鄭芳

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案從紙質(zhì)快速向數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變，這對(duì)檔案的利用、查詢帶來了諸多便利。氣象檔案數(shù)字化處理是檔案信息化發(fā)展的要求，是氣象業(yè)務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)中的一個(gè)重要內(nèi)容，在氣象現(xiàn)代化建設(shè)中，為地方領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)提供重要參考。本文就探索檔案數(shù)字化的基本原則和氣象專業(yè)檔案數(shù)字化管理，結(jié)合本單位實(shí)際分析當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題，提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：氣象部門;檔案;數(shù)字化;建議

數(shù)字化是采用掃描儀設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像的處理過程簡(jiǎn)稱檔案數(shù)字化。近些年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為氣象檔案數(shù)字化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)條件。檔案工作人員采用先進(jìn)的技術(shù)手段快速獲取相關(guān)的數(shù)字化檔案信息，這一方式的應(yīng)用雖然大大減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并顯著提升了檔案管理的效率，但是在此過程中也難免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，不僅會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)氣象檔案出現(xiàn)破損、丟失，還會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化氣象檔案信息出現(xiàn)被修改、遺漏等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了氣象檔案信息的質(zhì)量。因此，如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作逐漸引起氣象部門的高度關(guān)注。基于此，本文重點(diǎn)針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中存在的問題提出科學(xué)、有效的處理應(yīng)對(duì)措施，以期能夠?yàn)槲覈鴼庀髾n案事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展提供一定的借鑒與參考。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

數(shù)字化與紙質(zhì)化檔案方式，具有如下特點(diǎn)：方便查找。進(jìn)入檔案系統(tǒng)軟件，登錄用戶名和密碼后，在數(shù)據(jù)搜索關(guān)鍵字，可以快速搜索自己需要的資料。減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。人工查詢需要進(jìn)本單位檔案室查找相關(guān)年代、題名、保管期限、機(jī)構(gòu)類別、件號(hào)，查看相關(guān)目錄等，流程繁瑣，而檔案數(shù)字化極大的簡(jiǎn)化了流程和工作量，快速、高效的為本單位服務(wù)。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化中遇到的問題

2.1 檔案掃描件破損或出現(xiàn)偏斜

1）檔案數(shù)字化掃描規(guī)定：依據(jù)DA/T-31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范，數(shù)字化紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃，但有些檔案由于年代舊遠(yuǎn)，紙質(zhì)泛黃，有些掃描件是粘上去的，需要小心的撕下來，撕下來后紙張有破損，根據(jù)紙質(zhì)檔案搶求與修復(fù)規(guī)范第3部分修復(fù)質(zhì)量要求，對(duì)破損或老化檔案采取修裱、去污、去酸、加固、字跡恢復(fù)等技術(shù)，使其可能恢復(fù)原貌，需要花費(fèi)大量的精力去完成，且需要人才和技術(shù)支撐去滿足需要，就周期長檔案部門就加大檔案技術(shù)修補(bǔ)的培訓(xùn)，縮短修復(fù)周期。

2）檔案掃描件的偏斜：如年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案本身就是偏斜，本人認(rèn)為不應(yīng)為了方便閱讀而做糾偏處理，應(yīng)遵守檔案掃描原始面貌。數(shù)據(jù)目錄：數(shù)字化圖像處理結(jié)束后應(yīng)建立的相應(yīng)文件夾，為了檔案安全，應(yīng)將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)備份3份。建立數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)，數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)應(yīng)采用PDF固化，應(yīng)另存份電子數(shù)字化目錄，以方便

查找。

2.2 缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的系統(tǒng)性較強(qiáng)，因此必須具備相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)才能逐漸規(guī)范該項(xiàng)工作。但是在實(shí)際的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作卻呈現(xiàn)出“參差不齊”的模式。目前，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等雖然為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供了一定的技術(shù)支持，但是在實(shí)際工作當(dāng)中相關(guān)的技術(shù)規(guī)范并未完全覆蓋紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的方方面面。突出表現(xiàn)在掃描紙質(zhì)檔案作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，掃描設(shè)備的分辨率對(duì)圖像的清晰度起到?jīng)Q定性作用，圖像的清晰度越高其占據(jù)的存儲(chǔ)空間也更大。但是人們對(duì)以上過程的關(guān)注度卻有所不同，有人傾向于關(guān)注容量空間，還有人比較重視圖像的清晰度，并未制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范與規(guī)定。

