劉志方

新冠疫情爆發(fā)以來，各地紛紛投入到疫情防控應(yīng)對工作，在疫情防控應(yīng)對工作中會(huì)產(chǎn)生大量的文字、圖表、照片、錄音錄像等原始文件材料。為了能夠建立一套收集齊全、分類合理、整理規(guī)范的疫情防控工作檔案，河北省檔案館制定了《新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作專題檔案整理與移交辦法》（以下簡稱《辦法》），已由省領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室轉(zhuǎn)發(fā)各地參照執(zhí)行，旨在規(guī)范疫情防控工作專題檔案的整理，便于移交和接收。本《辦法》從專題檔案的角度提出了檔案規(guī)范整理的要求，對今后其他重大活動(dòng)等專題檔案的整理有較好的借鑒作用。

一、編制依據(jù)和適用范圍

（一）編制依據(jù)

鑒于應(yīng)對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室產(chǎn)生的檔案門類主要有文書、錄音錄像、照片、實(shí)物等，本《辦法》主要依據(jù)和參考了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78—2019）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）及《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，充分考慮疫情防控工作特點(diǎn)，結(jié)合檔案整理的要求，對具體問題進(jìn)行了細(xì)化和明確，具有較強(qiáng)的針對性。

（二）適用范圍

本《辦法》主要適用于河北省級(jí)應(yīng)對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組（簡稱“省領(lǐng)導(dǎo)小組”）所產(chǎn)生的文件材料的整理，各市、縣的領(lǐng)導(dǎo)小組及其他單位可參照執(zhí)行。按照《河北省檔案收集管理辦法》（河北省人民政府令〔2012〕第8號(hào)）規(guī)定，黨委、政府設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案，國家檔案館應(yīng)當(dāng)全部或部分接收。各級(jí)應(yīng)對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組屬于黨和政府設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，屬于國家檔案館的接收范圍。為了便于省領(lǐng)導(dǎo)小組的工作人員正確掌握檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，盡快熟悉檔案整理方法，做好檔案收集整理工作，確保檔案符合進(jìn)館要求，起草了本《辦法》。

二、部分章節(jié)解讀

本《辦法》主要從文書、數(shù)碼照片及錄音錄像、紙質(zhì)照片、實(shí)物等四個(gè)門類對檔案整理進(jìn)行規(guī)范，主要從分類、組件、編號(hào)、編目等步驟結(jié)合不同門類檔案的具體要求作出規(guī)定。

（一）文書檔案整理要求

文書檔案收集內(nèi)容主要包括計(jì)劃、方案、請示、批復(fù)、函、簡報(bào)、統(tǒng)計(jì)表、會(huì)議紀(jì)要（記錄）等文件材料，整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）要求，以“件”為單位進(jìn)行整理。主要的整理步驟包括組件、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等，各步驟可交叉進(jìn)行，主要有以下幾點(diǎn)需要注意：

1.組件和裝訂。一般文件如通知、計(jì)劃、方案等以每份自然文件為一件，簡報(bào)材料如《疫情專報(bào)》等一般一期為一件;會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件。有些文件可以合并進(jìn)行組件，比如每天上報(bào)的《新型冠狀病毒感染的肺炎疫情統(tǒng)計(jì)表》等相同類型的報(bào)表一般一份為一件，也可按月或周合訂為一件，各地上報(bào)的相同類型的報(bào)表可以一批合訂為一件。歸檔文件以件為單位裝訂，推薦采用左側(cè)“三孔一線”或左上角“直角裝訂法”線裝法裝訂。

2.分類和排列。歸檔文件先按照各成員小組進(jìn)行分類，成員小組內(nèi)部按時(shí)間或事由結(jié)合重要程度排列，如先將省領(lǐng)導(dǎo)小組的防疫處置組形成的所有文件集中起來，然后按照同一事由進(jìn)行排列，事由之間按照時(shí)間排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。各市、縣的領(lǐng)導(dǎo)小組及其他單位未設(shè)立內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的可按照問題來分類。鑒于疫情防控工作較為重要，在今后較長時(shí)間甚至在人類歷史中都有重要的價(jià)值，所以省領(lǐng)導(dǎo)小組檔案保管期限統(tǒng)一定為永久。

