張曉璐

摘 要：本篇文章講述了工程建設項目檔案在醫(yī)院管理中的作用，肯定了檔案資料科學管理工作的重要性以及意義，明確開展工程項目建設檔案管理所需其他工作，分析為了完善檔案工作體制，需要對檔案管理進行規(guī)范的相關內(nèi)容。通過對相關項目文件的過程加大控制力度，嚴格規(guī)范項目檔案的收集、整理、保管工作，希望可以進一步的完善醫(yī)院工程建設項目檔案的管理。

關鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;工程建設項目

檔案屬于信息資源，是醫(yī)院無形的財富，可以為領導在做決策的時候提供科學依據(jù)，規(guī)范、科學地管理檔案資料能夠更好地服務于醫(yī)院的管理及各項工作，有效保障單位的利益，除此之外，也有利于為社會提供更加全方位的優(yōu)質(zhì)服務。為了提高醫(yī)院整體的管理水平，需要提高醫(yī)院檔案的工作水平，隨著醫(yī)院檔案管理體制改革的不斷深入，醫(yī)院越來越重視工程建設項目的檔案管理工作。

1 工程建設項目檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院工程建設項目檔案是醫(yī)院建設活動中的第一手資料，檔案管理工作的目的就是為了可以對醫(yī)院工程項目建設整個過程進行記錄，以便于了解整個工程建設的技術和現(xiàn)狀。檔案中會通過表格、圖片、文字等等形式對醫(yī)院的工程項目建設情況進行記錄。檔案管理工作的核心目的就是可以及時的對工程建設的具體情況進行了解，可以獲得相關合同、報批文件、洽商變更等等一系列內(nèi)容。工程建設項目檔案管理工作具有一定的可追溯性，其中會包括一些基礎建設隱蔽的工程標志，檔案管理工作在開展的過程當中，一定要確保這些工程標志可以做到圖物相符。

工程建設項目檔案管理包括工程的具體規(guī)劃、圖紙設計、施工情況等，任何一個施工環(huán)節(jié)，如果沒有得到有效的記錄，就會使得相關的工作環(huán)節(jié)缺乏技術參數(shù)的支撐，使得建設的使用情況和改造現(xiàn)狀缺乏科學依據(jù)。檔案可以從靜態(tài)上反映醫(yī)院建筑物的變化和發(fā)展，為后來的工作者了解醫(yī)院整體的規(guī)劃、建設以及具體的管理工作細節(jié)提供歷史數(shù)據(jù)依據(jù)，系統(tǒng)性的檔案管理工作也有利于醫(yī)院的未來發(fā)展。醫(yī)院工程建設項目檔案管理工作可以為交叉工程設計提供相應的條件，作為歷史查找、經(jīng)濟分歧、產(chǎn)權糾紛以及相應的科學研究數(shù)據(jù)支持，醫(yī)院檔案管理工作不僅僅是服務于現(xiàn)下醫(yī)院的發(fā)展，也有利于醫(yī)院未來更加長遠的發(fā)展。醫(yī)院工程建設項目檔案管理工作是一件百年大計，因此對于醫(yī)院整體的發(fā)展來說非常重要。

2 開展醫(yī)院工程項目建設的檔案管理，需做好以下幾方面的工作

2.1 工程項目建設立項前期的可行性論證

工程項目建設的前期準備主要是為了醫(yī)院工程后期建設的質(zhì)量做好保障，確?？梢员４嫱暾臋n案資料。醫(yī)院工程項目建設開展前期準備工作的過程當中，醫(yī)院檔案管理人員應該參加全過程的活動，以確?？梢允占烬R全的檔案資料，為后期的歸檔工作做好準備。

開展工程立項申請之后，在計劃任務書沒有下達之前，醫(yī)院相關決策人員、各個職能科室、項目的規(guī)劃設計部門的人員需要對項目的建設進行可行性的論證。在論證的過程當中需要根據(jù)醫(yī)院的特點，有效劃分功能區(qū)，實現(xiàn)對整體布局的分流，設定規(guī)模的標準，確定資金的投入力度，有效實現(xiàn)全面統(tǒng)籌，從而制定出最佳的可行方案。在開展建設工程的過程當中，其中最為重要的就是確定建設規(guī)模以及決定整體的建設比例，在開展可行性論證之后，需要進一步的將各種資料形成書面材料。

2.2 工程勘察設計

加大力度控制醫(yī)院建設設計方案的標準，在選擇設計方案的過程當中，既要考慮到資金的承受力，也要考慮到不同層次病人的需求，設計出更加美觀和舒適的醫(yī)院環(huán)境。選擇優(yōu)秀的設計單位，選擇時需要考慮到設計單位的資質(zhì)、技術水平，選擇具有設計資格的相關單位，做好投標以及比較工作，支付設計費時應按照國家建設部的統(tǒng)一標準。

