于梅?張洪偉

摘 要：2016年國(guó)務(wù)院印發(fā)《國(guó)家電子文件管理十三五規(guī)劃》，學(xué)籍信息電子化被列入規(guī)劃中，學(xué)籍檔案電子化是使用電子化工具系統(tǒng)搜集呈現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息，為建立高效的學(xué)籍檔案管理，必須運(yùn)用信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，遵循國(guó)家檔案局相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合《數(shù)字檔案觀建設(shè)指南》要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息電子化歸檔，基于教務(wù)管理系統(tǒng)的學(xué)籍信息電子化歸檔研究意義重大。

關(guān)鍵詞：檔案化管理;學(xué)生電子學(xué)籍

2008年教育部與檔案局聯(lián)合發(fā)布《學(xué)校檔案管理辦法》，以法規(guī)形式將學(xué)生類檔案列入歸檔范圍，學(xué)籍檔案是學(xué)生類檔案的重要部分，是學(xué)校招生錄取、學(xué)籍管理等活動(dòng)中，直接形成記載學(xué)生在校情況的歷史記錄，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作，對(duì)學(xué)校管理具有重要意義。隨著教育改革發(fā)展，許多學(xué)校建立數(shù)字化信息為基礎(chǔ)的數(shù)字化校園，檔案館應(yīng)依托數(shù)字化校園建設(shè)，對(duì)學(xué)籍檔案生命周期進(jìn)行管理。本文以學(xué)生學(xué)籍檔案管理為研究對(duì)象，依靠行政規(guī)章制度，采用前端控制等方法，及時(shí)完整獲取學(xué)籍檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案的集成管理。

1 學(xué)校學(xué)籍檔案管理中的問(wèn)題

學(xué)籍管理是教育部門的常規(guī)管理，目前我國(guó)學(xué)校學(xué)籍檔案管理中存在不少問(wèn)題，主要包括學(xué)籍檔案范圍界定不明，學(xué)籍檔案多頭管理，電子文檔歸檔方式落后。國(guó)家教委發(fā)布《高校檔案工作規(guī)范》，教學(xué)類檔案學(xué)籍管理列出學(xué)籍材料歸檔范圍，與《高校檔案管理辦法》學(xué)生類歸檔范圍概念有不同，前者范圍大于后者，為將畢業(yè)等登記表列入歸檔范圍，后者列為學(xué)生類獨(dú)立項(xiàng)。對(duì)學(xué)籍檔案概念界定有待明確[1]。

學(xué)籍檔案由學(xué)校多個(gè)部門歸檔材料匯集，學(xué)生處有學(xué)生錄取名冊(cè)等。學(xué)籍檔案管理各部門有獨(dú)立管理系統(tǒng)，學(xué)籍材料不能及時(shí)歸檔導(dǎo)致形成信息孤島。歸檔前學(xué)籍材料分散在學(xué)校各部門，由于學(xué)籍檔案管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)熟悉，但對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力不熟悉，導(dǎo)致教務(wù)處管理系統(tǒng)學(xué)籍材料不能及時(shí)歸檔。學(xué)籍檔案管理各部門相互獨(dú)立，嚴(yán)重影響學(xué)籍檔案電子化歸檔。檔案信息化隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展逐步形成的管理模式，目前高校教學(xué)管理中大多使用教務(wù)管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)刃畔⒓夹g(shù)，但學(xué)籍檔案管理信息化程度不高，學(xué)籍檔案歸檔沿用傳統(tǒng)手工管理模式，如學(xué)生學(xué)籍表，畢業(yè)生學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)信息表等以學(xué)生錄取年份整理存檔，傳統(tǒng)手工管理方式導(dǎo)致學(xué)籍管理工作量增大，造成學(xué)生個(gè)人查準(zhǔn)率降低。

各高校重視紙質(zhì)學(xué)籍材料的歸檔工作，有關(guān)部門不愿對(duì)電子學(xué)籍材料歸檔，不少學(xué)校檔案部門將紙質(zhì)學(xué)籍檔案掃描數(shù)字化，對(duì)知識(shí)檔案數(shù)字化需要一定時(shí)間，電子學(xué)籍材料歸檔時(shí)間滯后，不同載體的檔案不能統(tǒng)一管理，影響學(xué)籍檔案信息資源開(kāi)發(fā)。目前教務(wù)處系統(tǒng)形成大量電子學(xué)籍信息，但電子化歸檔工作尚未啟動(dòng)，檔案部門采用紙質(zhì)收集整理方法，無(wú)制度性文件要求電子學(xué)籍歸檔，造成大量電子信息滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。學(xué)校教務(wù)處信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)為滿足師生及管理人員業(yè)務(wù)開(kāi)展，未考慮形成的學(xué)籍電子信息如何歸檔。

2 學(xué)生學(xué)籍檔案電子化管理

2.1 學(xué)籍檔案電子化管理架構(gòu)設(shè)計(jì)

要想解決目前學(xué)校學(xué)生學(xué)籍電子檔案管理中的問(wèn)題，必須依靠管理模式改革創(chuàng)新，基本思路是確定學(xué)籍材料歸檔范圍，構(gòu)建學(xué)籍檔案管理框架，以框架為基礎(chǔ)建立檔案化標(biāo)準(zhǔn)接口，對(duì)學(xué)籍電子材料進(jìn)行抽取采集，使材料信息形成時(shí)置于檔案館監(jiān)督管理下，提出組合型電子學(xué)籍卡的概念，使海量學(xué)籍電子信息與檔案集成，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案高效管理。