3.編號(hào)和編目。為了明確每件檔案的排列順序，確保每件檔案的正確存放位置。應(yīng)逐件在歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章（樣式參見《歸檔文件整理規(guī)則》）。具體要求為：歸檔章中全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、件號(hào)以及頁數(shù)為必備項(xiàng)。省領(lǐng)導(dǎo)小組全宗號(hào)由省檔案館確定，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組檔案全宗號(hào)填寫內(nèi)容與同級(jí)檔案館協(xié)商確定;年度依文件蓋章的落款日期定，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)，如“2020”;機(jī)構(gòu)（或問題）按照機(jī)構(gòu)分類填寫內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱或簡稱，如疫情檢測組簡寫為“監(jiān)測組”三個(gè)漢字填入，按問題分類的填寫問題類別，如“物資保障”等。省領(lǐng)導(dǎo)小組形成的檔案保管期限統(tǒng)一確定為永久，填寫“永久”二字;件號(hào)按照歸檔文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的順序排列，從阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始編寫;頁數(shù)為本件的總頁數(shù)。

《歸檔文件目錄》由三部分構(gòu)成：歸檔文件目錄封面、歸檔整理說明、歸檔文件目錄。目錄采用A4紙，頁面橫向設(shè)置，歸檔文件目錄由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制打印并備份，按順序裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。目錄說明以文字形式表述，主要內(nèi)容為：本目錄的形成部門、機(jī)構(gòu)代號(hào)及檔案主要內(nèi)容、形成數(shù)量等。目錄內(nèi)容設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門類代碼-機(jī)構(gòu)代碼-件號(hào)。如：1175-WS-JCZ-0001。其中1175為全宗號(hào)，檔案門類代碼“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí);機(jī)構(gòu)代碼或問題代碼采用3位漢語拼音字母，如疫情監(jiān)測組代碼“JCZ”等;件號(hào)用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。由于保管期限統(tǒng)一定為永久并在目錄封面顯示，檔號(hào)不再設(shè)置保管期限代碼。

4.數(shù)字化要求。出于便于查詢利用、加強(qiáng)原件保護(hù)的目的，要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描過程中不能損害原文件，掃描后文件裝訂要符合檔案整理要求。紙質(zhì)檔案全部采用彩色300DPI分辨率進(jìn)行掃描，掃描成果文件以單頁JPEG格式存儲(chǔ)，并制作一套PDF格式文件，每件文件的掃描成果放入同一文件夾，并以檔號(hào)命名該文件夾。應(yīng)建立與實(shí)體檔案相對應(yīng)的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。掃描成果采用移動(dòng)硬盤或一次寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)。

（二）數(shù)碼照片及錄音錄像檔案整理要求

隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)碼設(shè)備越來越多的得到應(yīng)用，我們工作中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)碼照片、數(shù)碼錄音錄像等電子文件。這些文件材料能夠更形象、更生動(dòng)的展現(xiàn)重要的場景、記錄關(guān)鍵的時(shí)刻，是檔案的重要內(nèi)容，也是其他檔案門類所無法替代的。為了確保檔案的長期保存和方便利用，對數(shù)碼照片、錄音錄像檔案的格式、元數(shù)據(jù)等提出要求。

1.文件格式要求。照片類電子檔案以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）應(yīng)保存完整，像素?cái)?shù)不低于300萬;錄音類電子檔案應(yīng)以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz;錄像類電子檔案應(yīng)以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s。

2.數(shù)碼照片及錄音錄像檔案整理步驟。將收集到電子文件先按數(shù)碼照片、錄音、錄像進(jìn)行分類，每一類按照事由結(jié)合時(shí)間順序進(jìn)行排列。原則上照片類檔案、錄音錄像類檔案以一次活動(dòng)為單位整理，采用檔號(hào)作為唯一標(biāo)識(shí)符對電子檔案命名，檔號(hào)采用“全宗號(hào)-門類代碼-活動(dòng)序號(hào)”的形式，如855-ZP-001，其中電子檔案的門類代碼可設(shè)置成錄音（LY）、錄像（LX），每個(gè)活動(dòng)建立一個(gè)文件夾，文件夾名稱以檔號(hào)命名，將本次活動(dòng)的同類型的電子文件存入其中，按照時(shí)間進(jìn)行排列，并建立目錄。比如某次會(huì)議形成所有歸檔照片整理好后存放到一個(gè)文件夾中，然后給這次會(huì)議的活動(dòng)序號(hào)為001，那么這個(gè)文件夾名稱即為855-ZP-001。下次活動(dòng)或會(huì)議活動(dòng)序號(hào)為002，以此類推。