3 完善檔案工作體制，強化規(guī)章制度的執(zhí)行力及規(guī)范檔案管理

項目籌備一開始，建立直屬項目的建設項目指揮部，建立領導責任制、檔案管理崗位責任制以及工程相關人員崗位責任制，明確項目檔案的主要負責人，選拔具有檔案專業(yè)知識的人員擔任項目文件的控制和項目檔案管理的工作。項目檔案工作應該和項目的建設開展同步管理，確保統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范。與此同時，醫(yī)院需要將檔案管理工作歸入到醫(yī)院整體的發(fā)展計劃中，給予檔案管理工作足夠的重視，優(yōu)化和完善醫(yī)院的檔案工作管理制度，將檔案部門的干部歸入到相應的年終考核之中，只有從制度上強化檔案管理的重要性，才能夠真正的去解決檔案管理工作在醫(yī)院不受重視的問題。醫(yī)院應該開展檔案管理工作的教育宣傳，強化工作人員的檔案管理意識，利用每一個機會向工作人員強調(diào)檔案的重要性。

4 切實抓好項目文件的過程控制

檔案管理會包含工程項目的每一個環(huán)節(jié)，需要檔案管理人員充分與設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等做好溝通，以便于可以掌握一手的檔案資源。確保檔案資料的完整性、系統(tǒng)性、準確性，需要強化參建單位人員的檔案意識，各單位人員要互相配合共同的參與檔案收集工作之中，在建設初期，項目所涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常繁多，需要管理人員做好有效的歸類和匯總。項目在開始的過程當中需要和各方簽訂“竣工文件編制移交協(xié)議”，有效對文件的編制提出規(guī)范要求，掌握工程文件的要求可以起到預先控制的作用。杜絕出現(xiàn)簽署不完備的現(xiàn)象，在施工方案的報審方面，需要有批準人、編制人、審核人的共同簽名。杜絕出現(xiàn)試驗檢測報告滯后于報驗時間，如果報驗單只有材料合格證和相關的材料清單，很容易造成測驗報告脫離報驗單，使文件歸檔系統(tǒng)不完整。

5 項目檔案的收集、整理、保管工作

項目檔案文件從最初收集工作一直到項目竣工之后，相關的信息需要以電子文件的形式入網(wǎng)，以確保后期方便瀏覽。開展檔案工作的過程當中，為了消除盲點和失控點，需要嚴格的按照國家建設項目文件歸檔范圍開展工作。電子文件和紙質(zhì)文件同時收集、整理、歸檔是檔案工作的一項重要任務。社會經(jīng)濟和科技在快速的向前發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)下醫(yī)院的發(fā)展需求，檔案管理工作人員不僅要掌握專業(yè)的檔案管理技能，還需要熟悉掌握相關工程建設方面的知識。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案信息管理逐漸和網(wǎng)絡進行了融合，醫(yī)院增設了檔案資源信息服務，這也為檔案工作人員提出了更多的挑戰(zhàn)。光盤、磁帶等電子檔案在管理的過程當中，需要及時的和計算機網(wǎng)絡專業(yè)平臺進行交流與合作，對相關內(nèi)容進行邏輯和物理歸檔。檔案管理平臺在整體建設的過程當中，對相關工作人員進行整編模塊，將檔案材料匯集成部門，在模塊系統(tǒng)當中有效對項目文件進行歸檔、編號、錄入歸檔文件名。

6 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院工程建設項目檔案管理工作是醫(yī)院管理當中的重要內(nèi)容，能夠充分的體現(xiàn)醫(yī)院基本建設的水平。對醫(yī)院的檔案工作進行完善與優(yōu)化，可以確保醫(yī)院在擴建的過程當中具備一個良好的基礎，有利于推動醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、科學化、標準化，保障醫(yī)院現(xiàn)代化建設基建資料的完整性。強化醫(yī)院工程建設項目檔案管理工作的科學性、制度性、準確性、系統(tǒng)性，順應市場經(jīng)濟的發(fā)展，不斷增強檔案管理工作的服務意識，讓工作人員積極主動地融入到醫(yī)院的檔案建設之中。

參考文獻

[1]王春霞.綜合性醫(yī)院工程建設項目檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對策研究[J].中國管理信息化，2016，19（18）：184.

[2]張喜英.信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策探究[J].辦公室業(yè)務，2017（11）：64.

[3]劉英杰，方友華，錢森強.淺談分析醫(yī)院工程建設項目的檔案管理[J].卷宗，2015，5（9）：80.

[4]劉淑慧，秦志強，胡芬華.談醫(yī)院工程建設項目檔案管理[J].醫(yī)院工程項目檔案管理，2015（3）：64-68.