張付平

一、電子檔案異地異質(zhì)備份的必要性

（一）異地備份的必要性

公元前11世紀建立的周王朝，對許多重要檔案都要求錄寫副本，分存于不同機關(guān)。這種為檔案建立多套副本并在多處保存的制度，既便于安全保管，又便于多方利用，歷代都沿襲這一做法。歷史經(jīng)驗告訴我們，由于檔案的不可再生性，異地備份非常必要。特別是新時期信息技術(shù)革命中電子文件，更是為檔案收藏保管和利用能力提出了嚴峻考驗。電子文件的丟失損毀和不可讀，直接影響到記錄和利用，清空一段歷史記憶也是極有可能的。

為此，國家出臺了相關(guān)法規(guī)依據(jù)，為電子檔案異地保存提供了法律支撐。國家標準《電子文件管理規(guī)范》中第7.5.2.2條規(guī)定：把帶有標識的電子文件集中、拷貝到耐久性的載體上，一式三套，一套封存保管，一套查閱使用，一套異地保存?！痹趪覙藴省?CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中也明確指出，電子文件至少一式兩套，一套封存保管（A），一套供查閱利用（B）必要時，復制第三套，異地保存。

（二）異質(zhì)備份的必要性

計算機技術(shù)迅速變化的特性以及數(shù)字存儲媒體壽命的短暫性，使數(shù)字對象的長期保存成為信息時代面臨的一個世界性難題。相較于傳統(tǒng)檔案載體，電子檔案具有壽命短、易破壞、難恢復、依賴特定設(shè)備讀取等致命弱點。但電子文件做為信息社會的主要生成檔案，又具有不可替代性。電子檔案異質(zhì)備份是檔案信息化建設(shè)的基本原則和發(fā)展趨勢，必須堅持不動搖。

1.異質(zhì)備份能減少電子文件自身缺陷造成的損失

國家檔案局前局長楊冬權(quán)提出“只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時對它進行異質(zhì)備份，把它轉(zhuǎn)化為不易被篡改但又易于識讀的其他載體文件?！彪娮訖n案一定要轉(zhuǎn)換成不同載體進行保存，才能確保電子檔案真實、長久地保存下去，為社會所利用。

2.異質(zhì)備份能夠維護電子檔案信息安全

2001年震驚世界的美國五角大樓被爆事件。當時，大樓中的多數(shù)公司因為重要信息的毀滅，而宣告破產(chǎn)。但卻有極少數(shù)公司因為在異地設(shè)有重要資料信息存放地，而幸免于難。僅僅在30個小時就全面恢復了正常業(yè)務工作。而在 “5.12”汶川大地震中，四川東汽廠損失慘重，但卻在廢墟中找到了電子文件的縮微品備份，為災后恢復生產(chǎn)發(fā)揮了重要作用。通過異質(zhì)備份，電子文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像，起到了檔案留存的作用?？紤]到災害的不確定性和信息化的深入性，異質(zhì)備份仍是保證電子文件信息安全的根本有效方法。

3.異質(zhì)備份可最大限度延長電子檔案的使用壽命

紙質(zhì)、膠片等傳統(tǒng)檔案載體保存期限可達幾百甚至上千年，但電子檔案的壽命則取決于其載體、甚至其特定讀取設(shè)備的壽命。將電子檔案轉(zhuǎn)換成不同載體進行異質(zhì)備份，可以有效延長其使用壽命，最大限度發(fā)揮其歷史記憶功能。

二、電子檔案安全備份存在的問題

（一）與國際電子檔案技術(shù)不融合，缺乏科學系統(tǒng)指導性強的收錄保管程序

電子檔案異質(zhì)異地備份，缺乏對國外電子檔案先進經(jīng)驗和技術(shù)的學習吸收，與國際電子檔案保護界接軌緩慢。比如，最近，英國國家檔案館呼吁公眾積極參與填寫在線文件格式條目，或者添加指向創(chuàng)建格式的軟件公司鏈接，提供不同格式的示例文件或幫助開發(fā)格式簽名等。這些新成果研究，為數(shù)字文件格式登記系統(tǒng)開創(chuàng)了一個全新的視角。而我國電子檔案安全相關(guān)規(guī)定中，只有寬泛的要求。缺乏系統(tǒng)科學程序的支持，指導性和可操作性強的業(yè)務流程尚未形成。雖然遼寧等部分省市做了積極的探索，總結(jié)了一定的經(jīng)驗。但對于異質(zhì)備份的存儲格式、存儲載體、歸檔程序、安全檢驗、補救措施等各方面，缺乏具體成熟統(tǒng)一模板和詳細流程，對國家、省、市、縣各級檔案館的實際情況，缺乏分類別、差異性、示范指導性的業(yè)務規(guī)范流程。