3.數(shù)碼照片及錄音錄像檔案的目錄格式要求。檔案目錄文件命名為“文件目錄.XML”，存放有關(guān)檔案的目錄信息，用專門檔案管理軟件或電子表格軟件編制均可。數(shù)碼照片檔案目錄著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、年度、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、活動(dòng)名稱、活動(dòng)序號(hào)、張?zhí)?、題名、攝影者、時(shí)間、文字說明、文件格式等，錄音錄像檔案目錄著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、年度、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、活動(dòng)名稱、活動(dòng)序號(hào)、順序號(hào)、題名、錄制者、錄制時(shí)間、時(shí)長、文字說明、文件格式等。

4.數(shù)碼照片及錄音錄像檔案載體的整理。為了方便保存和移交，數(shù)碼照片、錄音錄像檔案須在脫機(jī)載體上保存一套，推薦使用移動(dòng)硬盤或一次性寫光盤。每件載體要單件裝盒保存，并附上標(biāo)簽（見附圖1）。

（三）紙質(zhì)照片檔案整理要求

目前越來越多的照片采用數(shù)碼方式拍攝和保存，但數(shù)碼照片查閱需要設(shè)備支持，為了查閱利用的方便和長期保存的安全，建議將較大活動(dòng)的照片，選擇有代表性的照片轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)照片。主要包括：1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片;2、領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加疫情防控工作活動(dòng)的照片;3、其他具有重要價(jià)值的照片。紙質(zhì)照片檔案根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》的要求進(jìn)行整理，主要步驟包括編號(hào)、入冊、編寫目錄等。

照片編號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、檔案門類代號(hào)（ZP）、冊號(hào)、張?zhí)柦M成。順序?yàn)椋喝谔?hào)-ZP-冊號(hào)-張?zhí)枴Ｕ掌瑱n案冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。應(yīng)按照排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋希M成照片檔案冊。

以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。照片檔案案卷目錄的必備項(xiàng)目是：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、起止時(shí)間、立卷單位、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。卷內(nèi)照片目錄組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁號(hào)、攝影單位、攝影者、備注。卷內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)最前面。

（四）實(shí)物檔案整理要求

實(shí)物檔案能夠直觀地真實(shí)地記載和反映抗擊疫情工作的具體細(xì)節(jié)，主要包括證書、獎(jiǎng)牌、印章及書畫作品等，收集保存它們，具有特殊意義和價(jià)值。

實(shí)物檔案相對來說數(shù)量較少，整理相對簡單，基本要求為有編號(hào)、有標(biāo)簽、有目錄。實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理，成套的實(shí)物以一件計(jì)。一般先按實(shí)物的形狀和質(zhì)地分類，可分為證書、獎(jiǎng)牌、印章、字畫等幾類，然后按實(shí)物授予或創(chuàng)作的時(shí)間或重要程度依次排列。按照分類的結(jié)果，先給每類實(shí)物一個(gè)代號(hào)，同一類中再按時(shí)間或重要程度順序排列，實(shí)物總量不多的也可排一個(gè)流水號(hào)。為了做到每件實(shí)物檔案都能完整的描述其基本屬性，要求每件均需粘貼標(biāo)簽。標(biāo)簽主要內(nèi)容有類別號(hào)、時(shí)間、件號(hào)、題名等（見附圖2）。制作完標(biāo)簽后，將每件實(shí)物檔案的基本屬性進(jìn)行匯總，就形成了實(shí)物檔案的目錄。實(shí)物檔案目錄應(yīng)按件編制，每件編寫一條目錄，內(nèi)容應(yīng)包括：類別、件號(hào)、題名、時(shí)間、保管期限、備注等。

三、其他工作要求

（一）編寫檔案全宗介紹（整理說明）

為了全面反映立檔單位情況、檔案內(nèi)容、整理方式等，便于今后檔案館對該檔案的管理和社會(huì)的利用，在檔案整理完畢后，要形成全宗介紹（整理說明）書面材料，主要內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)設(shè)立情況、主要職能及檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、主要內(nèi)容、門類、數(shù)量等。在移交時(shí)要將全宗介紹（整理說明）與檔案、目錄（2份紙質(zhì)、1份電子）等一并移交。

（二）明確檔案歸屬流向

按照《河北省檔案收集管理辦法》（河北省人民政府令〔2012〕第8號(hào)）規(guī)定，各級(jí)應(yīng)對新型冠狀病毒感染的肺炎疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)當(dāng)在工作結(jié)束后將整理完畢的檔案向同級(jí)國家綜合檔案館辦理移交。其他單位形成的檔案在疫情結(jié)束，將規(guī)范整理后的檔案向本單位檔案室移交，根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置專門類別。

作者單位：河北省檔案館