成錯(cuò)誤無法被及時(shí)地發(fā)現(xiàn)，影響企業(yè)的工作效率。

2 辦公室檔案收集整理的創(chuàng)新應(yīng)用

2.1 檔案收集整理要做好公文收集管理

公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理，而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：1）對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要想實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和繁瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。2）要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)評(píng)估歸類。

2.2 完善現(xiàn)有檔案管理制度

企業(yè)檔案收集工作要想在實(shí)踐中順利開展，就必須要結(jié)合實(shí)際情況，積極采取有針對(duì)性的措施，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，這樣才能夠?yàn)闄n案收集工作的有序開展打下良好基礎(chǔ)。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行制定和完善，也是保證企業(yè)檔案收集工作在開展時(shí)的及時(shí)性和完整性特征得到有效發(fā)揮。在這種背景下，對(duì)于企業(yè)管理人員而言，必須要意識(shí)到檔案管理工作在實(shí)施過程中的重要性，同時(shí)還要對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行制定和落實(shí)。在針對(duì)制度進(jìn)行制定時(shí)，要從實(shí)際角度出發(fā)，與企業(yè)在發(fā)展過程中的特點(diǎn)、發(fā)展戰(zhàn)略思想等進(jìn)行有效結(jié)合。這樣做的根本目的是保證檔案管理制度符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，同時(shí)還可以保證檔案收集工作的有序開展。在實(shí)踐中，要定期對(duì)檔案收集工作的開展情況進(jìn)行考核，構(gòu)建和落實(shí)符合實(shí)際要求的績(jī)效考核制度，同時(shí)還要將崗位責(zé)任制度落到實(shí)處，這樣才能夠?qū)⒚恳粋€(gè)員工的責(zé)任落到實(shí)處。在檔案收集工作實(shí)施過程中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料出現(xiàn)不完整的情況，那么要立即采取有針對(duì)性的措施，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。這樣不僅可以從根本上促使工作人員在日常工作過程中的積極性和主動(dòng)性得到有效提升，而且還能夠促使檔案收集工作順利開展，促使檔案管理水平可以得到有效提升。

2.3 將電子信息技術(shù)與當(dāng)代文書檔案收集與歸檔相結(jié)合

當(dāng)前社會(huì)是信息化的社會(huì)，電子信息技術(shù)發(fā)展十分的迅速，人們生產(chǎn)生活的各個(gè)方面都離不開電子信息技術(shù)的支持，電子信息技術(shù)因其強(qiáng)大的便捷性為人們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利與革新。現(xiàn)代電子信息技術(shù)的獨(dú)特性質(zhì)可以高效地完成信息的傳輸、處理與存儲(chǔ)工作，將當(dāng)代的電子信息技術(shù)與企業(yè)辦公室文書檔案收集與歸檔工作相互結(jié)合，可以科學(xué)有效地提升辦公室文書檔案管理的效率。在實(shí)際的運(yùn)用中，我們可以積極建立屬于企業(yè)獨(dú)立的文書檔案收集與歸檔的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將辦公室的文書檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，提升數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣?，加?qiáng)企業(yè)文書檔案管理的效率。

2.4 善于交流，接受新信息，實(shí)現(xiàn)資源共享

隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

3 結(jié)語

辦公室文書檔案在很大程度上能夠真實(shí)有效地反映出社會(huì)活動(dòng)、企業(yè)單位活動(dòng)等內(nèi)容，文書檔案收集和歸檔工作的有效展開，是企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。為有效提升辦公室文書檔案收集與歸檔工作的效率和質(zhì)量，我們需要加強(qiáng)企業(yè)管理人員及員工對(duì)辦公室文書檔案管理相關(guān)工作的重視程度，規(guī)范辦公室文書檔案管理的方式，將電子信息技術(shù)與當(dāng)代文書檔案收集與歸檔相結(jié)合，并且注重專業(yè)人員的培訓(xùn)工作。

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