2.3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程不夠協(xié)調(diào)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作與檔案管理的各個(gè)部門均密切相關(guān)。然而在實(shí)際工作當(dāng)中，極易出現(xiàn)檔案管理部門無法高效協(xié)調(diào)，各部門之間未能明確分工，也無法嚴(yán)格落實(shí)到位等多種問題，最終導(dǎo)致無法高效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理包含檔案的領(lǐng)取、記錄、掃描等多個(gè)環(huán)節(jié)，而且各個(gè)環(huán)節(jié)之間均緊密相關(guān)，一旦各環(huán)節(jié)無法有效銜接也直接影響到紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。

3 氣象部門做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)建議

3.1 建立相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范各項(xiàng)工作流程

省氣象主管部門應(yīng)當(dāng)出臺(tái)氣象專業(yè)檔案技術(shù)規(guī)范，使全省的氣象專業(yè)檔案編號(hào)能夠合理性、穩(wěn)定性和一致性，使氣象專業(yè)檔號(hào)不再是“不整齊”。由于各種紙質(zhì)檔案門類的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有所不同，因此必須針對(duì)各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。另外，氣象部門也應(yīng)當(dāng)結(jié)合氣象檔案數(shù)字化工作的實(shí)際情況，對(duì)各部門的工作職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，同時(shí)各部門還要加強(qiáng)溝通與交流，并制定出一套與自身工作特點(diǎn)相適應(yīng)的科學(xué)、有效的工作流程，以確保高效開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作。

3.2 重視人員培養(yǎng)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的高效開展必須具備高質(zhì)量的人才與技術(shù)支撐，因此，人才培養(yǎng)與技術(shù)突破必須引起氣象部門的高度重視。首先，氣象部門應(yīng)當(dāng)從各大高校積極引進(jìn)專業(yè)的氣象檔案管理人員，以充實(shí)氣象檔案管理隊(duì)伍，還要從其他部門積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，為高效開展檔案管理工作提供有效的技術(shù)保障;其次，還要定期組織工作人員參加綜合素質(zhì)、專業(yè)技能等培訓(xùn)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)其專業(yè)技能水平的顯著提升。就檔案員自身而言，也要不斷學(xué)習(xí)氣象檔案管理相關(guān)知識(shí)，重視數(shù)字化檔案利用，服務(wù)于廣大人民群眾和本局干部職工; 除此之外，還要形成積極向上的機(jī)制和力量，共同推進(jìn)各項(xiàng)工作向前發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)重視支持是做好氣象專業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的關(guān)鍵，提升檔案管理人員素質(zhì)是提高檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有這樣單位的檔案質(zhì)量才能有效保障。

3.3 地方政府應(yīng)當(dāng)增加氣象經(jīng)費(fèi)支撐力度

地方政府應(yīng)增加氣象經(jīng)費(fèi)力度，確保在數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施齊全和人才技術(shù)支撐。氣象部門單位小，檔案種類不多，對(duì)外利用率不高，主要服務(wù)于本局干部職工，但氣象資源豐富，因氣象部門屬于公屬類單位，資金不足的問題，建議地方政府和上級(jí)主管部門應(yīng)加大資金投入力度，在地方政府統(tǒng)一使用辦公系統(tǒng)上增加氣象專業(yè)檔案數(shù)字化查詢功能，合理、安全開發(fā)氣象資料，將氣象專業(yè)檔案數(shù)字化的利用率擴(kuò)大化，合理化，為政府領(lǐng)導(dǎo)提供了科學(xué)的決策依據(jù)，為防災(zāi)減災(zāi)工作起到?jīng)Q策指導(dǎo)作用。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化是走向現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)，但同時(shí)也存在一定的問題，這種問題的解決需要在軟硬件上技術(shù)支撐中不斷加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作上的有效發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

鄭芳（1980-）女，漢族，湖北省鐘祥市人，本科，助理工程師，從事防雷檢測(cè)工作。