（二）防災危機意識差，資金來源困難

2008年，四川汶川大地震之后，該項工作開展順利。各地檔案館主動結(jié)對，進行電子檔案備份。但由于重大災害發(fā)生機率低，人們對電子檔案的安全危機意識逐漸減弱。思想認識不到位，危機意識差，特別是異質(zhì)異地備份需要動用大量人力物力財力，技術(shù)缺乏、資金來源困難，直接影響該項工作的深入開展，特別是部分市、縣級檔案館，仍然停留在傳統(tǒng)檔案收集保管中，該項工作開展成效不大。

（三）電子檔案安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)

信息技術(shù)在檔案行業(yè)的廣泛應用，一方面提高了檔案工作的效率和社會影響力;另一方面對檔案工作提出新的要求。電子檔案信息的安全保護面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。電子檔案具有存儲密度高、容量大、存取方便、支持遠程傳輸?shù)葍?yōu)勢，但存儲介質(zhì)保存時間短，信息易丟失。這主要是檔案存儲介質(zhì)更新頻繁，存儲格式多樣，兼容性通用性差，從8寸盤、5寸盤、3寸盤，到CD、DVD，再到藍光盤等多種品種和用途，技術(shù)更新?lián)Q代非?？?。其貯存及周邊環(huán)境的要求較高，讀取技術(shù)和設(shè)備也存在高頻率淘汰性。同時管理費用高，更新難度大。新型載體生命周期越來越短，技術(shù)不過硬、黑客入侵、電腦病毒等因素，使保管成本越來越大，檔案安全工作面臨巨大挑戰(zhàn)。

（四）異地備份選址不科學

我國幅員遼闊，地域廣大，這為異地備份提供了更多選擇機會。但目前我國異地備份選址時，過多考慮空間距離足夠安全、存儲技術(shù)條件科學先進等問題，沒能綜合考慮地理、環(huán)境、氣候、溫度等多重因素，特別是要杜絕在同一地震帶和地質(zhì)自然災害高發(fā)區(qū)的地區(qū)選址，才能有效避免異地備份出現(xiàn)問題。

三、電子檔案異地異質(zhì)備份的應對策略

（一）拓展國際思維，借鑒先進，構(gòu)建檔案命運共同體

在科技發(fā)展和電子文件管理逐漸成為主流的背景下，積極倡導全球檔案治理觀，以全球化的眼光和視野，利用國際思維，積極主動吸引國際先進電子檔案新成果新經(jīng)驗，縮小構(gòu)建全球檔案命運共同體的差距，促使我國檔案信息化建設(shè)、標準法規(guī)制定等方面實現(xiàn)突破，進一步推進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。比如澳大利亞政府明文規(guī)定，重要電子文件分散保存，必須保證至少一份是離線保存。列出重要文件清單，對重要優(yōu)先級同時還要備份系統(tǒng)和應用軟件、說明文檔、密碼、序列號以及其他計算機所需的信息。具有保存價值的電子文檔必須移交國家檔案館。丹麥國家則采用最先進的藍光光碟，按照統(tǒng)一格式存放，文件檢測系統(tǒng)，定期檢查，保證正常使用。

（二）加大宣導力度，與時事結(jié)合，引發(fā)全民關(guān)注熱潮

通過新媒體等宣傳手段，讓檔案安全從幕后走到臺前。加大檔案服務社會、服務民生的力度，除了傳統(tǒng)的辦展覽、辦培訓等方式外，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)等各類新媒體宣傳平臺，制作微信公眾號、網(wǎng)站、制作類似于《國寶會說話》《我在故宮修文物》《改革開放四十年》等各類視頻節(jié)目，引發(fā)大眾對檔案的認同感和關(guān)注度。中央檔案館在新中國成立70周年前夕，其官方網(wǎng)站重磅推出“從‘五一口號到開國大典”大型檔案文獻專輯。其中涵蓋文件、書信、手稿、照片錄音、影片等多種載體。特別是12分鐘開國大典彩色影像檔案，引發(fā)社會的強烈關(guān)注和廣泛好評。檔案的重要性、珍貴性不言自明。我們要主動將檔案工作與社會關(guān)注的熱點焦點事件緊密結(jié)合，善于用檔案的視角來解讀新聞，引導好群眾和社會對檔案安全的關(guān)注度，進一步推動社會對檔案的歷史責任感和抗風險意識的有力提升。