首先突破傳統(tǒng)觀念，明確細(xì)化歸檔范圍是做好學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)，學(xué)籍材料歸檔被定為入學(xué)登記表，學(xué)生成績(jī)總冊(cè)，學(xué)生學(xué)籍變更材料等。學(xué)籍材料歸檔范圍不能囿于傳統(tǒng)觀念，要建立現(xiàn)代檔案管理理念，是檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。學(xué)校在招生錄取等階段工作中正常產(chǎn)生的，保障學(xué)生與學(xué)校權(quán)益的材料應(yīng)列入學(xué)籍檔案范圍[2]。

其次，增加歸檔內(nèi)容。隨著信息化建設(shè)發(fā)展，檔案館對(duì)學(xué)位論文實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化實(shí)時(shí)歸檔，材料反映學(xué)生具有的科研能力，是學(xué)校人才培養(yǎng)的真實(shí)記錄。教育部實(shí)行學(xué)生學(xué)籍電子注冊(cè)，學(xué)校建立新生入學(xué)系統(tǒng)，由此產(chǎn)生的入學(xué)信息，畢業(yè)信息列入歸檔范圍。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作是學(xué)生培養(yǎng)的最后環(huán)節(jié)，對(duì)檔案去向必須有明確記載。檔案去向信息列入歸檔范圍，全面反映學(xué)生入學(xué)到離校各方面情況，使學(xué)籍內(nèi)容更加豐富。

2.2 學(xué)籍檔案信息采集與實(shí)時(shí)歸檔

應(yīng)考慮采用技術(shù)方法準(zhǔn)確獲取數(shù)據(jù)，檔案館應(yīng)建立檔案化標(biāo)準(zhǔn)接口，數(shù)據(jù)產(chǎn)生時(shí)進(jìn)行抽取歸檔集成，由系統(tǒng)完成學(xué)籍檔案預(yù)立卷工作，提高工作效率。

檔案人員與職能部門檔案員溝通合作，對(duì)學(xué)籍信息生成進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確歸檔范圍，統(tǒng)籌部署當(dāng)納管的數(shù)據(jù)交換，將預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能嵌入數(shù)字化校園系統(tǒng)，檔案館能得到檔案化標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，使數(shù)據(jù)完整性有效性得到保障，學(xué)校檔案館從相關(guān)部門抽取采集信息包括入學(xué)信息，畢業(yè)信息等。完成數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸檔主要關(guān)鍵技術(shù)是創(chuàng)建檔案化標(biāo)準(zhǔn)接口，對(duì)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案化處理[3]。

實(shí)時(shí)歸檔技術(shù)將采集信息分為全校共享信息與非共享數(shù)據(jù)。共享信息學(xué)校其他部門會(huì)用到，相關(guān)部門采集后存放在數(shù)據(jù)中心。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)中心檔案化標(biāo)準(zhǔn)接口獲得信息，非全校共享數(shù)據(jù)需在檔案管理系統(tǒng)與有關(guān)部門管理系統(tǒng)建立標(biāo)準(zhǔn)接口，使非全校共享數(shù)據(jù)由相關(guān)部門歸檔到檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)。信息由接口程序進(jìn)行檔案化處理，如利用接口程序編制檔案號(hào)等，進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔時(shí)完成學(xué)籍檔案預(yù)立卷工作。實(shí)時(shí)規(guī)定技術(shù)應(yīng)有嚴(yán)格的流程控制，管理系統(tǒng)生成《電子文件登記表》，有相關(guān)責(zé)任人簽署審核意見(jiàn)，保障電子檔案真實(shí)有效。

2.3 基于組合型電子學(xué)籍卡的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

實(shí)時(shí)歸檔到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)籍電子信息，存放在數(shù)據(jù)庫(kù)不同數(shù)據(jù)表，一些培養(yǎng)材料電子文件存放在檔案服務(wù)器，但基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量龐大，如何設(shè)計(jì)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，將繁多的學(xué)籍信息集成，讓每個(gè)學(xué)生基本情況直觀展現(xiàn)？提出創(chuàng)建組合型電子學(xué)籍卡的方法，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的集成管理。

組合型電子學(xué)籍卡以學(xué)生為管理對(duì)象，不同卡片管理有類別標(biāo)簽。組合型電子學(xué)籍卡功能是對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息動(dòng)態(tài)匯編，學(xué)生的一卡通號(hào)起到關(guān)鍵作用，學(xué)生在校期間一卡通號(hào)不變，通過(guò)號(hào)碼字段值將數(shù)據(jù)庫(kù)學(xué)生學(xué)籍信息關(guān)聯(lián)，分類顯示多張電子卡片，將硬盤電子文件于信息掛接，供檔案管理員進(jìn)行關(guān)聯(lián)利用。根據(jù)學(xué)生培養(yǎng)情況變化，檔案管理員動(dòng)態(tài)增加新電子卡片，學(xué)生學(xué)籍發(fā)生變化，組合型電子學(xué)籍卡對(duì)學(xué)籍信息及時(shí)跟蹤。

目前體制要求實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案并存，應(yīng)注意對(duì)學(xué)籍紙質(zhì)檔案歸檔管理，利用組合型電子檔案管理，使學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。以學(xué)生為管理單位，建立組合型電子學(xué)籍卡內(nèi)容的學(xué)籍檔案案卷，每卷紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)組合型電子學(xué)籍卡，兩種載體檔案管理內(nèi)容檔案號(hào)相同，對(duì)部分無(wú)電子的學(xué)籍檔案，將掃描件掛在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)附件卡片管理，無(wú)紙質(zhì)載體的學(xué)籍檔案，依照學(xué)籍檔案歸檔制度，每年固定登陸管理系統(tǒng)，打印學(xué)生組合型電子學(xué)籍卡內(nèi)容，歸檔到檔案館。

參考文獻(xiàn)

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