（三）保存國家記憶，科學統(tǒng)籌，構(gòu)建全國檔案容災中心

在國家層面，建設(shè)全國性的檔案安全容災中心。目前，全國各地在電子檔案備份工作中，優(yōu)劣各異、進展不一。國家在加快檔案安全相關(guān)制度、技術(shù)手段及程序的研發(fā)外，也要充分考慮過渡階段，市縣級重點電子檔案的留存?zhèn)浞輪栴}。應該每年形成重點檔案集中備份要錄，將全國重點檔案分批分次收存?zhèn)浞荼９?，確保下級市、縣重點電子檔案安全不流失。市、縣（區(qū)）檔案館數(shù)據(jù)異地備份可以建立VPN虛擬專用網(wǎng)，通過FTP傳輸需要異地備份的電子檔案數(shù)據(jù)。國家數(shù)據(jù)中心通過虛擬專用網(wǎng)絡及加密隧道，各市縣安裝客戶端軟件，訪問上級數(shù)據(jù)中心的服務器。通過虛擬磁帶庫將匯總的電子檔案數(shù)據(jù)同步至異地備份中心。

（四）加大研發(fā)力度，規(guī)范標準，強化電子檔案安全風險管理

檔案管理的標準化進展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。正確評估當前檔案工作實際情況與新興信息技術(shù)發(fā)展水平的適應程度，并著力構(gòu)建檔案信息安全風險管理框架。首先要加大研發(fā)推廣示范性檔案信息備份管理系統(tǒng)。從電子檔案的信息來源、收集、管理、利用等全方面進行管控。目前，可選擇的備份方式分為離線備份、在線備份;按照備份的數(shù)據(jù)形式選擇可分為文件級備份和應用系統(tǒng)級備份。其二注重電子檔案的安全性，明確電子檔案信息存儲評價指標體系。電子檔案存儲應根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性和完整性。文本文件為TXT格式、PDF格式，WPS、RTF格式要轉(zhuǎn)換為以上格式存儲。圖像格式為TLFF格式、JPEG格式，無法轉(zhuǎn)換以上格式的圖片應按原格式存放并將有關(guān)軟件和計算機系統(tǒng)信息一樣存檔。掃描儀獲得的圖像電子檔案，光學分辨率不低于200dpi，照片檔案分辨率不低于600dpi。其三光磁存儲是電子檔案的優(yōu)先策略。利用藍光存儲的安全性、易用性和經(jīng)濟性，實現(xiàn)電子檔案長期保存和異質(zhì)異地備份。一是安全性，它利用無機相變記錄膜，較CD/VCD的“有機色素”技術(shù)，存儲信息更穩(wěn)定、時間更長。防磁、防水、防潮、防黑客攻擊。二是高容量，單張藍光光盤容量已達到300GB，甚至更多。三是經(jīng)濟性，對環(huán)境要求低，保存期間幾乎不消耗能量，無需空調(diào)散熱，長期保存的情況下（12年以上），光存儲能耗只有硬盤存儲的1/500。真正的靜態(tài)長期存儲，無需遷移和更換硬盤，跟紙質(zhì)文件保存狀態(tài)一樣。藍光光盤壽命在50年以上，而我們的存檔時間分為10年、30年和永久，覆蓋了10年和30年的存儲期限，保留了相當?shù)臅r間余量。簡便的管理和低成本，無需過多人工和成本投入。

藍光存儲與目前磁盤存儲相結(jié)合，利用磁盤高速性實現(xiàn)電子檔案的日常應用，利用藍光安全性實現(xiàn)電子檔案的備份與異地存檔。兩種介質(zhì)確保不會出現(xiàn)同一種故障模式。結(jié)合兩者優(yōu)勢，既保證數(shù)據(jù)安全低成本又兼顧應用，是電子檔案長期存儲的優(yōu)選策略。

新媒體是一次全新信息革命，它使檔案管理由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的歷史轉(zhuǎn)變成為可能，但檔案工作數(shù)據(jù)化全景在現(xiàn)階段還難以完全實現(xiàn)。做好電子檔案的異地異質(zhì)備份就更顯重要，要充分考慮成熟的技術(shù)和應用環(huán)境，筑牢電子檔案安全防火墻，進一步推動檔案工作更好地服務國計民生。